Fühlst du dich überfordert und kommst nicht voran? Oder hast du zu viel Zeit und langweilst dich schnell? Meistens fühlen wir uns unter Zeitdruck, selbst wenn wir unser Bestes geben, Zeit zu sparen.
Bei Meetings, Telefonaten, sozialen Medien und YouTube – wie sollen wir uns da nicht ablenken lassen? Produktivitätstricks, Gadgets und Apps helfen nur bedingt. Der beste Weg, seine Zeit zu managen, ist, sich zunächst bewusst zu machen, wie man sie überhaupt verbringt.
Warum funktionieren Zeitmanagementsysteme und -geräte oft nicht?
Zeit lässt sich in zwei Kategorien einteilen: Uhrzeit und Echtzeit. Die Uhrzeit hat 60 Sekunden pro Minute, 60 Minuten pro Stunde, 24 Stunden pro Tag usw. Die Echtzeit hingegen ist relativ, da sie je nach Situation langsamer oder schneller vergeht.
Beispielsweise kann sich eine Stunde beim Straßenverkehrsamt wie zehn lange Jahre anfühlen. Dabei scheint Ihr zehnjähriges Kind in nur wenigen Jahren erwachsen geworden zu sein.
Wir haben uns bemüht, verschiedene Studien auszuwerten und die häufigsten Arten der Zeitverschwendung sowie Möglichkeiten zur Vermeidung dieser Verschwendung zusammenzutragen.
Hier ist also die Liste
1. Nicht an morgen denken
Angesichts des enormen Drucks, dem wir im Alltag ausgesetzt sind, lassen wir uns leicht von den Belastungen mitreißen und vergessen dabei, an die Zukunft zu denken. Erfolgreiche Unternehmer und Menschen, die Außergewöhnliches leisten, sind in der Regel Visionäre.
Diese Leute denken in die Zukunft, anstatt die Dinge im Hier und Jetzt zu sehen. Wenn du dir etwas Zeit nimmst, darüber nachzudenken, wie du deine Arbeit morgen erledigen kannst, bist du für die kommenden Herausforderungen besser gerüstet.
Führen Sie einen Wochenplan und notieren Sie Ihre Gedanken, Aktivitäten und Gespräche. Das hilft Ihnen, besser zu verstehen, wie viel Sie täglich schaffen und wo Ihre wertvollsten Momente stattfinden.
Sie werden irgendwann erkennen, wie viel Zeit Sie für die Erzielung von Ergebnissen aufwenden und wie viel Zeit Sie mit unproduktiven Gedanken, Aktivitäten und Gesprächen verschwenden.
Wer weiß, was er tut und einen soliden Plan mit klar definierten Meilensteinen hat, verbringt deutlich weniger Zeit mit Problemen, die durch mangelnde Klarheit entstehen. Denken Sie immer an die 80/20-Regel, auch bekannt als Pareto-Prinzip: Mit nur 20 % Aufwand erzielen Sie 80 % der Ergebnisse.
2. Spät in den Tag starten
Studiert man die Erfolgsgeschichten bedeutender Persönlichkeiten, stellt man fest, dass die meisten von ihnen ihren Tag recht früh beginnen. Howard Schultz, der Gründer von Starbucks, steht jeden Tag um 4:30 Uhr auf. Apple-Chef Tim Cook beginnt seinen Tag ebenfalls um 4:30 Uhr, während Richard Branson um 5:45 Uhr aufsteht.
Verstehst du es jetzt? Herausragende Persönlichkeiten haben vieles gemeinsam, und eines davon ist, dass sie früh aufstehen, um ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Sie treiben auch Sport, bevor sie ins Büro gehen. Hier sind 8 Tipps, wie du morgens früher aufstehst.
Wer spät in den Tag startet, fühlt sich den ganzen Tag gehetzt und verliert das Gleichgewicht. Beispielsweise muss man, wenn man spät aufsteht, das Frühstück ausfallen lassen oder es, selbst wenn man frühstückt, nur hastig essen. Man kommt auch unvorbereitet zu spät zur Arbeit und steht den ganzen Tag unter Druck. Können Sie sich vorstellen, wie stressig Ihr Tag dadurch werden kann?
3. Zu viel Betonung darauf, das Falsche zu tun
Vergiss niemals deine Ziele. Viele Menschen haben Schwierigkeiten mit ihrem Zeitmanagement, weil sie sich in Nebensächlichkeiten verlieren. Wenn du produktiv sein und herausragende Ergebnisse erzielen willst, musst du dich auf die Dinge konzentrieren, die für dich von größter Bedeutung sind und dein Leben grundlegend verändern können.
Wenn die Dinge außer Kontrolle geraten, konzentriert man sich normalerweise auf das Problem und sucht sofort einen Sündenbock. Stattdessen sollte man sich auf die möglichen Lösungen und Ergebnisse konzentrieren. Wenn man beispielsweise im Vertrieb arbeitet, ist das Hauptziel, unter allen Umständen zu verkaufen.
Auch wenn etwas schiefgegangen ist, sollten Sie nicht zu sehr in der Vergangenheit wühlen. Eine Studie, die im „Journal of Consumer Psychology“ veröffentlicht wurde, hat gezeigt, dass Menschen oft nicht aus ihren Fehlern lernen, sondern sie wiederholen. Sich auf vergangene Fehler zu konzentrieren, führt nur zu Niedergeschlagenheit.
4. Sich leicht ablenken lassen
Das ist ein weiteres weit verbreitetes Problem im Zeitmanagement. Ein typisches Beispiel: Man arbeitet am Computer und plötzlich erhält man eine Benachrichtigung auf Facebook. Sofort unterbricht man die Arbeit und wechselt zu Facebook, um zu sehen, was los ist. Wir lassen uns leicht ablenken, wenn wir etwas Interessanteres finden als die eigentliche Arbeit.
Der Versuch, alle Ablenkungen zu eliminieren, scheint in den meisten Fällen vergeblich. Auch während der Arbeitszeit brauchen Menschen Ihre Aufmerksamkeit und Zeit, und Sie müssen auf unerwartete Bedürfnisse reagieren. Sie können jedoch Menschen dazu anleiten, Ihnen die benötigte Zeit zu geben, insbesondere während der Arbeitszeit. Scheuen Sie sich nicht, sich die benötigte Zeit freizuhalten.
Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen für Instant Messaging und E-Mails aus. Lassen Sie Anrufe auf die Voicemail umleiten. Und sofern Sie nicht beruflich auf soziale Netzwerke angewiesen sind, planen Sie feste Zeiten für deren Nutzung ein oder verzichten Sie ganz darauf.
Solange du dich auf deine Ziele konzentrierst und sie nicht aus den Augen verlierst, bist du vor allen Ablenkungen geschützt.
5. Keine To-Do-Liste haben
Manche behaupten, To-do-Listen seien nutzlos, da man die erledigten Aufgaben nicht abhakt. Doch eine To-do-Liste zu haben ist viel besser als keine. Denn man ist bestens vorbereitet, wenn man weiß, was zu tun ist.
Es kommt häufig vor, dass wir wichtige Aufgaben vergessen, besonders wenn wir viel zu tun haben. Genau da kann so eine Liste sehr hilfreich sein. Wenn Sie ein Workaholic sind, werden Sie vielleicht feststellen, dass Ihnen trotz aller Arbeit nicht genügend Zeit für andere wichtige Dinge bleibt.
Eine To-do-Liste bereitet uns auf die kommenden Aufgaben vor. Sobald sie zur Gewohnheit geworden ist, werden Sie ihre Wirksamkeit schnell erkennen. Wichtig für den Erfolg Ihrer To-do-Liste ist, dass Sie Ihre Aufgaben auch erledigen. „Eine To-do-Liste hat uns geholfen, unsere Kernziele zu erreichen und die Leadgenerierung um 38 % zu steigern“, sagt Michael Chibuzor, CEO von SaaS Brand.
Verwenden Sie eine Notiz-App oder einen Notizblock, um alles aufzuschreiben, was Sie erledigen müssen. Ordnen Sie die Aufgaben anschließend nach Priorität und erstellen Sie einen Zeitplan. Eine To-do-Liste erstellt man am besten entweder abends vor dem Schlafengehen oder früh morgens.
Es ist nicht immer möglich, das Chaos um sich herum zu verändern. Wenn Sie jedoch Ihre Arbeitsgewohnheiten im Griff haben und die fünf oben genannten Tipps beherzigen, können Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen.
Welche anderen Probleme im Zeitmanagement haben Sie und wie haben Sie versucht, diese zu bewältigen?
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