Wie kleine Unternehmen das Projektmanagement betrachten

Ende 2014 gab es in den USA rund 5,7 Millionen Kleinunternehmen, die etwa 55 Millionen Menschen beschäftigten (Quelle: Fundivo)

Laut der von Inc.com durchgeführten Studie „State of Small Business“ bewerten mehr als 57 % der Befragten aus der Inc. 5000-Liste der am schnellsten wachsenden Unternehmen Amerikas ihre Geschäftsaussichten als „ausgezeichnet“, verglichen mit 38 % im Jahr 2013. Der Anteil derjenigen, die die 12-Monats-Aussichten ihres Unternehmens als durchschnittlich oder schlecht einschätzen, sank von 16 % auf nur noch 8 % (Quelle: Inc.com).

Überträgt man diese Zahlen auf die Welt, wird die Bedeutung kleiner Unternehmen deutlich. Wir leben im neuen Zeitalter des Unternehmertums mit starken Start-up-Ökosystemen und hohen Investitionen.

Projektmanagement in kleinen Unternehmen

Da kleine Unternehmen mit weniger Ressourcen in einem weniger strukturierten Umfeld arbeiten, sind sie vor allem auf Schnelligkeit, Agilität und Effizienz angewiesen, um erfolgreich zu sein. Ein solides Projektmanagement kann daher einen entscheidenden Unterschied machen – den Unterschied zwischen exponentiellem Wachstum und dem Scheitern.

Software Advice hat kürzlich eine Studie durchgeführt – für Projektmanagement-Software in kleinen Unternehmen 2015. Ziel der Studie war es, den aktuellen Markt für Projektmanagement-Software zu untersuchen und Trends bei Käufern aus kleinen Unternehmen zu ermitteln.

Hier einige wichtige Erkenntnisse aus der Studie:

1. 60 Prozent der potenziellen Käufer befinden sich noch im Übergang von manuellen Methoden

Auf die Frage nach ihren aktuellen Methoden zur Projektsteuerung gaben insgesamt etwa ein Drittel der potenziellen Käufer in der Stichprobe an, dass sie Projektmanagement-Software in irgendeiner Form nutzen: entweder allein (17 Prozent), in Kombination mit einem zusätzlichen Projektmanagement-Softwaretool (6 Prozent) oder in Kombination mit manuellen Methoden (9 Prozent).

Allerdings verwalten die meisten Käufer (60 Prozent) ihre Projekte immer noch mit manuellen Methoden, wie z. B. E-Mail, Tabellenkalkulationen und/oder Office-Management-Suiten (z. B. Microsoft Office oder Google Drive).

Im Vergleich zu den Daten von 2014 zeigen die diesjährigen Ergebnisse einen Anstieg von 14 Prozent bei den potenziellen Käufern, die Projektmanagement-Software . Der Anteil der Käufer, die bestehende Projektmanagement-Tools ersetzen wollen, ist mit 35 Prozent nahezu unverändert geblieben (wobei diese Käufer in der diesjährigen Analyse in spezifischere Kategorien unterteilt wurden).

Celoxis' Sicht

Es gibt zwei alarmierende Trends, die hier diskutiert werden müssen. Zum einen die Abhängigkeit von manuellen Methoden (über 60 %) und zum anderen die Verwendung mehrerer Projektmanagement-Tools. Kleine Unternehmen können flexibel reagieren und neue Arbeitsweisen schnell einführen. Bei höherer Projektverantwortung führt die Abhängigkeit von manuellen Methoden und/oder mehreren Tools jedoch zu Ineffizienzen im System, die das Wachstum kleiner Unternehmen behindern. Der Anstieg um 14 % im Vergleich zum Vorjahr deutet darauf hin, dass Auftraggeber manuelle Methoden und die Verwendung mehrerer Tools zunehmend als ineffizient für das Projektmanagement empfinden. Organisationen sollten sich daher auf eine geeignete Projektmanagement-Methodik festlegen und anschließend ein umfassendes Projektmanagement-Tool , das alle ihre Bedürfnisse abdeckt. Entscheidend ist außerdem, ein System zu wählen, das nicht nur kurzfristige Bedürfnisse erfüllt, sondern sich auch an die jeweilige Skalierung anpasst.

2. Erstkäufer wünschen sich Organisation und Automatisierung

Da eine große Anzahl potenzieller Käufer von manuellen PM-Methoden auf Software umsteigen möchte, untersuchte die Studie deren Probleme bzw. Kaufmotive getrennt von denen der Käufer, die ein bestehendes System ersetzen.

Zu den wichtigsten Gründen, warum Käufer erstmals PM-Lösungen in Betracht ziehen, gehört der Bedarf an:

1. Organisation verbessern (54 Prozent);
2. Prozesse wie Aufgabenmanagement und Zeiterfassung automatisieren (48 Prozent); und
3. Erhöhung der Transparenz von Projektstatus und Aktualisierungen (45 Prozent).

Celoxis' Sicht

Der Drang nach Organisation und Automatisierung ist positiv und zeugt von gutem Willen. Führungskräfte müssen jedoch strategische Kurzsichtigkeit vermeiden und stattdessen eine zukunftssichere Projektmanagementumgebung . Grundlegende Tools und Prozesse können zwar kurzfristig zentrale Probleme wie Produktivität und Automatisierung lösen, reichen aber möglicherweise nicht aus, um bei wachsendem Umfang nachhaltig zu sein. Ohne klare Definitionen und etablierte Prozesse ist es „wahrscheinlich verfrüht, eine Lösung einzuführen, da diese nur das Chaos automatisiert“, Kiron Bondale, Projekt- und Change-Management- Expertin, PM-Bloggerin und regelmäßige Autorin bei ProjectTimes.com (einer Online-Ressource für PM-Profis).

Das Änderungsmanagement ist ein weiterer Faktor, den sie bei der Einführung berücksichtigen müssen. Es mag nicht so herausfordernd sein wie in Unternehmen, ist aber dennoch eine Herausforderung.

Eine gut durchdachte kurz-, mittel- und langfristige Strategie sowie ein aussagekräftiges Reifegradmodell für das Projektmanagement sind unerlässlich. Dies hilft Unternehmen, die passenden Tools und Methoden für das sich wandelnde Umfeld auszuwählen und ihre Investitionen optimal zu nutzen.

3. Das Überwachsen des Systems ist der wichtigste Kaufgrund für Käufer, die Software ersetzen

Die Mehrheit der Käufer, die ihr aktuelles System ersetzen möchten, gibt an, dies zu tun, weil es ihren Anforderungen nicht mehr genügt (53 Prozent). Der Bedarf an zentralisierter und/oder konsolidierter Daten sowie der Wunsch nach einem benutzerfreundlicheren System folgen mit jeweils 29 Prozent der Nennungen an zweiter Stelle.

Andrew Makar, IT-Berater und Autor des Branchenblogs Tactical Project Management, erklärt: „Typischerweise bezieht sich das ‚Herauswachsen‘ eines Systems nicht nur auf das Wachstum eines Unternehmens. Vielmehr meint es in der Regel, dass die Projektanforderungen die Fähigkeiten grundlegender Projektmanagement-Anwendungen übersteigen.“.

Der Übergang von der allgemeinen, alltäglichen Workflow-Verwaltung zur strategischen Projekt- und Portfolioplanung erfordert ein tieferes Verständnis von Ressourcen, Projektbeschränkungen und Abhängigkeiten. Dies erfordert häufig komplexe Funktionen, die über das hinausgehen, was grundlegende Projektmanagementlösungen bieten.

Eine Art von erweiterten Funktionen, die diese Käufer häufig anfragen, ist das Ressourcenmanagement, das es den Benutzern ermöglicht, Personal auf der Grundlage ihrer Fachkenntnisse und ihrer Verfügbarkeit Projekten zuzuordnen.

Celoxis' Sicht

Das „Entwachsen“ von Software, so kostspielig es auch sein mag, ist unvermeidlich. Man könnte sich gleich zu Beginn des Projektmanagement-Reifegrads für ein Komplettpaket entscheiden, riskiert damit aber einen geringen ROI, da man letztendlich für Funktionen bezahlt, die für das aktuelle Geschäftsumfeld irrelevant sind. Die Lösung liegt nicht darin, im Laufe der Zeit immer mehr Tools hinzuzufügen. Sie liegt vielmehr darin, die Bedürfnisse in jeder Phase zu analysieren und fundierte Entscheidungen mit Weitblick zu treffen.

4. Mehr Käufer wünschen sich erweiterte Funktionen als grundlegende

Laut den Ergebnissen des letzten Jahres berichtete SA, dass die am häufigsten nachgefragten Funktionen von Käufern Zeiterfassung und Aufgabenmanagement waren (neben dem Projektmanagement selbst, das am häufigsten angefragt wurde). Interessanterweise wünschen sich Käufer in diesem Jahr eher erweiterte Berichts- und Analysefunktionen (88 Prozent) als die grundlegenden Funktionen der Zeiterfassung und Aufgabenverfolgung (83 bzw. 79 Prozent).

In der ersten Grafik „Am häufigsten nachgefragte PM-Funktionen“ oben fasst die Kategorie „Berichtswesen und Analysen“ die Funktionen zusammen, die Benutzern helfen, Projektstatus und -leistung gemeinsam zu visualisieren.

Wenn wir diese Kategorie weiter aufschlüsseln, werden Details zu jeder einzelnen Funktion angezeigt.

Die diesjährigen Daten spiegeln einen Anstieg der Käufer, die Berichte anfordern, um 13 Prozent wider: von 35 Prozent im Jahr 2014 auf 48 Prozent im Jahr 2015. Offensichtlich erkennen immer mehr Käufer die Vorteile dieser Funktionalität.

Celoxis' Sicht

Dieser Trend ist zwar positiv, birgt aber auch Risiken. Erweiterte Funktionen erfordern einen steileren Lernprozess, höhere Investitionen in Schulungen und stellen Unternehmen vor Herausforderungen bei der Implementierung. Dies kann sich letztendlich als kontraproduktiv erweisen. Unternehmen müssen den Auswahlprozess daher gründlich durchführen. Eine detaillierte Anforderungsanalyse kann helfen, die Auswahl der passenden Tools einzugrenzen und die Schwachstellen zu beheben. Indem die Nutzer in den Evaluierungsprozess einbezogen und mögliche Implementierungsschwierigkeiten antizipiert werden, können Unternehmen die Implementierung besser planen und so den ROI. Letztendlich geht es darum, was für Sie am besten ist, und nicht darum, was allgemein als das Beste gilt (Lesen Sie: Wie Sie die beste Projektmanagement-Software im Jahr 2025 auswählen).

Abschluss

Wenn man aus den Markttrends des letzten Jahrzehnts etwas lernen kann, dann dies: Die kleinen Unternehmen von heute sind die Unternehmen von morgen. Wie dieser Bericht von Software Advice zeigt, bietet sich für kleine Unternehmen noch ein enormes Potenzial, strategischere Entscheidungen im Projektmanagement. Hier eine Zusammenfassung unserer Sichtweise:

1. Die Zuordnung zu einem PM-Reifegradmodell ist entscheidend, wenn es um Investitionen in Tools und Prozesse geht
2. Manuelle Prozesse und der Einsatz mehrerer Tools sind kontraproduktiv und untergraben den eigentlichen Zweck exzellenten Projektmanagements.
3. Die für die Anforderungsanalyse und -bewertung aufgewendete Zeit ist jede Minute wert. Eine gute Vorbereitung bringt Sie Ihrem Ziel ein großes Stück näher.

Wir würden gerne Ihre Meinung dazu hören!