Projektmanagementprinzipien zur Verbesserung von Arbeit, Leben und Ihrer psychischen Gesundheit

Ist es nicht schön, Beispiele für eine gelungene Work-Life-Balance wie das von Tamara Budz, der Gründerin der Silver Shade Group, zu hören? Ihr Motto für ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Arbeit und Leben ist, gemeinsam mit ihrer Familie zu essen. Oder nehmen wir zum Beispiel Bill Fish, den Gründer von ReputationManagement.com. Er trennt seine Arbeits- und Familienzeit strikt. Erst wenn seine Kinder im Bett sind, überschreitet er die Grenze. Erst dann schaut er auf sein Smartphone.

Die Bedeutung von Work-Life-Balance und psychischem Wohlbefinden

Eine ausgewogene Work-Life-Balance ist unerlässlich, weshalb solche Beispiele so attraktiv sind. Sie trägt zu einer inneren Ruhe bei, die nur ein Gehirntest nachweisen kann. Ein globaler Bericht stuft diesen Faktor nach einem guten Gehalt und Arbeitsplatzsicherheit als drittwichtigsten Aspekten am Arbeitsplatz ein. 45 % der befragten Angestellten bestätigten die Bedeutung einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Trotz dieser Wichtigkeit zeigte ein weiterer Bericht aus dem Jahr 2017, dass rund 54 % der Amerikaner ihren Urlaub nicht vollständig nutzen konnten.

Berücksichtigt man auch das psychische Wohlbefinden, wird die Bedeutung einer ausgewogenen Work-Life-Balance deutlich. Umfangreiche Forschungsergebnisse belegen, dass eine gute psychische Gesundheit die Arbeitsproduktivität fördert. Eine Studie der WHO schätzt, dass Angstzustände und Depressionen die Weltwirtschaft durch Produktivitätsverluste mit einer Billion US-Dollar belasten.

Das American Institute of Stress bestätigt, dass eine Million Amerikaner aufgrund von Stress am Arbeitsplatz nicht arbeiten können. Schlafstörungen sind eine weitere Folge von Arbeitsdruck und Stress. Leider darf unzureichender Schlaf nicht unterschätzt werden, da er das Risiko für Alzheimer erhöht.

Schlechtes psychisches Wohlbefinden führt nicht nur zu geringerer Produktivität und finanziellen Einbußen, sondern beeinträchtigt auch die körperliche Gesundheit. Daher ist es unabhängig vom Tätigkeitsbereich – ob als Einzelunternehmer, Freiberufler, Entwickler oder in einem anderen Bereich – unerlässlich, diese Faktoren im Blick zu behalten. Zudem muss man im Rahmen neuer Projekte immer wieder Deadlines einhalten und Aufgaben erledigen. Im Folgenden finden Sie einige Projektmanagement-Prinzipien, die Ihnen helfen können, Arbeit, Leben und psychische Gesundheit zu verbessern:

Planen

Eine sorgfältige Projektplanung ist genauso wichtig wie das Lernen vor einer Prüfung. Ein Überblick über das Projekt hilft, es zunächst zu verstehen, bevor man sich Hals über Kopf hineinstürzt. Planung beugt außerdem chronischem Stress und der damit einhergehenden Kampf-oder-Flucht-Reaktion vor und trägt so zum Erfolg im MCI-Test bei. Schließlich möchte niemand zu den 25 % der Amerikaner gehören, die unter hohem Stress leiden.

Planung hilft dabei, abstrakte Ideen und Ziele in konkrete umzuwandeln. Hierfür kann man sich von Richard Branson, dem Gründer der Virgin Group, einige hilfreiche Tipps holen. Er empfiehlt, alle möglichen Ideen, ob groß oder klein, aufzuschreiben. Ein Notizbuch ist dabei unerlässlich, da handgeschriebene Notizen besser im Gedächtnis bleiben als elektronische. Branson rät außerdem, die passende Listenmethode zu finden, beispielsweise Stichpunkte oder Diagramme.

Priorisieren

Die Unterscheidung zwischen Bedürfnissen und Wünschen ist entscheidend. Das bedeutet, Prioritätsaufgaben und Aufgaben mit niedriger Priorität in separate Kategorien einzuteilen. Auf den ersten Blick mag das nach Mehraufwand klingen. Langfristig gesehen ist diese Vorgehensweise jedoch effektiv, da sie die termingerechte Erledigung der Aufgaben gewährleistet.

Dasselbe gilt für Projekte. Teilen Sie die Arbeit in Prioritätsbereiche ein und setzen Sie sich dann kurzfristige Ziele, die zum Erfolg des gesamten Projekts beitragen. Eine schriftliche Aufgabenliste erleichtert die Planung.

Studien zeigen außerdem, dass das Aufschreiben hilft, sich die Liste besser zu merken. Darüber hinaus sollten diese Prioritäten, wie vom Magazin Fast Company vorgeschlagen, vor Verlusten oder anderen negativen Ereignissen festgelegt werden.

Setzen Sie sich realistische Ziele

Dieser Hinweis ergänzt das Prinzip der Priorisierung. Erstellen Sie Ihre Prioritätenliste mit klarem Kopf. Das ist entscheidend, um zu verhindern, dass die Liste mit Aufgaben überladen wird, die Ihre Arbeitszeit beeinträchtigen und Ihre Work-Life-Balance gefährden. Mehrere Experten, darunter Alex Cavoulacos, Gründer und COO von The Muse, empfehlen die 1-3-5-Methode.

Dies beinhaltet die Wahl einer einzigen Hauptpriorität in Verbindung mit drei mittelgroßen und fünf kleineren Aufgaben. Im umgekehrten Fall, mit zehn oder mehr wichtigen Teilzielen pro Tag, wird am Ende nichts erreicht. Der hohe Zeitaufwand für jedes Hauptziel reicht nicht einmal ansatzweise für das Projekt aus. Unrealistische Ziele wirken sich zudem stark negativ auf die psychische Gesundheit aus, da sie den Stress erhöhen.

Plane die Dinge in einen Zeitplan ein

Die Festlegung von Prioritäten und Zielen ist ein weiteres wichtiges Prinzip des Projektmanagements. Es ist besonders effektiv, weil es sicherstellt, dass sich Familienleben und Arbeitszeit nicht vermischen. Sobald das Arbeiten innerhalb vorgegebener Zeitrahmen zur Normalität wird, gewöhnt sich auch der Geist daran. Eltern, die Beruf und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen müssen, können durch die Planung fester Lernzeiten mit Online-Leseförderern Stress reduzieren und einen besser zu bewältigenden Alltag zu Hause schaffen. Tatsächlich belegen zahlreiche Studien, dass das Gehirn auch unter Stress gut funktioniert.

Oft werden Sportstars wie Kobe Bryant und Rory McClory als Beispiele angeführt. Martin Turner, Dozent an der Staffordshire University im Fachbereich Psychologie, Sport und Bewegung, erläutert die wissenschaftlichen Grundlagen des Arbeitens unter Druck. Er sagt: „Ein Zustand der Herausforderung spiegelt eine positive mentale Herangehensweise an Drucksituationen wider, in denen unsere mentalen Ressourcen den Anforderungen der Situation gerecht werden.“.

Vermeiden Sie Multitasking

Vermeiden Sie Multitasking, da es den Projektablauf stört. Nur etwa 2 % der Menschen können erfolgreich multitasken. Die übrigen verlieren den Faden und Zeit. Multitasking ist aufgrund des ständigen Kontextwechsels nicht so produktiv wie erhofft. Erfahrungsgemäß dauert es einige Minuten, bis man wieder mit der vorherigen Geschwindigkeit arbeitet. Typischerweise vergehen etwa 25 Minuten, bis man sich wieder voll und ganz der unterbrochenen Aufgabe widmet.

Die mit Multitasking verbundene Zeitverschwendung stört naturgemäß den Zeitplan. Sie gefährdet die festgelegte Work-Life-Balance, insbesondere wenn versucht wird, auch während der Familienzeit mehrere Aufgaben zu erledigen. Studien belegen zudem die negativen Auswirkungen von Multitasking auf das psychische Wohlbefinden. Dazu gehören eine verminderte Aufmerksamkeit, Achtsamkeit und Lernfähigkeit.

Zusammengefasst sind all diese Prinzipien gleichermaßen fruchtbar im Projektmanagement wie auch in Bezug auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie die geistige Gesundheit.

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Alycia Gordan
– ÜBER DIE AUTORIN:
Alycia Gordan ist freiberufliche Autorin und schreibt leidenschaftlich gern Artikel über Gesundheitstechnologie, Fitness und Lifestyle. Sie ist technikbegeistert und verbringt ihre Zeit mit Reisen und Schreiben. Sie finden sie auf Twitter: @meetalycia