Les étapes clés de la gestion de projet : Explication des étapes clés d’un projet

En gestion de projet, les jalons sont des étapes importantes du calendrier qui marquent la réalisation d'un objectif, comme la validation d'un livrable, la fin d'une phase ou la décision d'une partie prenante. Ils sont généralement modélisés avec une durée nulle, car un jalon correspond au moment de l'achèvement, et non au travail préparatoire.

Cette distinction a des conséquences opérationnelles. Le travail préparatoire à une étape clé consomme du temps et des ressources ; l’étape clé elle-même n’en consomme ni l’un ni l’autre. Elle apporte simplement une preuve tangible : ce résultat existe désormais, et tous ceux qui en dépendent peuvent poursuivre. Sur de nombreux diagrammes de Gantt, les étapes clés apparaissent sous forme de losanges, qui séparent les points temporels des barres horizontales représentant le travail à effectuer.

Les jalons sont liés aux objectifs du projet. Si l'objectif est d'intégrer les clients via un nouveau portail, l'étape « Exigences approuvées » marque le moment où l'équipe s'est entendue sur cet objectif. La finalisation des travaux et la validation formelle sont deux choses différentes. L'équipe peut terminer le développement des écrans de facturation à la semaine 12, mais la validation de la conception de la solution n'intervient qu'après confirmation du responsable produit. Un manuel de gestion de projet utilise le même modèle, considérant la validation du logiciel par le client comme un jalon initial, précédé de nombreuses activités préparatoires.

Les jalons d'un projet ne se limitent pas à marquer des réalisations importantes ou la fin de phases. Ils constituent des points de contrôle essentiels pour suivre l'avancement du projet, coordonner les parties prenantes et faciliter une prise de décision éclairée tout au long de son cycle de vie. Une étude menée en 2018 par Altahtooh et Alaskar a mis en évidence un lien entre les jalons d'un projet et la prise de décision, soulignant leur importance au-delà de la simple planification. De même, les recherches sur l' évolution du suivi et de l'évaluation en gestion de projet mettent en lumière l'importance croissante d'un suivi structuré et d'un contrôle rigoureux des performances. En définissant des jalons clairs, les chefs de projet peuvent évaluer les réalisations, identifier les retards potentiels et s'assurer que les décisions cruciales sont prises au moment opportun.

• Visibilité de l'avancement : le pourcentage d'achèvement d'une tâche peut être trompeur ; une tâche peut rester à 90 % pendant des semaines. Une étape clé est binaire par rapport à des critères définis : atteinte ou non.
• Alignement et responsabilisation – Des critères d'acceptation et la désignation d'un approbateur permettent de transformer une attente vague en une décision qui doit être prise. Sur Northbridge, désigner le responsable métier comme approbateur des tests d'acceptation utilisateur (UAT) dès la première semaine a permis d'anticiper sa disponibilité plutôt que de la découvrir seulement à la 17e semaine.
• Détection précoce des risques – Puisqu'une étape a des prédécesseurs, le non-respect d'un prédécesseur modifie la prévision avant son échéance. Le retard apparaît alors comme une modification de prévision, et non comme une surprise.
• Coordination des tâches interdépendantes – Les équipes de formation, de communication et d'infrastructure peuvent planifier en fonction de quelques dates clés au lieu de suivre des centaines de tâches.
• Des évaluations plus claires et des rapports de direction plus précis : un comité de pilotage ne peut pas analyser 400 tâches. Huit étapes clés bien choisies permettent d’avoir une vision d’ensemble, et leur écart par rapport au plan est révélateur.
• Amélioration de la planification interprojets – Lorsque plusieurs projets partagent un environnement de test ou des spécialistes, les dates clés permettent de déceler les collisions avant qu'elles ne deviennent des conflits.

Ces avantages dépendent du choix du bon type de point de contrôle, et tous les points de contrôle ne méritent pas la même attention.

Les types de jalons se comprennent mieux en fonction de leur finalité : lancement, validation du périmètre, achèvement de phase, réception du livrable, validation client, validation de conformité ou contrôle qualité, mise en production ou transfert, et points de contrôle contractuels ou de facturation. Les termes « clé », « majeur » et « mineur » indiquent le niveau d’attention requis pour un jalon, et non un type d’élément de planification différent. Ces catégories sont des regroupements pratiques, et non une norme universelle.

Exemples d'étapes clés en gestion de projet

Les étapes clés d'un projet comprennent notamment l'approbation des exigences, la réussite de l'inspection des fondations, le gel de la conception et la signature du cahier des charges. Chacune de ces étapes marque un résultat validé qui permet d'entamer les travaux suivants. Leur importance réside dans la compréhension de leur raison d'être.

1. Logiciel ou informatique– Spécifications approuvées ; tests d’acceptation utilisateur terminés ; mise en production autorisée. L’approbation des spécifications encadre le périmètre, de sorte que toute modification ultérieure fait l’objet d’une demande de changement gérée plutôt que d’une extension silencieuse.
2. Construction – Permis de construire approuvés ; inspection des fondations réussie ; réception finale acceptée. Une inspection des fondations réussie constitue une validation externe. Les travaux au-dessus de ces fondations ne peuvent raisonnablement commencer, ce qui entraîne un retard pour tous les corps de métier intervenant en aval.
3. Fabrication ou ingénierie – Gel de la conception approuvé ; validation du prototype terminée ; aptitude à la production confirmée. Après le gel de la conception, les modifications se répercutent sur l’outillage et les commandes fournisseurs. Faire du gel une étape clé permet de visualiser le coût des modifications tardives.
4. de conseil ou services professionnels– Cahier des charges approuvé ; acceptation des livrables intermédiaires par le client ; validation finale de la mission obtenue. L’acceptation des livrables intermédiaires permet de déceler les désaccords sur le périmètre du projet à un stade où leur résolution est encore peu coûteuse et détermine souvent le moment de la facturation.
5. Étapes clés du projet pour le client – ​​Quatre points de contrôle dépendent du client plutôt que de l'équipe de réalisation : Approbation des exigences, Validation de la conception de la solution, Approbation des tests d'acceptation utilisateur et Signature de l'acceptation finale.

Suivre les étapes clés en comparant la date de référence avec les prévisions actuelles, en vérifiant l'état des étapes précédentes et les preuves d'acceptation, en signalant les étapes à risque et en retard, et en communiquant régulièrement aux parties prenantes les changements de prévisions et les décisions nécessaires.

Une routine hebdomadaire efficace vérifie quatre points.

Prévisions par rapport au scénario de référence : le scénario de référence est le plan initialement convenu et reste inchangé, les prévisions correspondent aux attentes actuelles et l’écart représente la variation du calendrier.

État des tâches précédentes : les tâches d’alimentation sont-elles en bonne voie et disposent-elles d’une marge ? (Voir les techniques de planification de projet pour savoir comment les dates sont calculées.)

Preuves : existe-t-il des preuves d'acceptation, ou seulement l'intention de les produire ?

Statut : chaque étape clé doit être étiquetée comme atteinte, en bonne voie, à risque ou en retard, et les deux dernières doivent être signalées en priorité. Un diagramme de Gantt permet de visualiser les liens entre les projets, et lorsque des personnes ou des environnements communs sont impliqués, les rapports au niveau du portefeuille indiquent les chevauchements d’échéances. de gestion des ressources aident à comprendre ces chevauchements.

Scénario appliqué : un retard de quatre jours lors des tests d'acceptation utilisateur

Le mardi 11 mai, l'équipe de développement est informée que ses testeurs principaux sont affectés aux tâches de fin de trimestre. L'approbation des tests d'acceptation utilisateur (UAT) est reportée du vendredi 14 mai au jeudi 20 mai, soit quatre jours ouvrables plus tard. L'approbation de la mise en production nécessite deux jours ouvrables de vérification après l'approbation des tests d'acceptation utilisateur, et la répétition de la migration en nécessite trois après l'approbation de la mise en production.

Les plans d'étapes mal conçus échouent de manière prévisible : trop de points de contrôle, absence de critères d'acceptation, dépendances ignorées et rapports surestimant l'avancement. Chaque problème a une solution directe.

Les jalons ont leurs limites. Ils indiquent si les points de contrôle ont été atteints, mais pas avec quelle efficacité, à quel coût ou avec quelle qualité. Ils complètent le suivi de l'avancement des tâches, l'utilisation des ressources, les contrôles qualité et le suivi financier, notamment les techniques comme la gestion de la valeur acquise, sans les remplacer. La santé d'un projet ne peut être évaluée uniquement par le nombre de jalons.

• Associez chaque étape à un objectif. Si vous ne pouvez pas déterminer le résultat qu'elle contribue à atteindre, supprimez-la.
• Signalez les étapes clés à votre hiérarchie et continuez à soutenir celles réalisées au niveau de l'équipe.
• Examiner avec les approbateurs aux limites des phases, en confirmant la disponibilité et les critères.
• Associez les étapes clés à leurs dépendances, y compris les dépendances externes telles que les revues et inspections clients. Un registre RAID permet de recenser les risques associés.
• Définissez à l'avance les preuves d'achèvement : un procès-verbal de signature, un rapport d'essai ou un certificat d'inspection.
• Conservez les données de référence et les prévisions côte à côte, en gérant les modifications apportées aux données de référence.
• Considérez les approbations des clients et des organismes de réglementation comme essentielles, en envoyant des rappels plus précoces et en prévoyant une marge de sécurité plus importante.
• Intensifiez les mesures lorsque les prévisions évoluent, et non lorsque la date est passée.

Cette discipline est gérable sur un seul projet, mais difficile à appliquer sur plusieurs.

Dans les projets agiles et hybrides, les jalons doivent offrir une visibilité claire sur l'avancement sans limiter la capacité de l'équipe à s'adapter à l'évolution des besoins. Le guide Scrum met l'accent sur la transparence, le suivi régulier de l'avancement vers les objectifs et l'adaptation continue basée sur de nouvelles informations. En appliquant ces principes, les chefs de projet peuvent utiliser les jalons comme des points de contrôle axés sur les résultats, plutôt que de considérer chaque date planifiée comme une échéance fixe. Par exemple, dans un projet de développement logiciel, les jalons peuvent représenter un incrément de produit validé, une fonctionnalité approuvée par les parties prenantes ou la disponibilité du produit pour une mise en production. En liant les jalons à des résultats mesurables tout en permettant une certaine flexibilité dans leur exécution, les équipes peuvent maintenir l'alignement des parties prenantes, faciliter la prise de décisions éclairées et ajuster les priorités sans perdre de vue les objectifs globaux du projet.

Le suivi des étapes clés d'un projet dans des tableurs peut s'avérer complexe lorsqu'il implique de nombreuses tâches, dépendances et échéances. Un retard dans une activité peut impacter plusieurs étapes importantes, rendant difficile le maintien de plannings précis et la communication des changements. Celoxis est une plateforme de gestion de projets et de portefeuilles qui aide les équipes à lier le suivi des étapes clés à la planification des tâches, au suivi de l'avancement et à la production de rapports de projet.

Voici comment Celoxis contribue à une gestion efficace des étapes clés d'un projet :

1. Créer et organiser les étapes clés du projet

Celoxis permet aux chefs de projet de définir des jalons sous forme de tâches à durée nulle, représentés par des losanges sur des diagrammes de Gantt interactifs. Ces jalons marquent des événements importants tels que les approbations de projet, la fin des phases ou les livrables finaux. Les équipes peuvent les organiser au sein de la structure de découpage du projet (SDP), ce qui facilite la compréhension de leur rôle dans le plan global.

2. Suivi des dépendances des étapes clés

Les étapes clés d'un projet dépendent souvent de la réalisation préalable de plusieurs tâches. Celoxis permet aux équipes de lier ces étapes clés à leurs tâches précédentes, ce qui les aide à comprendre l'impact des retards dans les activités antérieures sur les échéances importantes. Par exemple, si les tests logiciels prennent plus de temps que prévu, le chef de projet peut évaluer leur impact sur l'étape clé de la mise en production et ajuster le planning en conséquence.

3. Comparer les étapes clés aux données de référence

Celoxis prend en charge les calendriers de référence, permettant aux équipes de sauvegarder les plannings prévisionnels et de les comparer aux dates actuelles du projet. En analysant les écarts de planning, les chefs de projet peuvent identifier les jalons qui ont été décalés par rapport à leurs échéances initiales. Celoxis prend en charge jusqu'à six calendriers de référence, ce qui permet de préserver le plan initial tout en suivant les modifications ultérieures.

4. Suivre les étapes clés de plusieurs projets

Pour les organisations gérant plusieurs projets, Celoxis propose une vue chronologique affichant les tâches et jalons sélectionnés. Les jalons apparaissent sous forme de losanges, permettant aux chefs de projet et aux parties prenantes de visualiser les dates importantes à venir, de comparer les calendriers et d'identifier les retards potentiels sans avoir à ouvrir chaque diagramme de Gantt.

5. Standardiser la planification des étapes clés à l'aide de modèles

Les modèles de projet Celoxis aident les équipes à garantir la cohérence entre les projets similaires. Ces modèles préservent la structure du projet, les jalons, les dépendances entre les tâches et l'affectation des ressources. Lorsqu'un nouveau projet est créé à partir d'un modèle, les dates des tâches sont calculées par rapport à sa date de début, ce qui réduit le travail de planification répétitif.

6. Prise en charge de la facturation par étapes

Pour les projets clients dont les paiements sont conditionnés par la livraison de produits spécifiques ou des dates précises, Celoxis propose une facturation par étapes configurable. Les équipes peuvent créer des étapes de facturation et utiliser des champs personnalisés et des rapports pour suivre les informations de facturation. Cela permet d'aligner les échéances de paiement contractuelles sur le calendrier du projet, même si le processus de facturation nécessite une configuration supplémentaire.

En centralisant la planification des étapes clés, les dépendances, les comparaisons de référence et les rapports inter-projets, Celoxis aide les équipes à suivre les échéances critiques, à réagir aux changements de calendrier et à tenir les parties prenantes informées tout au long du cycle de vie du projet.

Civil Seven, une entreprise de génie civil néerlandaise spécialisée dans les projets d'infrastructures de transport complexes, rencontrait des difficultés pour gérer les calendriers de projet, les interdépendances entre les tâches et les échéances. Les informations relatives aux projets étaient dispersées dans des tableurs, des courriels et des logiciels fournis par le client, ce qui compliquait le suivi de l'avancement, la coordination des équipes et l'information des parties prenantes.

Après la mise en place de Celoxis, Civil Seven a utilisé des diagrammes de Gantt interactifs pour organiser les plannings de projet, suivre les tâches dépendantes et contrôler l'avancement par rapport aux délais prévus. Des tableaux de bord et des rapports centralisés ont permis à l'équipe d'identifier les risques liés aux projets, de prendre des décisions éclairées en matière de planification et de communiquer plus clairement l'avancement aux clients.

D'après le témoignage client publié, Civil Seven a pu établir un planning de projet complexe en une semaine environ. L'entreprise a également constaté une meilleure visibilité du projet, une coordination d'équipe plus fluide et une communication client améliorée.

Conclusion principale : L’expérience de Civil Seven montre comment le fait de connecter les tâches, les dépendances, les calendriers et les rapports d’un projet sur une seule plateforme peut aider les équipes à surveiller les échéances importantes, à identifier les retards potentiels dans les étapes clés et à maintenir les projets complexes sur la bonne voie.

Les jalons en gestion de projet justifient leur rôle en transformant le travail accompli en résultats concrets. Le projet en question illustrait ce phénomène : en une semaine, l’équipe avait réalisé la plupart de ses tâches, mais la mise en production était bloquée faute d’une approbation. La conclusion de ce guide est simple : un jalon n’est pertinent que s’il définit un résultat vérifiable, un approbateur responsable et les tâches précédentes, et si sa prévision est comparée chaque semaine à la prévision initiale. Les équipes qui travaillent ainsi perçoivent les retards comme des ajustements et des décisions anticipés, et non comme des imprévus liés aux échéances. Pour les organisations coordonnant de nombreux calendriers interdépendants, Celoxis centralise les dépendances, les prévisions et les jalons.