Trends beim Kauf von Projektmanagement-Software im Zeitalter der digitalen Transformation

Das Projektmanagement hat im letzten Jahrzehnt einen tiefgreifenden Wandel erlebt. Die Globalisierung der Wirtschaft beflügelte die Diskussion um Zusammenarbeit, der Aufstieg der Cloud-Technologie revolutionierte traditionelle Projektmanagement-Methoden mit dem Aufkommen SaaS-basierter Projektmanagement-Software. Soziales Projektmanagement hat Einzug in Projektmanagementsysteme gehalten, die Benutzerfreundlichkeit vereinfacht und die Akzeptanz erhöht. Die digitale Transformation in Unternehmen wird das Projektmanagement auf die nächste Evolutionsstufe heben. Obwohl das Gesamtbild vielversprechend erscheint, gibt es einige besorgniserregende Entwicklungen:

1. Projekterfolg: Fast die Hälfte aller traditionellen Softwareprojekte werden verspätet oder mit Budgetüberschreitungen abgeschlossen. Von jeder in den USA investierten Milliarde Dollar gehen 122 Millionen Dollar aufgrund mangelhafter Projektleistung verloren. Nur 2,5 Prozent der Unternehmen schließen alle Projekte erfolgreich ab. (Quelle: GetApp, ein Technologie-Forschungsunternehmen)
2. Die Nutzung von Projektmanagement-Software in KMU liegt weiterhin bei etwa 35 %. Rund 60 % nutzen nach wie vor manuelle Methoden, verzichten ganz auf Projektmanagement-Systeme oder verwenden überhaupt keine Systeme. (Quelle: Software Advice Report)
3. PPM-Reifegrad: Unternehmen haben nach wie vor Schwierigkeiten mit dem Projektportfoliomanagement. Laut PMI Pulse liegt der Reifegrad des Portfoliomanagements in Organisationen bei lediglich 25 %.

Die Entwicklung ist unausweichlich, doch damit Unternehmen davon profitieren können, müssen wir der Einführung von Projektmanagement Priorität einräumen und einen strukturierten Ansatz dafür entwickeln. In diesem Blog möchte ich dies anhand einiger Erkenntnisse aus dem Bericht von GetApp über die Funktionen von Projektmanagement-Software.

Die ideale Ausstattung

Einer der Gründe, warum Unternehmen weiterhin mehrere Tools, darunter auch Nicht-Projektmanagement-Software, für das Projektmanagement einsetzen, ist der Wunsch nach vielfältigen Funktionen. Sie finden wahrscheinlich keine Tools, die all ihre Bedürfnisse abdecken. Die von GetApp durchgeführte Umfrage bestätigt dies. Laut den Ergebnissen nutzen über 56 % der Befragten täglich eine bestimmte Projektmanagement-Software. Rund 74 % der Manager verwenden regelmäßig zwei oder mehr Tools, und etwa 5 % nutzen sogar mehr als zehn Tools für das Projektmanagement.

Der Funktionsumfang ist eines der wichtigsten Kriterien beim Softwarekauf und erfordert sorgfältige Überlegung. Käufer wünschen sich idealerweise alles auf einer einzigen Plattform. Für Softwareanbieter hingegen ist die Planung des Funktionsumfangs ein sehr sorgfältiger und strategischer Prozess. Ein zu umfangreicher Funktionsumfang wirkt sich kontraproduktiv auf die Nutzer aus. Die Lösung liegt in der richtigen Balance. Für Unternehmen eine All-in-One-Projektmanagement-Software definitiv die beste Wahl, jedoch nicht ohne eine Projektmanagement-Roadmap. Als Anbieter von Projektmanagement-Software beobachten wir, dass Käufer sich im Evaluierungsprozess zu früh auf Funktionen und Vorteile konzentrieren. Jedes Unternehmen ist anders, und Entscheidungsträger müssen ihren aktuellen Standpunkt und ihre Ziele analysieren. Die Zuordnung dieses Weges und der damit verbundenen Ziele zum Funktionsumfang der Software bestimmt entscheidende Faktoren wie Akzeptanz, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Geschäftspassung und vor allem den ROI. Zusammenfassend lässt sich sagen: Es gibt keinen allgemeingültigen idealen Funktionsumfang; der ideale Funktionsumfang ist vielmehr unternehmensspezifisch.

Skalierbarkeit beeinflusst Kaufentscheidungen für Software

Unter den Befragten (die derzeit ein Projektmanagement-Tool verwenden) nannten etwa 12 % das Aufgabenmanagement und etwa 11 % die Zusammenarbeit als die häufigsten Funktionen von Projektmanagement-Software, die nach Ansicht der Befragten fehlen.

Die Studie von GetApp ergab, dass keine bestimmte Funktion besonders stark nachgefragt wurde. Stattdessen nannten die Befragten eine Vielzahl von Funktionen, die sie dringend benötigen. Dies verdeutlicht, dass sich die Bedürfnisse eines Unternehmens im Laufe der Zeit verändern. Mit dem Wachstum des Unternehmens wachsen auch die Teams, die Prioritäten und die benötigten Kompetenzen – und damit auch die gewünschten Funktionen. Allerdings ist es weder effektiv noch wirtschaftlich, die Software alle paar Jahre an die sich ändernden Bedürfnisse anzupassen, insbesondere angesichts des Lernaufwands, des Schulungsbedarfs und des Integrationsaufwands. Käufer sollten daher erkennen, dass Projektmanagement mehr ist als nur Budgetverwaltung und Integrationen – es umfasst auch Ideenmanagement und Reporting. W-Management ist nicht nur eine taktische Aufgabe, sondern ein strategischer Prozess. Deshalb wiederhole ich: Investieren Sie Zeit in die Entwicklung eines Projektmanagement-Prozesses und einer Roadmap für die Skalierung. So stellen Sie sicher, dass die Infrastruktur bereits vorhanden ist, um das Wachstum zu unterstützen, wenn es tatsächlich eintritt.

Das Budget ist nicht das Problem: Die richtige Passform ist

Mehr als die Hälfte der Befragten (57 Prozent) arbeiten in Organisationen, die über ein jährliches Budget von 2.000 US-Dollar oder mehr für Projektmanagement-Software verfügen.

91 Prozent der Projektmanager sind bereit, mehr Geld für eine Projektmanagement-Software auszugeben, die die fehlenden Funktionen enthält, die sie benötigen.

Eine Studie von CEB ergab, dass nur 14 Prozent der B2B-Einkäufer einen wesentlichen Unterschied im Geschäftswert verschiedener Marken erkennen. Im Wesentlichen legen B2B-Einkäufer mehr Wert auf Wert und Geschäftspassung als auf die Produktmarke. Anbieter von Projektmanagement-Software müssen diese Erkenntnis berücksichtigen und entsprechend handeln. Es gibt zahlreiche Diskussionen darüber, dass sich die heutigen Projektmanagement-Software-Tools nicht so schnell weiterentwickeln wie die Rolle des Projektmanagers selbst. Projektmanagement wandelt sich zunehmend von einer traditionellen, IT-basierten Position hin zu einer strategischen Geschäftsfunktion.

Abschluss

Ein Markt wird erst dann lukrativ, wenn Käufer einen starken Bedarf haben und Anbieter diesen decken. Der Markt für Projektportfoliomanagement-Software (PPM) ist einer der etabliertesten und wird voraussichtlich von 2,52 Milliarden US-Dollar im Jahr 2015 auf 4,63 Milliarden US-Dollar in den nächsten fünf Jahren wachsen – mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 12,9 %. Die in diesem Artikel präsentierten Erkenntnisse eröffnen Anbietern von Projektmanagement-Software große Marktchancen. Obwohl All-in-One-Projektmanagement-Software die meisten Skalierungsanforderungen erfüllt, sollten Anbieter Optionen mit unterschiedlichen Funktionsumfängen für verschiedene Nutzergruppen und Unternehmensgrößen anbieten. So erhalten Käufer ein Produkt, das mit ihren Geschäftsanforderungen skaliert, und Anbieter können einen loyalen Kundenstamm aufbauen. Bevor Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten Projektmanagement-Tools.

Dieser Artikel nutzt Erkenntnisse aus dem Bericht über die Funktionen der Projektmanagement-Software von GetApp. GetApp ist ein Unternehmen von Gartner.