La disciplina de la gestión de proyectos ha experimentado una profunda transformación en la última década. La globalización de los negocios impulsó la colaboración, y el auge de la tecnología en la nube revolucionó la gestión de proyectos tradicional con la llegada del software de gestión de proyectos basado en SaaS. La gestión social de proyectos se ha integrado en los sistemas de gestión de proyectos, simplificando la experiencia del usuario y mejorando su adopción. El impulso a la transformación digital en las empresas llevará la gestión de proyectos a un nuevo nivel de evolución. Si bien el panorama general parece prometedor, existen algunos patrones preocupantes:
- Éxito del proyecto: Casi la mitad de los proyectos de software tradicionales se entregan con retraso o superan su presupuesto. Por cada mil millones de dólares invertidos en EE. UU., se desperdician 122 millones debido al mal desempeño de los proyectos. Solo el 2,5 % de las empresas completan con éxito el 100 % de sus proyectos. (Fuente: GetApp, una empresa de investigación tecnológica)
- Adopción de software de gestión de proyectos en pymes: La adopción de software de gestión de proyectos en las pymes se sitúa todavía en torno al 35 %. Alrededor del 60 % sigue utilizando métodos manuales, métodos inexistentes o ningún sistema. (Fuente: Informe de Software Advice)
- Madurez de la gestión de portafolios de proyectos: Las empresas aún se enfrentan a dificultades con la gestión de portafolios de proyectos y, según PMI Pulse, la madurez de la gestión de portafolios se sitúa en apenas un 25 % en las organizaciones.
La evolución es inevitable, pero para que las organizaciones se beneficien de ella, debemos priorizar la adopción de la gestión de proyectos y buscar una manera estructurada de abordarla. En este blog, pretendo contextualizar esto con algunas ideas del informe de GetApp sobre las características del software de gestión de proyectos.
El conjunto de características ideal
Una de las razones por las que las empresas siguen utilizando múltiples herramientas, incluyendo software que no es de gestión de proyectos, es que buscan diversas funcionalidades y probablemente no encuentran herramientas que satisfagan todas sus necesidades. La encuesta realizada por GetApp corrobora este punto. Según los resultados, más del 56 % utiliza software específico de gestión de proyectos a diario. Sin embargo, alrededor del 74 % de los gerentes utiliza dos o más herramientas con regularidad y cerca del 5 % utiliza más de 10 herramientas para la gestión de proyectos.
El conjunto de funcionalidades es uno de los criterios más importantes para la compra de software y requiere una cuidadosa reflexión. Desde la perspectiva del comprador, lo ideal sería tener todo integrado en una sola plataforma. Desde la perspectiva del proveedor de software, planificar el conjunto de funcionalidades es un proceso estratégico y minucioso, y crear un conjunto demasiado extenso resultaría contraproducente para los usuarios. La solución reside en encontrar el equilibrio. Para las empresas, un software de gestión de proyectos todo en uno es sin duda la mejor opción, pero no sin una hoja de ruta de gestión de proyectos. Como proveedores de software de gestión de proyectos, creemos que los compradores se centran demasiado pronto en las funcionalidades y los beneficios durante el proceso de evaluación. Cada empresa es diferente y es fundamental que quienes toman las decisiones evalúen su situación actual y sus objetivos. Mapear ese recorrido y los objetivos a lo largo del mismo, junto con el conjunto de funcionalidades del software, determinará factores decisivos como la adopción, la experiencia del usuario, la escalabilidad, la adecuación al negocio y, sobre todo, el retorno de la inversión (ROI). En resumen, no existe un conjunto de funcionalidades ideal genérico; se trata de un conjunto de funcionalidades ideal específico para cada organización.
La escalabilidad impulsa las decisiones de compra de software
Entre los encuestados (que actualmente utilizan alguna herramienta de gestión de proyectos), alrededor del 12% señaló la gestión de tareas y alrededor del 11% citó la colaboración como las características más comunes del software de gestión de proyectos que, según los encuestados, faltan.
La investigación de GetApp reveló que una característica específica no tenía una demanda sustancial sobre otras. En cambio, los encuestados citaron una amplia gama de características que necesitan con mayor urgencia, lo que pone de manifiesto que las necesidades de una organización cambian con el tiempo. A medida que crecen, los equipos crecen, las prioridades cambian, las habilidades evolucionan y, por lo tanto, las características deseadas también cambian. Dicho esto, cambiar de software cada pocos años para satisfacer necesidades cambiantes no es muy eficaz ni económico, teniendo en cuenta la curva de aprendizaje, las necesidades de capacitación y los esfuerzos de integración. Es hora de que los compradores reconozcan que la gestión de proyectos, desde la administración del presupuesto y más integraciones hasta la gestión de ideas y la elaboración de informes, no es solo una actividad táctica, sino un proceso estratégico. Por lo tanto, reitero: el tiempo que se dedica a construir un proceso de pensamiento de gestión de proyectos y una hoja de ruta para la escalabilidad garantizará que, cuando el crecimiento se produzca, la infraestructura ya esté implementada para respaldarlo.
El presupuesto no es el problema: la opción adecuada es
Más de la mitad de los encuestados (57 por ciento) trabajan en organizaciones con presupuestos anuales de 2.000 dólares o más para software de gestión de proyectos.
El 91 por ciento de los gerentes de proyecto están dispuestos a gastar más en un software de gestión de proyectos que incluya las funciones que les faltan.
Un estudio de investigación de CEB reveló que solo el 14 % de los compradores B2B perciben una diferencia significativa en el valor comercial de las marcas. En esencia, los compradores B2B dan mayor importancia al valor y la adecuación al negocio que a la marca del producto. Los proveedores de software de gestión de proyectos deben comprender esta información y actuar en consecuencia. Existen numerosos debates que sugieren que las herramientas de software de gestión de proyectos actuales no evolucionan al mismo ritmo que el rol del gestor de proyectos. La gestión de proyectos se está convirtiendo cada vez más en un rol estratégico empresarial que en un puesto tradicional de TI.
Conclusión
Un mercado se vuelve lucrativo solo cuando los compradores tienen una necesidad fuerte y los proveedores la satisfacen. El mercado de software de Gestión de Cartera de Proyectos (PPM) es uno de los más consolidados y se espera que su tamaño crezca de 2.520 millones de dólares en 2015 a 4.630 millones de dólares en los próximos cinco años, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 12,9 %. Las ideas presentadas en este artículo muestran una gran oportunidad de mercado para los proveedores de software de gestión de proyectos. Si bien el software de gestión de proyectos todo en uno cubrirá la mayoría de las necesidades de escalabilidad, los proveedores deberían considerar ofrecer opciones con diferentes conjuntos de características diseñadas para distintos usuarios y tamaños de empresas. Esto brinda a los compradores un producto que se adapta a las necesidades de su negocio y a los proveedores la capacidad de construir una base de clientes leales. Antes de decidirse por una herramienta de gestión de proyectos, consulte nuestra lista de las mejores herramientas de gestión de proyectos.
Este artículo se basa en la información del informe sobre las características del software de gestión de proyectos de GetApp. GetApp es una empresa de Gartner.
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