Es mejor hecho que perfecto: Cómo gestionar tus proyectos de la manera correcta

¿Qué define un proyecto perfecto? Pregúntale a cualquier gerente de proyecto y todos tendrán respuestas contradictorias. Algunos mencionarán la rentabilidad, otros la entrega antes de la fecha límite y otros la planificación. Pero, ¿realmente tenemos una escala para medir la perfección de un proyecto?

Como gestores de proyectos, aspiramos a completar obras maestras que demuestren nuestras capacidades como líderes, innovadores, motivadores y personas proactivas. Soñamos con elevar la calidad de cada proyecto asignado a la perfección, convirtiéndolo en un referente de vanguardia, finalizándolo antes de lo previsto y de la manera más rentable.

En realidad, nos encontramos haciendo malabares con factores como el tiempo, el coste, la calidad, el riesgo y la gestión de las partes interesadas para ofrecer la mejor solución posible. Y aunque suene difícil de decir, en la gestión de proyectos, lo que se suele esperar es «lo mejor en las circunstancias actuales». No decimos que debamos conformarnos con poco, pero es importante comprender los costes asociados a la perfección.

El precio de la perfección:

Al iniciar un nuevo proyecto, podemos sentirnos muy ambiciosos y aspirar a un resultado perfecto. Sin embargo, como gestores de proyectos, debemos comprender que, si bien la ambición es buena, la búsqueda incesante de la perfección puede acarrear diversos problemas. Provoca retrasos en la finalización y un consumo excesivo de recursos, lo que conlleva un aumento inevitable e innecesario del coste del proyecto. Y eso, sin duda, es ineficiencia.

Directrices para gestionar proyectos de forma eficiente:

Los clientes desean que los proyectos se entreguen a tiempo, pero tampoco quieren comprometer la calidad. Entonces, ¿cómo podemos lograr un equilibrio entre la perfección y el rendimiento inferior? Le presentamos unas directrices de gestión de proyectos que le ayudarán a gestionarlos de la mejor manera posible, manteniendo un equilibrio entre calidad, tiempo y coste

Establezca expectativas realistas:

Como gestor de proyectos, es tu deber analizar a fondo el proyecto con tu cliente y establecer objetivos realistas que puedan ser acordados por ambas partes. Esto es importante, ya que estos objetivos generarán expectativas tanto en los clientes como en tu equipo con respecto al resultado del proyecto, y una meta demasiado ambiciosa puede provocar decepción en los clientes y desmotivación en el equipo. A continuación, te mostramos cómo establecer expectativas realistas:

Establezca objetivos SMART:

Un buen consejo para definir los objetivos es utilizar el método SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y con plazos definidos). Al definir los objetivos del proyecto, es importante preguntarse si incluyen todos los elementos del método SMART. De esta forma, se obtendrán objetivos alcanzables con plazos específicos, lo que proporcionará un marco para lograr hitos y evaluar el desempeño. Otro método consiste en dividir las tareas en partes más pequeñas y utilizar el seguimiento del tiempo para alcanzar objetivos puntuales.

Utilice la Estructura de Desglose del Trabajo:

También debes elaborar una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) que incluya todas las tareas a realizar, las personas responsables y el plazo para completarlas. Esto te permitirá identificar con precisión cuánto se ha hecho y qué queda pendiente.

Comprender las ventajas y desventajas del proyecto:

En cualquier proyecto, nos centramos siempre en tres factores clave: tiempo, coste y calidad, conocidos como el «triángulo de la gestión de proyectos». Lo ideal sería que estos factores se mantuvieran constantes; sin embargo, esto rara vez ocurre, y será necesario realizar varias concesiones entre ellos a lo largo del proceso. Los proyectos suelen tener que adaptarse a la ampliación del alcance, ya que la calidad es lo último que se quiere sacrificar. Por lo tanto, en este caso, puede que sea conveniente priorizar el tiempo sobre el coste y solicitar al cliente un presupuesto adicional para contratar más personal. Si el cliente se mantiene firme en el presupuesto preestablecido, habrá que sacrificar la calidad. En este caso, conviene hacer todo lo posible y comunicárselo al cliente. Así pues, vemos que las concesiones en la calidad son características de los proyectos.

Adopte la gestión ágil de proyectos:

La gestión ágil de proyectos le permitirá estar al tanto del progreso del proyecto. En principio, la gestión ágil implica que los equipos de gestión de proyectos deben estar estrechamente integrados mediante una comunicación continua y que el proyecto debe constar de entregables a corto plazo. También fomenta las reuniones diarias o semanales para analizar el progreso y las dependencias. Cualquier obstáculo que surja debe abordarse con prontitud y comunicarse a los clientes para discutir los pasos a seguir.

Mediante la gestión ágil, podrás transformar tu equipo en un sistema dinámico. La clave para que la gestión ágil funcione es tomar decisiones rápidas. No esperes a que los problemas de rendimiento se hagan evidentes; soluciónalos en cuanto los identifiques. Es posible que tengas que incorporar esos cambios de alcance inevitables y, eventualmente, aumentar tu plantilla para garantizar la entrega a tiempo. Por lo tanto, celebrar reuniones periódicas con tu equipo y tus clientes permitirá que todos los interesados ​​estén al tanto de las expectativas del proyecto.

Combina la regla del 100% y el principio de Pareto:

La regla del 100% establece que todas las tareas de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) deben completarse para lograr el resultado deseado del proyecto. En cambio, según el Principio de Pareto, el 20% de los insumos de un proyecto genera el 80% de sus resultados. En otras palabras, existen tareas en la EDT de su proyecto que representan el 20% del trabajo total, pero contribuyen al 80% del valor del proyecto. Este principio resulta especialmente útil para la asignación óptima de recursos y tiempo.

Para aprovechar al máximo ambas opciones y ofrecer el mejor resultado posible, conviene adoptar un enfoque combinado. Al diseñar la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), se deben incorporar todas las tareas del proyecto. Sin embargo, en la asignación de recursos, se debe aplicar el Principio de Pareto. Además, se recomienda priorizar la finalización del 20% de las tareas clave para que, en caso de dificultades, se puedan priorizar las más importantes. Es importante tener en cuenta que el Principio de Pareto no implica que se deba subestimar el 80% restante de las tareas; simplemente ofrece una guía para priorizar los esfuerzos.

Trata a tus clientes como socios:

Una excelente manera de gestionar proyectos es tratar a los clientes como socios. Para empezar, asegúrese de que tanto usted como sus clientes compartan las mismas expectativas y comprendan los riesgos asociados. Luego, manténgalos informados periódicamente sobre el progreso del proyecto. Si necesita priorizar entre calidad, tiempo o costo, infórmeles y deje que ellos decidan. Sin embargo, recuerde que, como experto en la materia, su función es guiarlos y orientarlos sobre las recomendaciones. Esto les permitirá tomar decisiones conjuntas y evitará sorpresas al final del proyecto.

El perfeccionismo puede parecer un enfoque ideal, pero resulta imposible en situaciones reales. Por lo tanto, puedes utilizar las pautas mencionadas para gestionar tus proyectos de forma que tanto tú como tu cliente y tu equipo se sientan orgullosos del resultado obtenido, estableciendo así una concepción alternativa de la perfección en la gestión de proyectos.