No hace falta tener un máster en psicología clínica para saber que la gente está estresada: estrés laboral, estrés en casa y estrés en general. Es mucho, y tus empleados no son inmunes.
El estrés en el trabajo rara vez se presenta de forma aislada. Casi siempre va acompañado de procrastinación, y ambos suelen combinarse para formar un círculo vicioso en el que el estrés genera procrastinación, que a su vez genera más estrés. Y así sucesivamente.
Sin embargo, es posible interrumpir el ciclo de procrastinación y estrés antes de que comience. La clave reside en una gestión de proyectos eficaz.
La relación entre el estrés, la productividad y la procrastinación
Si alguna vez has experimentado estrés (¿y quién no?), seguramente conoces bien su impacto negativo en la productividad. Los estudios demuestran, por ejemplo, que quienes sufren estrés significativo, independientemente de su origen, experimentan una disminución en su bienestar físico y mental.
Este deterioro del bienestar físico y mental conlleva una pérdida de energía y concentración, ambas esenciales para la productividad laboral. Cuando sientes que no tienes la resistencia ni la claridad mental necesarias para trabajar eficazmente, es probable que pospongas tus tareas lo máximo posible.
Si bien esto puede parecer una solución rápida a corto plazo, a medida que se acercan las fechas límite, el estrés aumenta, lo que incrementa la tentación de procrastinar aún más, hasta que finalmente no queda tiempo. Cuando eso sucede, a menudo solo queda una opción: o no cumplir con la fecha límite o apresurarse para terminar.
La cascada desde el sprint hasta el agotamiento
Si bien apresurarse para terminar una tarea puede ser productivo, esto solo es cierto cuando la prisa por completarla es la excepción y no la regla. Desafortunadamente, cuanto más te estreses, procrastines y te apresures, mayor será la probabilidad de que te agotes por completo. La mente y el cuerpo solo pueden soportar una cantidad limitada de estrés antes de colapsar.
Los empleados deben aprender a priorizar las tareas, gestionar el tiempo de forma eficaz y colaborar productivamente con su equipo. Esto incluye la capacidad de definir y programar las responsabilidades laborales para garantizar un progreso constante y oportuno hacia el objetivo final.
¿Por qué los gerentes de proyecto experimentan estrés?
Sus empleados no solo experimentarán estrés y se enfrentarán a la tentación de postergar el cumplimiento de sus obligaciones del proyecto, sino que los gerentes de proyecto también pueden experimentar tanto estrés como sus subordinados, o incluso más.
La clave para romper este ciclo es muy similar para tu equipo. Como gestor de proyectos, es fundamental aprender a establecer prioridades y crear cronogramas realistas para la entrega del proyecto y el logro de los hitos clave en su ciclo de vida.
Estrategias tangibles de gestión de proyectos para romper el ciclo
Por muy extendido que esté el estrés laboral y por muy difícil que parezca el ciclo de procrastinación y estrés, es posible ponerle fin. Como gestor de proyectos, tu papel en este esfuerzo es fundamental.
Para interrumpir la cascada de problemas, deberá centrarse en definir las tareas, delimitar los hitos clave y establecer plazos razonables para la finalización del proyecto en etapas incrementales.
Además, es fundamental establecer e implementar el flujo de trabajo deseado. Esto también requiere contar con canales de comunicación sólidos. De esta manera, cada miembro del equipo comprenderá claramente sus responsabilidades y plazos para la finalización del proyecto, y sabrá a quién reportar y con qué frecuencia para actualizaciones de estado, preguntas e inquietudes.
Para optimizar el flujo de trabajo, mitigar el estrés y evitar la procrastinación, a menudo es necesario optimizar la tecnología que utiliza tu equipo. Con el software de gestión de proyectos adecuado, la planificación, la actualización del estado, la colaboracióny la comunicación pueden ser muy sencillas.
Esto es especialmente cierto si trabajas con un equipo geográficamente disperso o con una plantilla híbrida o totalmente remota. De hecho, las buenas herramientas de productividad y comunicación son esenciales para la cohesión y la colaboración en grupos diversos.
La conclusión
Es innegable: el estrés laboral es inevitable y depende de la importancia del trabajo, de tus empleados y de la inversión de tu cliente en el proyecto. Esto no significa que el estrés laboral deba desencadenar inevitablemente el ciclo destructivo de procrastinación y estrés. En cambio, como gestor de proyectos, tienes un gran poder para detener este ciclo antes de que comience. La clave está en establecer prioridades, definir las responsabilidades del proyecto y formular hitos y plazos razonables. Además, eliminar el ciclo de estrés y procrastinación también implica utilizar tecnología de vanguardia. El software de gestión de proyectos adecuado puede ayudarte a optimizar tus de planificación, comunicación y supervisión y, en el proceso, transformar el estrés potencialmente destructivo en estrés productivo, tanto para ti como para tu equipo.
- Consulta también: Técnicas de planificación para la gestión de proyectos
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