Die beste Aufgabenverfolgungssoftware im Jahr 2026: 12 Tools im Vergleich

• Für Einzelpersonen und sehr kleine Teams reichen oft einfache Tools wie Todoist und Trello aus.
• Für funktionsübergreifende Teams bieten Asana, ClickUp, monday.comund Wrike flexible Ansichten und eine starke Zusammenarbeit.
• Für PMOs, die viele Projekte gleichzeitig betreuen, ist der entscheidende Faktor, ob der Aufgabenfortschritt in die Projekt- und Portfolioberichterstattung einfließt, ohne dass ihn jemand in einer Tabellenkalkulation neu erstellen muss.

Aufgabenverfolgungssoftware ist ein Tool, das alle Aufgaben eines Teams erfasst, einschließlich Verantwortlicher, Fälligkeitstermin, Status und Aufwand. Führungskräfte erhalten so einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt und können Verzögerungen frühzeitig erkennen, anstatt sie erst im wöchentlichen Statusmeeting zu entdecken.

Was ein Aufgaben-Tracker tatsächlich aufzeichnet

Ein guter Aufgaben-Tracker bietet mehr als nur einen Aufgabennamen und ein Kontrollkästchen. Jede Aufgabe enthält üblicherweise:

• Eigentümer: die Person, die für die Fertigstellung verantwortlich ist.
• Status: nicht begonnen, in Bearbeitung, blockiert oder abgeschlossen.
• Daten: Startdatum, Fälligkeitsdatum und das Datum, an dem es tatsächlich abgeschlossen wurde.
• Aufwand: geschätzte Stunden und tatsächlich erfasste Stunden.
• Abhängigkeiten: Welche Aufgaben müssen abgeschlossen sein, bevor diese Aufgabe beginnen kann?
• Kontext: Kommentare, Dateien und Änderungshistorie.

Zusammengenommen beantworten diese Bereiche die drei Fragen, die sich jeder Manager stellt: Was passiert, wer macht es, und wird es rechtzeitig fertig?

Aufgabenverfolgung vs. Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement

Die drei Begriffe überschneiden sich, und Käufer kaufen oft in der falschen Kategorie ein. Hier ist die einfachste Möglichkeit, sie zu unterscheiden.

In der Praxis vereinen die meisten modernen Tools alle drei Aspekte. Wenn Sie hauptsächlich ein Tool zur Organisation und Zuweisung von Aufgaben suchen, bietet Ihnen unser Leitfaden zu Aufgabenmanagement-Software detailliertere Informationen. Um die Unterschiede zwischen den beiden Kategorien zu verstehen, lesen Sie unseren Vergleich von Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Software. Und falls Sie sich noch mit dem umfassenderen Thema vertraut machen möchten, beginnen Sie mit der Frage: Was ist Projektmanagement-Software?

Aufgabenverfolgung vs. To-Do-Liste

Eine Aufgabenliste erinnert eine einzelne Person daran, was zu tun ist. Ein Aufgaben-Tracker zeigt dem gesamten Team, was von wem erledigt wird und wie weit die Arbeiten fortgeschritten sind. Der Unterschied wird relevant, sobald mehrere Personen von derselben Arbeit abhängen.

Welches Aufgaben-Tracking-Tool am besten zu Ihrem Team passt, hängt von Ihrer aktuellen Situation ab. Die meisten Organisationen durchlaufen vier Phasen. Finden Sie Ihre Phase heraus, und der Rest dieses Leitfadens wird Ihnen verständlicher.

Phase 1: Persönliche Listen

Die Arbeit lebt in Haftnotizen, E-Mail-Markierungen und persönlichen Aufgaben-Apps.

• Man weiß, dass man hier ist, wenn: nur die Person, die die Arbeit ausführt, ihren Status kennt.
• Das Risiko: Aufgaben bleiben liegen, wenn jemand krank oder beschäftigt ist oder das Unternehmen verlässt.
• Geeignete Tools: Todoist, Microsoft To Do, ein Notizbuch.

Phase 2: Gemeinsame Teamboards

Das Team arbeitet mit einem gemeinsamen Board, oft mit Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.

• Man merkt, dass man hier ist, wenn: Jeder die Arbeit des Teams sehen kann, aber niemand erkennen kann, wie sie mit Terminen oder Budgets zusammenhängt.
• Das Risiko: Kanban-Boards werden schnell unübersichtlich, und Statusaktualisierungen hängen davon ab, dass die Nutzer daran denken, Karten zu verschieben. Unser Leitfaden zu Kanban-Taskboards erklärt, wie Sie diese effektiv nutzen können.
• Passende Tools: Trello, Notion, Microsoft Planner.

Phase 3: Projektverfolgung

Aufgaben sind mit Zeitachsen, Abhängigkeiten und protokollierten Stunden verknüpft.

• Sie wissen, dass Sie hier sind, wenn: Sie können zwar feststellen, ob ein Projekt im Zeitplan liegt, der Vergleich mehrerer Projekte aber immer noch eine Tabellenkalkulation erfordert.
• Das Risiko: Jeder Projektmanager berichtet anders, sodass die Führungsebene inkonsistente Zahlen erhält.
• Passende Tools: Asana, ClickUp, monday.com, Wrike, Smartsheet, Jira.

Phase 4: Portfolio-Sichtbarkeit

Der Fortschritt der Aufgaben wird automatisch in die Projektstatus- und Portfolioberichte integriert.

• Sie wissen, dass Sie hier sind, wenn: Ein Direktor ein einziges Dashboard öffnen und sehen kann, welche Projekte gefährdet sind, wohin die Anstrengungen fließen und wie die Kosten im Vergleich zum Plan aussehen.
• Das Risiko: die Wahl eines Tools, das Aufgaben zwar gut bewältigt, diese aber nicht mit Ressourcen, Zeit und Kosten im gesamten Portfolio verknüpfen kann.
• Passende Tools: Celoxis und andere Projektmanagement-Software, die für die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte entwickelt wurde

Schnellnavigation: Beginnen Sie in Phase 1 oder 2 mit den einfacheren Tools in der Vergleichstabelle unten. In Phase 3 oder 4 gehen Sie direkt zum Celoxis-Testbericht und zum Abschnitt über die Aufgabenverfolgung auf Portfolioebene.

Wir haben jedes Tool anhand von sieben Kriterien bewertet, die für Teams und PMOs relevant sind, nicht nur für einzelne Benutzer.

Diese Kriterien basieren auf den wichtigsten Funktionen von Projektmanagement-Software, die bei wachsenden Projekten besonders relevant sind. Eine ausführlichere Checkliste für Ihre eigene Bewertung finden Sie in unseren Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software.

Letzte Aktualisierung: September 2026. Die Preise basieren auf den veröffentlichten Tarifen der jeweiligen Anbieter und dem günstigsten jährlich abgerechneten Tarif, sofern nicht anders angegeben. Da die Anbieter ihre Tarife häufig ändern, überprüfen Sie bitte die aktuellen Preise vor dem Kauf.

Die folgende Tabelle vergleicht alle 12 Aufgabenverwaltungstools hinsichtlich der Funktionen, die eine einfache Aufgabenliste von einem System unterscheiden, über das Führungskräfte berichten können. Die Preise beziehen sich auf den günstigsten Tarif, pro Nutzer und Monat, mit jährlicher Abrechnung.

Der angegebene Preis sagt selten alles aus. Mindestanzahlen an Lizenzen, Zusatzleistungen und der tatsächlich benötigte Tarif für Zeiterfassung oder Portfolioverwaltung können die Kosten verändern. Unser Preisvergleich für Projektmanagement-Software erklärt die wichtigsten Preismodelle und worauf Sie achten sollten.

Jeder Testbericht folgt der gleichen Struktur, sodass Sie die Tools schnell vergleichen können: für wen sie geeignet sind, wo ihre Stärken liegen, wo ihre Schwächen bestehen und wer sie besser meiden sollte.

1. Celoxis

Ideal für: PMOs und Projektleiter, die den Aufgabenfortschritt in ihre Projekt- und Portfolioberichte einfließen lassen müssen.

Celoxis ist eine Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform, bei der die Aufgabenverfolgung die Grundlage bildet, aber nicht das gesamte Produkt ausmacht. Teammitglieder aktualisieren Aufgaben und erfassen Arbeitszeiten, und diese Daten fließen in Projektstatus, Ressourcenansichten und Portfolio-Dashboards ein, ohne dass eine manuelle Zusammenführung erforderlich ist.

Wo es sich abhebt

• Portfolio-Transparenz: Der Aufgabenstatus wird in die Projekt- und Portfolio-Ansichten integriert, sodass die Führungsebene nur eine einzige Version der Wahrheit sieht.
• Zeitaufwand und Kosten im Vergleich zu den einzelnen Aufgaben: Stunden und Kosten werden dort erfasst, wo die Arbeit stattfindet, was Vergleiche zwischen Plan und Ist ermöglicht.
• Reporting und Drill-Down: Manager können von einem Portfolio-Dashboard bis zum Projekt und der Aufgabe hinter einer Zahl navigieren.
• Governance und Arbeitsabläufe: Genehmigungen und Standardprozesse tragen dazu bei, die Nachverfolgung teamübergreifend einheitlich zu gestalten.
• Mehrere Ansichten und Zugriffsmöglichkeiten: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Aufgabenlisten, mit einer mobilen App für Aktualisierungen unterwegs.

Wo es Schwächen aufweist

• Es gibt keinen kostenlosen Tarif. Es gibt eine 14-tägige Testphase, und für kostenpflichtige Tarife sind mindestens 5 Nutzer mit vollem Zugriff erforderlich.
• Es bietet mehr Möglichkeiten als ein kleines Team, das einfache Aufgaben verfolgt, daher benötigen Gelegenheitsnutzer möglicherweise eine kurze Einarbeitungszeit.

Preisgestaltung: Ab 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung. Sowohl Cloud- als auch On-Premises-Bereitstellung sind möglich.

Wählen Sie diese Option, wenn Sie viele Projekte betreuen und Aufgabendaten, Zeitaufwand und Kosten zusammen mit dem Portfolio-Reporting erfassen möchten. Überspringen Sie diese Option, wenn Sie lediglich eine persönliche oder teaminterne Aufgabenliste benötigen.

Vergleichen Sie Celoxis mit anderen Plattformen in unserem PMO-Softwarevergleichoder lesen Sie verifizierte Celoxis-Kundenbewertungen .

Überzeugen Sie sich selbst in Ihren Projekten: Buchen Sie eine 30-minütige Celoxis-Demo. (CTA: Demo)

2. monday.com

Ideal für: Teams, die hochgradig anpassbare, visuelle Arbeitsabläufe wünschen.

monday.com organisiert die Arbeit auf farbenfrohen Boards, die Teams an nahezu jeden Prozess anpassen können. Es ist beliebt bei Marketing-, Betriebs- und funktionsübergreifenden Teams.

Wo es sich abhebt

• Sehr flexible Boards, Spalten und Automatisierungen.
• Viele Ansichten, darunter Kanban, Zeitleiste und Kalender.
• Ein großer Marktplatz für Integrationen.

Wo es Schwächen aufweist

• Für kostenpflichtige Tarife sind mindestens 3 Lizenzen erforderlich, die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten.
• Die Berichterstattung auf Portfolioebene hängt davon ab, wie sorgfältig die Gremien eingerichtet und deren Zusammensetzung und Struktur beibehalten werden.

Preisgestaltung: Kostenlos für bis zu 2 Plätze. Kostenpflichtige Abonnements ab 9 $ pro Platz und Monat, jährliche Abrechnung.

Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Workflows visuell gestalten möchten. Verzichten Sie darauf, wenn Sie standardisierte, portfolioübergreifende Berichte benötigen. Unser von monday und Celoxis erläutert die Unterschiede im Detail.

3. Asana

Ideal für: Bereichsübergreifende Teams, die Prioritäten und Fristen koordinieren.

Asana ist ein übersichtliches und gut gestaltetes Tool für das Aufgabenmanagement. Es unterstützt Teams hervorragend dabei, sich darauf zu einigen, wer was bis wann erledigt.

Wo es sich abhebt

• Klare Aufgabenverantwortung, Fälligkeitstermine und Abhängigkeiten.
• Zeitleisten- und Workflow-Generator im Starter-Tarif.
• Ziele und Portfolios zur Verknüpfung von Arbeit und Zielen im Rahmen des Advanced-Plans.

Wo es Schwächen aufweist

• Für die native Zeiterfassung und Portfolioverwaltung ist der Advanced-Tarif erforderlich.
• Die Kosten- und Budgetverfolgung ist im Vergleich zu Projekt- und Portfoliomanagementplattformen eingeschränkt.

Preisgestaltung: Kostenloser persönlicher Tarif. Starter-Tarif ab 10,99 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.

Wählen Sie diese Option, wenn die teamübergreifende Koordination Ihr Hauptproblem darstellt. Überspringen Sie diese Option, wenn Sie Zeit-, Kosten- und Aufgabendaten an einem zentralen Ort benötigen. Sehen Sie sich Asana-Alternativen , falls dies auf Ihr Team zutrifft.

4. ClickUp

Ideal für: Teams, die viele Ansichten und Funktionen in einem flexiblen Arbeitsbereich benötigen.

ClickUp vereint Aufgaben, Dokumente, Ziele und Dashboards. Nahezu alles ist konfigurierbar, was sowohl seine Stärke als auch seine Herausforderung ist.

Wo es sich abhebt

• Ein großzügiges Gratis-Abo für immer mit unbegrenzter Nutzerzahl.
• Viele Ansichten, darunter Listen-, Board-, Gantt- und Kalenderansicht.
• Integrierte Zeiterfassung in kostenpflichtigen Tarifen.

Wo es Schwächen aufweist

• Die Vielzahl an Optionen kann neue Benutzer überfordern.
• Die KI-Funktionen werden separat von den Basispaketen verkauft.

Preisgestaltung: Kostenloser Tarif (dauerhaft). Unbegrenzte Nutzung ab 7 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.

Wählen Sie es, wenn Sie Flexibilität zu einem günstigen Einstiegspreis wünschen. Überspringen Sie es, wenn Ihr Team eine einfachere, geführte Einrichtung bevorzugt. Vergleichen Sie die ClickUp-Alternativen, bevor Sie sich entscheiden.

5. Smartsheet

Ideal für: Teams, die gerne mit Tabellenkalkulationen arbeiten.

Smartsheet sieht aus wie eine Tabellenkalkulation, bietet aber zusätzlich Gantt-Diagramme, Automatisierungsfunktionen, Formulare und Berichte. Die Einarbeitung ist für Excel-Nutzer unkompliziert.

Wo es sich abhebt

• Eine vertraute Rasteroberfläche.
• Berichte und Dashboards, die Daten aus vielen Tabellenblättern abrufen.
• Kostenlose Viewer ermöglichen es Interessengruppen, sich die Arbeit anzusehen, ohne dafür bezahlen zu müssen.

Wo es Schwächen aufweist

• Für Neuanmeldungen gibt es keinen kostenlosen Tarif; eine 30-tägige Testphase ist verfügbar.
• Für eine detaillierte Zeit- und Ressourcenerfassung sind in der Regel Zusatzmodule erforderlich.

Preisgestaltung: Pro ab 9 US-Dollar pro Mitglied und Monat, Abrechnung jährlich.

Wählen Sie es, wenn Ihr Team in Zeilen und Spalten denkt. Überspringen Sie es, wenn Sie Zeiterfassung und Portfolio-Reporting integriert haben möchten. Sehen Sie sich unsere Liste mit Smartsheet Alternativen.

6. Wrike

Ideal für: Teams, die komplexe Abhängigkeiten über größere Projekte hinweg verwalten.

Wrike bietet strukturierte Arbeitsabläufe, interaktive Gantt-Diagramme und Dashboards; in höheren Tarifen stehen erweiterte Planungsfunktionen zur Verfügung.

Wo es sich abhebt

• Strenges Abhängigkeitsmanagement und Gantt-Diagramme.
• Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Anfrageformulare.
• Ein kostenloser Tarif mit unbegrenzter Nutzerzahl für die grundlegende Aufgabenverfolgung.

Wo es Schwächen aufweist

• Die Sitzplätze werden in Blöcken verkauft, und erweiterte Ressourcen- und Budgetierungsfunktionen sind in individuell bepreisten Stufen verfügbar.
• Die Einrichtung kann bei kleineren Teams Zeit in Anspruch nehmen.

Preisgestaltung: Kostenloser Tarif. Team-Abonnement ab 10 $ pro Nutzer und Monat.

Wählen Sie diese Option, wenn Sie große, voneinander abhängige Projekte verwalten. Überspringen Sie diese Option, wenn Sie transparente Preise für Portfolio-Funktionen wünschen. Unser Leitfaden zu Wrike-Alternativen listet weitere Optionen auf.

7. Jira

Ideal für: Software- und Entwicklungsteams.

Jira ist für die agile Entwicklung konzipiert und basiert im Kern auf Backlogs, Sprints und Problemverfolgung.

Wo es sich abhebt

• Scrum- und Kanban-Boards, die für Entwicklungsarbeiten konzipiert wurden.
• Tiefe Integration mit Entwicklertools.
• Kostenlos für bis zu 10 Nutzer.

Wo es Schwächen aufweist

• Fachterminologie kann Teams ohne technischen Hintergrund ausbremsen.
• Für projektübergreifende Planung und detaillierte Roadmaps ist Premium erforderlich.

Preisgestaltung: Kostenlos für bis zu 10 Nutzer. Standard ab ca. 7,91 $ pro Nutzer und Monat.

Wählen Sie es, wenn Ihr Team Software in Sprints entwickelt. Überspringen Sie es, wenn Sie die Arbeit von Entwicklungs-, Betriebs- und Business-Teams in einer einzigen Ansicht verfolgen müssen. Vergleichen Sie Jira-Alternativen.

8. Microsoft Planner

Ideal für: Organisationen, die bereits Microsoft 365 als Standard nutzen.

Planner vereint nun die Aufgaben- und Projektmanagement-Tools von Microsoft. Die Basisversion von Planner ist in Microsoft 365 enthalten, Premium-Abonnements bieten zusätzlich Zeitachsen und Portfolio-Funktionen.

Wo es sich abhebt

• Funktioniert in Microsoft Teams und Outlook.
• Grundlegende Aufgabenboards ohne zusätzliche Kosten für Microsoft 365-Nutzer.
• Ein vertrautes Umfeld für Unternehmen, die Microsoft als erste Wahl nutzen.

Wo es Schwächen aufweist

• Abhängigkeiten, benutzerdefinierte Felder und Portfolio-Funktionen sind in höherpreisigen Tarifen enthalten.
• Zeiterfassung und Finanzberichterstattung sind ohne zusätzliche Hilfsmittel nur eingeschränkt möglich.

Preisgestaltung: Der Basisplaner ist in Microsoft 365 enthalten. Planner Plan 1 ab 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat.

Wählen Sie es, wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 nutzt und einfache Team-Boards benötigt. Überspringen Sie es, wenn Sie umfangreiche Portfolio-Berichte benötigen. Lesen Sie den Vergleich von Microsoft Planner, Trello und Celoxis, um einen direkten Vergleich zu erhalten.

9. Zoho Projects

Ideal für: Budgetbewusste Teams, die solide Funktionen zu einem niedrigen Preis wünschen.

Zoho Projects umfasst Aufgaben, Gantt-Diagramme, Stundenzettel und Problemverfolgung und lässt sich gut mit anderen Zoho-Apps verbinden.

Wo es sich abhebt

• Niedrige Preise pro Nutzer.
• Integrierte Stundenzettel.
• Ideal geeignet für Teams, die bereits Zoho CRM oder Zoho Books nutzen.

Wo es Schwächen aufweist

• Der kostenlose Tarif ist auf sehr kleine Teams und Projekte beschränkt.
• Funktionen auf Portfolioebene erfordern höhere Stufen.

Preisgestaltung: Kostenloser Tarif für kleine Teams. Premium ab 4 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.

Wählen Sie diese Option, wenn die Kosten Ihr Hauptkriterium sind. Verzichten Sie darauf, wenn Sie mit vielen Projekten und Teams rechnen. Ziehen Sie eine Zoho Projects Alternative zu.

10. Vorstellung

Ideal für: Teams, die Aufgaben und Dokumentation in einem Arbeitsbereich verwalten möchten.

Notion ist ein flexibler Arbeitsbereich für Dokumente, Wikis und Datenbanken. Viele Teams erstellen darin ihre eigenen Aufgabenverwaltungssysteme.

Wo es sich abhebt

• Aufgaben befinden sich neben Spezifikationen, Notizen und Wikis.
• Hochgradig anpassbare Datenbanken und Ansichten.
• Ein nützlicher Gratis-Tarif für Einzelpersonen.

Wo es Schwächen aufweist

• Keine integrierte Zeiterfassung oder Ressourcenverwaltung.
• Manuell gefertigte Tracker können sich mit zunehmender Teamgröße verändern.

Preisgestaltung: Kostenloser Tarif. Zusätzlich ab 10 $ pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung.

Wählen Sie diese Option, wenn Ihr Team Dokumentation genauso wichtig nimmt wie die Aufgabenverfolgung. Überspringen Sie diese Option, wenn Sie für viele Projekte einheitliche Berichte benötigen.

11. Trello

Ideal für: Kleine Teams, die ein einfaches, visuelles Kanban-Tracking wünschen.

Trello war Vorreiter beim Karten- und Tafel-Ansatz. Es ist schnell zu erlernen und angenehm in der Anwendung.

Wo es sich abhebt

• Sehr einfach zu erlernen; die meisten Leute benötigen keine Schulung.
• In jedem Tarif ist eine Butler-Automatisierung integriert.
• Ein nützlicher Gratis-Tarif für bis zu 10 Mitarbeiter.

Wo es Schwächen aufweist

• Für die Ansichten „Zeitleiste“, „Kalender“ und „Tabelle“ ist die Premium-Version erforderlich.
• Zeiterfassung und Berichtserstellung hängen von Power-Ups ab.

Preisgestaltung: Kostenloser Tarif. Standardtarif ab 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.

Wähle es, wenn du ein einfaches Board brauchst, und zwar schnell. Überspringe es, wenn du Abhängigkeiten, Zeiterfassung oder projektübergreifende Berichte benötigst. Siehe Trello-Alternativen.

12. Todoist

Ideal für: Einzelpersonen und sehr kleine Teams, die alltägliche Aufgaben bewältigen.

Todoist ist eine schnelle und zielgerichtete Aufgaben-App. Sie zählt zu den besten Tools für die persönliche Aufgabenverwaltung.

Wo es sich abhebt

• Schnelle Aufgabenerfassung mit natürlicher Sprache.
• Wiederkehrende Aufgaben und Erinnerungen.
• Saubere Apps auf jeder Plattform.

Wo es Schwächen aufweist

• Keine Zeiterfassung, keine Gantt-Diagramme, keine Ressourcenplanung.
• Nicht für die Projekt- oder Portfolioberichterstattung konzipiert.

Preise: Kostenloser Einsteigerplan. Pro ab 5 $ pro Monat und Business ab 8 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.

Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihre eigene Arbeitszeit erfassen. Überspringen Sie sie, wenn andere auf Ihre Aktualisierungen für Projektberichte angewiesen sind. Für Einzelpersonen bietet unsere Übersicht über Zeitmanagement-Tools weitere Optionen.

Die besten Tools für die Echtzeit-Aufgabenverfolgung und -berichterstattung aktualisieren den Status während der Bearbeitung, verknüpfen die erfasste Zeit mit jeder Aufgabe und speisen Dashboards automatisch. Für einzelne Teams eignen sich ClickUp, monday.com, Asana und Wrike gut. Organisationen mit vielen Projekten nutzen Plattformen wie Celoxis, die den Aufgabenfortschritt ohne manuelle Zusammenführung in die Projekt- und Portfolioberichte integrieren.

Was „Echtzeit“ eigentlich bedeuten sollte

Viele Tools werben mit Echtzeit-Tracking. In der Praxis ist ein Statusbericht jedoch nur so aktuell wie die letzte manuelle Aktualisierung. Echte Echtzeit-Aufgabenüberwachung bedeutet:

• Der Status ändert sich, sobald jemand eine Aufgabe aktualisiert oder Arbeitszeit erfasst.
• Die Dashboards werden anhand von Live-Aufgabendaten geladen, nicht anhand einer Kopie, die jemand am Freitag exportiert hat.
• Die Führungskräfte sehen Fortschritte, ohne in einer Besprechung danach fragen zu müssen.

Die 4 Signale, die einen Ausrutscher vorhersagen

Ein guter Aufgabenfortschritts-Tracker zeigt diese Warnsignale an, bevor eine Frist versäumt wird:

1. Überfällige Aufgaben: Arbeiten, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist und die niemand neu geplant hat.
2. Blockierte Abhängigkeiten: Aufgaben, die auf noch nicht begonnene Arbeit warten.
3. Aufwandsüberschätzung: Aufgaben beanspruchen mehr Stunden als geplant. Das Verständnis von Dauer und Aufwand hilft Teams, dieses Signal richtig zu deuten.
4. Leerlaufaufgaben: Aufgaben, die als in Bearbeitung markiert sind und seit Tagen keine Aktualisierungen aufweisen.

Diese Signale gewinnen deutlich an Aussagekraft, wenn sie projektübergreifend betrachtet werden. Für eine Portfolio-Ansicht siehe die Kennzahlen, die PMOs in Projektmanagement-Software erfassen.

Welche Werkzeuge auf dieser Liste eignen sich dafür gut?

• Portfolioebene: Celoxis, wobei Aufgaben-, Zeit- und Kostendaten in Portfolio-Dashboards einfließen.
• Team- und Projektebene: Wrike, ClickUp, monday.com, Asana und Smartsheet, mit Live-Dashboards in den kostenpflichtigen Tarifen.
• Entwicklungsteams: Jira, mit Sprint- und Board-Reporting.
• Für Einzelpersonen oder kleine Teams: Trello und Todoist, wo der Status sichtbar ist, die Berichtsfunktion aber eher einfach gehalten ist.

Tabellenkalkulationen sind zwar kostenlos, aber die Arbeitsverfolgung über viele Projekte hinweg kostet jede Woche Zeit. Dieser Kostenaufwand wird leicht übersehen, da er auf viele Personen verteilt wird.

Wohin die Stunden verschwinden

• Ständig hinterherjagen: Nachrichten und Besprechungen nur, um zu erfahren, was sich geändert hat.
• Versionen zusammenführen: Abgleich von Kopien, die von verschiedenen Personen bearbeitet wurden.
• Berichte neu erstellen: Zahlen aus Projektblättern in eine Managementzusammenfassung kopieren.
• Fehlerbehebung: fehlerhafte Formeln, veraltete Zeilen und doppelte Aufgaben.

Ermitteln Sie Ihre eigenen Kosten

Verwenden Sie diese einfache Formel mit Ihren eigenen Zahlen:

Jährliche Kosten = Anzahl der Personen, die Tracker aktualisieren oder zusammenstellen × wöchentlicher Zeitaufwand jeder Person × Stundensatz × 52

Beispiel: 8 Projektmanager × 3 Stunden pro Woche × 60 $ pro Stunde × 52 Wochen = 74.880 $ pro Jahr für die Aktualisierung der Projektübersichten. Ihre Zahlen werden abweichen, und genau darum geht es: Berechnen Sie sie mit den Daten Ihres Teams.

Anzeichen dafür, dass Ihr Team seinem aktuellen Tracker entwachsen ist

• Die Erstellung von Statusberichten dauert mehr als eine Stunde.
• Verschiedene Projektmanager berichten unterschiedlich über dasselbe Projekt.
• Ohne Nachfrage kann niemand genau sagen, wie viele Stunden in ein Projekt geflossen sind.
• Die Führungsebene erfährt von Verzögerungen in Besprechungen, nicht von einem Dashboard.
• Die Master-Tabelle enthält mehr als eine „finale“ Version.
• Das Hinzufügen eines neuen Projekts bedeutet, einen alten Tracker zu kopieren und zu reparieren.

Wenn drei oder mehr dieser Punkte zutreffen, ist es Zeit, die verschiedenen Optionen zu vergleichen. Unser Vergleich eines Projektmanagement-Tools mit Excel zeigt, wo welches Tool seine Stärken hat, und unsere Anleitung zum Umstieg von Tabellenkalkulationen auf Projektmanagement-Software führt Sie Schritt für Schritt durch den Wechsel.

Falls Ihnen Ihre Zahl unangenehm ist, erfahren Sie im nächsten Abschnitt, wie PMOs die manuelle Aggregation abschaffen.

Auf Portfolioebene ist die Aufgabenverfolgung nicht länger nur eine Liste, sondern bildet die Grundlage für Führungsentscheidungen. So sieht ein Montagmorgen aus, wenn Aufgabenaktualisierungen direkt in die Berichterstattung einfließen.

9:00 Uhr: Ein Teammitglied aktualisiert eine Aufgabe

Eine Entwicklerin markiert eine Aufgabe als erledigt und erfasst die dafür benötigten vier Stunden auf ihrem Smartphone. Keine E-Mail, keine Tabellenkalkulation, kein Statusmeeting.

9:05 Uhr: Die Projektansicht spiegelt dies wider

Der Projektzeitplan und der Projektstatus werden automatisch aktualisiert. Der Projektmanager sieht, dass der Meilenstein nun im Zeitplan liegt und der tatsächliche Aufwand die Schätzung leicht überstiegen hat.

9:10 Uhr: Das PMO-Dashboard zeigt den Portfoliozustand an

Der PMO-Leiter öffnet ein Dashboard. Es zeigt an, welche Projekte im Zeitplan liegen, gefährdet oder verspätet sind. Von der Portfolioübersicht aus kann man bis zu den einzelnen Aufgaben hinter einem roten Status navigieren. Dieses Dashboard wurde nicht manuell erstellt. Beispiele für die Gestaltung dieser Ansichten finden Sie in den Celoxis-Dashboard-Beispielenoder in dem Artikel darüber, wie BI-Dashboards im Projektmanagement Projektdaten in Entscheidungen umwandeln.

Welche Antwort kann die Führung nun geben?

• Welche Projekte sind gefährdet und welche Aufgaben verursachen das Risiko?
• Wohin fließt der Aufwand? Denn die Zeit wird den einzelnen Aufgaben zugeordnet, anstatt in einem separaten Zeiterfassungstool .
• Wie sich die Kosten im Vergleich zum Plan verhalten, da Stunden und Ausgaben mit Projekten verknüpft sind.
• Ob die Mitarbeiter überlastet sind, indem sie dieselben Aufgabendaten verwenden, die auch die Ressourcenplanungssoftware.

Hier liegt die Lücke zwischen einem einfachen Aufgaben-Tracker und einer umfassenden Plattform für Portfolio-Transparenz. Wenn Sie diese Kategorie evaluieren, erklärt Ihnen unsere Übersicht über Portfolio-Management-Tools, worauf Sie achten sollten.

„Ob es um die Verwaltung von Projektportfolios, die Planung von Ressourcen und Aufgaben oder die Erstellung wöchentlicher Berichte geht – Celoxis ist für uns zur Standardlösung geworden.“

Abir Sandra Habbal, Senior IT Manager, McDonald’s

Bei der Wahl des richtigen Team-Task-Trackers kommt es weniger auf die Funktionen an, sondern vielmehr darauf, wie viele Personen und Projekte eine gemeinsame Sicht auf die Arbeit benötigen.

Wenn Genehmigungen und Übergaben die Arbeitsprozesse verlangsamen, reicht ein einfaches Tracking-Tool möglicherweise nicht aus. Workflow-Management-Software strukturiert diese Schritte.

Eine Demo ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Fragen stellen, die aufzeigen, wie sich ein Tool in Ihrer realen Arbeitsumgebung verhält. Bringen Sie diese Fragen zu jedem Gespräch mit dem Anbieter mit.

1. Lässt sich der Aufgabenfortschritt ohne manuelle Eingriffe in die Projekt- und Portfolioansichten einfließen?
2. Wie wird die Arbeitszeit für die einzelnen Aufgaben erfasst und fließen diese Daten in die Kostenberichterstattung ein?
3. Kann die Führungsebene von einem Portfolio-Dashboard bis hin zu einer einzelnen Aufgabe navigieren?
4. Wie funktionieren Abhängigkeiten projektübergreifend, nicht nur innerhalb eines einzelnen Projekts?
5. Welche Funktionen erfordern einen höheren Tarif oder ein kostenpflichtiges Zusatzpaket?
6. Was beinhaltet die Migration von unseren Tabellenkalkulationen oder unserem aktuellen Tool?
7. Wie werden Berechtigungen für Kunden, Auftragnehmer und Führungskräfte gehandhabt?
8. Können wir Statusmeldungen und Arbeitsabläufe teamübergreifend standardisieren?
9. Wie lange dauert die Einführung in einem Team unserer Größe üblicherweise?
10. Wie sieht die Unterstützung nach der Vertragsunterzeichnung aus?

Frage 5 ist wichtiger als es zunächst scheint. Viele Teams entdecken Zusatzkosten und Lizenzgebühren erst nach Vertragsunterzeichnung. Informieren Sie sich daher vor den Verhandlungen über die versteckten Kosten von Projektmanagement-Software . Eine ausführlichere Übersicht über die Inhalte der Präsentation finden Sie in unserem Leitfaden zur Demo von Projektmanagement-Softwareund in unserem Einkaufsleitfaden für Projektmanagement-Software.

Selbst die beste Aufgabenverwaltungssoftware versagt, wenn die Nutzer aufhören, sie zu aktualisieren. Ein schrittweiser Rollout über 90 Tage sorgt für einen überschaubaren Wandel.

Tag 1 bis 30: Beginnen Sie mit einem Pilotteam

• Wählen Sie ein Team mit einem realen Projekt und einem engagierten Teamleiter.
• Verwenden Sie nur die Kernfelder: Eigentümer, Status, Fälligkeitsdatum.
• Führen Sie einmal wöchentlich ein kurzes Check-in durch, um Reibungspunkte schnell zu beseitigen.

Tag 31 bis 60: Zeiterfassung und Statusrhythmus hinzufügen

• Bitten Sie das Pilotenteam, die für die einzelnen Aufgaben benötigte Zeit zu protokollieren.
• Einigung auf allgemein gültige Statusdefinitionen.
• Ersetzen Sie einen manuellen Bericht durch ein Live-Dashboard.

Die Einführung der Zeiterfassung ist oft der Knackpunkt. Erklären Sie daher vor der Aktivierung, warum sie wichtig ist. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr Team für die Zeiterfassung zu gewinnen

Tage 61 bis 90: Skalierung und Außerdienststellung der Tabellenkalkulation

• Die Vorlagen des Pilotprojekts werden auf die nächsten Teams übertragen.
• Aktivieren Sie die Projekt- und Portfolioberichterstattung.
• Legen Sie ein Datum für die Archivierung der alten Tabelle fest und halten Sie sich daran.

Für eine detailliertere Planung lesen Sie unseren Leitfaden zur Implementierung von Projektmanagement-Software. PMOs, die die Nachverfolgung abteilungsübergreifend standardisieren, finden dort außerdem nützliche Hinweise zu Best Practices im PMO-Bereich.

Die richtige Aufgabenverwaltungssoftware hängt von Ihrer Projektphase ab. Einzelpersonen und kleine Teams kommen gut mit einfachen Tools wie Todoist, Trello oder einem kostenlosen ClickUp-Tarif zurecht. Bereichsübergreifende Teams profitieren mehr von Asana, monday.com, Wrike oder Smartsheet.

Sobald man viele Projekte gleichzeitig betreut, ändert sich die Frage. Es geht nicht mehr darum, ob man eine Aufgabe nachverfolgen kann, sondern ob jede Aktualisierung die Entscheidungsträger im Portfolio erreicht, ohne dass sie manuell neu erstellt werden muss. Genau hier spielt eine Plattform wie Celoxis ihre Stärken aus.