Die digitale Revolution hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert. Daran besteht kein Zweifel. Projektmanagement beispielsweise besteht nicht mehr aus Whiteboards und Ablaufdiagrammen. Fast alles findet online statt.
Doch eine noch weitaus bedeutendere Veränderung in der heutigen vernetzten Welt ist, dass Ihr Projektteam nicht mehr am selben Ort sitzen muss. Remote-Arbeit wird immer mehr zur Norm, und die Gig-Economy führt dazu, dass mittlerweile mehr als jeder dritte Arbeitnehmer freiberuflich tätig ist. Dadurch ist es wahrscheinlicher denn je, dass Ihr Team aus unabhängigen Auftragnehmern besteht. Tatsächlich nutzen 66 % der größeren Unternehmen Freelancer, um Einstellungs- und Lohnkosten zu senken, und rund 58 % der mittelständischen Unternehmen haben Schwierigkeiten, die benötigten Fachkräfte zu finden und wenden sich daher an Freelancer.
Aufgrund dieser tiefgreifenden Veränderungen müssen Sie Ihre Führungsmethoden anpassen. Sie können nicht einfach Ihre gewohnten Abläufe digital umsetzen. Das funktioniert nicht. Deshalb gibt es einen richtigen und einen falschen Weg, ein Remote-Team zu führen.
Der falsche Weg
Hier sind einige Dinge, die Sie vermeiden sollten, um sicherzustellen, dass Ihr Remote-Team reibungslos funktioniert.
Wir erwarten sofortige Reaktionen
Remote-Mitarbeiter gestalten ihre Arbeitszeiten in der Regel selbst. Nachteulen arbeiten vielleicht bis spät in die Nacht, während andere von Montag bis Mittwoch lange arbeiten und sich dann Donnerstag und Freitag freinehmen. Das ist verständlich, denn es ist ein wesentlicher Bestandteil der Remote-Arbeit. Man muss sich aber anpassen.
Jemandem eine E-Mail zu schicken und eine sofortige Antwort zu erwarten, ist nicht immer zielführend und kann bei dringenden Angelegenheiten sogar Probleme verursachen. Versuchen Sie stattdessen herauszufinden, wann Sie die Person erreichen können, und nutzen Sie diese Zeit optimal, um eventuelle Probleme zu klären.
Dies ist einer der weniger idealen Aspekte der Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitern, aber eine kleine Anpassung Ihrer Strategie wird Ihnen helfen, das Beste aus diesen Beziehungen herauszuholen.
Offene Zeiterfassung
Mitarbeiter möchten bezahlt werden, und Sie möchten nicht für ungenutzte Arbeitszeiten zahlen. Daher sollten Sie, sofern Sie nicht pro Aufgabe bezahlen, unbedingt eine präzise Zeiterfassungssoftware.
Sich darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten manuell erfassen oder dies alles am Ende der Woche erledigen, ist riskant, insbesondere wenn die Beziehung zu dieser Person ausschließlich über Telefon oder Bildschirm besteht. Erwägen Sie den Einsatz einer umfassenden Projektmanagement-Software wie Celoxis. Diese ermöglicht es Remote-Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit zu erfassen und integriert Workflow, Zeitpläne, Zeiterfassung und Berichtswesen in einem einzigen, benutzerfreundlichen Programm.
Mikromanagement
Managementtaktiken, die im Büroalltag üblich sind, werden im Homeoffice möglicherweise anders wahrgenommen. Im Büro beispielsweise kann man bei Fragen oder Statusaktualisierungen einfach zum Schreibtisch eines Kollegen gehen und ihn ansprechen.
Das digitale Äquivalent dazu wäre jedoch, ständig jemandem eine Nachricht zu schicken, sobald einem etwas einfällt. Viele Remote-Mitarbeiter würden das als Mikromanagement auffassen. Remote-Mitarbeiter schätzen ihre Flexibilität, und wenn man diese einschränkt, gibt es Ärger.
Es empfiehlt sich, feste Termine für Treffen und Projektbesprechungen zu vereinbaren oder ein Dokument bzw. einen Kommunikationskanal dafür einzurichten. So können Sie weiterhin nachfragen, was wichtig ist, aber auf eine weniger aufdringliche Art und Weise, was die Zusammenarbeit erleichtert und die Produktivität steigert.
Der richtige Weg
Hier sind einige Dinge, die Sie tun sollten, um ein Remote-Projektteam effektiv zu führen.
Verträge erhalten
Bei der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern oder Freiberuflern ist es wichtig, die Beziehung so professionell wie möglich zu gestalten. Dies trägt dazu bei, das Engagement Ihrer externen Mitarbeiter zu erhöhen und hilft Ihnen, alle Abläufe, wie beispielsweise die Lohnabrechnung, reibungslos zu gestalten.
Daher ist es ratsam, vor Projektbeginn offizielle Verträge mit Remote-Mitarbeitern abzuschließen. In diesen Verträgen sollten die Erwartungen an die Remote-Mitarbeiter klar definiert sein, z. B. die erwartete Arbeitszeit, die einzuhaltenden Fristen und die erforderliche Verfügbarkeit. Dies trägt zu einem planbareren Arbeitsablauf und somit zu einem reibungsloseren Projektmanagement bei.
Anbieter wie RemotePeople bieten einen Auftragnehmer-Service an, der Sie bei diesen Fragen unterstützt und Ihnen hilft, solide Verträge zu erstellen, die eine bessere Zusammenarbeit mit Ihrem Remote-Team ermöglichen. Auch eine professionelle Arbeitgeberorganisation kann Ihnen dabei helfen, diese Fragen zu klären und solide Verträge zu erstellen, die eine bessere Zusammenarbeit mit Ihrem Remote-Team ermöglichen.
Proaktiv kommunizieren
Trotz aller uns zur Verfügung stehenden Technologien stellt die Kommunikation zwischen verteilten Teams oft eine Herausforderung dar, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Personen in verschiedenen Zeitzonen.
Um zu vermeiden, dass dies zu einem größeren Problem wird, ist proaktive Kommunikation unerlässlich. Das bedeutet, von Anfang an klar zu definieren, was Sie von Ihrem Remote-Team erwarten. Stellen Sie ihnen alle benötigten Ressourcen zur Verfügung oder teilen Sie ihnen mit, wo sie diese finden. Geben Sie außerdem einen zweiten Ansprechpartner an, damit Ihre Teammitglieder Hilfe erhalten können, falls Sie nicht erreichbar sind.
Dies unterscheidet sich deutlich von der Führung von Teams im Büro. Befinden sich die Mitarbeiter im selben Gebäude, können Sie offenere Anweisungen geben, da jeder nur wenige Schritte gehen muss, um eine Frage zu stellen. Bei Remote-Teams ist dies jedoch nicht möglich. Daher müssen Sie sich anpassen und proaktiv handeln, um dieses Problem zu vermeiden.
Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge
Wir verfügen über zahlreiche Technologien, die uns helfen können, unsere Arbeit besser zu machen. Letztendlich definiert uns aber die Art und Weise, wie wir diese Technologien einsetzen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle richtigen Tools für die Zusammenarbeit mit Remote-Teams verwenden.
Verlassen Sie sich beispielsweise nicht ausschließlich auf E-Mails als Kommunikationsmittel. Man erhält unzählige E-Mails, E-Mail-Verläufe sind lang und unübersichtlich, und die meisten Smartphones geben bei E-Mail-Benachrichtigungen denselben Ton von sich wie bei Instagram-Benachrichtigungen. Nutzen Sie stattdessen Tools wie Slack, um einen zentralen Ort für die Kommunikation mit anderen zu schaffen.
Andere Produktivitätstools wie Trello und Asana helfen Ihnen, Aufgaben zu organisieren und sie verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen. Sie können außerdem Fristen festlegen, Ressourcen hochladen und Kommentare schreiben, sodass alle ganz einfach auf dem gleichen Stand sind. Videokonferenzsoftware wie Zoom oder Podio & Cloudtalk ist ebenfalls sehr nützlich, da sie es Ihnen erleichtert, sich mit Ihrem Team zu treffen und wichtige Probleme zu besprechen.
Wenn Sie Teil eines Projektteams sind, hilft Ihnen die Verwendung einer professionellen Projektmanagement-Software wie Celoxis, Clarizen, Asana, Trellousw. dabei, den Überblick zu behalten, die Projektkommunikation zu organisieren und einen reibungslosen und effizienten Projektablauf zu gewährleisten. Sie ermöglicht Ihnen außerdem die Planung und Nachverfolgung aller Projektaspekte, einschließlich Ressourcenzuweisung und Budget.
Holen Sie das Beste aus Ihren Remote-Teams heraus
Remote Teams bieten Projektmanagern spannende Möglichkeiten. Sie können auf einen globalen Talentpool zugreifen und Mitarbeitern sowie Auftragnehmern attraktive Vorteile bieten. Studien zeigen zudem, dass Remote-Mitarbeiter engagierter und somit produktiver sind als Mitarbeiter im Büro. Um einige der oben genannten Strategien umzusetzen und Ihre Remote-Teams optimal zu nutzen, sollten Sie Folgendes beachten:
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