La revolución digital ha transformado nuestra forma de trabajar. No cabe duda. Por ejemplo, la gestión de proyectos ya no se basa en pizarras blancas ni diagramas de flujo. Casi todo se realiza en línea.
Pero un cambio aún más significativo en el mundo interconectado actual es que tu equipo de proyecto ya no necesita estar en el mismo lugar. El trabajo remoto se está convirtiendo rápidamente en la norma, y la economía colaborativa implica que actualmente más de uno de cada tres trabajadores son autónomos, lo que hace que sea más probable que nunca que tu equipo esté formado por contratistas independientes. De hecho, el 66 % de las grandes empresas utilizan autónomos para reducir los costes de contratación y mano de obra, y alrededor del 58 % de las empresas medianas tienen dificultades para encontrar a los trabajadores cualificados que necesitan, por lo que recurren a autónomos.
Debido a estos grandes cambios, es necesario modificar la forma de gestionar. No basta con seguir haciendo lo mismo de siempre, pero de forma digital. Simplemente no funcionará. Por eso, existen maneras correctas e incorrectas de gestionar un equipo remoto.
El camino equivocado
Aquí tienes algunas cosas que debes evitar para asegurarte de que tu equipo remoto funcione sin problemas.
Se esperan respuestas inmediatas
Los teletrabajadores suelen organizar sus propios horarios. Los noctámbulos pueden trabajar hasta altas horas de la noche, mientras que otros trabajan largas jornadas de lunes a miércoles y luego descansan el jueves y el viernes. No se les puede culpar por ello, ya que es una característica fundamental del teletrabajo. Pero es necesario adaptarse.
Enviar un correo electrónico y esperar una respuesta inmediata puede no funcionar, y si el asunto es urgente, podría generar problemas. En cambio, intenta averiguar cuándo puedes contactar con esa persona y aprovecha al máximo ese tiempo para resolver cualquier problema.
Este es uno de los aspectos menos ideales de trabajar con trabajadores remotos, pero un pequeño ajuste en tu estrategia te ayudará a sacar el máximo provecho de estas relaciones.
Seguimiento de tiempo sin fecha límite
La gente quiere cobrar, y usted no quiere pagar por tiempo que no trabaja. Por lo tanto, a menos que pague por tarea, asegúrese de usar un software preciso para el seguimiento del tiempo.
Depender de que las personas registren sus horas o hacerlo todo al final de la semana es arriesgado, especialmente cuando la relación con esa persona se limita al teléfono o a través de la pantalla del ordenador. Considere usar un software de gestión de proyectos integral como Celoxis , que permite a los trabajadores remotos registrar su tiempo e integra el flujo de trabajo, los plazos, el control horario y los informes en un único fácil de usar .
Microgestión
Las tácticas de gestión que parecen normales en un entorno de oficina pueden no percibirse de la misma manera en un entorno de trabajo remoto. Por ejemplo, en la oficina, si tienes alguna pregunta o simplemente quieres saber el estado de algo, solo tienes que acercarte al escritorio de alguien y hablar con esa persona.
Sin embargo, el equivalente digital sería enviar un mensaje a alguien cada vez que se te ocurra algo. Muchos trabajadores remotos lo interpretarán como una microgestión. Como ya se mencionó, los trabajadores remotos valoran su flexibilidad, y si se vulnera, surgirán problemas.
Es mejor establecer horarios fijos para reunirse y hablar sobre el proyecto, o quizás habilitar un documento o canal específico para este tipo de comunicaciones. De esta manera, podrás seguir preguntando a la gente qué es importante, pero de forma más indirecta, lo que contribuirá a que la relación sea más fluida y productiva.
El camino correcto
Aquí tienes algunas cosas que deberías hacer para gestionar eficazmente un equipo de proyecto remoto.
Obtener contratos
Al trabajar con contratistas o autónomos, es importante que la relación sea lo más profesional posible. Esto ayuda a aumentar el compromiso de los trabajadores remotos y también facilita el control de aspectos como la nómina.
Por lo tanto, es recomendable formalizar contratos con los trabajadores remotos antes de comenzar el proyecto. En estos documentos, se deben especificar las expectativas, como la cantidad de horas que deben trabajar, los plazos de entrega y su disponibilidad. Esto contribuye a que el flujo de trabajo sea más predecible, lo que facilita la gestión del proyecto.
Un proveedor como RemotePeople ofrece un servicio de contratista registrado que puede ayudarle a resolver estos problemas y a elaborar contratos sólidos que permitan una mejor relación laboral entre usted y su equipo remoto. Una organización profesional de gestión de personal puede ayudarle a resolver estos problemas y a elaborar contratos sólidos que permitan una mejor relación laboral entre usted y su equipo remoto.
Comunícate de forma proactiva
A pesar de toda la tecnología que tenemos a nuestro alcance, la comunicación entre equipos remotos suele ser un desafío, especialmente cuando se trabaja con personas ubicadas en diferentes zonas horarias.
La forma de evitar que esto se convierta en un problema grave es ser un comunicador proactivo. Esto significa definir con precisión, desde el principio, lo que esperas de tu equipo remoto. Proporciónales todos los recursos que puedan necesitar para realizar su trabajo o indícales dónde encontrarlos. Además, facilita un contacto secundario para que puedan obtener ayuda si no estás disponible.
Esto difiere significativamente de cómo se gestionan los equipos presenciales. Cuando las personas están en la misma oficina, se puede ofrecer una orientación más flexible, ya que basta con que den unos pasos para hacer una pregunta. Sin embargo, con los equipos remotos, esto no es posible, por lo que es necesario adaptarse y ser proactivo para evitar problemas.
Utilice las herramientas adecuadas
Contamos con mucha tecnología que puede ayudarnos a mejorar nuestro trabajo. Pero, en definitiva, lo que nos define es cómo la utilizamos. Asegúrate de emplear las herramientas adecuadas para trabajar con equipos remotos.
Por ejemplo, no dependas del correo electrónico como herramienta de comunicación. La gente recibe demasiados correos, las conversaciones son largas y confusas, y la mayoría de nuestros teléfonos emiten el mismo sonido al recibir una notificación de correo electrónico que al recibir una alerta de Instagram. Así que, en su lugar, usa herramientas como Slack para tener un espacio dedicado a comunicarte con los demás.
Otras herramientas de productividad, como Trello y Asana, te ayudan a organizar tareas y asignarlas a los distintos miembros del equipo. También puedes establecer plazos, subir recursos y escribir comentarios, lo que facilita que todos estén al tanto de las novedades. El software de videoconferencia, como Zoom o Podio & Cloudtalk, también resulta muy útil, ya que te permite conectarte fácilmente con tu equipo y abordar los problemas más importantes a los que se enfrentan.
Si formas parte de un equipo de proyecto, usar el mejor software de gestión de proyectos, como Celoxis, Clarizen, Asana, Trello, etc., te ayudará a mantener el rumbo, organizar la comunicación del proyecto y garantizar que se desarrolle de manera fluida y eficiente. También te permitirá planificar y hacer un seguimiento de todos los aspectos del proyecto, incluyendo la asignación de recursos y el presupuesto.
Sácale el máximo partido a tus equipos remotos
Los equipos remotos representan una oportunidad apasionante para los gerentes de proyecto. Pueden acceder a un grupo de talentos global y ofrecer beneficios atractivos tanto a empleados como a contratistas. Además, algunos estudios indican que los trabajadores remotos están más comprometidos y, por lo tanto, son más productivos que los empleados que trabajan en la oficina. Para implementar algunas de las estrategias mencionadas anteriormente y sacar el máximo provecho de sus equipos remotos.
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