La révolution numérique a profondément transformé notre façon de travailler. C'est indéniable. Par exemple, la gestion de projet ne se résume plus aux tableaux blancs et aux organigrammes. Presque tout se fait désormais en ligne.
Mais un changement encore plus marquant dans le monde connecté d'aujourd'hui est que votre équipe projet n'a plus besoin d'être au même endroit. Le télétravail se généralise rapidement et l'économie des petits boulots fait qu'actuellement, plus d'un travailleur sur trois est indépendant, ce qui augmente considérablement la probabilité que votre équipe soit composée de travailleurs indépendants. En effet, 66 % des grandes entreprises font appel à des freelances pour réduire leurs coûts de recrutement et de main-d'œuvre, et environ 58 % des PME peinent à trouver les profils qualifiés dont elles ont besoin et se tournent donc vers les freelances.
Face à ces changements majeurs, votre style de management doit évoluer. Transposer vos méthodes habituelles en version numérique ne suffira pas. C'est pourquoi il existe une bonne et une mauvaise façon de gérer une équipe à distance.
La mauvaise voie
Voici quelques erreurs à éviter pour garantir le bon fonctionnement de votre équipe à distance.
Réponses immédiates attendues
Les télétravailleurs ont tendance à gérer leur propre emploi du temps. Les couche-tard peuvent travailler tard le soir, tandis que d'autres peuvent travailler de longues heures du lundi au mercredi et se reposer le jeudi et le vendredi. On ne peut pas leur en vouloir, car c'est un aspect fondamental du télétravail. Mais il faut savoir s'adapter.
Envoyer un courriel en espérant une réponse immédiate peut s'avérer inefficace, et en cas d'urgence, cela pourrait poser problème. Il est donc préférable de déterminer quand vous pourrez joindre cette personne et de profiter de ce moment pour régler tout problème éventuel.
C’est l’un des aspects moins idéaux du travail avec des télétravailleurs, mais un léger ajustement de votre stratégie vous permettra de tirer le meilleur parti de ces relations.
Suivi du temps à durée indéterminée
Les employés veulent être payés, et vous ne voulez pas les rémunérer pour du temps non travaillé. Par conséquent, à moins de les payer à la tâche, assurez-vous d'utiliser un logiciel de suivi du temps.
Compter sur les autres pour saisir leurs heures, ou tout faire en fin de semaine, est risqué, surtout si votre relation avec cette personne se limite au téléphone ou à un écran d'ordinateur. Pensez à utiliser un logiciel de gestion de projet tout-en-un comme Celoxis, qui permet aux télétravailleurs de suivre leur temps et intègre flux de travail, échéanciers, suivi du temps et rapports dans un seul logiciel intuitif .
Microgestion
Les pratiques de gestion qui paraissent normales au bureau peuvent être perçues différemment en télétravail. Par exemple, au bureau, si vous avez une question ou si vous souhaitez simplement connaître l'avancement d'un projet, il vous suffit d'aller voir votre collègue à son bureau.
Cependant, l'équivalent numérique de cela consisterait à envoyer un message à quelqu'un à chaque fois qu'une idée vous traverse l'esprit. Or, de nombreux télétravailleurs interpréteront cela comme du micromanagement. Encore une fois, les télétravailleurs tiennent à leur flexibilité, et toute atteinte à celle-ci risque de poser problème.
Il est préférable de fixer des moments précis pour se réunir et discuter du projet, ou encore de créer un document ou un canal de communication dédié. Ainsi, vous pourrez toujours interroger les personnes concernées sur leurs points importants, mais de manière plus détendue, ce qui favorisera une relation plus fluide et plus productive.
La bonne voie
Voici quelques mesures à prendre pour gérer efficacement une équipe de projet à distance.
Obtenir des contrats
Lorsque vous travaillez avec des contractuels ou des indépendants, il est important d'entretenir une relation aussi professionnelle que possible. Cela permet de renforcer leur engagement et de faciliter le bon déroulement des opérations, notamment la paie.
Par conséquent, il est judicieux de formaliser les contrats avec vos collaborateurs à distance avant de démarrer votre projet. Ces documents doivent préciser les attentes à leur égard : nombre d’heures de travail, délais à respecter et disponibilités requises. Cette démarche permet de rendre votre flux de travail plus prévisible et de faciliter la gestion de votre projet.
Un prestataire comme RemotePeople propose un service de gestion contractuelle qui peut vous accompagner dans ces démarches et vous aider à élaborer des contrats solides, favorisant ainsi une meilleure collaboration entre vous et votre équipe à distance. Une société de portage salarial peut également vous apporter ce soutien.
Communiquer de manière proactive
Malgré toutes les technologies à notre disposition, la communication au sein d'équipes distantes reste souvent un défi, notamment lorsqu'on travaille avec des personnes situées dans des fuseaux horaires différents.
Pour éviter que cela ne devienne un problème majeur, il est essentiel de communiquer de manière proactive. Cela implique de définir très clairement vos attentes envers votre équipe à distance dès le départ. Fournissez-leur toutes les ressources nécessaires à leurs tâches, ou indiquez-leur où les trouver. Prévoyez également un contact secondaire afin que chacun puisse obtenir de l'aide en votre absence.
Cela diffère considérablement de la gestion d'équipes travaillant au bureau. Lorsque les collaborateurs sont à proximité immédiate, il est possible de donner des instructions plus générales, car il leur suffit de faire quelques pas pour poser une question. En revanche, avec des équipes à distance, cette approche est impossible. Il est donc essentiel de s'adapter et d'être proactif pour éviter tout problème.
Utilisez les bons outils
Encore une fois, nous disposons de nombreuses technologies qui peuvent nous aider à être plus performants. Mais au final, c'est notre utilisation de ces technologies qui nous définit. Assurez-vous d'utiliser tous les outils adéquats pour collaborer efficacement avec des équipes à distance.
Par exemple, évitez d'utiliser le courriel comme outil de communication. Nous recevons trop de courriels, les échanges sont longs et confus, et la plupart de nos téléphones émettent la même sonnerie pour une notification de courriel que pour une alerte Instagram. Privilégiez plutôt des plateformes comme Slack pour disposer d'un espace dédié à vos échanges.
D'autres outils de productivité, comme Trello et Asana, vous aident à organiser les tâches et à les attribuer aux différents membres de l'équipe. Vous pouvez également définir des échéances, télécharger des ressources et ajouter des commentaires, ce qui facilite grandement la coordination de tous les membres de l'équipe. Les logiciels de visioconférence, tels que Zoom ou Podio & Cloudtalk, sont également très utiles, car ils vous permettent de discuter facilement avec votre équipe et d'aborder les problèmes importants que vous rencontrez.
Si vous faites partie d'une équipe projet, l'utilisation d' un logiciel de gestion de projet performant comme Celoxis, Clarizen, Asanaou Trellovous permettra de respecter les délais, d'organiser la communication et de garantir le bon déroulement du projet. Ce logiciel vous permettra également de planifier et de suivre tous les aspects du projet, y compris l'allocation des ressources et le budget.
Tirez le meilleur parti de vos équipes à distance
Les équipes à distance représentent une formidable opportunité pour les chefs de projet. Elles peuvent accéder à un vivier de talents international et offrir des avantages attractifs à leurs employés et prestataires. De plus, certaines études indiquent que les télétravailleurs sont plus engagés et donc plus productifs que ceux travaillant au bureau. Pour mettre en œuvre les stratégies évoquées ci-dessus et optimiser le fonctionnement de vos équipes à distance, suivez ces conseils.
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