Zeiterfassungszustände und Workflow in Celoxis

Ein Zeiteintrag in Celoxis durchläuft verschiedene Zustände, wie unten dargestellt.

Gespeichert

„Gespeichert“ bedeutet, dass der Zeiteintrag gespeichert, aber noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurde.

Jeder mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Zeiten kann in diesem Zustand einen Zeiteintrag erstellen.

Der Vermerk „Genehmigung ausstehend“ bedeutet, dass der Zeiteintrag zur Genehmigung eingereicht wurde.

Jeder mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Zeiten kann in diesem Zustand einen Zeiteintrag erstellen.
Der Einreicher kann in diesem Zustand weiterhin Zeiteinträge bearbeiten.

„Genehmigt“ bedeutet, dass der Zeiteintrag von allen in Ihrem Genehmigungsworkflow eingerichteten Genehmigern genehmigt wurde.

Jeder, der am Genehmigungsprozess beteiligt ist, kann Zeiten genehmigen.
Nach der Genehmigung kann der Zeiteintrag vom Einreicher nicht mehr bearbeitet werden. Allerdings kann jeder mit der zur Genehmigung Änderungen am Zeiteintrag vornehmen.
Informationen aus genehmigten Zeiteinträgen wie Stunden, Kosten und Einnahmen werden den jeweiligen Arbeitselementen und Projekten zugeordnet.
Während des Genehmigungsprozesses wird der Zeiteintrag mit der neuesten Rechnung und dem aktuellen Kostensatz aktualisiert.

„Abgelehnt“ bedeutet, dass der Zeiteintrag von einem Genehmiger abgelehnt wurde.

Jeder, der am Genehmigungsprozess beteiligt ist, kann die Bearbeitungszeit ablehnen.
Der Einreicher wird per E-Mail benachrichtigt.
Der Zeiteintrag wird anschließend im wöchentlichen Stundenzettel des Einreichers angezeigt, wo er bearbeitet oder gelöscht und zur Genehmigung erneut eingereicht werden kann.
Ein abgelehnter Zeiteintrag, der zur Genehmigung erneut eingereicht wird, muss den gesamten Genehmigungsprozess durchlaufen.

„Invoiced“ bedeutet, dass der Zeiteintrag als in Rechnung gestellt markiert wurde.

Nur als abrechenbar gekennzeichnete Zeiteinträge können in Rechnung gestellt werden.
Jeder mit zum Erstellen von Rechnungen kann eine Zeiterfassung in Rechnung stellen.
Nach der Rechnungsstellung werden die abgerechneten Stunden und der Umsatz des Zeiteintrags den jeweiligen Arbeitspositionen und Projekten zugeordnet. Beispiel: abgerechneter Umsatz und abgerechnete Stunden.