La gestión de proyectos sigue siendo un reto considerable, a pesar de la aparente facilidad que ofrecen las herramientas online. Según informes recientes, el 25 % de las empresas carecen de la tecnología adecuada para una colaboración eficaz en equipo, y solo el 23 % utiliza software de gestión de proyectos como Celoxis. A continuación, te mostramos cómo gestionar tus proyectos online de forma más eficaz y guiar a tu equipo hacia el éxito en 2022.
- Asegúrese de que los resultados esperados estén claramente definidos desde el primer día
Para que tu proyecto dé frutos tangibles, debes definir con precisión qué pretendes lograr con tu equipo. Divide el objetivo principal de tu proyecto en hitos alcanzables y asigna plazos a cada uno.
Esto ayudará a tu equipo a centrarse en microtareas en lugar de perseguir un objetivo más abstracto que tardará meses en completarse. Si tu equipo sabe hacia dónde se dirige, le resultará mucho más fácil ser productivo y concentrarse en las tareas que les asignes.
- Delegar tareas en función de las habilidades de las personas
La delegación de tareas en la gestión de proyectos en línea nunca debe hacerse sin planificación ni análisis previos. Revisa las habilidades de cada miembro del equipo y procura delegar tareas según sus fortalezas. Recuerda que nadie debe sobrecargarse de trabajo mientras que otro lo tiene más fácil.
Esto puede generar fricción en el equipo y hacer que los compañeros de hoy se conviertan en rivales o personas que guarden rencor mañana. Organiza una reunión de equipo y distribuye las tareas del proyecto de forma democrática para que todos estén conformes. Mantén la mente abierta a sugerencias sobre quién podría o no podría encargarse de ciertas tareas. Cuando tu equipo vea que tomas en serio sus comentarios, te respetarán más.
- Acordar un horario de trabajo común
Es muy probable que estés a cargo de un equipo internacional de profesionales que trabajan de forma remota. En ese caso, trabajar a tiempo completo a través de tu software de gestión de proyectos puede resultar imposible por razones obvias. Sin embargo, aún puedes organizar sesiones de trabajo comunes para mantener a todos al día.
Intenten dedicar al menos una hora de su tiempo común a compartir avances, comentarios y opiniones. Esto ayudará a que su equipo se sienta como un verdadero equipo, en lugar de un grupo de individuos cuyo trabajo supervisan. A su equipo le resultará más fácil alcanzar su objetivo final si tienen la oportunidad de trabajar juntos en tiempo real, por breve que sea.
- Establezca estándares de comunicación con su equipo
Al a trabajar , es probable que tu equipo tenga preguntas, inquietudes o comentarios. Para asegurar que todos vean las preguntas y que ninguna se repita, es fundamental contar con estándares de comunicación adecuados. ¿Qué canales de comunicación utilizarán para comunicarse entre ustedes, a pesar de las posibles diferencias horarias o los horarios personales?
Lo ideal es centralizar toda la comunicación en el software de gestión de proyectos al que todos tengan acceso. Puedes crear una sección de preguntas frecuentes internas utilizando los mejores ensayos como referencia y con la ayuda de un redactor profesional. Esto ayudará a aclarar cualquier confusión o desinformación durante los largos meses de desarrollo del proyecto.
- No ejerzas un control excesivo, pero mantén un registro del progreso
El mejor consejo que se puede dar sobre la gestión de proyectos en línea es que nunca se debe microgestionar al equipo. Los compañeros de trabajo son adultos, profesionales y especialistas en sus respectivos campos. Como gestor de proyectos, no se debe corregir constantemente el rumbo de diseñadores, programadores o redactores, ya que las habilidades de uno de ellos son otras.
En cambio, adopta el rol de entrenador o mentor, siempre dispuesto a impulsar el proyecto. Estate disponible para quienes tengan dificultades con sus tareas, ofrece orientación y mantén el enfoque en el objetivo establecido. Demuéstrales a tu equipo que confías en que entregarán un excelente producto, y apreciarán tenerte como su gerente de proyecto.
Cómo convertirse en un mejor gestor de proyectos
En definitiva, las herramientas de gestión de proyectos en línea son solo eso: herramientas. Es tu responsabilidad aprender a utilizarlas correctamente. Según datos estadísticos, alrededor del 44 % de los gerentes no cree en la importancia del software de gestión de proyectos en el flujo de trabajo de una empresa.
Con solo el 46 % de las empresas priorizando la reestructuración de la gestión de proyectos en 2022, gestionar tus proyectos de forma más eficaz es tu oportunidad para destacar. Aprovecha estos consejos para gestionar mejor los proyectos que te han sido encomendados en tu empresa.
Biografía de la autora: Nicole Garrison es redactora de contenido, copywriter y editora en TrustMyPaper. Se especializa en proyectos de escritura académica y digital, como estudios de caso, artículos y ensayos. Le apasiona el contenido en línea y le encanta ampliar sus habilidades.
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