Le contexte commercial actuel exige agilité, efficacité et innovation. Avec des équipes, des parties prenanteset des clients répartis sur différents sites et fuseaux horaires, les règles du jeu ont radicalement changé. Les organisations devront repenser leurs stratégies, méthodologies et outils traditionnels pour rester pertinentes et compétitives. Les entreprises doivent envisager la collaboration non seulement comme un moyen de garantir la réussite des projets, mais aussi comme un outil pour instaurer une culture d'entreprise transparente et inclusive.
Dans cet article, nous examinons les avantages de l'utilisation des outils de collaboration dans le contexte de la gestion de projet.
Améliorer l'efficacité organisationnelle
Les projets de grande envergure se déroulent en plusieurs phases et impliquent des équipes aux compétences variées, parfois réparties sur plusieurs sites. Les outils collaboratifs créent un écosystème qui facilite la communication, la génération d'idées, la gestion documentaire et le travail d'équipe, le tout au sein d'un système unique. Les outils de gestion de projet complets offrent des fonctionnalités de collaboration avancées, exploitables tout au long du cycle de vie du projet.
La collaboration permet également aux employés de travailler de n'importe où et sur n'importe quel appareil, favorisant ainsi la synergie entre les équipes, les parties prenantes et les clients. Une collaboration efficace aide l'organisation à mieux s'aligner sur ses objectifs, à améliorer sa productivité et son efficacité, et à constituer un réseau mondial de collaborateurs performants.
Encourager l'innovation
Les plateformes collaboratives peuvent jouer un rôle déterminant pour permettre aux équipes, aux fournisseurs et même aux entreprises de travailler ensemble sur de nouvelles idées. Des entreprises comme Apple, Google, Shell, Microsoft, Intel et Cisco ont utilisé avec succès la collaboration pour commercialiser régulièrement des produits innovants.
Les plateformes collaboratives favorisent un processus d'idéation inclusif, où tous les employés, quel que soit leur niveau hiérarchique, peuvent contribuer et participer. Cela aide l'organisation à développer une culture de l'innovation en décloisonnant les connaissances et en les rendant publiques, là où elles ont toute leur place.
Les entreprises qui utilisent efficacement la collaboration démontrent une culture saine de l'innovation, menant à une réflexion constructive et permettant ainsi de proposer de meilleurs produits et services à leurs clients.
Inculquer l'excellence en gestion de projet
D'après l'étude Pulse 2014 du PMI, les entreprises perdent en moyenne 109 millions de dollars pour chaque milliard de dollars investi dans des projets (lire : 6 raisons de l'échec des projets en entreprise). Ceci souligne l'importance d'une gestion de projet d'excellence au sein des organisations.
La collaboration joue un rôle crucial dans la mise en place des dimensions humaines et culturelles de la gestion de projet en entreprise (Voir : Gestion de projet = Personnes + outils + culture). Lorsque les équipes, les parties prenantes et les clients partagent la même vision et œuvrent à la réalisation d'objectifs communs, le succès est à portée de main. Les plateformes collaboratives permettent également de capitaliser sur les connaissances et les bonnes pratiques, contribuant ainsi à instaurer une culture d'excellence au sein des organisations.
Créer une culture de travail collaborative
La collaboration favorise le partage de différents points de vue au sein d'une organisation, à tous les niveaux hiérarchiques. Elle encourage des échanges constructifs et bilatéraux, tels que le brainstorming, les débats et les discussions. Lorsque tous les employés contribuent à la génération d'idées et aux discussions importantes relatives aux projets, cela enrichit le vivier d'idées, renforce l'engagement des employés et améliore l'alignement avec les objectifs organisationnels.
Un autre avantage de la collaboration réside dans une prise de décision plus équilibrée. Lorsque plusieurs personnes aux compétences et responsabilités diverses participent au processus décisionnel, de multiples aspects sont pris en compte avant de trancher. Il en résulte une prise de décision plus éclairée et une plus grande responsabilisation quant aux résultats.
Selon un rapport de MarketWatch, le marché mondial des logiciels de collaboration d'entreprise devrait passer de 4,77 milliards de dollars en 2014 à 8,14 milliards de dollars en 2019. Les entreprises prennent conscience du potentiel de ces plateformes et sont de plus en plus ouvertes à l'idée de les déployer à l'échelle de l'entreprise. Comme l'indiquent les chiffres, de nombreux outils performants de gestion de projets collaboratifs sont disponibles aujourd'hui. Lors du choix d'une plateforme de collaboration, les organisations doivent s'assurer qu'elle offre une expérience utilisateur cohérente en intégrant un large éventail de fonctionnalités, plutôt qu'en proposant simplement une collection d'outils et de canaux (courriels, messagerie instantanée, forums, etc.). Il ne fait aucun doute que la collaboration peut constituer un atout majeur pour les organisations, tant en interne que sur le marché. Les entreprises doivent adopter et promouvoir la collaboration comme une culture d'entreprise afin d'exploiter pleinement son potentiel et de se forger un avantage concurrentiel.
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