Microsoft hat Project Online eingestellt – Welche Alternativen gibt es?

Microsoft erklärt, dass das veraltete Design von Project Online Innovationen behindert. Der Online-Dienst basiert auf einer älteren SharePoint-Workflow-Engine, was die Integration von KI, die Verbesserung der Zusammenarbeit und das schnelle Hinzufügen neuer Funktionen erschwert.

In einem Update vom November 2025 bekräftigte Microsoft, dass die Architektur von Project Online „unsere Möglichkeiten zur Bereitstellung moderner, KI-gestützter Benutzererlebnisse einschränkt“. Stattdessen investiert das Unternehmen in Planner, Microsoft 365 Copilot und den neuen Project Manager-Agenten, um ein „intuitiveres, skalierbareres und kollaborativeres“ Projektmanagement-Tool zu entwickeln. Kurz gesagt: Microsoft lenkt die Kunden hin zu seinen neueren Cloud-nativen Tools (Project für das Web, Planner usw.), weshalb Project Online schrittweise eingestellt wird.

Microsoft hat zwei wichtige Termine. Erstens: Am 1. Oktober 2025 endet der Verkauf von Project Online – danach werden keine neuen Lizenzen mehr verkauft. Zweitens: Am 30. September 2026 wird Project Online offiziell eingestellt. Ab diesem Tag ist es weder verfügbar noch wird es unterstützt. Das bedeutet konkret, dass Benutzer nach dem 30. September 2026 nicht mehr auf ihre Projekte oder Daten in Project Online zugreifen können.

Die Project Group (ein Microsoft-Partner) warnt: „Ihre Projekte und Daten werden dann nicht mehr zugänglich sein.“ Unternehmen müssen daher bis dahin alle Daten exportieren oder migrieren. Bis zum Abschalttermin können Bestandskunden Project Online wie gewohnt nutzen. Es empfiehlt sich jedoch, frühzeitig mit der Migration zu beginnen – Daten zu sichern und eine Ersatzlösung deutlich vor September 2026 zu testen.

Microsofts Seite des Übergangs

Microsoft gab die offizielle Ankündigung am 5. September 2025 bekannt und bestätigte den 30. September 2026 als Datum der Einstellung des Dienstes. Seitdem haben sich drei Entwicklungen ergeben, die für alle, die noch einen Wechsel planen, von Bedeutung sind.

Zunächst einmal: Project für das Web wurde als eigenständiges Produkt eingestellt. Es wurde im August 2025 eingestellt, und die Nutzer wurden zu Planner für das Web und Planner in Teams migriert. Die aktuellen Planbezeichnungen lauten Planner Plan 1, Planner und Project Plan 3 sowie Planner und Project Plan 5.

Zweitens hat sich die Preisgestaltung für Microsofts eigene Lösung stabilisiert. Gemäß der US-Listenpreise kostet Planner Plan 1 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat, Planner und Project Plan 3 kosten jeweils 30 US-Dollar (jährliche Zahlung). Plan 3 beinhaltet zusätzlich Baselines, kritischen Pfad, Vorlauf- und Nachlaufplanung sowie Project Desktop. Copilot in Planner erfordert das separate Microsoft 365 Copilot-Add-on für 30 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Plan 5, den einige Kunden für das Portfoliomanagement mit Project Online erworben haben, wird nicht mehr auf der öffentlichen Preisseite von Microsoft Planner angezeigt.

Drittens wird das gesamte Ökosystem rund um Project Online eingestellt. AvePoint beispielsweise wird ab dem 1. Oktober 2026 keine Project Online-Backups und -Wiederherstellungen mehr durchführen. Alle Power BI-Berichte, die Daten vom Project Online OData-Endpunkt lesen, funktionieren ab dem 30. September nicht mehr, sofern sie nicht auf exportierte Daten oder eine alternative Datenquelle verweisen.

Project Online (und sein Nachfolger Project für das Web) weist einige Nachteile auf, die Alternativen attraktiv machen. Erstens sind die Benutzeroberfläche und das Freigabemodell komplex und Windows-zentriert, was Schulungen erfordert und die Zusammenarbeit in Echtzeit einschränkt. Zweitens hat Microsoft bei seinen neuen Online-Angeboten klassische Funktionen entfernt oder vereinfacht: So beschränkt Microsoft beispielsweise Project für das Web auf 3.000 Aufgaben und verzichtet auf erweiterte Funktionen wie mehrere Baselines, kritische Pfadbeschränkungen und umfangreiche benutzerdefinierte Felder.

Dies frustriert langjährige MS Project Nutzer, die auf diese Funktionen angewiesen waren. Drittens erhält Project Online aufgrund der veränderten Ausrichtung von Microsoft keine wesentlichen Updates mehr und befindet sich praktisch im reinen Wartungsmodus. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass viele Teams Project als veraltet oder zu unflexibel empfinden und daher nach kostenloser PMO-Software oder flexibleren Planungstools suchen . (Nutzer haben angemerkt, dass die von Microsoft versprochenen KI-Tools, wie der Projektmanager-Agent, noch nicht alle Lücken im Projektalltag schließen.)

Vorbereitung ist entscheidend. Microsoft empfiehlt, die Beteiligten umgehend zu informieren und die Dokumentation zu aktualisieren. Beginnen Sie am besten noch heute. Die fünf unten aufgeführten Produkte – darunter Celoxis, ClickUp, Trello, Teamwork und ProofHub – sind vielversprechende Kandidaten. Jedes bietet die Kernfunktionen von Microsoft Project (Gantt-Diagramme, Ressourcenverfolgung, Berichterstellung) auf moderneren, kollaborativen Plattformen. Viele bieten kostenlose Versionen oder Testzeiträume an, sodass Sie diese sofort testen können. Wie Microsoft in seinem Blog empfiehlt: „Planen Sie den Übergang umgehend“ und sichern Sie Ihre Daten. Ein Wechsel jetzt gewährleistet Kontinuität: Zum geplanten Ende der Laufzeit sind Sie bereits mit Ihrem neuen Tool vertraut und müssen nicht in letzter Minute nach einer Lösung suchen.

Liste der besten Online-Alternativen zu Microsoft Project

Celoxis – Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform (PPM) für Unternehmen.

ClickUp – All-in-One-Tool für Arbeits- und Projektmanagement mit anpassbaren Arbeitsabläufen.

Trello – Einfaches visuelles Projekt- und Aufgabenmanagement mit Boards und Power-Ups.

Teamwork – Projektmanagement mit Zeiterfassung, Kundenportalen und Kollaborationstools.

ProofHub – All-in-One-Projektplanungs- und Kollaborationsplattform mit Gantt-Diagrammen.

Enterprise-Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform

9/10 — Gesamtwertung

Wichtigste Vorteile

• Umfassende Projektsteuerung auf Portfolioebene
• Leistungsstarke Dashboards und Analysen
• Microsoft Project-Dateikompatibilität
• Ressourcen- und Kostenverfolgung zusammen
• Mobile App und MCP-Unterstützung – Celoxis ist jetzt auf mobilen Geräten verfügbar und unterstützt das Model Context Protocol (MCP) für KI-gestützte Integrationen.

Überlegungen

• Anfängliche Lernkurve für neue Teams

Celoxis ist eine leistungsstarke Enterprise-Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung (PPM) mit Online-Oberfläche. Sie bietet leistungsfähige Planungstools (Gantt-Diagramme, Ressourcenallokationusw.) sowie Portfolio-Dashboards, Zeit- und Kostenerfassung und erweiterte Berichtsfunktionen.

Celoxis wurde für große Teams entwickelt und vereint Skalierbarkeit mit Benutzerfreundlichkeit: Es kann Tausende von Aufgaben in mehreren Projekten bewältigen und bleibt dabei benutzerfreundlich.

Es unterstützt benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und lässt sich mit Hunderten von Anwendungen integrieren (Jira, Azure DevOps, Slack, Google-Projektmanagement-Toolsusw.), sodass Teams ihre Arbeit an einem zentralen Ort erledigen können.

Wichtig ist, dass Celoxis den Import von Microsoft Project-Dateien (MPP/XML) unterstützt, einschließlich Aufgaben, Abhängigkeiten, Baselinesund Zuordnungen, was die Migration von MS Project.

Wie geht Celoxis mit Großprojekten um?

Celoxis wurde für Unternehmensportfolios entwickelt. Es ermöglicht PMO-Leitern, den Portfoliozustand in Echtzeit über anpassbare Dashboards einzusehen und Ressourcen projektübergreifend zuzuweisen, um die Nutzung zu optimieren.

Funktionen wie Risikomanagement, Zeit-/Budgetverfolgungund integrierte Buchhaltung tragen dazu bei, dass Finanzen und Zeitpläne parallel verwaltet werden.

Nutzer berichten, dass Celoxis durch die Zusammenführung von Projektdaten für mehr Klarheit sorgt und den Teams so einen vollständigen Überblick über Arbeitsbelastung, Zeitpläneund Fortschritte .

Ist der Umstieg von MS Project einfach?

Celoxis positioniert sich als Alternative zu Microsoft Project. Es unterstützt den Import von Microsoft Project-Dateien und bietet eine webbasierte Benutzeroberfläche, die keine Windows-Installation erfordert.

Viele bekannte Konzepte bleiben erhalten. Projektmanager können weiterhin Gantt-Diagramme und etablierte Aufgabenstrukturen verwenden, wodurch der Migrationsaufwand reduziert wird. Der genaue Aufwand hängt von der Komplexität der Dateien und den Integrationsanforderungen ab.

Warum besser als MS Project?

Celoxis bietet Vorteile für Organisationen, die Wert auf Portfoliotransparenz, Flexibilität und Zusammenarbeit legen. Im Vergleich zu herkömmlichen Microsoft Project-Umgebungen ermöglicht es webbasierte Teamarbeit, interaktives Reporting und zentralisiertes Portfoliomanagement.

Die anpassbaren Dashboards und Projektverfolgungsfunktionen können besonders wertvoll für Organisationen sein, die mehrere Projekte, gemeinsam genutzte Ressourcen und die finanzielle Performance verwalten.

fr.celoxis.comPortfolio-Übersicht mit Projektstatus, Risiken und Budgetverfolgung. Originalbild des Portfolios ansehen.

Preisgestaltung

Die Preisgestaltung von Celoxis wird in der beigefügten Rezension wie folgt beschrieben: ab 10 US-Dollar pro Benutzer/Monat, abgerechnet jährlich, für die Core-Edition.

Höherwertige Pakete – Essentials, Professional und Business – bieten zusätzliche Funktionen wie erweiterte Sicherheitsfunktionen, Projektaufnahme und Abrechnung. Die Preise liegen bei etwa 45 US-Dollar pro Benutzer/Monat.

Celoxis bietet auch eine On-Premise-Version mit individueller Preisgestaltung an. Teamlizenzen sind möglicherweise günstiger, der Lesezugriff kann kostenlos sein. Die Preisangaben basieren auf den bereitgestellten Inhalten und wurden nicht unabhängig überprüft. Aktuelle Preise finden Sie auf der offiziellen Preisseite.

Rezensionen

Laut der beigefügten Zusammenfassung der Kundenrezensionen loben die Kunden Celoxis für seine Projektverfolgungsfunktionen, die anpassbaren Dashboards und die Kollaborationsfunktionen.

Zu den häufig hervorgehobenen Stärken zählen die Fähigkeit, komplexe Projektumgebungen zu managen und neben Portfolio-Berichten auch die gewohnten Planungsfunktionen von Microsoft Project anzubieten.

Lesen Sie weitere Celoxis-Kundenrezensionen.

Sehen Sie, wie Celoxis in einer realen Projektumgebung funktioniert

All-in-One-Arbeitsmanagementplattform

8/10 — Gesamtwertung

Wichtigste Vorteile

• Mehrere Projektansichten, darunter Liste, Board, Gantt-Diagramm und Kalender
• Integrierte Kollaborationsfunktion mit Chat und Kommentaren
• Integrierte Dokumente, Dashboards und Zeiterfassung
• KI-Assistent für Aufgabenerstellung und Planung

Überlegungen

• Die funktionsreiche Benutzeroberfläche erfordert möglicherweise eine anfängliche Einarbeitungszeit

ClickUp ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform , die Aufgaben, Dokumente, Ziele und Chat vereint. Sie unterstützt verschiedene Projektansichten (Liste, Board/Kanban, Gantt, Kalender) und bietet integrierte Zeiterfassung und Dashboards.

Dank seiner Flexibilität und seines umfangreichen Funktionsumfangs kann ClickUp alles bewältigen, von einfachen Aufgabenlisten bis hin zu komplexen Projektplänen.

Es umfasst außerdem KI-gestützte Funktionen zur Automatisierung von Schätzungen und Aufgabenerstellung. ClickUp ist cloudbasiert, sodass Teammitglieder, auch entfernte oder funktionsübergreifende Teams, auf aktuelle Projektinformationen zugreifen können.

Warum besser als MS Project?

Die moderne, benutzerfreundliche Oberfläche von ClickUp ist ein entscheidender Vorteil. Sie ermöglicht es Teammitgliedern, die nicht im Projektmanagement tätig sind, Aufgaben problemlos zu aktualisieren, während herkömmliche MS Project Workflows oft auf Projektmanagement-Spezialisten ausgerichtet waren.

Mit ClickUp profitieren Teams von der Echtzeit-Zusammenarbeit durch Kommentare, E-Mail-Integration und Chat. Die Plattform zentralisiert zudem die Arbeit, indem sie es Nutzern ermöglicht, Dokumente, Tabellen und zugehörige Informationen in Aufgaben einzubetten und so Informationssilos abzubauen.

Die KI-Funktionen von ClickUp unterstützen die Aufgabenerstellung und Projektplanung und reduzieren so den manuellen Aufwand. Insgesamt vereint ClickUp Projektplanungsfunktionen mit modernen Kollaborations- und Workflow-Management-Funktionen.

Preisgestaltung

ClickUp bietet ein kostenloses Basispaket mit großzügigen Limits.

Den bereitgestellten Preisinformationen zufolge:

• Kostenlos für immer: 0 €
• Unbegrenzt: 7 $ pro Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
• Geschäftskunden: 12 $ pro Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

Die monatliche Abrechnung kann höher ausfallen, und für einige KI-Funktionen können zusätzliche Kosten anfallen. Die angegebenen Preise basieren auf den bereitgestellten Inhalten und wurden nicht unabhängig überprüft. Die aktuellen Preise finden Sie auf der offiziellen Preisseite von ClickUp

Rezensionen

Rezensenten heben die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten und die Flexibilität von ClickUp hervor. Teams können zahlreiche Funktionen aktivieren oder anpassen, um sie optimal an ihre spezifischen Arbeitsabläufe anzupassen.

Nach erfolgreicher Einarbeitung kann ClickUp potenziell mehrere Arbeitsmanagement-Tools ersetzen, indem es Aufgabenmanagement, Dokumentation, Zusammenarbeit und Berichtswesen zusammenfasst.

Allerdings kann es für neue Benutzer aufgrund der breiten Palette an Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten der Plattform zunächst zu einer gewissen Einarbeitungszeit kommen.

Visuelles Kanban-Projektmanagement-Tool

7,5/10 — Gesamtwertung

Wichtigste Vorteile

• Extrem einfache Drag-and-Drop-Oberfläche
• Visueller Kanban-Workflow für agile Teams
• Schnelle Einarbeitung ohne umfangreiche Schulung
• Flexible Leistungssteigerungen für Automatisierung und Berichtswesen

Überlegungen

• Begrenzte erweiterte Projekt- und Portfoliomanagementfunktionen

Detaillierte Analyse

Trello ist ein visuelles Aufgabenmanagement-Tool, das auf Boards und Karten basiert. Es bietet eine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche: Jedes Projekt ist ein Board, Aufgaben sind Karten und Listen repräsentieren Workflow-Phasen.

Trello ist auf Benutzerfreundlichkeit und schnellen Einstieg ausgelegt. Es bietet zwar standardmäßig nicht alle erweiterten Projektmanagement-Funktionen von Microsoft Project, deckt aber die wichtigsten Funktionen wie Aufgabenerstellung, Fälligkeitstermine und Anhänge in einem intuitiven Format ab.

Darüber hinaus können Trellos Power-Ups (Integrationen) bei Bedarf Gantt-Diagramme, Automatisierungsfunktionen oder Berichtsfunktionen hinzufügen.

Warum besser als MS Project?

Die Stärke von Trello liegt in seiner Einfachheit. Für Teams, die von Project Online wechseln, kann Trello die grundlegende Projektplanung ohne komplexe Vorlagen oder Konfigurationen übernehmen.

Die visuellen Kanban-Boards Trello sind besonders nützlich für agile oder schnelllebige Entwicklungsprojekte. Im Gegensatz zu den herkömmlichen MS Project ermöglicht Trello Teams, Aufgaben und Prioritäten schnell anzupassen.

Obwohl Trello nicht den gleichen Umfang an fortgeschrittenen Projektmanagementfunktionen wie Celoxis oder Teamwork bietet, stellt es einen zugänglichen Gratis-Tarif für Teams mit einfachen Anforderungen bereit.

Viele Organisationen nutzen Trello für Marketingpläne, Redaktionskalender und die teamübergreifende Koordination, wo ein einfaches, aber flexibles Tool bevorzugt wird.

Preisgestaltung

Trello bietet einen kostenlosen Tarif an, der bis zu 10 Boards pro Workspace unterstützt.

Den bereitgestellten Preisinformationen zufolge:

• Kostenlos: 0 €
• Standard: Ab 5 US-Dollar pro Nutzer/Monat
• Premium: Beinhaltet zusätzliche Funktionen wie Zeitleisten- und Dashboard-Ansichten
• Enterprise: Entwickelt für große Organisationen, die eine zentrale Verwaltung und erweiterte Sicherheit benötigen.

Die Preisangaben stammen aus den bereitgestellten Inhalten und wurden nicht unabhängig überprüft. Aktuelle Preise finden Sie auf der offiziellen Preisseite von Trello

Rezensionen

Nutzer loben häufig die einfache Bedienbarkeit, die visuelle Oberfläche und die unkomplizierte Aufgabenverwaltung von Trello.

Dank des intuitiven Drag-and-Drop-Workflows ist es für Teams mit unterschiedlicher Projektmanagement-Erfahrung zugänglich und ermöglicht eine schnelle Einführung ohne umfangreiche Schulungen.

Größere Projekte mit zahlreichen Aufgaben, Abhängigkeiten und Beteiligten lassen sich jedoch mit Boards allein möglicherweise nur schwer steuern. Organisationen, die eine fortgeschrittene Ressourcenallokation, Finanzkontrolle oder ein Portfoliomanagement benötigen, brauchen unter Umständen eine umfassendere Lösung.

Kundenorientierte Projektmanagementplattform

7,5/10 — Gesamtwertung

Wichtigste Vorteile

• Integrierte Zeiterfassung und Abrechnung
• Kundenportal und Kollaborationstools
• Übersichtliche Dashboards für mehr Transparenz der Arbeitslast
• Portfolio- und Meilensteinverfolgung

Überlegungen

Viele Funktionen erfordern möglicherweise eine Einarbeitungszeit

Detaillierte Analyse

Teamwork (ehemals Teamwork Projects) ist ein voll ausgestattetes Projektmanagement-Tool, das häufig von Agenturen und Beratungsfirmen bevorzugt wird.

Es umfasst Aufgaben- und Meilensteinmanagement, Zeiterfassung, Budgetierung und Abrechnungsfunktionen. Teamwork bietet Listen-, Board-, Gantt- und Portfolioansichten.

Es umfasst außerdem Funktionen für die Zusammenarbeit mit Kunden und die Rechnungsstellung, was es von vielen traditionellen Projektmanagement-Tools.

Kurz gesagt, Teamwork übernimmt sowohl die Projektabwicklung als auch die Kundenauslieferung auf einer einzigen Plattform.

Warum besser als MS Project?

Teamwork setzt auf Klarheit und Zusammenarbeit. Die Dashboards und Berichte bieten Einblick in Arbeitsbelastung, Zeitpläne und Projektfortschritt und helfen den Teams, stets aufeinander abgestimmt zu bleiben.

Da es webbasiert ist, können Stakeholder, einschließlich nicht-technischer Teammitglieder und Kunden, leichter auf Projektinformationen zugreifen.

Teamwork integriert außerdem Zeiterfassung und Kostenverfolgung – Funktionen, die in herkömmlichen Microsoft Project-Umgebungen möglicherweise zusätzliche Konfigurationen oder Tools erfordern.

Die Benutzeroberfläche ist für Teams, die auf die kollaborative Projektabwicklung ausgerichtet sind, leichter zugänglich und ermöglicht es Managern, Verantwortlichkeiten und Fortschritte zu verfolgen, ohne auf komplexe Planungsabläufe angewiesen zu sein.

Für Unternehmen, die Kundenprojekte managen, vereint Teamwork Projektplanung, Ressourcenmanagement, Finanzkontrolle und Kundenzusammenarbeit auf einer einzigen Plattform.

Preisgestaltung

Teamwork bietet einen kostenlosen Tarif für kleine Teams an.

Den bereitgestellten Preisinformationen zufolge:

• Kostenlos: Verfügbar für kleine Teams
• Kostenpflichtige Abonnements: Ab ca. 10,99 $ pro Nutzer/Monat
• Höherwertige Tarife: Zusätzliche, auf Agenturen zugeschnittene Funktionen, einschließlich Abrechnungs- und Kundenverwaltungsfunktionen
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung für größere Organisationen

Die Preisangaben stammen aus den bereitgestellten Informationen und wurden nicht unabhängig überprüft. Aktuelle Tarife und Preise finden Sie auf der offiziellen Preisseite von Teamwork

Rezensionen

Die Nutzer loben Teamwork für die Projekttransparenz, die Planungsübersichtlichkeit und die Kollaborationsmöglichkeiten.

Rezensenten heben häufig hervor, wie die Dashboards, das Workload-Management und die Planungstools dazu beitragen, die Koordination komplexer Projekte besser handhabbar zu machen.

Seine kundenorientierten Merkmale sind besonders wertvoll für Agenturen, Beratungsunternehmen und professionelle Dienstleistungsorganisationen, die mehrere Kundenprojekte betreuen.

Teamwork erhält auch positives Feedback im Bereich Kundensupport, obwohl die Teams möglicherweise eine Einarbeitungszeit benötigen, um sich mit den umfangreichen Funktionen vertraut zu machen.

All-in-One-Plattform für Projektplanung und Zusammenarbeit

7/10 — Gesamtwertung

Wichtigste Vorteile

• Pauschalpreis für unbegrenzte Nutzer
• Integrierte Korrektur- und Kollaborationswerkzeuge
• Gantt-Diagramme und Kanban-Boards inklusive
• Zentralisierte Kommunikation und Aufgabenaktualisierungen

Überlegungen

Weniger fortschrittliche Funktionen für das Projektmanagement in Unternehmen

ProofHub ist ein umfassendes Projektplanungs- und Kollaborationstool. Es bietet Aufgabenmanagement, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, integrierte Dokumentenprüfung und Zeiterfassung.

Alles ist auf einer zentralen Plattform zusammengefasst, sodass Teams Design-Reviews, Projektbesprechungen und Aufgabenaktualisierungen verwalten können, ohne ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Im Gegensatz zu vielen Projektmanagement-Plattformen, die pro Benutzer abrechnen, bietet ProofHub Pauschalpreise an, was für größere Teams kostengünstig sein kann.

Warum besser als MS Project?

ProofHub vereinfacht Projektmanagementprozesse, die in herkömmlichen Microsoft Project-Umgebungen oft komplizierter sind.

Dank der Pauschalpreisgestaltung können Teams Benutzer hinzufügen, ohne dass die Lizenzkosten pro Arbeitsplatz steigen, vorbehaltlich der Bedingungen des gewählten Tarifs.

ProofHub vereint verschiedene Projektmanagement-Funktionen, darunter Chat, Dateifreigabe, Notizen, Aufgabenverwaltung und Gantt-Diagramme, in einer einzigen Benutzeroberfläche.

Für kreative Teams sind die integrierten Korrektur- und Diskussionsfunktionen besonders wertvoll, da sie es den Beteiligten ermöglichen, Dokumente zu überprüfen, Feedback zu geben und Genehmigungen parallel zu den Projektaufgaben zu verwalten.

Als cloudbasierte Plattform legt ProofHub Wert auf Teamzusammenarbeit und unkomplizierte Projektkoordination.

Für Organisationen, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit, zentrale Kommunikation und vorhersehbare Preise legen und weniger auf ein fortschrittliches Unternehmensportfoliomanagement, kann ProofHub eine praktikable Alternative zu Microsoft Project sein.

Preisgestaltung

ProofHub verwendet eine Pauschalpreisstruktur anstelle der traditionellen Preisgestaltung pro Benutzer.

Den bereitgestellten Preisinformationen zufolge:

• Kostenloser Zugang: Begrenztes Gratisangebot
• Kostenpflichtige Abonnements: Ab ca. 50 $ pro Monat, jährliche Abrechnung
• Unbegrenzte Nutzeranzahl: Verfügbar im Rahmen bestimmter Pauschaltarife
• Höherwertige Tarife: Zusätzliche Projektmanagement- und Verwaltungsfunktionen

Die Preisangaben und die Verfügbarkeit des kostenlosen Tarifs stammen aus den bereitgestellten Informationen und wurden nicht unabhängig überprüft. Aktuelle Tarife und Preise finden Sie auf der offiziellen Preisseite von ProofHub

Rezensionen

Nutzer loben ProofHub für seine Benutzerfreundlichkeit, die zentrale Zusammenarbeit und das unkomplizierte Projektmanagement.

Die Fähigkeit, Aufgabenmanagement, Diskussionen, Dokumentenprüfung und Projektplanung in einer einzigen Plattform zu vereinen, macht sie attraktiv für Teams, die ihre Abhängigkeit von mehreren Tools reduzieren möchten.

Rezensenten loben oft die Ausgewogenheit zwischen Einfachheit und Funktionalität, insbesondere bei Kreativagenturen, Marketingteams und Unternehmen, die kollaborative Projekte managen.

Für Organisationen, die jedoch eine fortgeschrittene Ressourcenoptimierung, Finanzprognosen oder ein unternehmensweites Portfoliomanagement benötigen, könnte ProofHub weniger umfassend sein als spezialisierte PPM-Plattformen.

Wann wird Microsoft Project Online abgeschaltet?

Microsoft Project Online wird am 30. September 2026 eingestellt. Nach diesem Tag können Sie Ihre Projekte, Zeitpläne oder Stundenzettel in dem Dienst nicht mehr öffnen. Exportieren Sie daher alles, was Sie benötigen, vorher.

Kann ich Project Online noch kaufen?

Nein. Microsoft hat den Verkauf von reinen Project Online-Abonnements an Neukunden am 1. Oktober 2025 eingestellt. Bestandskunden können seit dem 1. April 2026 keine neuen Mandanten mehr erstellen.

Was ist der beste Ersatz für Project Online?

Das hängt davon ab, wofür Sie es verwenden. PMOs, die auf Portfolio-Dashboards, Ressourcenpools und Finanz-Tracking angewiesen sind, benötigen in der Regel eine umfassende PPM-Plattform wie Celoxis. Teams, die lediglich Aufgaben verfolgen, können oft mit einem schlankeren Tool wie Trello oder ClickUp auskommen.

Was passiert, wenn ich die Frist für das Online-Projekt verpasse?

Ihre Project Online-Daten sind dann nicht mehr zugänglich, und Microsoft hat keine Kulanzfrist angekündigt. Auch Backup-Tools von Drittanbietern, die auf Project Online basieren, funktionieren nicht mehr. Behandeln Sie daher den 30. September als letzten Tag, um Ihre Daten zu sichern.

Welche Project Online-Alternative kann meine MPP-Dateien importieren?

Celoxis importiert Microsoft Project-Dateien in den Formaten MPP und XML, einschließlich Aufgaben, Abhängigkeiten, Baselines und Ressourcenzuordnungen. Dadurch können Sie Terminpläne verschieben, ohne sie manuell neu erstellen zu müssen.

Checkliste für die Online-Migration von Project Online: Sechs Phasen von der Bewertung bis zum Go-Live

Nutzen Sie diese Checkliste, egal ob Sie Monate im Voraus beginnen oder sich in den letzten Wochen befinden. Phase 1 und 4 sind bei Zeitmangel unverzichtbar.

Phase 1: Bewertung

Ziel: Genau wissen, was man hat, bevor irgendetwas passiert.

• Listen Sie alle PWA-Websites in Ihrem Tenant auf. Ein Administrator kann PWA-fähige Websites mithilfe des SharePoint Online PowerShell-Moduls identifizieren. windowsforum
• Aktive, abgeschlossene und Vorlagenprojekte inventarisieren und regulierte oder geprüfte Projekte kennzeichnen, die eine langfristige Aufbewahrung erfordern.
• Erfassen Sie unternehmensspezifische benutzerdefinierte Felder, Nachschlagetabellen, Kalender, den unternehmensweiten Ressourcenpool und Zeiterfassungszeiträume.
• Erfassen Sie alle nachgelagerten Abhängigkeiten: Power BI-Berichte, OData-Feeds, Power Automate-Flows und Integrationen.
• Verknüpfte SharePoint-Projektwebsites separat inventarisieren (Dokumente, Probleme, Risiken, Ergebnisse, Berechtigungen).

Ausgabe: Ein Migrationsinventar mit einem Verantwortlichen und einer Priorität für jedes Element.

Phase 2: Anbieterbewertung

Ziel: Die Plattform auswählen, die am besten zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihres PMO passt.

• Notieren Sie die Project Online-Funktionen, die Ihre Teams jede Woche genutzt haben, nicht die vollständige Funktionsliste.
• Bewerten Sie die Kandidaten anhand der Terminplanung, der Ressourcenzuweisung, des Portfolio-Reportings, der Finanzdaten, des MPP-Imports, der Integrationen, der Sicherheit und der Bereitstellungsoptionen.
• Vergleichen Sie die Gesamtkosten für Ihre tatsächliche Nutzerstruktur: Vollnutzer, Teammitglieder und Nutzer mit Lesezugriff.
• Bitten Sie jeden Anbieter, während der Demo eine Ihrer echten MPP-Dateien zu importieren.

Ergebnis: Eine Vorauswahl von ein oder zwei Tools und eine endgültige Auswahl. Unser Leitfaden für PPM-Software erläutert die Bewertungskriterien detaillierter.

Phase 3: Pilotversuche

Ziel: Das neue Tool anhand realer Daten erproben, bevor es für alle verfügbar ist.

• Importieren Sie drei bis fünf repräsentative Projekte: ein einfaches, ein komplexes und ein projektübergreifendes Projekt.
• Prüfen Sie, ob Abhängigkeiten, Baselines und Ressourcenzuweisungen den Import überstanden haben.
• Überarbeiten Sie die zwei oder drei Berichte, auf die sich Führungskräfte am meisten verlassen.
• Sammeln Sie Feedback von einem Projektmanager, einem Teammitglied und einem Portfolioverantwortlichen.

Ergebnis: Eine Pilotfreigabe und eine Liste der zu behebenden Mängel vor der vollständigen Migration.

Phase 4: Datenmigration

Ziel: Alles erhalten, dann nur das mitnehmen, was man braucht.

• Führen Sie das Microsoft -Skript „ExportProjectUserContent“ für jede PWA-Website aus. Dazu benötigen Sie eine Project Online Premium- oder Professional-Lizenz und den mit der Instanz verbundenen Project Online-Desktopclient. Standardmäßig werden 27 funktionsbezogene JSON-Dateien zurückgegeben.
• Speichern Sie jedes aktive Projekt als MPP und XML vom Projekt-Desktop.
• Exportieren Sie OData-Berichtstabellen (Projekte, Aufgaben, Zuordnungen, zeitphasenbezogene Daten, Stundenzettel) in eine CSV-Datei oder eine Datenbank.
• SharePoint-Projektwebsiteinhalte separat archivieren.
• Bewahren Sie das vollständige Archiv an einem kontrollierten Ort auf und überprüfen Sie die Anzahl der Datensätze anhand Ihres Phase-1-Inventars.
• Importieren Sie aktive Projekte in die neue Plattform und verweisen Sie Power BI-Berichte auf die neue Datenquelle.

Ausgabe: Ein validiertes Archiv sowie Live-Projekte, die im neuen Tool laufen.

Phase 5: Benutzerschulung

Ziel: Das neue Tool soll vom ersten Tag an zur Standardarbeitsweise werden.

• Schulung nach Rolle: PMO-Administratoren, Projektmanager, Teammitglieder, Führungskräfte.
• Erstellen Sie kurze Anleitungen für die fünf häufigsten Aufgaben, wie z. B. das Aktualisieren des Fortschritts oder das Einreichen von Stundenzetteln.
• Nominieren Sie in jeder Abteilung einen Champion.
• Nutzen Sie Herstellerschulungen und Fernwartungsdienste .

Ergebnis: Alle aktiven Benutzer sind geschult und in der Lage, Kernaufgaben zu erledigen.

Phase 6: Go-live

Ziel: Saubere Umschaltung und Vermeidung von Doppeleingaben.

• Wählen Sie einen Umstellungstermin, idealerweise an einer Berichtsperiode oder Phasenübergangsgrenze.
• Die Aktualisierungen in Project Online einfrieren und einen abschließenden Export durchführen.
• Kündigen Sie den Wechsel an und teilen Sie mit, wo man Hilfe erhält.
• Überwachen Sie die Akzeptanz und die Datenqualität in den ersten 30 Tagen.
• Alte Integrationen sollten außer Betrieb genommen und die Vollständigkeit des Archivs vor dem 30. September bestätigt werden.

Ergebnis: Eine zentrale Informationsquelle für Projekt-, Ressourcen- und Portfolioberichte.

Wenn Sie weniger als 30 Tage Zeit haben

Kehren Sie die Prioritäten um: Archivieren Sie zuerst, migrieren Sie anschließend. Schließen Sie Phase 1 an einem Tag ab und fahren Sie dann direkt mit den Exportschritten in Phase 4 für jede PWA-Website und jede SharePoint-Projektwebsite fort. Sobald Ihre Daten außerhalb von Project Online gesichert sind, können Sie nach dem Stichtag Anbieterbewertungen und Pilotprojekte durchführen, ohne Datenverlust. Sprechen Sie mit unserem Team über den Import Ihrer exportierten MPP-Dateien.

Schlüsselbegriffe und Technologien bei einer Online-Migration

Project Online: Der Cloud-Projektportfoliomanagement-Service von Microsoft, der auf SharePoint Online basiert und über die Project Web App aufgerufen wird.

Project Web App (PWA): Die Browserschnittstelle für Project Online, die für Projektzentren, Ressourcenzentren, Stundenzettel und Portfolioansichten verwendet wird.

Microsoft Planner: Die aktuelle Projektmanagement-App von Microsoft. Premium-Abonnements beinhalten jetzt die Funktionen, die zuvor in Project für das Web verfügbar waren.

Project for the web: Ein auf Dataverse basierendes Microsoft-Projekttool, das im August 2025 eingestellt und in Planner integriert wurde.

Project Server Subscription Edition (SE): Microsofts lokaler Projektserver, der weiterhin unterstützt wird und die größte Ähnlichkeit von Microsoft mit Project Online aufweist.

Project Desktop: Der Windows-Client (Project Standard oder Professional 2024 oder im Lieferumfang von Planner und Project Plan 3 enthalten). Er wird nicht eingestellt.

Dynamics 365 Project Operations: Die projektbasierte Serviceanwendung von Microsoft kombiniert Projektmanagement, Ressourcenplanung und Finanzwesen.

OData-Feed: Die Reporting-API von Project Online wird für Tools wie Power BI und Excel bereitgestellt.

CSOM (Client-Side Object Model): Die Programmierschnittstelle, die für den Massenexport von Projekten über PowerShell verwendet wird.

ExportProjectUserContent: Microsofts PowerShell-Skript zum Exportieren von Benutzer- und Projektdaten von PWA-Websites.

MPP- und XML-Dateien: Das native Dateiformat von Microsoft Project und sein XML-Austauschformat, das zum Übertragen von Zeitplänen zwischen verschiedenen Tools verwendet wird.

Enterprise-Ressourcenpool: Die gemeinsame Liste der Personen und Ressourcen, die projektübergreifend zugeordnet sind.

Unternehmensweite benutzerdefinierte Felder: Felder für Status, Priorität, Kostenstelle und ähnliche Attribute. Deren Neuzuordnung ist oft am zeitaufwändigsten.

Baseline: Eine gespeicherte Momentaufnahme eines Terminplans, die zur Messung von Abweichungen verwendet wird. Mehr zu Projektbaselines.

Kritischer Pfad: Die längste Kette voneinander abhängiger Aufgaben, die den Fertigstellungstermin des Projekts festlegt.

PPM, SPM und APMR stehen für Projektportfoliomanagement, strategisches Portfoliomanagement und die von Gartner definierte Kategorie für adaptives Projektmanagement und Reporting. Alle drei bezeichnen die Softwareklasse, die Project Online auf Unternehmensebene ablöst.

Microsoft 365 Copilot und Project Manager Agent: Die KI-Assistenten von Microsoft für Planner, die als separates Add-on verkauft werden.

Microsoft Entra ID und SSO: Identitäts- und Single-Sign-On-Dienste, die Sie beim Verbinden eines neuen Tools mit Ihrer Microsoft 365-Umgebung überprüfen sollten.

Die Abschaltung von Microsoft Project Online stellt sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar. Microsoft empfiehlt zwar Planner und Project Server als interne Nachfolger, doch diese neuen Tools haben Vor- und Nachteile. Unabhängige Alternativen wie Celoxis bieten oft umfassendere PPM-Funktionen mit moderner Benutzeroberfläche. Durch Evaluierung von Optionen wie Celoxis, ClickUp, Trello, Teamwork oder ProofHub können Unternehmen Unterbrechungen vermeiden und eine Lösung wählen, die zu ihrem Workflow und Budget passt. Jede der genannten Alternativen deckt die Grundlagen der Projektplanung ab (einschließlich Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung und Reporting) und bietet in vielen Fällen flexiblere oder kollaborativere Modelle als Project Online. Planen Sie Ihre Migration frühzeitig, vergleichen Sie die Tools mit Ihren Anforderungen und stellen Sie sicher, dass Ihr Team rechtzeitig vor der Abschaltung im Jahr 2026 geschult ist. Mit der richtigen Alternative erhalten Sie ein modernes, flexibles Projektmanagement-Erlebnis, das die Nachteile der alten Project Online-Plattform vermeidet.