Proyecto Online descatalogado de Microsoft: ¿Cuáles son las mejores alternativas?

Microsoft explica que el diseño obsoleto de Project Online dificulta la innovación. El servicio en línea se construyó sobre un motor de flujo de trabajo de SharePoint antiguo, lo que dificulta la integración de la IA, la mejora de la colaboración o la adición rápida de nuevas funciones.

En una actualización de noviembre de 2025, Microsoft reiteró que la arquitectura de Project Online «limita nuestra capacidad para ofrecer experiencias modernas basadas en IA». En su lugar, están invirtiendo en Planner, Microsoft 365 Copilot y el nuevo agente de Project Manager para crear una herramienta de gestión de proyectos «más intuitiva, escalable y colaborativa». En resumen, Microsoft está orientando a los clientes hacia sus herramientas nativas de la nube más recientes (Project para la web, Planner, etc.), por lo que Project Online se está eliminando gradualmente.

Microsoft estableció dos fechas clave. Primero, el 1 de octubre de 2025 marca el fin de la venta de Project Online; después de esa fecha, no se venderán nuevas licencias. Luego, el 30 de septiembre de 2026 es la fecha oficial de retiro: Project Online ya no estará disponible ni recibirá soporte después de ese día. En la práctica, esto significa que después del 30 de septiembre de 2026, los usuarios no podrán acceder a sus proyectos ni a sus datos en Project Online.

Project Group (socio de Microsoft) advierte que “sus proyectos y datos serán inaccesibles”, por lo que las organizaciones deben planificar la exportación o migración de todo para entonces. Hasta la fecha de retirada, los clientes actuales pueden usar Project Online con normalidad, pero es recomendable comenzar la migración con anticipación: realizar copias de seguridad de los datos y probar una solución de reemplazo mucho antes de septiembre de 2026.

La perspectiva de Microsoft en la transición

Microsoft hizo el anuncio oficial el 5 de septiembre de 2025, confirmando la fecha de retirada del 30 de septiembre de 2026. Desde entonces, tres novedades son importantes para quienes aún planean una migración.

En primer lugar, Project para la web dejó de estar disponible como producto independiente. Se retiró en agosto de 2025 y los usuarios migraron a Planner para la web y Planner en Teams. Los planes actuales se denominan Planner Plan 1, Planner y Project Plan 3, y Planner y Project Plan 5.

En segundo lugar, los precios de la solución nativa de Microsoft ya están definidos. Según los precios de lista en EE. UU., Planner Plan 1 cuesta $10 por usuario al mes, y Planner y Project Plan 3 cuestan $30, ambos con pago anual. El Plan 3 incluye líneas base, ruta crítica, adelanto y retraso, y Project Desktop. Copilot en Planner requiere el complemento independiente Microsoft 365 Copilot, que cuesta $30 por usuario al mes. El Plan 5, que algunos clientes adquirieron para la gestión de portafolios de Project Online, ya no aparece en la página pública de precios de Planner de Microsoft.

En tercer lugar, el ecosistema de Project Online se cerrará con él. AvePoint, por ejemplo, dejará de ejecutar copias de seguridad y restauraciones de Project Online a partir del 1 de octubre de 2026. Cualquier informe de Power BI que lea datos del punto final OData de Project Online dejará de funcionar el 30 de septiembre, a menos que utilice datos exportados o una fuente alternativa.

Project Online (y su sucesor, Project para la web) presenta varios inconvenientes que hacen atractivas las alternativas. En primer lugar, la interfaz de usuario y el modelo de uso compartido son complejos y están centrados en Windows, lo que requiere capacitación y carece de colaboración en tiempo real. En segundo lugar, las nuevas ofertas en línea de Microsoft han eliminado o simplificado funciones clásicas: por ejemplo, Microsoft limita Project para la web a 3000 tareas y ha eliminado funcionalidades avanzadas como líneas base múltiples, restricciones de ruta crítica y campos personalizados extensos.

Esto frustra a los usuarios veteranos MS Project que dependían de esas funcionalidades. En tercer lugar, con el cambio de enfoque de Microsoft, Project Online ya no recibe actualizaciones importantes, lo que lo sitúa en modo de mantenimiento. En resumen, muchos equipos lo consideran obsoleto o demasiado rígido , lo que impulsa la búsqueda de gratuito software PMO o herramientas de planificación más flexibles . (Los usuarios han señalado que las herramientas de IA prometidas por Microsoft, como el agente de Project Manager, aún no cubren todas las necesidades del trabajo diario en proyectos).

La preparación es clave. Microsoft recomienda notificar a las partes interesadas y actualizar la documentación de inmediato. Desde un punto de vista práctico, comience a evaluar alternativas hoy mismo. Los cinco productos que se mencionan a continuación —incluidos Celoxis, ClickUp, Trello, Teamwork y ProofHub— son excelentes opciones. Cada uno ofrece las funciones principales de Microsoft Project (diagramas de Gantt, seguimiento de recursos, informes) en plataformas colaborativas. Muchos ofrecen planes gratuitos o períodos de prueba para que pueda probarlos sin demora. Como sugiere el propio blog de Microsoft, "planifique la transición de inmediato" y haga copias de seguridad de los datos. Cambiar ahora garantiza la continuidad: para la fecha de retiro, ya estará capacitado en su nueva herramienta, en lugar de tener que improvisar una solución de último momento.

Lista de las mejores alternativas a Microsoft Project Online

Celoxis : plataforma de gestión de proyectos y portafolios (PPM) de nivel empresarial.

ClickUp : herramienta integral de gestión de proyectos y trabajo con flujos de trabajo personalizables.

Trello : Gestión visual y sencilla de proyectos y tareas con tableros y Power-Ups.

Trabajo en equipo : gestión de proyectos con seguimiento del tiempo, portales para clientes y herramientas de colaboración.

ProofHub : plataforma integral de planificación y colaboración de proyectos con diagramas de Gantt.

Plataforma de gestión de proyectos y portafolios empresariales

9/10 — Puntuación general

Ventajas clave

• Control integral de proyectos a nivel de cartera
• Potentes paneles de control y análisis
• Compatibilidad con archivos de Microsoft Project
• Seguimiento conjunto de recursos y costes
• Aplicación móvil y compatibilidad con MCP: Celoxis ya está disponible en dispositivos móviles y es compatible con el Protocolo de Contexto de Modelo (MCP) para integraciones basadas en IA.

Consideraciones

• Curva de aprendizaje inicial para los nuevos equipos

Celoxis es una solución robusta de gestión de proyectos y portafolios (PPM) para empresas, con una interfaz en línea. Ofrece potentes herramientas de planificación (diagramas de Gantt, asignación de recursos, etc.), además de paneles de control de cartera, seguimiento de tiempo y gastos, e informes avanzados.

Diseñado para grandes equipos, Celoxis combina escalabilidad con facilidad de uso: puede gestionar miles de tareas en múltiples proyectos sin dejar de ser intuitivo.

Admite flujos de trabajo personalizados y se integra con cientos de aplicaciones (Jira, Azure DevOps, Slack, herramientas de gestión de proyectos de Google, etc.), de modo que los equipos pueden centralizar el trabajo en un solo lugar.

Es importante destacar que Celoxis admite la importación de archivos de Microsoft Project (MPP/XML), incluidas tareas, dependencias, líneas basey asignaciones, lo que facilita la migración desde MS Project.

¿Cómo aborda Celoxis los proyectos a gran escala?

Celoxis está diseñado para portafolios empresariales. Permite a los responsables de la PMO visualizar el estado de la cartera en tiempo real mediante paneles personalizables y asignar recursos entre proyectos para optimizar su uso.

Funcionalidades como la gestión de riesgos, el seguimiento del tiempo y el presupuesto, y la contabilidad integrada ayudan a garantizar que las finanzas se gestionen en consonancia con los cronogramas.

Los usuarios informan que Celoxis aporta claridad al agregar los datos del proyecto, lo que proporciona una visibilidad completa de la carga de trabajo, los plazosy el progreso de los equipos.

¿Es fácil cambiar de MS Project ?

Celoxis se posiciona como una alternativa a Microsoft Project. Admite la importación de archivos de Microsoft Project y ofrece una interfaz web sin necesidad de Windows.

Muchos conceptos familiares se mantienen. Los gestores de proyectos pueden seguir utilizando diagramas de Gantt y estructuras de tareas establecidas, lo que ayuda a reducir el esfuerzo de migración. El esfuerzo exacto depende de la complejidad de los archivos y los requisitos de integración.

¿Por qué es mejor que MS Project?

Celoxis ofrece ventajas para las organizaciones que priorizan la visibilidad, la flexibilidad y la colaboración en su cartera de proyectos. En comparación con los entornos tradicionales de Microsoft Project, proporciona trabajo en equipo basado en la web, informes interactivos y gestión centralizada de la cartera.

Sus paneles de control personalizables y sus funciones de seguimiento de proyectos pueden resultar especialmente valiosas para las organizaciones que gestionan múltiples proyectos, recursos compartidos y el rendimiento financiero.

fr.celoxis.comResumen de la cartera que muestra el estado del proyecto, los riesgos y el seguimiento del presupuesto. Ver imagen original de la cartera.

Precios

En la reseña adjunta, se describe que el precio de Celoxis comienza en 10 dólares por usuario al mes, con facturación anual, para la edición Core

Los niveles superiores —Essentials, Professional y Business— añaden funcionalidades como seguridad avanzada, gestión de proyectos y facturación, con precios que rondan los 45 dólares por usuario al mes.

Celoxis también ofrece una versión local con precios personalizados. Las licencias para miembros del equipo pueden ser más económicas, mientras que el acceso de solo lectura puede ser gratuito. Los precios indicados provienen del contenido proporcionado y no han sido verificados de forma independiente. Consulte la página oficial de precios para conocer las tarifas vigentes.

Reseñas

Según el resumen de reseñas proporcionado, los clientes elogian a Celoxis por sus capacidades de seguimiento de proyectos, paneles de control personalizables y funciones de colaboración.

Entre sus puntos fuertes más destacados se incluyen su capacidad para gestionar entornos de proyectos complejos y ofrecer funcionalidades de planificación similares a las de Microsoft Project, junto con informes a nivel de cartera.

Consulta más opiniones de clientes de Celoxis.

Observa cómo funciona Celoxis en un entorno de proyecto real

Plataforma integral de gestión del trabajo

8/10 — Puntuación general

Ventajas clave

• Múltiples vistas del proyecto, incluyendo Lista, Tablero, Diagrama de Gantt y Calendario
• Colaboración integrada con chat y comentarios
• Documentación integrada, paneles de control y seguimiento del tiempo
• Asistente de IA para la creación y planificación de tareas

Consideraciones

• La interfaz con muchas funciones puede requerir un tiempo de aprendizaje inicial

ClickUp es una plataforma integral de gestión del trabajo que unifica tareas, documentos, objetivos y chat. Admite múltiples vistas de proyectos (Lista, Tablero/Kanban, Gantt, Calendario) y ofrece seguimiento del tiempo y paneles de control integrados.

Gracias a su flexibilidad y amplias funciones, ClickUp puede gestionar desde simples listas de tareas hasta complejos cronogramas de proyectos.

También incluye funciones basadas en inteligencia artificial para automatizar las estimaciones y la creación de tareas. ClickUp está basado en la nube, por lo que los miembros del equipo, incluidos los equipos remotos o multifuncionales, pueden acceder a información actualizada del proyecto.

¿Por qué es mejor que MS Project?

La interfaz moderna y fácil de usar de ClickUp es una ventaja clave. Permite que los miembros del equipo que no se dedican a la gestión de proyectos actualicen las tareas fácilmente, mientras que los flujos de trabajo tradicionales MS Project a menudo han estado orientados a los especialistas en gestión de proyectos.

Con ClickUp, los equipos se benefician de la colaboración en tiempo real mediante comentarios, integración de correo electrónico y chat. La plataforma también centraliza el trabajo al permitir a los usuarios insertar documentos, hojas de cálculo e información relacionada dentro de las tareas, lo que ayuda a reducir la fragmentación de la información.

Las funciones de IA de ClickUp facilitan la creación de tareas y la planificación de proyectos, reduciendo el esfuerzo manual. En resumen, ClickUp combina la programación de proyectos con funciones modernas de colaboración y gestión de flujos de trabajo.

Precios

ClickUp ofrece un plan gratuito con límites generosos.

Según la información de precios proporcionada:

• Gratis para siempre: $0
• Ilimitado: $7 por usuario al mes (facturación anual)
• Empresas: 12 dólares por usuario al mes (facturación anual)
• Empresa: Precios personalizados

La facturación mensual puede ser más alta y algunas funciones de IA pueden requerir un pago adicional. Estos precios corresponden al contenido proporcionado y no han sido verificados de forma independiente. Consulte la página oficial de precios de ClickUp para conocer las tarifas actuales.

Reseñas

Los usuarios destacan la amplia personalización y flexibilidad de ClickUp. Los equipos pueden habilitar o ajustar numerosas funciones para adaptarlas a sus flujos de trabajo específicos.

Una vez dominado, ClickUp puede potencialmente reemplazar múltiples herramientas de gestión del trabajo al consolidar la gestión de tareas, la documentación, la colaboración y la elaboración de informes.

Sin embargo, los nuevos usuarios pueden experimentar inicialmente una curva de aprendizaje debido a la amplia gama de funciones y opciones de configuración de la plataforma.

Herramienta visual de gestión de proyectos Kanban

7,5/10 — Puntuación general

Ventajas clave

• Interfaz de arrastrar y soltar extremadamente sencilla
• Flujo de trabajo Kanban visual para equipos ágiles
• Incorporación rápida sin necesidad de una formación exhaustiva
• Potenciadores flexibles para la automatización y la generación de informes

Consideraciones

• Funciones avanzadas de gestión de proyectos y cartera limitadas

Análisis detallado

Trello es una herramienta visual de gestión de tareas basada en tableros y tarjetas. Ofrece una interfaz sencilla de arrastrar y soltar: cada proyecto es un tablero, las tareas son tarjetas y las listas representan las etapas del flujo de trabajo.

Trello está diseñado para ser fácil de usar y permitir una rápida incorporación. Si bien de serie puede que no incluya todas las funciones avanzadas de gestión de proyectos de Microsoft Project, cubre lo esencial, como la creación de tareas, las fechas límite y los archivos adjuntos, en un formato intuitivo.

Además, las integraciones (Power-Ups) de Trello pueden añadir diagramas de Gantt, automatización o funcionalidades de generación de informes según sea necesario.

¿Por qué es mejor que MS Project?

La principal ventaja de Trello es su sencillez. Para los equipos que están dejando de usar Project Online, Trello puede gestionar la planificación básica de proyectos sin necesidad de plantillas ni configuraciones complejas.

Sus tableros Kanban visuales son especialmente útiles para proyectos de desarrollo ágil o rápido . A diferencia de los flujos de trabajo de planificación tradicionales MS Project , Trello permite a los equipos ajustar tareas y prioridades rápidamente.

Si bien Trello no ofrece la misma profundidad en las capacidades avanzadas de gestión de proyectos que Celoxis o Teamwork, proporciona un plan gratuito accesible para equipos con requisitos sencillos.

Muchas organizaciones utilizan Trello para planes de marketing, calendarios de contenido y coordinación entre equipos, donde se prefiere una herramienta sencilla pero flexible.

Precios

Trello ofrece un plan gratuito que admite hasta 10 tableros por espacio de trabajo.

Según la información de precios proporcionada:

• Gratis: $0
• Estándar: Desde 5 dólares por usuario al mes
• Premium: Incluye funciones adicionales como vistas de línea de tiempo y panel de control
• Enterprise: Diseñado para grandes organizaciones que requieren administración centralizada y seguridad avanzada.

Los precios indicados provienen del contenido proporcionado y no han sido verificados de forma independiente. Visite la página oficial de precios de Trello para consultar las tarifas vigentes.

Reseñas

Los usuarios suelen elogiar la facilidad de uso de Trello, su interfaz visual y la sencillez de su sistema de gestión de tareas.

Su flujo de trabajo intuitivo de arrastrar y soltar lo hace accesible a equipos con diferentes niveles de experiencia en gestión de proyectos, lo que permite una rápida adopción sin necesidad de una formación exhaustiva.

Sin embargo, los proyectos de mayor envergadura, con numerosas tareas, dependencias y partes interesadas, pueden resultar difíciles de gestionar únicamente mediante tableros. Las organizaciones que requieren una asignación avanzada de recursos, un seguimiento financiero o una gestión de cartera pueden necesitar una solución más completa.

Plataforma de gestión de proyectos centrada en el cliente

7,5/10 — Puntuación general

Ventajas clave

• Control de tiempo y facturación integrados
• Portal del cliente y herramientas de colaboración
• Paneles de control claros para una mejor visibilidad de la carga de trabajo
• Seguimiento de cartera e hitos

Consideraciones

Es posible que muchas funciones requieran un tiempo de adaptación

Análisis detallado

Teamwork (anteriormente Teamwork Projects) es una herramienta de gestión de proyectos con todas las funciones, a menudo preferida por agencias y empresas de consultoría.

Incluye funciones de gestión de tareas e hitos, seguimiento del tiempo, presupuestos y facturación. Teamwork ofrece vistas de lista, tablero, diagrama de Gantt y portafolio.

También incluye funciones de colaboración con el cliente y de facturación, lo que la distingue de muchas herramientas tradicionales de gestión de proyectos.

En resumen, Teamwork gestiona tanto la ejecución del proyecto como la entrega al cliente dentro de una única plataforma.

¿Por qué es mejor que MS Project?

El trabajo en equipo se centra en la claridad y la colaboración. Sus paneles de control e informes ofrecen visibilidad sobre la carga de trabajo, los plazos y el progreso del proyecto, lo que ayuda a los equipos a mantenerse coordinados.

Al ser una plataforma web, las partes interesadas, incluidos los miembros del equipo que no son técnicos y los clientes, pueden acceder a la información del proyecto con mayor facilidad.

Teamwork también integra hojas de horas y seguimiento de costes, funcionalidades que pueden requerir configuración o herramientas adicionales en entornos tradicionales de Microsoft Project.

Su interfaz puede resultar más accesible para equipos centrados en la entrega colaborativa de proyectos, lo que permite a los gerentes realizar un seguimiento de las responsabilidades y el progreso sin depender de flujos de trabajo de programación complejos.

Para las empresas que gestionan proyectos de clientes, Teamwork combina la planificación de proyectos, la gestión de recursos, el seguimiento financiero y la colaboración con el cliente en una única plataforma.

Precios

Teamwork ofrece un plan gratuito para equipos pequeños.

Según la información de precios proporcionada:

• Gratis: Disponible para equipos pequeños
• Planes de pago: Desde aproximadamente 10,99 $ por usuario al mes
• Planes de nivel superior: Funciones adicionales orientadas a agencias, incluidas capacidades de facturación y gestión de clientes
• Empresa: Precios personalizados para organizaciones de mayor tamaño

Los precios indicados provienen del contenido proporcionado y no han sido verificados de forma independiente. Visite la página oficial de precios de Teamwork para consultar los planes y tarifas vigentes.

Reseñas

Los usuarios elogian Teamwork por la visibilidad de sus proyectos, la claridad en la planificación y sus capacidades de colaboración.

Los usuarios suelen destacar cómo sus paneles de control, la gestión de la carga de trabajo y las herramientas de programación ayudan a que la coordinación de proyectos complejos sea más manejable.

Sus funciones orientadas al cliente son especialmente valiosas para agencias, empresas de consultoría y organizaciones de servicios profesionales que gestionan múltiples proyectos para clientes.

Teamwork también recibe comentarios positivos en cuanto a la atención al cliente, aunque es posible que los equipos necesiten un período de adaptación para familiarizarse con sus amplias funciones.

Plataforma integral de planificación y colaboración de proyectos

7/10 — Puntuación general

Ventajas clave

• Precio fijo para usuarios ilimitados
• Herramientas integradas de revisión y colaboración
• Se incluyen diagramas de Gantt y tableros Kanban
• Comunicación centralizada y actualizaciones de tareas

Consideraciones

Menos funciones avanzadas de gestión de proyectos empresariales

ProofHub es una herramienta integral de planificación y colaboración de proyectos. Ofrece gestión de tareas, diagramas de Gantt, tableros Kanban, revisión de documentos integrada y seguimiento del tiempo.

Todo está centralizado en una única plataforma, lo que permite a los equipos gestionar las revisiones de diseño, los debates sobre proyectos y las actualizaciones de tareas sin tener que cambiar constantemente entre aplicaciones.

A diferencia de muchas plataformas de gestión de proyectos que cobran por usuario, ProofHub ofrece precios de tarifa plana, lo que puede resultar rentable para equipos grandes.

¿Por qué es mejor que MS Project?

ProofHub simplifica los procesos de gestión de proyectos que pueden resultar más complicados en los entornos tradicionales de Microsoft Project.

Su modelo de precios de tarifa plana permite a los equipos añadir usuarios sin aumentar los costes de licencia por puesto, sujeto a los términos del plan seleccionado.

ProofHub combina varias funciones de gestión de proyectos, como chat, uso compartido de archivos, notas, gestión de tareas y diagramas de Gantt, en una única interfaz.

Para los equipos creativos, sus funciones integradas de revisión y debate son especialmente valiosas, ya que permiten a las partes interesadas revisar documentos, proporcionar comentarios y gestionar las aprobaciones junto con las tareas del proyecto.

Como plataforma basada en la nube, ProofHub hace hincapié en la colaboración en equipo y la coordinación sencilla de proyectos.

Para las organizaciones que priorizan la facilidad de uso, la comunicación centralizada y los precios predecibles por encima de la gestión avanzada de la cartera empresarial, ProofHub puede ser una alternativa práctica a Microsoft Project.

Precios

ProofHub utiliza una estructura de precios de tarifa plana en lugar del modelo tradicional de precios por usuario.

Según la información de precios proporcionada:

• Acceso gratuito: Oferta gratuita limitada
• Planes de pago: Desde aproximadamente 50 dólares al mes, con facturación anual
• Usuarios ilimitados: Disponible con planes de tarifa plana que cumplan los requisitos
• Planes de nivel superior: Capacidades administrativas y de gestión de proyectos adicionales

Los precios y la disponibilidad de planes gratuitos provienen del contenido proporcionado y no han sido verificados de forma independiente. Visite la página oficial de precios de ProofHub para consultar los planes y tarifas vigentes.

Reseñas

Los usuarios elogian ProofHub por su facilidad de uso, la colaboración centralizada y la sencillez de su experiencia de gestión de proyectos.

Su capacidad para combinar la gestión de tareas, los debates, la revisión de documentos y la planificación de proyectos en una única plataforma la hace atractiva para los equipos que buscan reducir su dependencia de múltiples herramientas.

Los usuarios suelen apreciar su equilibrio entre simplicidad y funcionalidad, especialmente para agencias creativas, equipos de marketing y empresas que gestionan proyectos colaborativos.

Sin embargo, las organizaciones que requieren una optimización avanzada de recursos, previsiones financieras o una gestión de cartera a nivel empresarial pueden encontrar que ProofHub es menos completo que las plataformas PPM especializadas.

¿Cuándo dejará de funcionar Microsoft Project Online?

Microsoft Project Online dejará de funcionar el 30 de septiembre de 2026. Después de esa fecha, no podrá abrir sus proyectos, cronogramas ni hojas de horas en el servicio, así que exporte todo lo que necesite antes de ese día.

¿Todavía puedo comprar Project Online?

No. Microsoft dejó de vender planes exclusivos de Project Online a nuevos clientes el 1 de octubre de 2025. Los clientes existentes no han podido crear nuevos inquilinos desde el 1 de abril de 2026.

¿Cuál es la mejor alternativa a Project Online?

Depende del uso que le des. Las PMO que dependen de paneles de control de cartera, grupos de recursos y seguimiento financiero generalmente necesitan una plataforma PPM completa como Celoxis. Los equipos que solo hacen seguimiento de tareas a menudo pueden optar por una herramienta más sencilla como Trello o ClickUp.

¿Qué sucede si no cumplo con el plazo de entrega del proyecto en línea?

Tus datos de Project Online se vuelven inaccesibles y Microsoft no ha anunciado ningún período de gracia. Las herramientas de copia de seguridad de terceros que dependen de Project Online también dejan de funcionar, así que considera el 30 de septiembre como el último día para recuperar tus datos.

¿Qué alternativa a Project Online puede importar mis archivos MPP?

Celoxis importa archivos de Microsoft Project en formato MPP y XML, incluyendo tareas, dependencias, líneas base y asignaciones de recursos. Esto permite mover cronogramas sin tener que reconstruirlos manualmente.

Lista de verificación para la migración a Project Online: Seis fases desde la evaluación hasta la puesta en marcha

Utilice esta lista de verificación tanto si empieza con meses de antelación como si se encuentra en las últimas semanas. Las fases 1 y 4 son imprescindibles si el tiempo apremia.

Fase 1: Evaluación

Objetivo: Saber exactamente qué tienes antes de que nada se mueva.

• Enumera todos los sitios PWA de tu inquilino. Un administrador puede identificar los sitios habilitados para PWA con el módulo de PowerShell de SharePoint Online. windowsforum
• Inventariar los proyectos activos, completados y las plantillas, e identificar los proyectos regulados o auditados que requieren conservación a largo plazo.
• Registre los campos personalizados de la empresa, las tablas de búsqueda, los calendarios, el grupo de recursos empresariales y los períodos de las hojas de horas.
• Mapea todas las dependencias descendentes: informes de Power BI, fuentes OData, flujos de Power Automate e integraciones.
• Inventaria por separado los sitios de proyecto de SharePoint vinculados (documentos, incidencias, riesgos, entregables, permisos).

Resultado: Un inventario de migración con un propietario y una prioridad para cada elemento.

Fase 2: Evaluación de proveedores

Objetivo: Elegir la plataforma que mejor se adapte al funcionamiento real de tu Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

• Anota las funciones de Project Online que tus equipos utilizaron cada semana, no la lista completa de funciones.
• Evalúe a los candidatos en función de la profundidad del cronograma, la asignación de recursos, los informes de cartera, las finanzas, la importación de MPP, las integraciones, la seguridad y las opciones de implementación.
• Compara el coste total para tu combinación real de usuarios: usuarios completos, miembros del equipo y usuarios que solo leen.
• Pida a cada proveedor que importe uno de sus archivos MPP reales durante la demo.

Resultado: Una lista reducida de una o dos herramientas y la selección final aprobada. Nuestra guía de software PPM explica con más detalle los criterios de evaluación.

Fase 3: Pruebas piloto

Objetivo: Probar la nueva herramienta con datos reales antes de implementarla para todos.

• Importa entre tres y cinco proyectos representativos: uno sencillo, uno complejo y uno que abarque varios proyectos.
• Verifique que las dependencias, las líneas base y las asignaciones de recursos se hayan mantenido tras la importación.
• Reconstruya los dos o tres informes en los que más confían los ejecutivos.
• Recopile comentarios de un gerente de proyecto, un miembro del equipo y un responsable de cartera.

Resultado: Una aprobación piloto y una lista de correcciones antes de la migración completa.

Fase 4: Migración de datos

Objetivo: Conservar todo y luego trasladar lo que sea necesario.

• Ejecute el script ExportProjectUserContent de Microsoft para cada sitio PWA. Requiere una licencia Project Online Premium o Professional y el cliente de escritorio de Project Online conectado a la instancia, y de forma predeterminada devuelve 27 archivos JSON relacionados con las características.
• Guarda cada proyecto activo como MPP y XML desde el escritorio de Project.
• Exporte las tablas de informes OData (proyectos, tareas, asignaciones, datos por fases temporales, hojas de horas) a un archivo CSV o a una base de datos.
• Archive el contenido del sitio del proyecto de SharePoint por separado.
• Almacene el archivo completo en una ubicación controlada y valide el recuento de registros comparándolo con su inventario de la Fase 1.
• Importa los proyectos activos a la nueva plataforma y redirige los informes de Power BI a la nueva fuente.

Resultado: Un archivo validado más proyectos en ejecución en la nueva herramienta.

Fase 5: Formación de usuarios

Objetivo: Convertir la nueva herramienta en la forma de trabajar predeterminada desde el primer día.

• Formación por rol: administradores de PMO, gerentes de proyecto, miembros del equipo, ejecutivos.
• Crea guías breves para las cinco tareas más comunes, como actualizar el progreso o enviar las hojas de horas trabajadas.
• Propón un campeón en cada departamento.
• Utilice la formación y los servicios remotos cuando estén disponibles.

Resultado: Todos los usuarios activos han recibido formación y son capaces de completar las tareas principales.

Fase 6: Puesta en marcha

Objetivo: Realizar el cambio de lado limpiamente y evitar la doble entrada.

• Elija una fecha de transición, idealmente en el límite de un período de informe o de una fase.
• Congela las actualizaciones en Project Online y realiza una exportación final.
• Anuncien el cambio y dónde obtener ayuda.
• Supervise la adopción y la calidad de los datos durante los primeros 30 días.
• Desactive las integraciones antiguas y confirme que el archivo esté completo antes del 30 de septiembre.

Resultado: Una única fuente de información fidedigna para la elaboración de informes sobre proyectos, recursos y cartera de proyectos.

Si tienes menos de 30 días

Invierta el orden de prioridad: primero archive, luego migre. Complete la Fase 1 en un día y, a continuación, pase directamente a los pasos de exportación de la Fase 4 para cada sitio PWA y sitio de proyecto de SharePoint. Una vez que sus datos estén a salvo fuera de Project Online, podrá realizar evaluaciones de proveedores y pruebas piloto después de la fecha límite sin perder el historial. Consulte con nuestro equipo sobre la importación de sus archivos MPP exportados.

Términos y tecnologías clave en un proyecto de migración en línea

Project Online: el servicio de gestión de cartera de proyectos en la nube de Microsoft, basado en SharePoint Online y al que se accede a través de Project Web App.

Aplicación web de proyectos (PWA): La interfaz de navegador para Project Online, utilizada para centros de proyectos, centros de recursos, hojas de horas y vistas de portafolio.

Microsoft Planner: la aplicación actual de Microsoft para la gestión del trabajo. Los planes Premium ahora incluyen las funciones que antes estaban disponibles en Project para la web.

Proyecto para la web: Una herramienta de gestión de proyectos de Microsoft basada en Dataverse, que se retiró en agosto de 2025 y se integró en Planner.

Project Server Subscription Edition (SE): el servidor de proyectos local de Microsoft, que sigue recibiendo soporte y es el producto de Microsoft más parecido a Project Online.

Project Desktop: El cliente de Windows (Project Standard o Professional 2024, o incluido con Planner y Project Plan 3). No se retirará.

Dynamics 365 Project Operations: la aplicación de servicios basados ​​en proyectos de Microsoft que combina la gestión de proyectos, la asignación de recursos y las finanzas.

Fuente OData: La API de informes que Project Online expone a herramientas como Power BI y Excel.

CSOM (Client-Side Object Model): La interfaz de programación utilizada para la exportación masiva de proyectos a través de PowerShell.

ExportProjectUserContent: Script de PowerShell de Microsoft para exportar datos de usuarios y proyectos desde sitios PWA.

Archivos MPP y XML: formato de archivo nativo de Microsoft Project y su formato de intercambio XML, utilizados para transferir cronogramas entre herramientas.

Grupo de recursos empresariales: La lista compartida de personas y recursos asignados a diferentes proyectos.

Campos personalizados empresariales: Campos de toda la organización para estado, prioridad, centro de costos y atributos similares. Estos suelen ser los que más tiempo tardan en reasignarse.

Línea base: Una instantánea guardada de un cronograma que se utiliza para medir la variación. Más información sobre las líneas base de los proyectos.

Ruta crítica: La cadena más larga de tareas dependientes, que determina la fecha de finalización del proyecto.

PPM, SPM y APMR: Gestión de cartera de proyectos, gestión estratégica de cartera y la categoría de gestión e informes de proyectos adaptativos de Gartner. Los tres términos describen la clase de software que reemplaza a Project Online a nivel empresarial.

Agente de Microsoft 365 Copilot y Project Manager: asistentes de IA de Microsoft para Planner, que se venden como complemento independiente.

Microsoft Entra ID y SSO: Servicios de identidad e inicio de sesión único que debe comprobar al conectar una nueva herramienta a su entorno de Microsoft 365.

La retirada de Microsoft Project Online representa tanto un reto como una oportunidad. Si bien Microsoft señala a Planner y Project Server como alternativas internas, estas nuevas herramientas presentan ciertas limitaciones. Las alternativas independientes, como Celoxis, suelen ofrecer capacidades de gestión de proyectos más completas con una interfaz de usuario moderna. Al evaluar opciones ahora —como Celoxis, ClickUp, Trello, Teamwork o ProofHub— las organizaciones pueden evitar interrupciones y elegir una solución que se ajuste a su flujo de trabajo y presupuesto. Cada una de estas alternativas cubre los aspectos esenciales de la planificación de proyectos (incluidos diagramas de Gantt, planificación de recursos e informes) y, en muchos casos, ofrece modelos más flexibles y colaborativos que Project Online. Planifique su migración con anticipación, compare estas herramientas con sus necesidades y asegúrese de que su equipo esté bien capacitado antes de la fecha límite de 2026. Con la alternativa adecuada, obtendrá una experiencia de gestión de proyectos moderna y flexible que evita los inconvenientes de la antigua plataforma Project Online.