Le guide ultime pour réaliser des estimations de coûts précises

Introduction

Les coûts constituent l'une des principales préoccupations (voire la principale) des décideurs en gestion de projet. Combien ce projet va-t-il coûter à moi ou à mon entreprise ? Pouvons-nous nous le permettre ? Est-ce un bon investissement ? Quel sera le retour sur investissement ?

Ces questions, parmi des milliers d'autres, taraudent l'esprit de vos investisseurs lorsqu'ils examinent votre projet. C'est pourquoi il est primordial de présenter une estimation précise de votre calendrier et de vos coûts à chaque étape.

Dans cet article, nous aborderons les principes fondamentaux des estimations précises, plusieurs outils utiles et les règles de base à respecter dans toute procédure d'estimation des coûts. C'est parti !

Les bases de l'estimation

Plus un projet est unique, plus il est difficile d'en établir des estimations précises. Parmi les facteurs qui complexifient l'estimation, les plus courants sont :

• Il est possible que le chef de projet ne connaisse pas tous les membres de l'équipe. Plus la complexité d'une tâche augmente, plus les exigences en matière de productivité et de compétences spécialisées s'accroissent, ce qui rend l'estimation du temps et du budget plus difficile.
• Les nouvelles technologies ne sont pas toujours fiables et peuvent présenter certains inconvénients lors de leur mise en œuvre ou de leur utilisation au cours du projet.
• Un planning imprécis, comportant des erreurs dans le calendrier des tâches, nécessitera un budget plus important pour le projet. Par exemple, si votre projet accuse du retard et que vous devez recevoir prochainement une pièce essentielle qui ne peut être stockée longtemps, vous pourriez être contraint d'augmenter la productivité (et donc les coûts) ou de verser au fournisseur un supplément pour une livraison ultérieure.

Lors de l'estimation du budget et du calendrier d'un projet, il est possible de commettre des erreurs courantes. Cela ne tient pas à une incapacité à réaliser une estimation correcte, mais plutôt à la facilité avec laquelle chacun peut tomber dans ces erreurs, par manque d'attention ou sous la pression de l'urgence.

Les erreurs les plus fréquentes en matière d'estimation

Bien que le bon sens et une réflexion un peu plus complexe vous incitent à éviter ces erreurs, il est très probable que vous les commettiez (ou les ayez déjà commises) lors de l'estimation d'un projet.

Faire des estimations approximatives avant de les calculer réellement

Vous entrez dans l'ascenseur, la porte se referme et vous jetez un coup d'œil autour de vous. Vous remarquez que la personne à côté de vous est une cadre supérieure qui se trouve être très intéressée par l'avancement de votre projet. « Dis, et ces estimations de coûts que tu as calculées ? Tu as des nouvelles ? » demande-t-elle. Sous la pression du moment, vous avancez inévitablement une estimation très optimiste, sans aucun fondement concret. Vous oubliez tout simplement les conseils de votre subordonné concernant l'augmentation probable des coûts dans votre chaîne d'approvisionnement. En fait, vous ignorez le « pire scénario possible » et vous vous précipitez sur le « meilleur scénario possible » pour annoncer des chiffres qui impressionneront la direction. « Oh, très bien ! De beaux chiffres ! » s'exclame-t-elle en sortant de l'ascenseur… jusqu'à ce qu'elle découvre qu'il s'agissait de chiffres très optimistes, voire irréalisables. Alors, comment gérer ce genre de situation ? Comment éviter de telles estimations optimistes ? Voici quelques conseils pour vous aider :

• Affichez une expression soucieuse (ou du moins faites semblant de l'être) et expliquez que de nombreux facteurs influent sur les efforts déployés dans le cadre de ce projet. Soyez honnête et admettez que vous ne disposez pas encore de toutes les informations nécessaires pour fournir un chiffre définitif concernant les estimations.
• Notez la demande du responsable, ainsi que les questions auxquelles vous devez répondre avant de fournir une estimation pertinente. Ceci est important pour deux raisons : (1) vous évitez de donner une estimation trop générale et (2) vous vérifiez que le responsable a bien compris ce qu’il recherche et qu’il est en mesure de répondre à vos questions concernant les estimations.
• Si, malgré tout, ce manager agaçant vous met toujours la pression, trois options s'offrent à vous : (1) Vous pouvez lui donner votre estimation la plus précise et énumérer tous les problèmes potentiels. (2) Vous pouvez doubler votre estimation la plus précise, puis la doubler encore. Ensuite, vous pouvez annoncer le résultat au manager – j'aime particulièrement cette dernière option, car elle met en cause l'irrationalité du manager en faisant preuve d'irrationalité dans son estimation. Veillez simplement à ce que le manager ne pense pas que vous vous moquez de lui. Enfin, (3) vous pouvez tout simplement refuser de donner une estimation tant que vous n'avez pas d'informations plus fiables et des chiffres plus précis.

Commencer un devis avant d'avoir des spécifications détaillées

Qui d'entre vous a déjà essayé d'estimer le temps nécessaire pour étudier un chapitre et s'est retrouvé avec deux ou trois fois plus de temps que prévu ? Cela s'explique par de nombreux facteurs (dont votre petite pause « 5 minutes sur Facebook »), mais le manque d'estimations précises est un facteur déterminant. La méthode recommandée consiste à réfléchir au temps nécessaire pour chaque page – lecture, prise de notes et exercices – puis à multiplier ce temps par le nombre de pages du chapitre. Mais qui le fait vraiment ? On a souvent tendance à prendre le nombre total de pages, disons 50, et à se dire : « Tiens… 3 heures, ça me paraît bien pour 50 pages ! » Pourtant, en y réfléchissant bien, on peut s'attendre à environ 15 minutes par page, lecture, notes et exercices compris (ce qui ne paraît pas beaucoup, n'est-ce pas ?). Le temps total estimé serait donc plutôt de 12,5 heures, soit plus de quatre fois notre estimation initiale !

Bon, peut-être que les études ne sont pas votre activité préférée, alors prenons d'autres exemples. Pensez à une entreprise de construction : vous attendez-vous à ce qu'elle fournisse un devis précis sans avoir accès aux plans ? Qu'en est-il des matières premières et du temps de main-d'œuvre nécessaires ? Toutes ces informations doivent être précisément définies avant de commencer votre devis. C'est pourquoi nous élaborons une structure de découpage du travail (WBS) !

Bien que cela paraisse évident, cette erreur est plus fréquente qu'on ne le pense. Combien d'entre nous se lancent dans un projet parce qu'ils le jugent « bon », pour ensuite l'abandonner rapidement, faute d'efforts, de coûts et de temps suffisants ? J'ai moi-même créé des tas de blogs, en me promettant toujours que « cette fois-ci, ce sera le bon », et au bout de deux ou trois semaines, je n'y touchais plus jamais. Heureusement que Google et WordPress proposent un hébergement gratuit, sinon j'aurais gaspillé une somme considérable.

Ajouter une marge au devis

Il n'y a rien de mal à tenir compte de l'incertitude dans une estimation. Vous avez peut-être de bonnes raisons d'augmenter le temps ou le budget de vos estimations, car vous pensez qu'un imprévu pourrait survenir avec une probabilité non négligeable. Le problème survient lorsque vous gonflez délibérément les délais et les budgets pour respecter une échéance biaisée ou un budget biaisé. Plusieurs problèmes peuvent alors apparaître. Si vous augmentez artificiellement les chiffres, votre projet risque d'être perçu comme un mauvais investissement et d'être refusé. Un autre inconvénient concerne votre réputation et la confiance que vos supérieurs accordent à votre travail. Si vous commettez cette pratique une seule fois (et que vous vous faites prendre), vous passerez à jamais pour une personne peu fiable.

Deux solutions s'offrent à vous : (1) éviter de vous faire prendre – mais cela dépasse le cadre de ce cours – ou (2) proposer des estimations honnêtes et détaillées. Nul n'ignore qu'il est impossible de prédire l'avenir ; aussi, en fournissant une estimation aussi précise que possible, vous vous forgerez une réputation qui vous permettra de négocier un budget plus important ou un délai plus long si nécessaire.

Les règles d'or de l'estimation

Maintenant que nous avons vu ce qu'il ne faut pas faire, passons à la partie intéressante : les règles universelles applicables à tous les projets, en toutes circonstances.

Choisissez les bonnes personnes

Ne confiez pas vos devis aux nouveaux stagiaires. Ils risquent de ne pas être familiarisés avec le poste et encore moins avec le système d'exploitation de votre entreprise. Confier vos devis aux bonnes personnes implique trois choses :

1. Faites appel à des personnes expérimentées : comprendre comment le travail est effectué est une condition préalable à l’établissement de bons devis.
2. Amenez les personnes qui effectueront le travail : tandis que la haute direction vous dira quel devrait être le taux de productivité, les personnes qui effectuent le travail vous diront quel est le taux de productivité possible (en supposant qu'il s'agisse de travailleurs honnêtes).
3. Faites appel à des personnes maîtrisant l'art et la science de l'estimation : s'il est important de savoir comment réaliser une estimation, il est essentiel de ne pas confier cette tâche à une personne qui n'en possède pas les compétences. Estimer, ce n'est pas simplement prévoir le scénario le plus optimiste ; c'est appliquer des règles objectives pour obtenir l'estimation la plus précise possible de scénarios réalistes futurs.

Mettez à profit votre expérience antérieure

Une entreprise de construction qui établit un nouveau devis pour un bâtiment doit intégrer toutes les informations recueillies lors des devis précédents. Si les fournisseurs risquent de retarder la livraison des matières premières de deux semaines, il est recommandé d'en tenir compte dans les prévisions. Si vous connaissez votre taux d'absentéisme historique, intégrez-le également dans vos estimations. Plus vous disposez de données historiques, moins vous avez recours aux conjectures et à l'intuition ; par conséquent, plus vous avez d'informations, mieux c'est.

Concentrez-vous sur l'équilibre plutôt que sur l'estimation

Il est très facile de céder à la pression des supérieurs hiérarchiques pour réduire les coûts ou accélérer les délais. Si vos estimations sont basées sur des principes d'estimation rigoureux, vous n'avez rien à craindre. Peu importe si votre supérieur vous dit : « Vous devriez réduire ces chiffres, le budget est trop élevé ! » Votre réponse devrait être quelque chose comme : « (Monsieur/Madame,) ces estimations sont basées sur les données historiques dont nous disposons actuellement. Compte tenu des caractéristiques du produit, il s'agit d'une estimation réaliste du temps et des coûts nécessaires. Il est impossible de réduire ces chiffres sans compromettre leur fiabilité. Si vous souhaitez les modifier, nous devrions nous concentrer sur l'évolution du produit ou des processus eux-mêmes. » En d'autres termes : vous ne devez pas modifier les chiffres sous la pression s'ils reposent sur des estimations objectives. Si votre supérieur insiste, faites-lui bien comprendre qu'il ou elle sera responsable des modifications (et de leurs conséquences potentielles, positives ou négatives).

Se concentrer sur le degré de précision optimal

Bien que des estimations plus précises soient toujours un avantage, augmenter la précision des chiffres a un coût. Il est donc judicieux de proposer différents niveaux de précision à différentes étapes d'une proposition ou d'une planification de projet.

Le premier niveau de précision est ce qu'on appelle une estimation approximative. Bien que très subjective, cette estimation ne demande ni beaucoup de temps ni beaucoup de ressources et repose sur l'expérience de la personne qui la fournit. Son seul objectif est de vérifier s'il est judicieux de procéder à des estimations plus détaillées pour le projet.

Le niveau suivant, encore très variable, est appelé ordre de grandeur. Il est calculé à partir des informations issues de projets antérieurs et vise à identifier des similitudes ou des corrélations entre les projets passés et l'estimation actuelle. Par exemple, si notre entreprise de construction doit bâtir une maison trois fois plus grande qu'une construction précédente, il est logique d'estimer le coût à trois fois ce montant à titre d'ordre de grandeur.

Le troisième niveau, celui des estimations détaillées, est celui auquel vous devriez consacrer le plus de temps. Notez que l'accès à ce troisième niveau nécessite l'approbation des deux premiers. Les estimations détaillées, ou estimations ascendantes, constituent la phase où vous fournirez une estimation sérieuse du projet. Elles sont généralement calculées selon une approche ascendante : vous commencez par estimer les ressources nécessaires aux différentes phases du projet, puis vous synthétisez l'ensemble dans un calcul final. Les estimations ascendantes fournissent des informations sur le calendrier et les ressources, ainsi que sur les prévisions budgétaires et de trésorerie.

Techniques pour des estimations précises

Bon, assez bavardé. Nous savons ce qu'il faut faire et ce qu'il faut éviter, mais nous ne savons pas comment. Abordons différentes techniques d'estimation pour vos projets. Bien sûr, un seul article ne peut pas toutes les traiter en détail (il existe des livres entiers consacrés à l'estimation, alors…), mais je peux vous donner un bon aperçu de leur fonctionnement. Nous passerons en revue les éléments fondamentaux de l'estimation ; ainsi, si vous comprenez ce que nous allons aborder, vous serez capable de comprendre n'importe quelle procédure et n'importe quel logiciel d'estimation.

Estimation par étapes

L'estimation par phases consiste à estimer les différentes phases d'un projet. De ce fait, elle nécessite des informations sur une phase à la fois. Cette approche est tout à fait justifiée, car il est généralement irréaliste d'exiger une estimation unique pour l'ensemble du projet avant même de commencer. Illustrons cela par un graphique afin de comprendre comment l'estimation par phases peut améliorer la prise de décision concernant un projet.

En pratique, il convient toujours de disposer de deux estimations : une estimation détaillée pour la phase suivante du projet et une estimation de l’ordre de grandeur pour le reste du projet. Un autre aspect important que les estimations par phases prennent en compte est la forte incertitude inhérente à un projet dans ses phases initiales. Elles permettent de gérer cette incertitude en décomposant le projet en plusieurs phases, chacune étant considérée comme un projet à part entière.

Comme le montre le graphique, la phase initiale débute par une estimation de l'ordre de grandeur pour l'ensemble du projet et une estimation détaillée pour la première phase. Une fois cette étape terminée, le processus d'estimation recommence pour la phase suivante, et une nouvelle autorisation est requise. De plus, une nouvelle estimation de l'ordre de grandeur – bien plus précise que la première grâce à l'effet d'apprentissage – est calculée pour la suite du projet. Ce cycle d'ajustement de l'estimation de l'ordre de grandeur et d'élaboration d'estimations détaillées se répète pour chaque nouvelle phase du projet.

Bien que l'estimation par phases soit appréciée par l'équipe projet – car elle oblige à se concentrer sur une phase à la fois –, les financeurs rechignent parfois à l'idée de ne pas disposer d'une estimation globale et détaillée du coût total. Pour résoudre ce problème, il convient d'expliquer qu'une estimation globale incomplète risque d'être imprécise et d'accroître les risques pour tous. Le principal avantage de l'estimation par phases réside dans sa capacité à planifier et à exécuter le projet grâce à de nombreuses décisions éclairées et ciblées, plutôt qu'à une seule décision globale prise à la hâte.

Répartition

L'estimation par répartition, aussi appelée estimation descendante, part d'un budget total pour le projet et répartit ensuite ce budget en pourcentages entre les différentes phases et tâches. L' organigramme des tâches (WBS) est essentiel pour bien comprendre les tâches à réaliser et leur complexité. Puisque l'estimation descendante dérive les budgets détaillés à partir du budget total, il est crucial de fournir une estimation initiale fiable. Si l'estimation globale est erronée, les différentes parts du budget seront également éloignées de la réalité. Voyons maintenant à quoi ressemble une estimation par répartition.

Bien que l'estimation ascendante soit généralement privilégiée car plus précise (nous y reviendrons), la répartition est plus simple à mettre en œuvre et peut s'avérer pertinente pour sélectionner les projets sur lesquels votre entreprise devrait investir. La répartition peut également être combinée à une estimation par phases afin d'ajuster les pourcentages de chaque tâche à mesure que le budget se précise au fil du projet. Prenons un exemple concret. Supposons que notre répartition précédente soit désormais attribuée à trois départements : Recherche, Conception et Mise en œuvre. Consultez le tableau ci-dessous.

Voyons comment utiliser les informations des phases précédentes pour établir une estimation de l'ordre de grandeur des prochaines étapes du projet. Notre estimation initiale était de 300 000 $ pour la réalisation du projet. La recherche devant représenter 30 % du budget, son estimation initiale était de 90 000 $. Une fois la phase de recherche terminée, nous devons mettre à jour nos estimations. Pour ce faire, nous intégrons à notre modèle les données historiques : le coût réel de la phase de recherche. Ce coût s'est élevé à seulement 72 000 $, soit moins que notre estimation initiale. Puisque ce coût est censé représenter 30 % du budget total, nous pouvons actualiser nos estimations des coûts du projet comme suit :

Le nouveau coût total du projet s'élève à 240 000,00 $, et le coût d'achèvement révisé correspond simplement au coût total mis à jour moins le montant déjà dépensé en recherche (240 000,00 $ - 72 000,00 $ = 168 000,00 $). Enfin, l'estimation révisée pour la phase de conception représente 50 % du nouveau coût total du projet : 240 000,00 $ × 0,5 = 120 000,00 $.

Estimation paramétrique

La technique paramétrique vise à identifier les paramètres (ou facteurs) qui jouent un rôle important dans l'estimation d'un projet. Prenons l'exemple suivant :

Une entreprise de construction a été engagée pour bâtir une maison de 150 mètres carrés et travaille actuellement à l'estimation du délai de réalisation du projet. Forte de son expérience, elle sait qu'une maison de 100 mètres carrés est généralement construite en 180 jours. Par conséquent, une première estimation pour cette maison prévoit un délai de construction de 270 jours. Cependant, l'entreprise a également constaté que :

• Construire les fondations prend deux fois plus de temps que construire la maison ;
• Les fondations nécessaires pour une maison de 150 mètres carrés sont deux fois plus grandes que celles nécessaires pour une maison de 100 mètres carrés.
• Les conditions météorologiques dans la région du nouveau projet sont moins favorables. Afin d'en tenir compte dans le modèle, l'entreprise décide d'ajouter 20 % pour les retards dus aux intempéries ;
• Le fournisseur de matières premières est plus proche du nouveau projet que de l'ancien. Cela permet à l'entreprise d'être plus optimiste et de réduire le délai global estimé de 5 %.

À quoi ressemblerait donc notre nouvelle estimation ?

Il nous faut d'abord déterminer comment le temps a été réparti pour la première maison. Pour simplifier, supposons que la construction d'une maison ne comprenne que les phases de fondation et de construction. À partir de là, nous pouvons calculer le temps consacré aux fondations et à la construction de la première maison :

Le temps consacré aux fondations a donc été de 120 jours, tandis que celui de la construction proprement dite était de 60 jours. Sachant que la nouvelle maison nécessite deux fois plus de fondations, il est logique d'estimer le temps nécessaire à 240 jours. En conservant les mêmes proportions, l'estimation pour la construction de la maison est de 120 jours.

Nous travaillons désormais sur une estimation de 360 ​​jours au lieu des 270 initialement prévus. Enfin, nous devons procéder à des ajustements en fonction des conditions météorologiques et de la localisation des fournisseurs :

Notre estimation finale, obtenue par estimation paramétrique, est donc d'environ 411 jours, soit 141 jours (ou 52 %) de plus que notre estimation initiale. Une différence considérable, n'est-ce pas ?

L'intérêt de l'estimation paramétrique réside dans sa capacité à intégrer des données historiques aux estimations. Comme vous pouvez le constater, nous avons pris en compte le fait que les fondations nécessitent des travaux supplémentaires, ainsi que les conditions liées aux fournisseurs et aux conditions météorologiques.

Prenons un autre exemple de rénovation d'habitation. L'entreprise évalue actuellement le coût nécessaire pour peindre les murs intérieurs d'un salon rectangulaire et ses fenêtres. À partir d'une étude de marché et de son expérience, elle a obtenu les chiffres suivants :

• Le coût de 5 litres de peinture est de 80,00 $US, soit 16,00 $US par litre ;
• 5 litres de peinture suffisent juste pour peindre 40 mètres carrés de surface, ce qui signifie que 1 mètre carré nécessite 0,125 litre de peinture ;
• Un ouvrier normal peut peindre 30 mètres carrés par jour au coût de 15,00 $US par heure, soit 4,00 $US par mètre carré (en supposant une journée de travail de 8 heures).

La surface du saloon est alors donnée par 2h(l1+l2), où l1 représente la longueur du mur le plus court et l2 celle du mur le plus long. On peut ainsi établir deux équations paramétriques permettant d'estimer le coût et le temps nécessaires à la réalisation du projet. Nos paramètres sont : (1) la hauteur h, (2) les longueurs des murs l1 et l2, et (3) le nombre d'ouvriers affectés au projet.

Si nous le souhaitons, nous pouvons inclure des marges en pourcentage pour tenir compte du gaspillage de peinture, des absences des travailleurs, etc. Cela nous obligerait simplement à ajuster nos estimations précédentes pour inclure ces marges.

Là encore, les estimations reposent sur l'expérience acquise par l'entreprise. De plus, le modèle présenté ci-dessus est valable non seulement pour le projet actuel, mais peut également être adapté, moyennant quelques modifications, à des équations plus générales permettant d'estimer les coûts et les délais de projets plus complexes.

Bien que son nom puisse paraître complexe, l'estimation paramétrique est en réalité assez simple. L'essentiel est d'exploiter systématiquement vos données historiques. L'estimation paramétrique est généralement plus précise pour les tâches situées plus bas dans la structure de découpage du travail (WBS) et peut être combinée à une estimation par phases afin d'obtenir des estimations précises pour chaque phase du projet. Enfin, plus les spécifications du produit ou du service mis en œuvre dans le cadre du projet sont détaillées, meilleure sera votre estimation.

Estimation ascendante

L'estimation ascendante, comme son nom l'indique, commence par l'estimation des tâches les plus détaillées et remonte progressivement dans la structure de découpage du travail (WBS) pour produire les estimations finales de chaque tâche récapitulative. Nous avons déjà réalisé une grande partie du processus d'estimation ascendante lors de la rédaction de la WBS de notre projet. Rappelons que nous avons également abordé l'estimation du travail requis pour chaque lot de travaux et la manière dont nous les avons intégrés dans le plan de projet. Notre exemple étant assez succinct (afin de ne pas alourdir inutilement cet article sur l'estimation des délais), je fournirai un exemple complet et détaillé dans l'e -book consacré à l'estimation des coûts et des délais. Vous pourrez ainsi observer le fonctionnement pratique de chaque étape du processus de planification, ainsi que l'utilisation du lissage des ressources et d'autres outils pour une meilleure estimation des coûts et des délais. Voyons maintenant à quoi ressemble une estimation ascendante.

Comme vous pouvez le constater, l'estimation commence par les tâches les plus élémentaires et remonte progressivement pour fournir des estimations agrégées des tâches récapitulatives et, enfin, du projet dans son ensemble. Idéalement, l'approche ascendante serait toujours privilégiée, mais cela s'avère impossible. En début de projet, nous ne disposons tout simplement pas de suffisamment d'informations pour estimer précisément chaque lot de travaux pour l'ensemble du projet. La meilleure façon d'utiliser l'estimation ascendante est de la combiner à une estimation par phases afin d'obtenir une analyse détaillée de chaque étape du projet. Vous pouvez également la combiner à une estimation paramétrique pour affiner encore davantage vos prévisions.

Création d'un devis détaillé

Bon, vous avez reçu votre première estimation et, heureusement, le conseil d'administration a jugé votre projet intéressant et a décidé de le poursuivre. Le vrai travail commence maintenant. C'est un peu comme candidater à l'université : vous envoyez vos informations et votre lettre de motivation, mais ce n'est qu'après avoir été admis que vous commencerez à rassembler tous les documents nécessaires et à organiser vos études. C'est la même chose pour les projets : vous obtenez vos premières estimations, vous rédigez un dossier solide et vous le soumettez pour approbation. Mais ce n'est qu'après avoir reçu l'autorisation officielle que vous commencerez à collecter des données détaillées et à établir des estimations précises de vos tâches.

Définir les sources de données pour votre estimation budgétaire

Si le calcul d'un budget ne requiert guère plus que de simples compétences en mathématiques pour additionner des chiffres, la difficulté réside dans l'obtention des données à multiplier et à additionner. Quelles catégories doivent être incluses dans l'estimation budgétaire ? Quels coûts doivent être pris en compte ? Voici quelques grandes catégories sur lesquelles presque tous les projets devraient se concentrer (il se peut que les vôtres comportent d'autres catégories à inclure, cela variant d'une entreprise à l'autre).

Coût de main-d'œuvre interne

Le coût de la main-d'œuvre interne correspond à la quantité de travail requise de la part des employés de votre entreprise. Dans l' estimation du planning, nous avons déjà abordé la méthode d'intégration de ces coûts, mais dans le livre numérique consacré à l'estimation des coûts et du planning, je présenterai un exemple complet d'estimation de vos coûts de main-d'œuvre dans un contexte réel.

L'estimation précise de la charge de travail repose sur l'exactitude des quantités allouées aux lots de travaux dans votre structure de découpage du projet. Vous souvenez-vous de ce que nous avons évoqué concernant les contraintes de temps et l'équilibrage des ressources ? Ces pratiques permettent d'estimer très précisément la charge de travail requise pour chaque étape du projet. Il ne reste plus qu'à multiplier cette estimation par le taux horaire (ou le taux applicable à la période de temps pertinente pour l'analyse) afin d'obtenir le montant final pour le budget.

Comme le salaire horaire de vos employés peut varier, la meilleure façon d'obtenir des chiffres réalistes est d'utiliser le taux horaire global. Ce taux correspond simplement au coût total moyen d'un employé pour l'entreprise. Se baser uniquement sur le salaire horaire de chaque employé est insuffisant, car le coût d'un employé ne se limite pas à son salaire. Il faut souvent prendre en compte les avantages sociaux, les absences, les frais généraux (comme les coûts fixes répartis entre plusieurs projets et qui ne peuvent donc pas lui être imputés), etc. Comment obtenir ce taux ? Rien de plus simple : adressez-vous à votre service financier. Presque toutes les entreprises disposent de cette information ; vous n'avez donc pas besoin de chercher longtemps.

Coût des équipements internes

Le matériel dont il est question ici n'est pas celui que vos employés possèdent habituellement. Bien sûr, dans une entreprise de logiciels, tout le monde a un ordinateur ; bien sûr, sur un chantier, on a accès à des camions. Il s'agit de matériel qui n'est pas disponible en temps normal. Par exemple, imaginons que notre précédent projet de construction d'une maison de 150 m² nécessite un bulldozer spécial en raison de la nécessité de fondations plus solides et plus profondes. Le coût de location de ce bulldozer doit être intégré à votre projet, puisqu'il ne s'agit pas d'un équipement appartenant à votre entreprise et qu'il sera loué spécifiquement pour ce projet.

Si un équipement est utilisé dans un seul projet (par exemple, le bulldozer loué), il vous suffit d'inclure les coûts de cet équipement dans les estimations du projet.

Imaginez maintenant que vous envisagiez d'acheter le bulldozer plutôt que de le louer, compte tenu des prévisions positives concernant d'autres projets qui nécessiteront cet engin. Comment l'intégrer au budget ? Il n'est pas judicieux d'inclure tous les coûts dans une seule estimation, car cela augmenterait considérablement le budget de votre projet et vos clients ne manqueront pas de protester. Pour éviter ce problème, la meilleure solution consiste à estimer la durée de vie totale de l'engin et à fractionner le coût initial. Par exemple, si vous estimez que le bulldozer sera utile pendant 50 000 heures de travail, une approche simple serait de diviser son coût par 50 000 et de multiplier le coût unitaire par le nombre d'heures estimées d'utilisation de la machine pour un projet donné. Bien que cette estimation repose sur des estimations, elle permet d'éviter de concentrer tous les coûts d'un engin sur une seule période.

Coûts de la main-d'œuvre externe et de l'utilisation d'équipements

Il se peut que vous fassiez appel à un prestataire pour certaines parties de votre projet. La manière d'intégrer les estimations de coûts dépendra des termes de votre contrat. Si celui-ci fixe un tarif horaire pour la main-d'œuvre, le matériel et les matériaux, vous utiliserez ces tarifs et le volume de travail estimé pour calculer le coût estimatif de cette prestation pour votre entreprise. En revanche, si votre contrat prévoit un forfait, le prestataire se chargera de l'estimation et vous n'aurez qu'à inclure un montant final unique dans votre projet. Bien entendu, il est important de vérifier l'exactitude des estimations afin d'éviter toute surfacturation.

Coûts des matériaux

Le coût des matériaux est l'un des rares éléments du budget qui ne repose pas uniquement sur la structure de découpage du travail (SDT). Le cahier des charges du produit ou du service est la meilleure source d'information pour estimer ce coût, même si la SDT peut s'avérer utile.

Élaboration du calendrier des flux de trésorerie du projet

Nous en sommes maintenant au point où vous connaissez précisément le budget que vous prévoyez pour la réalisation du projet. C'est très bien, mais ce n'est pas tout. Outre le montant total des dépenses, les informations concernant le calendrier des paiements sont presque aussi importantes que le montant lui-même.

Une fois que vous disposez des informations relatives à votre calendrier et à vos coûts, la planification des flux de trésorerie de votre projet devient un jeu d'enfant. Il suffit d'identifier les points clés de votre calendrier et de les associer aux montants estimés à payer à chaque échéance.

Que contient le prochain article ?

D'accord, je sais… Comme moi, vous avez sans doute hâte de passer à l'action. Vous maîtrisez les bases de la planification et de l'estimation, mais il vous manque encore un exemple complet et abouti. Le prochain article y remédiera. Je prépare un exemple plus complexe qui abordera tous les aspects, de la création de votre structure de découpage du travail à l'estimation précise de vos coûts et de votre planning.