Le guide ultime pour créer un calendrier réaliste pour votre projet

C'est un de mes sujets de prédilection. Peut-être parce que j'adore résoudre des énigmes, ou peut-être parce qu'il existe une multitude de graphiques et d'outils performants pour rendre la planification plus intéressante. En réalité, élaborer le planning d'un projet (tout comme établir le budget) est bien plus stimulant qu'une tâche répétitive et ennuyeuse. Si vous aimez les défis, vous êtes au bon endroit. Alors, sans plus attendre, entrons dans le vif du sujet.

Quels sont les éléments constitutifs du calendrier d'un projet ?

Un planning ne se limite pas à énumérer l'ordre et la durée des tâches. Il comporte plusieurs éléments à inclure, en voici quelques-uns :

• Il comprend toutes les tâches et tous les processus qui seront exécutés au cours de votre projet.
• Il présente les tâches et les processus dans le bon ordre.
• Elle comprend plusieurs contraintes externes que le groupe ne peut pas contrôler.
• Cela peut être réalisé dans les délais impartis compte tenu du personnel et des ressources disponibles pour l'exécution des tâches.
• Il prend en compte tous les objectifs du projet, tels que les livrables en matière d'équipe, de client et de budget.

Pour élaborer avec succès un planning pour votre projet, vous devez mettre en œuvre les procédures suivantes :

1. Définissez les activités liées au projet (nous en avons déjà parlé en détail dans l' article sur la structure de répartition du travail) ;
2. Ordonnez les activités dans un ordre logique ;
3. Estimer les ressources nécessaires à la réalisation de chaque activité ;
4. Estimez la durée nécessaire pour mener à bien chaque activité ;
5. Élaborez le calendrier final en tenant compte de toutes les informations ci-dessus.

Comme nous l'avons déjà expliqué en détail, les étapes du processus de planification sont les suivantes :

1. Créer la définition du projet;
2. Élaborer une stratégie de gestion des risques ;
3. Élaborer une structure de répartition du travail;
4. Identifier les relations entre les tâches ;
5. Estimer la quantité de main-d'œuvre et de ressources nécessaires à l'exécution des lots de travaux ;
6. Calculer le calendrier initial ;
7. Adapter le planning aux contraintes du projet.

Cette tâche de création d'un calendrier réaliste se concentre sur les étapes 4 à 7, alors discutons-en plus en détail.

Identifier la relation entre les tâches

Pour bien comprendre les besoins en ressources de votre projet, il est essentiel de revoir votre structure de découpage du travail (WBS). Il se peut que vous vous soyez arrêté à un niveau de détail suffisant pour savoir que le travail nécessaire à la réalisation du périmètre est inclus, mais qu'il ne soit pas encore possible de l'assigner. Si vos lots de travaux sont suffisamment précis pour vous permettre de déterminer les types de ressources nécessaires, c'est parfait. Sinon, il est temps de les décomposer en activités. Par activité, j'entends une tâche assignable à une personne ou à un service et pouvant être intégrée au planning.

Quelle séquence suivre pour exécuter les lots de travaux ? Cela semble évident s’il s’agit de tâches claires, mais la situation se complique rapidement lorsqu’on mène plusieurs tâches de front et qu’elles sont interdépendantes. C’est ce qu’on appelle les contraintes de séquence : certaines activités doivent être réalisées avant d’autres. Par exemple, lors de la mise à jour du logiciel de l’entreprise, la configuration du nouveau logiciel intervient après son déploiement. Avant ce dernier, il est impératif de vérifier que la sauvegarde des données actuelles est intègre et pleinement fonctionnelle en cas de problème lors de la mise à jour.

Une manière efficace de représenter l'ordre des événements est d'utiliser un diagramme de précédence et un diagramme de réseau. Pour mieux comprendre et visualiser ces tableaux et diagrammes, prenons l'exemple d'un projet général comportant 6 tâches (A, B, C, D, E et F – original, n'est-ce pas ?). Le tableau de précédence illustre les relations entre les tâches. Sa conception est assez intuitive et indique quelles tâches doivent être terminées avant d'en commencer d'autres. Voici un exemple de tableau de précédence pour notre groupe de tâches :

Ce tableau est un outil précieux pour comprendre le déroulement de votre projet. Il sert de point de départ à la construction d'un diagramme de réseau, qui illustre graphiquement les relations entre les tâches. Pour garantir l'exactitude de votre diagramme de réseau, il convient de respecter quelques règles :

Règle n° 1 : Limitez les détails à un niveau raisonnable

Construisez le diagramme de réseau au niveau des lots de travaux et évitez d'utiliser des tâches récapitulatives ou des tâches/activités très détaillées (ces dernières pouvant être nécessaires à la bonne réalisation d'un lot de travaux). Les tâches récapitulatives ne sont que des regroupements de lots de travaux ; il serait donc inutile de les inclure. Les nombreuses activités au sein d'un lot de travaux peuvent considérablement complexifier le diagramme ; il est donc généralement déconseillé de les inclure. Bien entendu, rien ne vous empêche de les inclure, mais voici un conseil si vous décidez de le faire : créez des diagrammes distincts. Si un lot de travaux comprend de nombreuses activités, créez un diagramme spécifique pour ce lot et insérez un lien vers celui-ci dans votre diagramme principal. Cela vous permettra d'éviter un diagramme surchargé tout en visualisant toutes les relations nécessaires. Il se peut également que vous souhaitiez créer un diagramme uniquement pour les tâches récapitulatives (par exemple, si votre projet est très important et que ce diagramme s'avère utile). Dans ce cas également, conservez-le séparé et insérez un lien vers celui-ci dans votre diagramme principal.

Règle n° 2 : Concentrez-vous sur les contraintes de séquence

Dans votre diagramme, les relations entre les tâches doivent refléter uniquement les contraintes de séquence, et non les contraintes de ressources. Autrement dit, si vous regardez attentivement, les tâches A et C, ainsi que les tâches E et F, peuvent être exécutées simultanément (en ne considérant que les contraintes de séquence). Elles doivent donc être représentées en parallèle dans votre diagramme. Il se peut que vous ne disposiez pas des ressources nécessaires pour les exécuter simultanément, mais cela ne doit pas influencer votre diagramme (du moins pas à ce stade).

Super ! Voyons donc à quoi ressemblerait notre diagramme (et voici un exemple de distribution incorrecte).

Voici à quoi devrait ressembler un diagramme correct. Comme vous pouvez le constater, les tâches pouvant être exécutées simultanément sont listées les unes au-dessus des autres. Ce diagramme ne tient pas compte des contraintes de ressources. Par exemple, si l'exécution simultanée des tâches B et D est impossible en raison d'un manque de personnel, cela ne doit pas modifier le diagramme.

Voici un exemple de diagramme incorrect. Comme vous pouvez le constater, les tâches B et D sont listées séquentiellement au lieu d'être présentées en parallèle.

Comprendre les étapes clés et comment elles peuvent rendre votre diagramme plus clair

Les jalons sont des événements importants qui surviennent au cours de votre projet et qui ont un impact sur celui-ci. Leur durée est nulle ; leur ajout n'affecte donc pas votre planning. La publication des rapports financiers en est un exemple. Imaginez que vous dirigez une société d'investissement et que vous avez un projet de création d'un nouveau fonds d'investissement. Certaines tâches de votre projet ne peuvent être exécutées avant la publication des rapports financiers annuels des sociétés concernées. Comme vous pouvez le constater, bien qu'il ne s'agisse pas d'une activité ou d'un lot de travaux de votre projet, les jalons fournissent des informations pertinentes et nécessaires à son bon déroulement.

Voici trois raisons pour lesquelles vous devriez inclure des étapes clés dans votre planification et votre calendrier :

1. Ils servent de points d'ancrage à vos diagrammes et les rendent plus faciles à lire.
2. Elles peuvent représenter des dépendances externes qui constituent des prérequis à l'exécution de plusieurs tâches de votre projet.
3. Il peut s'agir d'événements importants non mentionnés dans les lots de travaux. Pensez, par exemple, aux primes versées à votre équipe si certaines parties du projet sont livrées dans les délais.

Tâches de type Fin-à-Début, Début-à-Début et Fin-à-Fin

Ces termes peuvent paraître complexes, mais les concepts sont en réalité très simples. Une relation « fin à début » entre deux tâches signifie que l'une d'elles doit être terminée avant que l'autre puisse commencer. Une relation « début à début » permet aux deux tâches de démarrer simultanément. Enfin, une relation « fin à fin » signifie que les deux tâches peuvent démarrer indépendamment l'une de l'autre, mais que pour qu'une tâche soit terminée, l'autre doit également l'être. Voici quelques exemples graphiques pour illustrer ces concepts.

Relation de fin à début

Relation de départ à départ

Relation de bout en bout

Estimation de la quantité de main-d'œuvre et de ressources nécessaires à l'exécution des lots de travaux

Pour estimer et planifier l'ensemble du projet, il est nécessaire d'établir des estimations pour chaque lot de travaux. Cette approche, qui consiste à partir du niveau le plus bas de la hiérarchie pour remonter progressivement, est appelée estimation ascendante. Il est essentiel d'utiliser une méthode précise pour consigner les informations générées, car le volume de données à gérer sera important.

Pour estimer la durée d'une tâche, il faut prendre en compte tout le temps nécessaire, de son lancement à son achèvement. Par exemple, demander l'approbation du PDG pour une tâche spécifique ne prend peut-être que 30 minutes, mais s'il lui faut en moyenne 5 jours pour donner son accord, il est conseillé d'estimer la durée de la tâche à 6 jours.

Les estimations des ressources nécessaires au projet proviennent de nombreuses sources :

#1 – Estimation de la quantité de main-d'œuvre

Cette estimation permet de calculer la charge de travail nécessaire à la réalisation d'une tâche. Si 5 personnes sont requises, chacune travaillant 6 heures par jour pendant 5 jours, le total des heures de travail pour cette tâche est de 150 heures. Outre le total des heures travaillées, il est important de prendre en compte les compétences requises. Si vous avez besoin d'un informaticien et d'un responsable RH pour la mise en place d'un nouveau logiciel RH, il convient d'inclure les besoins en personnel séparément. Pourquoi ? Cela vous permettra d'avoir une vision plus précise de la composition de votre équipe (et de communiquer les estimations aux responsables fonctionnels , le cas échéant), et facilitera la prise en compte des coûts spécifiques à chaque profil (nous y reviendrons plus en détail lors de notre discussion sur la budgétisation).

#2 – Estimation de la quantité d'équipement

Ici, vous estimez les outils nécessaires à la réalisation des lots de travaux. Comme pour la main-d'œuvre, essayez d'indiquer le nombre d'heures requis pour chaque équipement.

#3 – Estimation des quantités de matériaux

Cette section concerne les ressources nécessaires à votre projet. Il s'agit de tout ce dont votre projet a besoin, hormis vos compétences et votre propre matériel. Cette section peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre (et d'un projet à l'autre). Si vous construisez une maison neuve, les matériaux nécessaires représenteront une part importante de votre budget ; si vous développez une formation pour le nouveau logiciel que vous avez mis en place le mois dernier, vous aurez besoin de très peu de ressources.

#4 – Estimations des offres à prix fixe

Les offres à prix fixe sont des propositions faites par des entreprises externes qui proposent de réaliser les travaux requis pour un montant fixe. Ce type d'offre est très courant dans les marchés publics : les entreprises proposent un prix total pour le projet et prennent en charge la gestion des ressources (l'État se contentant de payer le montant convenu). Si votre entreprise a intérêt à utiliser de telles ressources, intégrez-les à votre plan de projet.

La quantité de main-d'œuvre est directement liée à la durée des tâches. Si vous modifiez le nombre de travailleurs et la charge de travail journalière, la durée totale de vos tâches variera naturellement. Prenons l'exemple suivant : vous gérez un projet de rénovation d'un bâtiment historique et vous estimez le temps nécessaire pour peindre sa façade. Les deux tableaux ci-dessous comparent la durée des tâches en fonction du nombre de travailleurs et de la charge de travail journalière. Le bâtiment a une surface extérieure de 960 m² et il faut 1 heure pour peindre 10 m².

Dans le cas n° 1, vous emploierez deux personnes pendant huit heures par jour. Un simple calcul vous indiquera qu'il vous faudra six jours pour accomplir cette tâche. Le tableau 1 récapitule toutes les données.

Dans le cas 02, vous décidez d'employer 4 ouvriers travaillant 12 heures par jour. Par conséquent, la durée de la tâche est réduite à seulement 2 jours.

Si vos délais sont serrés, vous pouvez réduire la durée de votre tâche en modifiant le nombre de travailleurs et leurs heures de travail quotidiennes. Quelle option est la plus efficace ? Nous aborderons ce point prochainement, lors de notre étude détaillée de la budgétisation. Voici toutefois quelques éléments à prendre en compte : des heures de travail plus longues entraînent des coûts supplémentaires et des frais accrus ; un plus grand nombre de travailleurs implique des coûts supplémentaires liés à leur formation et à leur gestion, etc. Chaque option choisie engendrera des coûts additionnels ; il est donc important de privilégier celle qui offre le meilleur rapport performance/prix.

D'autres facteurs entrent en ligne de compte lorsqu'on détermine le nombre de travailleurs affectés à une tâche. L'un des plus importants est la productivité des membres de l'équipe. Une personne travaillant à temps partiel sera probablement moins productive qu'une personne travaillant à temps plein. Dans ce cas, moduler la disponibilité des travailleurs peut influencer le nombre d'heures nécessaires à la réalisation de l'activité.

Une productivité constante signifie que l'ajout de travailleurs à une tâche ne modifie pas le nombre total d'heures nécessaires à son achèvement. Notre exemple précédent illustre une productivité constante. En revanche, si l'ajout de travailleurs modifie le nombre total d'heures, la productivité n'est plus constante. C'est généralement le cas pour les tâches intellectuelles. Imaginez que vous conceviez les plans d'une maison. Si vous avez déjà deux architectes et que vous décidez d'en ajouter trois, il est possible que la tâche prenne encore plus de temps (en raison de divergences d'opinions, d'intérêts différents, de goûts variés, etc.). Certes, le résultat pourrait être meilleur (moins d'erreurs et plus d'efficacité), mais la participation d'un plus grand nombre de personnes engendrera probablement plus d'idées, plus de travail, plus d'analyses et, au final, une durée plus longue.

Un deuxième facteur influençant la productivité d'un travailleur est son implication dans le projet. Si une personne travaille sur plusieurs projets simultanément, sa productivité risque de diminuer. En revanche, une implication totale peut entraîner une augmentation de la productivité.

Vous l'aurez sans doute remarqué, l'estimation des ressources peut s'avérer complexe. Nous l'aborderons en détail dans le prochain article et je vous proposerai des outils et des conseils pour vous aider à établir des estimations fiables.

Calcul du calendrier initial de votre projet

L'établissement du planning initial d'un projet est l'une des tâches les plus importantes (et fastidieuses) de sa planification. C'est pourquoi l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut s'avérer utile. Toutefois, il est essentiel de comprendre les mécanismes sous-jacents et de savoir comment procéder sans logiciel. Voyons donc comment faire. Pour cela, il nous faut définir quelques termes :

• Début anticipé : désigne la date la plus proche à laquelle vous pouvez commencer une tâche, compte tenu du calendrier requis et des tâches précédentes requises ;
• Démarrage tardif : désigne la date la plus tardive à laquelle vous pouvez commencer une tâche sans retarder le projet et en tenant compte des tâches préalables requises ;
• Fin anticipée : désigne la date la plus proche à laquelle vous pouvez terminer une tâche, compte tenu du calendrier requis et des tâches précédentes requises ;
• Date limite de réalisation : correspond à la date la plus tardive à laquelle vous pouvez terminer une tâche sans retarder le projet et en tenant compte des tâches préalables requises.
• Marge de manœuvre : elle représente la flexibilité d'une tâche en termes de planification. Certaines tâches ne peuvent être retardées, tandis que d'autres peuvent être reportées pendant une certaine période sans incidence sur la date de livraison finale du projet. La marge de manœuvre traduit cette flexibilité temporelle et s'obtient en soustrayant la date de début au plus tôt de la date de début au plus tard.

Une fois ces dates et les liens entre les tâches (déjà abordés précédemment) établis, la création du planning devient simple. Mais comment obtenir les quatre estimations pour les dates mentionnées ? Pour cela, vous pouvez suivre une procédure en trois étapes.

Étape 1 – Passe en avant

Cette étape détermine les dates de début et de fin au plus tôt des tâches de votre planning. Pour ce faire, vous avez besoin des informations suivantes :

• Relation entre les tâches, de préférence le diagramme de prédécesseur ou le diagramme de réseau (nous l'avons déjà fait) ;
• Durée de chaque tâche : nous abordons l’estimation plus en détail dans l’article sur la dynamique de l’estimation précise.

Il est fortement recommandé de créer un tableau simple pour chaque tâche, selon l'exemple suivant :

Une fois que vous l'avez, vous pouvez exécuter les étapes suivantes :

1. Définissez le début de votre projet comme « jour 01 » et placez-y les activités qui n'ont pas de prédécesseurs.
2. Ajoutez la durée estimée à vos tâches principales et placez les activités suivantes juste après la fin de leurs précédentes (s'il y a plusieurs précédentes, considérez la plus longue comme la dernière). Répétez l'opération jusqu'à ce que toutes vos tâches soient intégrées à votre planning.

Simple, non ? Cela vous donne une idée des dates d'achèvement les plus proches pour vos lots de travaux et pour votre projet.

Étape 2 – Passe en arrière

La rétrogradation fonctionne exactement comme la planification en avant, mais elle commence à la date limite d'achèvement de votre projet. Vous aurez besoin des mêmes informations qu'auparavant :

• Relation entre les tâches, de préférence le diagramme de prédécesseur ou le diagramme de réseau (nous l'avons déjà fait) ;
• Durée de chaque tâche : nous abordons l’estimation plus en détail dans l’article sur la dynamique de l’estimation précise.

Grâce à ces informations, vous pouvez déjà commencer à établir votre planning :

1. Commencez par la fin de votre projet et placez les tâches finales à la date d'achèvement la plus tardive possible.
2. En logique inverse, commencez par soustraire la durée des tâches pour obtenir leur date de début la plus tardive. Répétez l'opération jusqu'à lister toutes les tâches de votre projet. Vous obtiendrez ainsi un diagramme similaire à celui obtenu par la méthode directe, mais avec une date de fin différente.

Étape 3 – Calculer le flottement

La marge (ou la latence) mesure la flexibilité d'une tâche. Comme le montrent les deux diagrammes précédents, certaines tâches ont la même date de début au plus tôt (ES) et au plus tard (LS), et n'ont donc aucune flexibilité. D'autres, en revanche, disposent d'une certaine marge entre ces deux dates. Calculer la marge revient simplement à calculer ces marges. La marge s'obtient en soustrayant ES de LS.

Reprenons notre exemple précédent pour déterminer la marge de nos tâches et construire un diagramme de réseau plus détaillé, incluant toutes les informations relatives aux dates de début et de fin au plus tôt et au plus tard, ainsi qu'à la marge. Voici à quoi ressemblerait le diagramme final, compte tenu des relations et de la durée des tâches.

Le chemin critique de votre projet

Le chemin critique représente le chemin le plus long dans le diagramme de réseau de votre projet. Il s'agit de l'ensemble des activités dont la marge est nulle ou négative. Son principal intérêt est d'identifier les tâches qui ne peuvent être retardées sans impacter le planning du projet. Autrement dit, le chemin critique indique le temps minimal requis pour mener à bien un projet. La meilleure façon de garantir le respect des délais est de s'assurer que toutes les tâches du chemin critique commencent et se terminent à l'heure prévue.

Bien entendu, tous les projets n'ont pas un chemin critique sans marge. Il peut arriver qu'un projet doive être exécuté avant une date imposée de l'extérieur, ce qui peut engendrer des marges. Il en va de même en cas de marges négatives : la date limite est trop proche et il sera impossible de terminer le projet à temps avec les ressources disponibles (il est toutefois possible d'allouer des ressources supplémentaires et de procéder à une nouvelle estimation pour résoudre le problème).

Le diagramme de Gantt et comment il peut améliorer la qualité de votre planning

Les diagrammes de Gantt sont un excellent outil pour mieux visualiser le planning d'un projet. Bien que les diagrammes de réseau soient utiles pour en cartographier l'architecture, le planning d'un projet reste plus lisible grâce à cet outil.

Dans un diagramme de Gantt, l'axe horizontal représente le planning et l'axe vertical la structure de découpage du travail (WBS). Son principal avantage réside dans sa capacité à condenser une grande quantité d'informations (en résumant les données en quelques lignes). Chaque barre est positionnée dans le planning de manière à représenter la durée et la position séquentielle de la tâche. Nous pouvons construire un exemple de diagramme de Gantt à partir de nos tâches et estimations mentionnées précédemment.

Adaptation du planning aux contraintes du projet – Affectation et lissage des ressources

L'équilibrage des ressources vise à optimiser l'utilisation du personnel et du matériel lors de l'exécution d'un projet. Partant du principe qu'un effort continu est plus efficace qu'un effort fragmenté, il cherche à réduire les répétitions et les ajouts inutiles de tâches. L'équilibrage des ressources permet ainsi d'éliminer la plupart des heures supplémentaires superflues et de maintenir l'emploi des travailleurs sur une période plus longue et à un rythme stable.

L'objectif du lissage des ressources est d'ajuster le planning afin d'éviter la sur- et la sous-allocation de la charge de travail. Comme la réalisation simultanée de nombreuses tâches peut nécessiter plus de ressources que celles disponibles, il peut s'avérer nécessaire de modifier le planning pour adapter les besoins du projet à la disponibilité des ressources.

Le processus d'égalisation des ressources

Quand on parle de ressources, on parle de la répartition du travail humain et matériel. On ne tient pas compte des matières premières car, comme elles sont acquises auprès de sources externes, elles sont déjà définies dans le cahier des charges du produit ou du service développé dans le cadre du projet. Voici donc les quatre étapes fondamentales pour réaliser un nivellement des ressources :

1. Il est essentiel de prévoir les besoins en ressources de chaque type tout au long du projet. La meilleure façon d'y parvenir est de créer un tableau de suivi des ressources. Ce tableau peut ensuite être corrélé au diagramme de planification, ce qui permet de mieux visualiser les besoins quotidiens de chaque ressource. Toutefois, un démarrage anticipé peut entraîner une surallocation des ressources ; il convient donc de prendre des mesures supplémentaires pour optimiser leur répartition.
2. Identifiez les pics d'utilisation des ressources. En utilisant le tableau des ressources et en créant un histogramme des ressources, vous pouvez identifier les périodes où la demande sera supérieure à l'offre de ressources.
3. Retardez les tâches non critiques dans les limites de leur marge. Vous vous souvenez de nos marges ? Elles représentent le nombre de jours pendant lesquels une tâche peut être prolongée ou retardée (si elle a commencé à temps) sans impacter le planning final du projet. Pour résoudre le problème de surallocation des ressources lors des pics d'activité, la meilleure stratégie consiste à prolonger ou à retarder les tâches non critiques dans les limites de leur marge. Autrement dit, vous redistribuerez les tâches au sein de votre planning et les déplacerez des périodes de surcharge vers les périodes de faible charge.
4. Réévaluez les estimations des lots de travaux afin d'éliminer tout pic de ressources. Si, après lissage des ressources, des pics de surallocation persistent, il peut être judicieux de revoir les estimations de ressources de vos lots de travaux. Vous pourriez par exemple affecter moins de personnel à une tâche pendant des périodes plus longues tout en obtenant le même résultat prévisionnel. Ces modifications affecteront toutefois la flexibilité temporelle des tâches concernées ; il est donc conseillé de recalculer votre planning initial et de procéder à un lissage des ressources une fois les estimations des lots de travaux redéfinies.

Mots de la fin

L'estimation du planning d'un projet est une tâche complexe. Elle exige la prévision de nombreuses variables et comporte un degré élevé d'incertitude. Malgré tous les efforts déployés, il est fréquent de sous-estimer le planning et de retarder l'ensemble du projet. Ces difficultés incitent à la prudence quant au temps consacré à une estimation détaillée du planning. Cependant, toute personne ayant déjà géré un projet sait à quel point ce planning est crucial. Cette partie du plan de projet est essentielle non seulement pour déterminer les liens entre les tâches, mais aussi pour vous fournir les outils nécessaires à la répartition du travail – grâce à l'équilibrage des ressources – et à l'ajustement de l'exécution des tâches en cas de besoin.

Avec le budget d'un projet, le planning est l'un des documents les plus importants que vous créerez, alors investissez suffisamment de temps pour en créer un complet et exhaustif !