Le guide ultime pour construire une structure de répartition du travail

Que faites-vous lorsque vous voulez lire un simple article de journal ? Personnellement, je prends le journal, je m’installe confortablement et je lis l’article. Rien de bien compliqué, n’est-ce pas ? Prenons une autre situation : que faites-vous lorsque vous devez lire cinq livres de 500 pages chacun pour un examen ou une certification à une date future prédéterminée (et connue) ? Eh bien… Vous ne vous contentez pas de prendre les livres, de vous asseoir et de lire. Vous divisez le contenu des livres en différentes sections et vous définissez un planning d’étude pour chacune d’elles. Ensuite, vous établissez un planning et vous vous assurez d’avoir les ressources nécessaires pour noter toutes les informations importantes que vous apprenez. Cela demande beaucoup plus de planification et de réflexion que la simple lecture d’un article de journal.

De manière générale, la réussite des tâches complexes repose sur une planification préalable et la décomposition de leurs principaux éléments en tâches plus simples. La structure de découpage du travail (SDT) est un outil puissant pour y parvenir. Les principes que vous découvrirez ici sont essentiels non seulement pour la gestion de projet, mais aussi pour toute activité complexe que vous pourriez réaliser à l'avenir

Passons donc en revue tous les aspects d'une structure de répartition du travail et comment en construire une efficace.

Qu'est-ce qu'une structure de répartition du travail (SRT) ?

Une structure de découpage du projet (WBS) est une liste structurée de toutes les tâches liées au projet. Elle décompose un projet complexe en tâches gérables. C'est comme résoudre une grande équation mathématique : on ne peut pas donner le résultat final immédiatement, mais en traitant d'abord les éléments internes, puis les éléments externes, et enfin en combinant tous les résultats, on obtient la réponse finale. Un projet fonctionne de la même manière.

L'organigramme des tâches (WBS) est l'outil qui vous permettra de clarifier les détails des nombreuses tâches liées au projet. Voici quelques avantages de la création d'un WBS :

• Visualisez la structure du périmètre du projet et ses nombreuses composantes. Si la charte de projet en donne une définition conceptuelle, l'organigramme des tâches (WBS) est indispensable pour une compréhension pratique.
• Vérifier l'avancement et l'état actuel du projet depuis les tâches WBS pour une unité de mesure.
• avec précision le budget et le calendrier du projet.
• Définissez les membres de l' équipe projet. L'organigramme des tâches (WBS) fournit les informations nécessaires pour comprendre les tâches à accomplir, ce qui vous permet de choisir les personnes les plus compétentes pour les réaliser.

L'organigramme des tâches (WBS) est très utile pour établir le planning, les estimations et identifier les ressources nécessaires à votre projet. Sa création favorise également la cohésion d'équipe et permet de recueillir des informations auprès des membres de l'équipe. Enfin, une fois le WBS établi, vous pourrez aborder plus clairement des questions telles que la gestion du temps, des risques et des ressources.

Structure d'une structure de répartition du travail

L'organigramme des tâches (WBS) peut être créé sous forme de graphique ou de schéma. Les deux formats permettent de définir les tâches et d'identifier leurs relations. Voici deux exemples (à titre indicatif uniquement ; la liste des lots de travaux et des tâches récapitulatives du projet est incomplète car ils varient d'une entreprise à l'autre), un pour chaque structure. Personnellement, je préfère l'approche graphique car elle offre une représentation visuelle claire du périmètre du projet.

Amélioration du processus de sélection des RH [Approche graphique]

Amélioration du processus de sélection des RH [Approche générale]

1. Cartographier le processus de sélection actuel
   1. Examiner les documents actuels pour le processus de sélection
   2. Interrogez le responsable RH actuel
   3. Élaborer un schéma directeur du processus actuel
2. Élaborer un nouveau processus de sélection
   1. Identifier les points d'inefficacité du processus actuel
   2. Proposer des changements et décrire le processus amélioré
   3. Mettre en œuvre le nouveau processus dans tous les secteurs
3. Former le personnel au nouveau processus
   1. Élaborer une formation basée sur le nouveau processus
   2. Contactez les experts et organisez le calendrier de formation
   3. Mettre en œuvre la formation

Les exemples présentent deux types d'éléments de travail : les tâches récapitulatives et les lots de travaux. Une tâche récapitulative comprend plusieurs sous-tâches, appelées lots de travaux. Dans notre exemple, la tâche récapitulative « Cartographier le processus de sélection actuel » peut être décomposée en plusieurs lots de travaux, tels que « Analyser les documents relatifs au processus de sélection actuel », « Mener un entretien avec le responsable RH actuel », « Élaborer un schéma du processus actuel », etc. Comme vous pouvez le constater, les lots de travaux sont des tâches concrètes qui peuvent être objectivement considérées comme terminées. La tâche récapitulative est considérée comme terminée lorsque tous les lots de travaux qui la composent ont été exécutés avec succès.

Élaboration d'une structure de répartition du travail

Prêt à vous lancer ? Élaborer une structure de découpage du projet (WBS) efficace est essentiel à sa réussite. Cependant, ce n'est pas toujours chose aisée, et il faut veiller à ne négliger aucune tâche fondamentale ni à perturber la structure du projet. Voici trois étapes pratiques pour vous assurer de rester sur la bonne voie.

Étape 1 – Commencez par le haut

Quels sont les principaux livrables et les tâches prioritaires de votre projet ? Commencez par les lister dans votre organigramme des tâches (WBS). N'oubliez pas d'inclure également les livrables intermédiaires nécessaires à l'obtention du résultat final. Lors de la création de la structure générale de votre WBS, gardez à l'esprit que tous les livrables doivent y figurer, même s'ils ne peuvent pas tous être exécutés simultanément. L'objectif du WBS n'est pas de représenter les contraintes de temps ni de se concentrer sur une période de planification spécifique. Il s'agit plutôt de lister tous les livrables de votre projet afin d'obtenir une vue d'ensemble détaillée de ce que vous souhaitez réaliser à la fin. L'élaboration du planning et son estimation interviendront ultérieurement ; nous y reviendrons plus en détail.

Les processus qui représentent les principales étapes du cycle de vie de votre projet sont classés comme processus de « niveau 1 ».

Étape 02 – Nommez toutes les activités nécessaires à la production de vos livrables

« Lire les pages 1 à 37 » ne produit aucun livrable. « Lire les pages 1 à 37 » en produit un. La différence ? Nommer les tâches avec des verbes qui indiquent les étapes nécessaires à la production d'un livrable. Ça peut paraître bête, je sais, mais c'est vraiment efficace.

L'étape suivante consiste à décomposer chaque livrable en tâches plus spécifiques nécessaires à l'obtention du résultat final du projet. Cela peut paraître simple, mais c'est l'une des parties les plus complexes du processus de planification, surtout si votre projet comporte des spécifications techniques. Dans ce cas, il est conseillé de consulter les experts de votre entreprise afin de garantir que l'organigramme des tâches (WBS) soit complet et précis.

C'est le moment idéal pour impliquer les autres membres de votre équipe afin de vérifier que toutes les tâches sont bien listées. Au final, il est important de parvenir à un consensus entre plusieurs personnes pour garantir que les tâches listées correspondent exactement à celles nécessaires (ni plus, ni moins) pour atteindre l'objectif visé.

Inclure plusieurs personnes dans votre structure de découpage du projet (WBS) permet non seulement d'obtenir un document plus détaillé, mais aussi d'accroître l'implication des membres. N'hésitez pas à demander de l'aide et gardez à l'esprit que votre rôle de chef de projet n'est pas de tout faire seul, mais de tirer le meilleur parti des compétences de chaque partie prenante impliquée dans les processus.

Étape 3 – Affinez votre WBS

Une fois tous les lots de travaux définis, vous pouvez les modifier à votre guise. Il se peut que la hiérarchie initiale que vous avez conçue ne soit pas optimale et que vous pensiez qu'il serait préférable d'affecter le « lot de travaux A » à la « tâche récapitulative B » plutôt qu'à la « tâche récapitulative A ». Si cela vous semble pertinent, n'hésitez pas !

La manière dont vous organisez les lots de travaux détermine l'orientation de votre projet. Il est possible que certains lots soient identiques, mais que l'un soit consacré au développement du produit, tandis que l'autre se concentre sur sa promotion et sa distribution. Quelle que soit la structure choisie, n'oubliez pas que les tâches récapitulatives servent à la communication, tandis que les lots de travaux ont une fonction pratique. Si certaines tâches récapitulatives sont inutiles (ou contiennent des informations redondantes), supprimez-les ou fusionnez-les.

Critères de réussite pour la construction d'une structure de répartition du travail exceptionnelle

Maintenant que nous avons abordé les bases, il est temps d'examiner plus en détail les différentes caractéristiques qui font le succès d'une structure de répartition du travail (WBS).

L'organigramme des tâches (WBS) doit être décomposé en commençant par le sommet

Alors, quelle est la différence entre commencer par le haut et commencer par le bas ? Elle est fondamentale ! En commençant par le haut, vous vous concentrez sur le résultat final du projet. Vous prenez cet objectif et le décomposez en ses différentes composantes, et vous poursuivez ce processus jusqu'à identifier tous les lots de travaux pertinents. Si vous commencez par le bas, il est très facile d'oublier d'inclure plusieurs lots de travaux. Cela s'explique par le fait que vous n'avez pas une vision d'ensemble, et travailler en ajoutant plusieurs petites pièces pour en créer une plus grande peut s'avérer complexe. La philosophie est simple : commencez par le haut et demandez-vous « De quoi ai-je besoin pour y parvenir ? ». Et continuez ainsi pour chaque niveau.

Une fois terminé, il est temps de réviser l'organigramme des tâches (WBS) et de vérifier sa cohérence. Il est alors judicieux d'adopter une approche ascendante. Examinez vos lots de travaux et leur relation avec la tâche récapitulative. Le lot de travaux est-il un sous-ensemble de la tâche récapitulative ? Est-il correct de le placer à cet endroit ? Tous les lots de travaux sont-ils imbriqués dans une tâche récapitulative ?

Cela vous donnera une bonne idée des composantes d'une tâche de synthèse et vous permettra d'estimer plusieurs aspects à partir des lots de travaux. Reprenons notre exemple : il est assez difficile d'estimer le temps nécessaire pour « étudier le module 01 », mais vous pouvez déduire avec une certaine précision le temps requis pour lire les pages, prendre des notes et faire les exercices. Si ces éléments constituent l'intégralité de l'étude du module 01, vous pouvez estimer le temps nécessaire pour réaliser la tâche de synthèse en additionnant le temps de chaque lot de travaux. Cette méthode est valable non seulement pour la planification, mais aussi pour le budget. Une fois les lots de travaux pertinents définis, vous pouvez procéder à l'élaboration d'estimations fiables.

Les lots de travaux doivent correspondre aux tâches récapitulatives respectives

Là encore, le problème des tâches omises se pose. C'est pourquoi il est préférable de procéder par étapes, afin de réduire les risques d'oubli. Malgré tout, cela reste possible. Par conséquent, lors de la révision de votre organigramme des tâches (WBS), assurez-vous de vérifier que les lots de travaux contribuent bien à la tâche récapitulative, c'est-à-dire que cette dernière est terminée une fois que seuls les lots de travaux mentionnés (et uniquement ceux-ci) sont exécutés. Si vous constatez un oubli, ajoutez-le.

Les tâches récapitulatives et les lots de travaux doivent être nommés comme une activité produisant un résultat

Pourquoi ? J'aime bien les exemples, alors laissez-moi vous en donner un autre. Vous dirigez un projet dans une agence de ressources humaines et vous inscrivez « Processus de sélection » parmi vos tâches principales. Quelques jours plus tard, une personne peu au fait du projet consulte l'organigramme des tâches pour en savoir plus et… « Hmm… Processus de sélection… De quoi s'agit-il ? Le projet va-t-il en créer un nouveau ? Documenter le processus actuel ? Le restructurer ? »

Compris ? Même si cela peut paraître un conseil simpliste, un simple verbe peut grandement améliorer les choses ! Il permet de concentrer vos efforts. En décrivant vos tâches principales et vos lots de travaux avec des verbes et des noms précis, vous rendez l’organigramme des tâches (et, par conséquent, votre projet) beaucoup plus facile à comprendre.

Quelle doit être la taille de votre structure de répartition du travail ?

Reprenons notre module 01 et nos lots de travaux. Le lot de travaux « lire les pages 1 à 37 » peut être subdivisé en « lire la page 1 », « tourner la page », « lire la page 2 », « tourner la… ». Ça suffit ! Il y a une limite, vous voyez ? L'une des principales difficultés pour construire une structure de découpage du travail (SDT) concise et pertinente est de savoir précisément où s'arrêter (on dirait que la franchise Fast and Furious n'a pas retenu la leçon…).

Si un lot de travaux est censé durer des mois et impliquer plusieurs personnes de votre équipe, s'agit-il vraiment d'un lot de travaux ? Non ! C'est plutôt un sous-projet, et il doit être traité comme tel. Le problème des lots de travaux aussi longs est qu'ils deviennent inévitablement ingérables. Voici donc trois recommandations pour vous aider à déterminer si un lot de travaux doit être subdivisé :

La règle des 8/80

Essayez de définir vos tâches de manière à ce que leur durée ne soit ni inférieure à 8 heures de travail ni supérieure à 80 heures (soit entre 1 et 10 jours ouvrables). En effet, si la durée est inférieure à 8 heures, vous risquez de faire du micro-management, et si elle est supérieure à 80 heures, vous risquez de perdre le fil du travail accompli. Il s'agit d'une recommandation générale et non d'une règle absolue : si vous avez besoin de tâches de durées différentes, n'hésitez pas.

La règle relative à la période de déclaration

Vos tâches ne doivent pas excéder l'intervalle entre deux points de rapport. Si vous avez des réunions hebdomadaires, essayez de limiter la durée de vos tâches à moins d'une semaine.

La règle du « si cela a du sens »

Alors, est-il judicieux de regrouper plusieurs tâches en une seule plus importante ou de décomposer une tâche importante en tâches plus petites ? Avant de vous décider, tenez compte des conséquences suivantes : la tâche devient plus facile à estimer, à attribuer et à suivre. Si ces avantages se manifestent lors du regroupement ou de la décomposition des tâches, alors n'hésitez pas. Dans le cas contraire, c'est-à-dire si cela n'a aucune incidence sur l'estimation, l'attribution ou le suivi, abstenez-vous !

Planification pour la qualité

Nous savons tous qu'il est plus économique de bien concevoir un produit que de le corriger a posteriori. Plus tôt une erreur est identifiée, moins sa correction est coûteuse. Il est essentiel de garder cela à l'esprit lors de la création de votre structure de découpage du projet (WBS). Vous pouvez, par exemple, intégrer des lots de travaux spécifiques liés au contrôle qualité tout au long du cycle de vie du projet. Par la suite, lors de l'élaboration de votre planning, vous pourrez positionner ces contrôles qualité à des moments clés afin de garantir que votre produit ou service réponde aux critères de qualité. Comment la gestion de projet peut-elle vous aider à obtenir un produit de meilleure qualité et plus fiable ? Nous disposons de deux outils principaux : la gestion des risques et les critères d'achèvement. Nous consacrerons un article entier à la gestion des risques, mais les critères d'achèvement peuvent être abordés ici.

Comprendre le critère d'achèvement

Comment savoir si un lot de travaux est terminé ? Et surtout, comment vérifier qu’il a été réalisé correctement ? Il est essentiel de se poser ces questions au plus tôt et de définir clairement ses critères de qualité. Mais est-il si simple de mesurer la qualité et l’achèvement de toutes les étapes d’un projet ? La réponse est évidemment « non ». Comment évaluer la qualité d’un document tel que le cahier des charges de votre nouveau processus de sélection et d’embauche ? Ou celle d’un plan d’affaires remanié ? Mesurer la qualité de tels résultats n’est pas chose aisée, mais voici quelques pistes de réflexion :

• Sollicitez l'avis de vos pairs. La collaboration est essentielle. Réunissez un groupe de personnes impliquées dans le projet (avec un expert si possible) et examinez ensemble les plans et les estimations relatifs aux résultats attendus. Cette étape doit être réalisée au plus tôt (idéalement avant la phase d'exécution, afin d'éviter tout changement de cap dû à une erreur). Bien que la perfection ne soit pas garantie, l'évaluation par les pairs apporte des résultats bien supérieurs à un travail en solitaire.
• Utilisez des listes de contrôle. Celles-ci doivent couvrir les tests standard et les composants requis du produit que vous développez. Bien entendu, tout projet de création est censé être unique (sinon, il s'agirait simplement d'activités opérationnelles). Par conséquent, il est impossible d'élaborer à l'avance une liste de contrôle complète pour un produit ou service qui n'existe pas encore (ce serait comme élaborer l'organigramme des tâches, évidemment…). Cependant, vous pouvez vous appuyer sur votre expérience pour créer une liste de contrôle des composants communs et standard de votre nouveau produit ou service. C'est une excellente pratique, et les connaissances acquises peuvent s'avérer particulièrement utiles lors de la création de ce document.
• Effectuez des tests systématiques. Ces tests peuvent être utilisés tout au long du développement, de l'exécution et du contrôle qualité de votre produit ou service. Ils soumettent le résultat à des conditions spécifiques afin de vérifier sa conformité aux critères de qualité préalablement établis.

Quel est donc votre critère de validation ? En nous appuyant sur les trois suggestions précédentes, voici quelques exemples : l’approbation de vos pairs, la validation d’une liste de contrôle, la réussite de tous vos tests, etc. En définissant ces points comme points de repère, vous répondez de manière satisfaisante à nos deux questions initiales. Vous savez que le produit ou le service est validé lorsqu’il répond aux critères définis lors des étapes précédentes.

Et ensuite ?

Nous avons abordé de nombreux points ! Vous devriez maintenant maîtriser l’élaboration d’une structure de découpage du projet (WBS) efficace et nous pouvons passer aux sujets suivants concernant la planification de votre projet. Dans le prochain article, nous verrons comment estimer la durée de vos tâches et comment créer un calendrier.