Was ist ein Kommunikationsplan und wie erstellt man einen?

Bisher haben wir die Vorgehensweise und Tipps zur Erstellung eines Projektauftrags und einer Verantwortlichkeitsmatrix. Nun kommen wir zu einem weiteren wichtigen Schritt: dem Kommunikationsplan. Sie fragen sich vielleicht: „Aber warum so viel Aufwand? Warum legen wir nicht einfach gleich mit dem Projekt los?“ Und ich kann Sie teilweise verstehen. Die Sache ist die: Ich habe schon so viele Projekte nur aus dem Bauch heraus begonnen, ohne jegliche Planung, und ich kann Ihnen sagen, dass das Ergebnis selten gut ist. Und Sie haben wahrscheinlich dasselbe getan … auch Sie haben viele Projekte ohne ordentliche Planung begonnen! Denken Sie an deren Ergebnisse, und Sie werden feststellen, dass Sie viele davon abgebrochen haben oder dass das Ergebnis hätte besser sein können!

Ich weiß, das ist nicht der lustigste Aspekt des Projektmanagements, aber er kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor: Sie planen eine Autoreise durch Ihr Land. Sie möchten mehrere Städte besuchen, sind aber nicht gerade planungsfreudig und schauen deshalb weder auf die Karte noch in die Wegbeschreibung. Natürlich können Sie unterwegs nach dem Weg fragen, aber wenn Sie falsch abbiegen und niemand da ist, der Ihnen weiterhelfen kann, fahren Sie vielleicht ein ganzes Stück, bevor Sie merken, dass Ihre Mühe völlig umsonst war.

Das gilt genauso für Projekte! Bei sorgfältiger Planung lässt sich leicht erkennen, ob man vom Kurs abgekommen ist. Ignoriert man die Initiierungs- und Planungsphase, verschwendet man möglicherweise viel Zeit und Ressourcen.

Was ist ein Kommunikationsplan? Und warum sollten Sie einen haben?

Jede Handlung eines Projektmanagers beinhaltet Kommunikation. Ein Kommunikationsplan ist die schriftliche Dokumentation, die sicherstellt, dass die richtigen Informationen die richtigen Stakeholder erreichen. Üblicherweise umfasst er die folgenden Abschnitte, die wir im Folgenden detailliert beschreiben werden:

• Informationsempfänger: Wer muss die Informationen erhalten?
• Informationsinhalt: Was muss bekannt sein?
• Zeitpunkt der Kommunikation: Wann muss die Information erfolgen?

Das Dokument muss nicht extrem komplex sein: Wenn wir die Komplexität reduzieren und trotzdem ein effektives Tool erhalten können, sollten wir das tun! Obwohl es nicht komplex ist, ist das Dokument sehr wichtig. Warum? Weil die Kommunikation ohne es komplett schiefgehen kann. Was passiert, wenn Sie dem Entwicklungsteam die falschen Produktspezifikationen mitteilen? Was passiert, wenn Sie Ihrem Auftraggeber falsche Informationen liefern? Was passiert, wenn Sie aufgrund mangelnder Kommunikation zwischen den Abteilungen nicht die aktuellsten Zahlen einsehen? Vieles kann schiefgehen, wenn Sie die Bedeutung von Kommunikation einfach ignorieren.

Kommen wir nun zu den einzelnen Abschnitten eines einfachen Kommunikationsplans und anschließend zu einigen bewährten Methoden, um die Effizienz und Vollständigkeit Ihres Dokuments zu gewährleisten.

Definition der Informationsziele

Dieser Abschnitt steht in direktem Zusammenhang mit Ihrer Stakeholder-Liste. Sie sollten das Dokument überfliegen und alle Personen notieren, die in irgendeiner Projektphase involviert sind und Informationen erhalten oder senden müssen. Hier sind einige Gruppen, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen.

Sponsor: Der Sponsor ist die Person mit der formalen Befugnis, die letztendlich die Verantwortung für das Projekt trägt. Als wichtigste formale Person in der Projektorganisation muss der Sponsor alle wichtigen Aktualisierungen sowie aktuelle Konflikte im Projekt erhalten.

Fachliche Führungskräfte: Wie bereits erwähnt, müssen fachliche Führungskräfte über die Projektanforderungen sowie über die Rollen ihrer Mitarbeiter im Rahmen des Projekts informiert sein. Sie interessieren sich weniger für konkrete Projektdetails, sondern vielmehr für die Auswirkungen des Projekts auf ihre jeweiligen Abteilungen.

Kunden: Der Kunde entscheidet über das Endprodukt oder die Dienstleistung, den Fertigstellungstermin, das Budget usw. Doch sollten Sie den Kunden über jeden Entwicklungsschritt informieren? Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein neues Smartphone entwickelt, wird der Endkunde wahrscheinlich erst informiert, wenn es fertig und einsatzbereit ist. Handelt es sich hingegen um einen sehr speziellen Kunden (z. B. wenn Sie eine spezielle Software für ein Unternehmen entwickeln), möchte dieser möglicherweise über den aktuellen Stand informiert werden. Der Kommunikationsplan hängt von den Bedürfnissen Ihres Kunden ab und sollte bereits zu Projektbeginn festgelegt werden.

Projektteam: Dem Projektteam sollten Sie Ihre größte Aufmerksamkeit schenken. Warum? Weil falsche Informationen zu erheblicher Zeit- und Geldverschwendung führen können. Stellen Sie sich vor, Sie geben dem Entwicklungsteam keine klaren Richtlinien und stellen später fest, dass mehrere Produktkomponenten nicht kompatibel sind. Oder dass Sie die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder nicht klar kommunizieren und dadurch Teile der Arbeit unvollendet bleiben. Sicherzustellen, dass Ihr Team die richtigen und aktuellen Informationen erhält, ist eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projekt.

Projektmanager: Der Projektmanager liefert zwar die meisten Informationen, erhält aber auch Aktualisierungen und andere projektrelevante Beiträge. Legen Sie fest, welche Informationen Sie wann und von wem erhalten möchten.

Definition des „Inhalts“ der Mitteilung

Nachdem wir nun wissen, wer es hören muss, ist es an der Zeit, zu ergründen, was gesagt werden muss. Hier ist eine kleine Liste, die Sie sich merken sollten.

Kosten- und Terminberichte : Diese Berichte sind besonders relevant für alle, die das Projekt überwachen oder stark darin involviert sind. Bei Abweichungen vom geplanten Budget oder Zeitplan sollten die Gründe und ein Maßnahmenplan zur Wiederherstellung des Zeitplans aufgeführt werden.

Arbeitsanweisungen: Ganz klar, oder? Ihre Teammitglieder müssen wissen, was ihre Aufgaben sind und was Sie von ihnen erwarten. Machen Sie das deutlich und fragen Sie regelmäßig nach, ob es noch Unklarheiten bezüglich ihrer Aufgaben gibt.

Genehmigungen: Es ist ratsam, alle offiziellen Dokumente, die während Ihres Projekts verwendet werden, zu genehmigen. Dies legitimiert Ihre Befugnisse als Projektmanager und vermeidet Missverständnisse. Beispiele für solche Dokumente sind der Projektplan, die Budgets, die Produktspezifikationen usw.

Statusänderungen: Statusänderungen sollten immer dann erfolgen, wenn Sie der Ansicht sind, dass ein bestimmtes Ereignis dem zuständigen Stakeholder gemeldet werden sollte. Der Inhalt jedes Berichts sollte auf die Bedürfnisse des jeweiligen Empfängers zugeschnitten sein.

Koordination: Der ursprüngliche Ablaufplan des Projekts ist im Projektplan festgelegt. Allerdings können sich die Gegebenheiten während der Durchführung ändern (und werden es wahrscheinlich auch). Um diese Änderungen reibungslos umzusetzen, ist eine abteilungsübergreifende Koordination erforderlich. Im Kommunikationsplan sollte festgelegt werden, wer bei Änderungen der ursprünglichen Schätzungen welche Informationen weitergibt.

Den Zeitpunkt der Kommunikation festlegen

Was passiert, wenn Sie eine wichtige Entscheidung zur Budgetverteilung treffen müssen und die notwendigen Informationen zu den Produktionskosten nicht rechtzeitig eintreffen? Kommunikation ist nur dann effektiv, wenn sie termingerecht erfolgt! Natürlich muss nicht alles sofort gemeldet werden (sonst würden Sie und Ihre wichtigen Stakeholder 99 % der Zeit mit Kommunikation verbringen, anstatt am Projekt zu arbeiten), aber Sie sollten genau wissen, wann Sie sich mit welchem ​​wichtigen Stakeholder treffen und welche Informationen Sie austauschen möchten.

Sobald der Projektplan steht, können Sie Ihren Zeitplan abschätzen und feststellen, wann Sie welche Informationen benötigen. So haben Sie genügend Zeit, um festzulegen, wann Sie sich mit der zuständigen Person oder Gruppe treffen, um die benötigten Informationen zu sammeln.