Wie man erfolgreich einen Projektauftrag entwickelt – Ein vollständiger Leitfaden?

Nachdem wir nun die Grundlagen eines Projekts und seine verschiedenen Bereiche, widmen wir uns endlich den Details der Projektplanung, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Dieser Artikel bietet Ihnen alles Wissenswerte zur Erstellung eines erfolgreichen Projektauftrags sowie zahlreiche Ressourcen, die Ihnen bei der Organisation helfen. Ob kleines Projekt, das innerhalb einer Woche abgeschlossen werden soll, oder großes Projekt, das mehrere Monate dauert – die hier vorgestellten Techniken und Ressourcen bilden eine hervorragende Grundlage für Ihre Arbeit.

Ihr Projektauftrag bildet die Grundlage Ihres Projektplans. Bewährte Verfahren legen nahe, dass wir zu Beginn des Projekts Zeit in die Planung investieren sollten. Sie werden auf Stimmen stoßen, die fragen: „Warum wird so viel darüber geredet und geschrieben? Warum legen wir nicht einfach los?“ Wenn Sie sich im Vorfeld die Zeit nehmen, Ihre Vorgehensweise zu planen, verläuft alles viel reibungsloser. Außerdem ist es einfacher und kostengünstiger, den Ansatz zu Beginn, während der Besprechung der Arbeit, anzupassen, als mitten in der Umsetzung. Deshalb verzichten wir nicht auf die Planung!

Um es ganz klar zu sagen: Der Begriff Projektcharta kann zwei Bedeutungen haben:

• Eine strenge Auslegung, bei der die Projektcharta das einzige Dokument darstellt, das dem Projektmanager formell die Befugnisse verleiht;
• Eine allgemeine, bei der die Projektcharta für die Gesamtheit der Dokumente steht, einschließlich der formalen Befugniserklärungen, Arbeitsanweisungen usw.

Ich werde hier die allgemeine Variante verwenden und Projektcharta und Leistungsbeschreibung zusammenführen. Warum? Hauptsächlich, um dem offiziellen PMBOK Guide zu folgen. Diese geringfügigen theoretischen Unterschiede haben jedoch keinen wirklichen Einfluss auf das Endergebnis der Projektcharta-Erstellung.

Was ist ein Projektauftrag und wie erstellt man einen?

Sobald Ihr Projekt von den zuständigen Stellen in Ihrem Unternehmen genehmigt wurde, können Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen und Richtlinien für ein besseres Projektmanagement erstellen. Das erste Dokument, das Sie erstellen sollten, ist der Projektauftrag.

Der Projektauftrag ist das Dokument, das das Projekt formell ankündigt und die verschiedenen Dimensionen seiner Umsetzung erläutert. Er vermittelt Ihnen und Ihren Stakeholdern ein klares Verständnis davon, wie das Projekt aussehen und was erreicht werden soll. Eine weitere wichtige Funktion des Projektauftrags besteht darin, dem Projektmanager die Befugnis zu geben, organisatorische Ressourcen zur Erreichung der Projektziele einzusetzen. Warum ist dieser letzte Punkt so wichtig? Weil ein Projekt normalerweise nicht sofort allen Mitarbeitern einer Organisation bekannt ist. Es braucht Zeit, bis es sich verbreitet, und der Projektauftrag enthält die Informationen über die wichtigsten Beteiligten und ihre jeweiligen Befugnisse und Berechtigungen.

Mit diesen beiden Funktionen ist der Projektauftrag ein unverzichtbares Dokument. Während die formale Genehmigung meist nur eine Unterstützungserklärung des Sponsors oder Auftraggebers und einige Unterschriften wichtiger Personen erfordert, kann die detaillierte Beschreibung der verschiedenen Projektdimensionen etwas ausführlicher sein. Betrachten wir die einzelnen Abschnitte eines Projektauftrags genauer.

Die verschiedenen Abschnitte eines Projektauftrags

Die folgenden Abschnitte (in manchen Büchern und von Experten auch als Leistungsbeschreibung bezeichnet) erläutern die verschiedenen Dimensionen der Projektdurchführung. Sie geben Ihnen und Ihren Stakeholdern ein klares Bild davon, wie das Projekt aussehen und was erreicht werden soll. Diese Aufschlüsselung der verschiedenen Projektdimensionen kann etwas ausführlich sein, aber denken Sie daran, dass Sie hier nicht alle Details aufführen sollten. Dies ist eine Zusammenfassung, nicht das endgültige Projektdokument! Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Abschnitte, die Sie als Nächstes einfügen sollten:

1. Projektzweckbeschreibung
2. Projektumfangsbeschreibung
3. Projektergebnisse
4. Kosten und Kostenvoranschläge
5. Ziele
6. Projektbeschränkungen und -risiken
7. Interessengruppen
8. Befehlskette

Lasst uns etwas Zeit nehmen, um jeden Abschnitt genauer zu analysieren.

1. Projektzweckbeschreibung

Die Zielsetzung des Projekts legt den Sinn und Zweck des Projekts fest. Um dies präzise zu formulieren, sollten Sie sich und Ihrem Team Fragen stellen wie: „Warum führen wir dieses Projekt durch? Welchen Nutzen bringt es? Welche Probleme wird es lösen?“

2. Projektumfangsbeschreibung

Die Projektumfangsdefinition legt die Grenzen des Projekts fest. Es kommt häufig vor, dass während der Projektlaufzeit unnötige Details und Aufgaben hinzugefügt werden, wodurch man plötzlich das Budget überschreitet und den ursprünglichen Zeitplan. Die Definition des Projektumfangs hilft Ihnen zu beurteilen, ob eine Aufgabe oder ein Prozess für das Projekt notwendig ist und ob er aufgenommen werden sollte.

Die Projektbeschreibung sollte die Hauptaktivitäten des Projektsso darstellen, dass später hinzukommende Zusatzarbeiten leicht erkennbar sind. Selbstverständlich können in fortgeschrittenen Projektphasen weitere Arbeiten hinzugefügt werden, diese müssen jedoch stets innerhalb des definierten Projektumfangs liegen.

Neben den Projektzielen sollte die Projektbeschreibung auch den Abschnitt „Projektausschlüsse“ enthalten. Dieser Abschnitt regelt, was nicht Teil des Projekts ist, und es ist wichtig sicherzustellen, dass die Stakeholder verstehen, was sie nicht erhalten.

Nehmen wir ein Beispiel: Sie leiten ein Projekt zur Neugestaltung der Buchhaltungs- und CRM-Software Ihres Unternehmens. Die Erstellung der Dokumentation für die neue Software wird wahrscheinlich Teil des Projektumfangs sein. Aufgaben wie die Organisation von Schulungen für neue Mitarbeiter möchten Sie hingegen möglicherweise ausklammern. Diese könnten in einem separaten Projekt behandelt werden.

Da alle Kosten-, Termin- und Ressourcenprognosen auf mehreren Annahmen über den Umfang basieren, ist dieser Abschnitt von äußerster Wichtigkeit und sollte sorgfältig beschrieben werden.

3. Projektergebnisse

Was ist ein Liefergegenstand? Einfach ausgedrückt: Ein Liefergegenstand ist etwas, das Sie erstellen, um Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen. Es kann ein Bestandteil eines Produkts oder ein Prozess einer Dienstleistung sein, die Sie entwickeln oder überarbeiten. Die Einbeziehung von Liefergegenständen in Ihre Projektbeschreibung ist sehr hilfreich, um zu verstehen, was zur Erstellung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung erforderlich ist. Dadurch werden Zwischen- und Endziele definiert, die weiter in spezifischere Aufgaben und Prozesse unterteilt werden können.

Hier einige Beispiele:

• Ein Hausbauplan ist ein Zwischenergebnis für ein Bauunternehmen, während das Haus selbst das Endergebnis darstellt.
• Ein Dokument, das die Spezifikationen einer Software definiert, ist ein Zwischenergebnis, während die Software selbst das Endergebnis darstellt.
• Ein visualisiertes Ablaufdiagramm des aktuellen Einstellungsprozesses ist ein Zwischenergebnis, während ein umstrukturiertes Ablaufdiagramm für einen neuen Einstellungsprozess das Endergebnis darstellt.

Aber denken Sie daran: Die Leistungsbeschreibung ist nicht der richtige Ort, um solche Ergebnisse detailliert aufzulisten. Sie erwähnen sie hier zwar, aber ihre Einzelheiten sollten in anderen, spezifischeren Dokumenten definiert werden.

4. Kosten- und Terminplanung

Hier geht es nicht darum, ein Enddatum und eine Zeitbegrenzung festzulegen. Das allein reicht nicht. Warum? Weil, wie bereits erwähnt, kein Projekt reibungslos von Anfang bis Ende verläuft. Wenn Sie erwarten, dass Ihr Projekt ohne Probleme abläuft, sollten Sie Ihre Erwartungen überdenken.

Die Kosten- und Terminplanungen müssen Fragen wie die folgenden beantworten:

• Wie flexibel sind Budget und Zeitplan?
• Wie haben Sie die Fristenund die Budgets berechnet?
• Warum haben Sie solche Budgets und Zeitpläne festgelegt?
• Kann man mehr Budget oder Zeit beantragen? An wen sollte man sich wenden?
• Wie werden Budget und Zeitplan überwacht?

Die Erstellung des Zeitplans und die Budgetplanung haben wir bereits in anderen Artikeln ausführlich behandelt . An dieser Stelle möchte ich die Wichtigkeit hervorheben, die meisten der oben genannten Fragen schriftlich zu beantworten (und sei es auch nur in einfachen Worten). Es ist besser, Dinge schriftlich festzuhalten, als sie interpretationsbedürftig zu lassen. Durch die Klärung der Informationen zum Zeitplan und Budget lassen sich viele Missverständnisse vermeiden.

5. Ziele

Die Ziele definieren die Voraussetzungen für den Erfolg der verschiedenen Projektteile. Sie stehen in engem Zusammenhang mit den Ergebnissen, enthalten aber detailliertere Informationen darüber, was zum Erfolg der Ergebnisse beiträgt. Beispiel: Ein Ergebnis könnte ein bewegliches Bauteil einer neu entwickelten Maschine sein. Ein Ziel könnte die Entwicklung dieses Bauteils innerhalb des Budgets X und gemäß Zeitplan Y sein.

Ziele sollten spezifisch und messbar sein, damit man überprüfen kann, ob sie erreicht wurden. Beispielsweise könnte die jährliche Umsatzwachstumsrate ein Ziel für ein Projekt zur Erstellung einer Marketingkampagne sein. Dieses Ziel ist messbar, spezifisch und kann mit einem Zeitplan verknüpft werden, um den Fortschritt besser zu visualisieren.

6. Projektbeschränkungen und -risiken

Sie müssen die bekannten Projektbeschränkungen in Ihren Projektauftrag aufnehmen. Welche Beschränkungen sind Ihnen bereits bekannt? Vielleicht der Fertigstellungstermin, die Anzahl der Projektmitarbeiter, die Eigenschaften Ihres Produkts usw. Dieser Abschnitt sollte auch die Annahmen Ihres Projekts enthalten: Dinge und Fakten, die Sie als wahr annehmen und auf denen Ihre Schätzungen und Planungen basieren. Ein Beispiel ist die zeitliche Verteilung Ihrer Mitarbeiter: Werden sie ausschließlich diesem Projekt zugeteilt oder arbeiten sie parallel an mehreren Projekten? Ihre Verfügbarkeit ist eine der wichtigsten Annahmen, die die Terminplanung und die Budgetschätzung Ihres Projekts maßgeblich beeinflussen.

7. Interessengruppen

In diesem Artikel zum Stakeholder-Management gehen wir detaillierter auf die verschiedenen Stakeholder ein. Nachdem Sie die Stakeholder identifiziert und die notwendigen Informationen gesammelt haben, beschreiben Sie in diesem Abschnitt, wer Ihre Stakeholder sind und welche Rolle sie im Projekt spielen. Hier sind fünf wichtige Stakeholder, die unter keinen Umständen in Ihrer Leistungsbeschreibung fehlen dürfen:

• Projektmanager
• Projektteam
• Sponsor
• Funktionales Management
• Kunde

Ihr Projekt wird wahrscheinlich noch mehr Beteiligte umfassen, daher sollten Sie unbedingt alle erwähnen, um einen klaren Überblick darüber zu geben, wer an Ihrem Projekt beteiligt ist und wer von ihm betroffen ist.

8. Befehlskette

Die Hierarchie legt fest, wer wem unterstellt ist. Bei kleinen Projekten mag dies nicht so relevant sein: Der Projektmanager ist in der Regel die zuständige Autorität und die Verbindung zwischen dem Team und den höheren Ebenen. Bei Projekten, die über Organisationsgrenzen hinausgehen, gewinnt die Hierarchie jedoch an Bedeutung.

Kostenlose Ressource

Hier können Sie eine Vorlage für einen Projektauftrag abrufen .