¿Qué es un plan de comunicación y cómo elaborarlo?

Hasta ahora hemos hablado de los procedimientos y consejos para crear un acta constitutiva del proyecto y una matriz de responsabilidades. Ahora pasamos a otro paso crucial: el plan de comunicación. Quizás te preguntes: "¿Pero por qué tanto? ¿Por qué no empezamos directamente con el proyecto?", y en cierto modo te entiendo. La cuestión es que... he iniciado muchísimos proyectos guiado únicamente por la emoción, sin ninguna planificación, y te aseguro que el resultado probablemente no fue bueno. Y seguramente tú hiciste lo mismo... ¡también has empezado muchos proyectos sin una planificación adecuada! Piensa en sus resultados y te darás cuenta de que abandonaste muchos de ellos, ¡o que el resultado podría haber sido mejor!

Entiendo que esta no sea la parte más divertida de la gestión de proyectos, pero puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Piensa en este ejemplo: decides hacer un viaje en coche por tu país. Quieres visitar varias ciudades, pero no te gusta planificar, así que no consultas el mapa ni las indicaciones para ir de una ciudad a otra. Claro que siempre puedes preguntar por información en el camino, pero si te equivocas de camino y no hay nadie que te lo indique, podrías recorrer un buen trecho antes de darte cuenta de que tus esfuerzos fueron completamente inútiles.

Lo mismo ocurre con un proyecto. Si lo planificas con cuidado, es muy fácil detectar si te has desviado del rumbo. Si ignoras la fase de inicio y planificación, puedes desperdiciar muchos recursos y tiempo.

¿Qué es un plan de comunicación? ¿Y por qué deberías tener uno?

Cada acción de un gestor de proyectos implica comunicación. Un plan de comunicación es la documentación escrita para transmitir la información correcta a las partes interesadas adecuadas. Generalmente, incluye las siguientes secciones, que detallaremos a continuación:

• Destinatarios de la información: ¿quién necesita saberla?
• Contenido de la información: ¿qué es necesario saber?
• Momento de la comunicación: ¿cuándo debe comunicarse?

El documento no tiene por qué ser extremadamente complejo: si podemos reducir la complejidad sin que la herramienta pierda eficacia, ¡debemos hacerlo! A pesar de su sencillez, el documento es fundamental. ¿Por qué? Porque sin él, la comunicación puede fallar estrepitosamente. ¿Qué ocurre si se comunican especificaciones erróneas del producto al equipo de desarrollo? ¿Qué ocurre si se proporciona información incorrecta al patrocinador? ¿Qué ocurre si no se dispone de las cifras más actualizadas por falta de comunicación entre departamentos? Muchas cosas pueden salir mal si simplemente se ignora la importancia de la comunicación.

Así pues, pasemos a cada sección concreta de un plan de comunicación sencillo y, a continuación, repasemos algunas buenas prácticas para garantizar la eficacia y la exhaustividad de su documento.

Definición de los destinatarios de la información

Esta sección está directamente relacionada con la lista de partes interesadas. Debes revisar el documento y anotar a todos los involucrados en cualquier etapa del proyecto que necesiten recibir o enviar información. Aquí tienes algunos grupos que merecen tu atención.

Patrocinador: El patrocinador es la persona con autoridad formal que, en última instancia, es responsable del proyecto. Como figura formal más importante en la organización del proyecto, el patrocinador debe recibir todas las actualizaciones importantes, así como los conflictos que surjan durante el mismo.

Gerentes funcionales: como ya vimos, los gerentes funcionales deben estar informados sobre las exigencias del proyecto, así como sobre las funciones que su personal desarrolla al trabajar en un proyecto específico. Les preocupan menos los detalles específicos del proyecto y más sus efectos en sus respectivos departamentos.

Clientes: el cliente decide cómo será el producto o servicio final, el plazo de entrega, el presupuesto operativo, etc. Pero, ¿debe informarle sobre cada etapa del desarrollo del producto? Por ejemplo, si su empresa diseña un nuevo teléfono, probablemente se informará al cliente final cuando esté terminado y listo para usar. Sin embargo, si el cliente es alguien muy específico (por ejemplo, si está desarrollando un software específico para una empresa), es posible que desee estar al tanto del progreso. El plan de comunicación depende de la naturaleza de su cliente y debe definirse al inicio del proyecto.

Equipo del proyecto: el equipo del proyecto es el grupo al que debes prestar mayor atención. ¿Por qué? Porque la información errónea puede generar grandes pérdidas de tiempo y dinero. Imagina que no proporcionas directrices claras al equipo de desarrollo y, al cabo de un tiempo, descubres que varios componentes de tu producto no son compatibles entre sí. ¿O que no comunicas las tareas específicas de cada miembro y, como consecuencia, parte del trabajo queda sin completar? Asegurarte de que tu equipo reciba la información correcta y actualizada es fundamental para el éxito del proyecto.

Director de proyecto: Si bien el director de proyecto proporciona la mayor parte de la información, también recibe actualizaciones y otros datos relevantes para el proyecto. Asegúrese de definir qué información desea recibir, cuándo la necesita y de quién.

Definir el “Contenido” de la Comunicación

Ahora que sabemos quién necesita escucharlo, es momento de explorar qué hay que decir. Aquí tienes una pequeña lista para que la tengas en cuenta.

de costos y cronograma : estos informes son especialmente relevantes para quienes supervisan el proyecto o participan activamente en él. Si se produce alguna desviación del presupuesto o cronograma previsto, asegúrese de incluir las razones y un plan de acción para retomar el rumbo.

Instrucciones de trabajo: bastante obvias, ¿verdad? Los miembros de tu equipo deben saber cuál es su trabajo y qué esperas de ellos. Deja esto claro y verifica periódicamente si tienen alguna duda sobre sus tareas.

Autorizaciones: Siempre es recomendable autorizar cualquier documento formal que circule durante el proyecto. Esto legitima tu autoridad como gestor del proyecto y evita confusiones. Algunos ejemplos de documentos incluidos aquí son el plan del proyecto, los presupuestos, las especificaciones del producto, etc.

Cambios de estado: Los cambios de estado deben emitirse siempre que se considere necesario informar de un evento a la parte interesada competente. El contenido de cada informe debe adaptarse a las necesidades de su destinatario.

Coordinación: El plan inicial define cómo se desarrollará el proyecto. Sin embargo, es probable que surjan cambios durante su ejecución. Para implementarlos sin problemas, se requiere coordinación entre los departamentos. Se recomienda utilizar el plan de comunicación para definir quién comunicará qué cuando se produzca un cambio en las estimaciones iniciales.

Definir el momento oportuno para la comunicación

¿Qué ocurre si necesitas tomar una decisión importante sobre la asignación presupuestaria y la información necesaria sobre los costes de producción no llega a tiempo? ¡La comunicación solo es efectiva si se entrega puntualmente! Por supuesto, no es necesario informar de todo de inmediato (de lo contrario, tú y tus colaboradores dedicarían el 99 % del tiempo a comunicarse en lugar de trabajar en el proyecto), pero debes tener claro cuándo reunirte con cada uno de los interesados ​​clave y qué información deseas intercambiar.

Además, una vez que tengas el plan del proyecto listo, podrás estimar tu cronograma y cuándo necesitarás ciertos tipos de información. Esto te dará tiempo suficiente para definir cuándo reunirte con la persona o el grupo responsable para recopilarla.