Qu’est-ce qu’un plan de communication et comment en élaborer un ?

Jusqu'à présent, nous avons abordé les procédures et les conseils pour créer une charte de projet et une matrice des responsabilités. Passons maintenant à une autre étape cruciale : le plan de communication. Vous vous demandez peut-être : « Pourquoi tant de détails ? Pourquoi ne pas commencer le projet directement ? » Je vous comprends en partie. Le fait est que… j'ai lancé tellement de projets sous le coup de l'émotion, sans aucune planification, et je peux vous dire que le résultat est rarement satisfaisant. Vous avez probablement fait de même… vous aussi, vous avez lancé de nombreux projets sans planification adéquate ! Repensez à leurs résultats, et vous constaterez que vous en avez abandonné beaucoup, ou que le résultat aurait pu être meilleur !

Je comprends que ce ne soit pas l'aspect le plus amusant de la gestion de projet, mais c'est un élément qui peut faire toute la différence entre la réussite et l'échec. Prenons un exemple : vous décidez de faire un road trip à travers votre pays. Vous souhaitez visiter plusieurs villes, mais comme vous n'êtes pas très organisé, vous ne consultez ni la carte ni les itinéraires entre les villes. Bien sûr, vous pouvez toujours demander votre chemin en cours de route, mais si vous vous trompez de route et que personne n'est là pour vous indiquer le chemin, vous risquez de parcourir une longue distance avant de vous rendre compte que vos efforts ont été vains.

C'est la même chose pour un projet ! Si vous le planifiez soigneusement, il devient très facile de voir si vous vous êtes écarté du sujet. Si vous négligez la phase d'initiation et de planification, vous risquez de gaspiller beaucoup de ressources et de temps.

Qu’est-ce qu’un plan de communication ? Et pourquoi devriez-vous en avoir un ?

Chaque action d'un chef de projet implique une communication. Un plan de communication est le document écrit qui permet d'adresser la bonne communication aux bonnes parties prenantes. Il comprend généralement les sections suivantes, que nous détaillerons ci-dessous :

• Cibles de l'information : qui a besoin de la connaître ?
• Contenu de l'information : que faut-il savoir ?
• Moment de la communication : quand faut-il la communiquer ?

Le document n'a pas besoin d'être extrêmement complexe : si l'on peut réduire sa complexité tout en conservant l'efficacité de l'outil, il faut le faire ! Malgré sa simplicité, ce document est crucial. Pourquoi ? Parce que sans lui, la communication peut être catastrophique. Que se passe-t-il si vous communiquez des spécifications produit erronées à l'équipe de développement ? Et si vous transmettez des informations incorrectes à votre commanditaire ? Et si, faute de communication entre les services, vous n'avez pas accès aux données les plus récentes ? Négliger l'importance de la communication peut engendrer de nombreux problèmes.

Passons donc à chaque section particulière d'un plan de communication simple, puis examinons quelques bonnes pratiques pour garantir l'efficacité et l'exhaustivité de votre document.

Définir les cibles de l'information

Cette section est directement liée à votre liste de parties prenantes. Vous devez parcourir le document et noter toutes les personnes impliquées à quelque étape que ce soit du projet et qui doivent recevoir ou envoyer des informations. Voici quelques groupes qui méritent votre attention.

Sponsor : le sponsor est la personne ayant l’autorité formelle et qui est responsable en dernier ressort du projet. En tant que figure officielle la plus importante dans l’organisation du projet, le sponsor doit recevoir toutes les mises à jour majeures, ainsi que les informations relatives aux conflits en cours.

Responsables fonctionnels : comme nous l’avons déjà vu, les responsables fonctionnels doivent être informés des exigences du projet, ainsi que des rôles que leurs collaborateurs développent dans le cadre de ce projet. Ils s’intéressent moins aux détails techniques du projet qu’à ses répercussions sur leurs services respectifs.

Clients : c’est le client qui décide du produit ou du service final, du délai de livraison, du budget opérationnel, etc. Faut-il pour autant l’informer de chaque étape du développement ? Par exemple, si votre entreprise conçoit un nouveau téléphone, le client final sera probablement informé de sa disponibilité une fois le produit terminé et prêt à l’emploi. En revanche, si le client est une entité très spécifique (par exemple, si vous développez un logiciel pour une entreprise), il souhaitera peut-être être tenu au courant de l’avancement du projet. Le plan de communication dépend de la nature du client et doit être défini dès le début du projet.

Équipe projet : c’est à l’équipe projet qu’il faut accorder le plus d’attention. Pourquoi ? Parce que des informations erronées peuvent engendrer d’importantes pertes de temps et d’argent. Imaginez que vous ne fournissiez pas de directives claires à l’équipe de développement et que, par la suite, vous constatiez que plusieurs composants de votre produit sont incompatibles. Ou encore, que vous ne communiquiez pas les tâches spécifiques de chaque membre et que, de ce fait, une partie du travail reste inachevée. Veiller à ce que votre équipe reçoive des informations exactes et à jour est une condition essentielle à la réussite d’un projet.

Chef de projet : bien que le chef de projet fournisse la plupart des informations, il reçoit également des mises à jour et d’autres contributions pertinentes pour le projet. Veillez à bien définir les informations que vous souhaitez recevoir, quand vous les souhaitez et de qui elles doivent provenir.

Définition du « contenu » de la communication

Maintenant que nous savons à qui ce message est destiné, il est temps d'examiner ce qu'il faut dire. Voici une courte liste à garder en tête.

de coûts et d'échéancier : ces rapports sont particulièrement importants pour les personnes qui supervisent le projet ou y sont fortement impliquées. En cas d'écart par rapport au budget ou à l'échéancier prévus, veillez à en indiquer les raisons et à proposer un plan d'action pour rectifier la situation.

Consignes de travail : c’est assez clair, non ? Les membres de votre équipe doivent savoir quel est leur rôle et ce que vous attendez d’eux. Soyez précis et vérifiez régulièrement s’il y a le moindre doute concernant leurs tâches.

Autorisations : il est toujours judicieux d’autoriser tout document officiel utilisé dans le cadre de votre projet. Cela légitime votre autorité en tant que chef de projet et évite toute confusion. Parmi les documents concernés, on peut citer le plan de projet, les budgets, les spécifications du produit, etc.

Changements de statut : un changement de statut doit être effectué dès lors qu’un événement doit être signalé à l’autorité compétente. Le contenu de chaque rapport doit être adapté aux besoins de son destinataire.

Coordination : le plan de projet définit le déroulement initial du projet. Cependant, des changements sont susceptibles d’intervenir (et ils interviendront certainement) en cours d’exécution. Afin d’intégrer ces changements de manière fluide, une coordination interdépartementale est indispensable. Il est conseillé d’utiliser un plan de communication pour définir les personnes chargées de communiquer et les informations à chaque modification des estimations initiales.

Définir le moment de la communication

Que se passe-t-il si vous devez prendre une décision importante concernant l'allocation budgétaire et que les informations nécessaires sur les coûts de production n'arrivent pas à temps ? La communication n'est efficace que si elle est effectuée en temps voulu ! Bien sûr, il n'est pas nécessaire de tout communiquer immédiatement (sinon, vous et vos précieux partenaires passeriez 99 % de votre temps à communiquer au lieu de travailler sur le projet), mais vous devez savoir précisément quand rencontrer chaque partie prenante importante et quelles informations vous souhaitez échanger.

De plus, dès que votre plan de projet est finalisé, vous pouvez estimer votre calendrier et prévoir quand vous aurez besoin de certaines informations. Cela vous laissera suffisamment de temps pour définir les dates de rencontre avec la personne ou le groupe responsable afin de les recueillir.