Der ultimative Leitfaden zur Erstellung eines realistischen Zeitplans für Ihr Projekt

Das ist eines meiner Lieblingsthemen. Vielleicht, weil ich gerne Rätsel löse, oder vielleicht, weil es so viele Grafiken und coole Tools gibt, mit denen man die Terminplanung interessant gestalten kann. Fakt ist: Die Erstellung eines Projektzeitplans ist – genau wie die Budgetplanung – eher eine Herausforderung als eine monotone, langweilige Aufgabe. Wenn du Herausforderungen magst, bist du hier genau richtig. Also lasst uns keine Zeit verlieren und gleich loslegen.

Welche Bestandteile hat der Zeitplan eines Projekts?

Ein Zeitplan besteht nicht nur aus der Auflistung der Reihenfolge und Dauer von Aufgaben. Es gibt mehrere Elemente, die Sie berücksichtigen sollten, und hier sind einige davon:

• Es umfasst alle Aufgaben und Prozesse, die während Ihres Projekts ausgeführt werden.
• Es präsentiert die Aufgaben und Prozesse in der richtigen Reihenfolge.
• Dazu gehören mehrere externe Einschränkungen, die von der Gruppe nicht kontrolliert werden können.
• Angesichts des zur Ausführung der Aufgaben verfügbaren Personals und der vorhandenen Ressourcen ist dies termingerecht möglich.
• Dabei werden alle Projektziele berücksichtigt, wie zum Beispiel die Ergebnisse im Team, beim Kunden und im Budget.

Um einen erfolgreichen Zeitplan für Ihr Projekt zu erstellen, sollten Sie die folgenden Schritte durchführen:

1. Definieren Sie die im Projekt enthaltenen Aktivitäten (wir haben dies bereits ausführlich im Artikel zur Projektstrukturplanung);
2. Ordnen Sie die Aktivitäten in einer logischen Reihenfolge an;
3. Schätzen Sie den Ressourcenbedarf für die Durchführung jeder Aktivität ab;
4. Schätzen Sie die Dauer, die für den erfolgreichen Abschluss jeder Aktivität erforderlich ist;
5. Erstellen Sie den endgültigen Zeitplan unter Berücksichtigung aller oben genannten Informationen.

Wie wir bereits ausführlich besprochen haben, umfasst der Planungsprozess folgende Schritte:

1. Erstellen Sie die Projektdefinition;
2. Entwickeln Sie eine Risikomanagementstrategie;
3. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan;
4. Ermitteln Sie die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben;
5. Schätzen Sie den Arbeits- und Ressourcenaufwand, der zur Ausführung der Arbeitspakete benötigt wird;
6. Ermitteln Sie den ersten Zeitplan;
7. Passen Sie den Zeitplan an die Projektbeschränkungen an.

Bei dieser Aufgabe, einen realistischen Zeitplan zu erstellen, stehen die Schritte 4 bis 7 im Vordergrund. Lassen Sie uns diese daher genauer besprechen.

Die Beziehung zwischen Aufgaben erkennen

Um Ihren Ressourcenbedarf für das Projekt zu verstehen, müssen Sie Ihre Projektstrukturplanung (PSP). Möglicherweise haben Sie die Planung auf einer Ebene abgeschlossen, die detailliert genug ist, um zu wissen, dass alle Arbeiten zur Erfüllung des Projektumfangs enthalten sind, aber es ist vielleicht noch nicht möglich, diese Arbeiten zuzuweisen. Wenn Ihre Arbeitspakete so spezifisch sind, dass Sie anhand dieser die benötigten Ressourcentypen bestimmen können, ist das optimal. Falls nicht, ist es jetzt an der Zeit, sie in Aktivitäten zu unterteilen. Mit Aktivität meine ich eine Arbeitseinheit, die einer Person oder einer Abteilung zugewiesen und in den Projektplan aufgenommen werden kann.

Welche Reihenfolge sollten Sie bei der Ausführung der Arbeitspakete einhalten? Bei offensichtlichen Aufgaben scheint das einfach, doch die Sache wird schnell kompliziert, wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, die voneinander abhängen. Dies bezeichnen wir als Sequenzbeschränkungen: Manche Aktivitäten müssen vor anderen ausgeführt werden. Beispiel: Wenn Sie die Software Ihres Unternehmens aktualisieren, erfolgt die Konfiguration der neuen Software nach deren Bereitstellung. Vor der Bereitstellung müssen Sie sicherstellen, dass die Datensicherung nicht beschädigt und im Falle eines Problems während der Aktualisierung voll funktionsfähig ist.

Eine effiziente Methode, die erforderliche Abfolge von Ereignissen darzustellen, ist die Verwendung eines Vorgängerdiagramms und eines Netzplans. Um die Tabellen und Diagramme besser zu verstehen und zu visualisieren, stellen wir uns ein allgemeines Projekt mit sechs Aufgaben vor (Aufgabe A, B, C, D, E und F – kreativ, nicht wahr?). Die Vorgängertabelle zeigt uns die Beziehungen zwischen den Aufgaben. Sie ist intuitiv gestaltet und verdeutlicht, welche Aufgaben vor Beginn anderer Aufgaben abgeschlossen sein müssen. Stellen wir uns die folgende Vorgängertabelle für unsere Aufgabengruppe vor:

Diese Tabelle ist eine der nützlichsten Hilfen, um zu verstehen, wie Ihr Projekt durchgeführt werden sollte. Sie dient als Ausgangspunkt für die Erstellung eines Netzplans, der die Beziehungen zwischen den Aufgaben grafisch darstellt. Um sicherzustellen, dass Ihr Netzplan korrekt ist, sollten Sie einige Regeln beachten:

Regel Nr. 1: Halten Sie die Details auf einem vernünftigen Niveau

Erstellen Sie das Netzdiagramm auf Arbeitspaketebene und vermeiden Sie die Verwendung von Sammelvorgängen oder sehr detaillierten Vorgängen bzw. Aktivitäten (letztere können jedoch für die erfolgreiche Bearbeitung eines Arbeitspakets erforderlich sein). Sammelvorgänge sind lediglich Gruppierungen von Arbeitspaketen, daher ist ihre Einbeziehung nicht sinnvoll. Die vielen Aktivitäten innerhalb eines Arbeitspakets können das Diagramm erheblich komplex machen, weshalb es in der Regel nicht ratsam ist, sie einzubeziehen. Natürlich ist es nicht verboten, sie in Ihr Diagramm aufzunehmen, aber hier einige Tipps, falls Sie sich dafür entscheiden: Erstellen Sie separate Diagramme. Wenn ein Arbeitspaket viele Aktivitäten enthält, erstellen Sie ein spezifisches Diagramm für dieses Arbeitspaket und verlinken Sie es in Ihrem Hauptdiagramm. Dies hilft Ihnen, ein unübersichtliches Diagramm zu vermeiden und dennoch alle relevanten Zusammenhänge darzustellen. Möglicherweise möchten Sie auch ein Diagramm nur für Sammelvorgänge erstellen (vielleicht ist Ihr Projekt sehr groß und das Sammelvorgangsdiagramm hilfreich). Aber auch hier gilt: Halten Sie es separat und verlinken Sie es in Ihrem Hauptdiagramm.

Regel Nr. 2: Konzentriere dich auf Sequenzbeschränkungen

Die Beziehungen zwischen den Aufgaben in Ihrem Diagramm sollten ausschließlich Sequenzbeschränkungen, nicht aber Ressourcenbeschränkungen, aufzeigen. Was meine ich damit? Bei genauer Betrachtung lässt sich feststellen, dass die Aufgaben A und C sowie die Aufgaben E und F gleichzeitig ausgeführt werden können (wenn wir nur die Sequenzbeschränkungen berücksichtigen). Daher sollten sie in Ihrem Diagramm parallel zueinander dargestellt werden. Möglicherweise verfügen Sie nicht über die Ressourcen, um beide Aufgaben gleichzeitig auszuführen, dies sollte jedoch Ihr Diagramm (zumindest in dieser Phase) nicht beeinflussen.

Großartig! Schauen wir uns also an, wie unser Diagramm aussehen würde (und ein Beispiel für eine fehlerhafte Verteilung).

So sollte ein korrektes Diagramm aussehen. Wie Sie sehen, sind die Aufgaben, die gleichzeitig ausgeführt werden können, übereinander aufgelistet. Ressourcenbeschränkungen werden dabei nicht berücksichtigt. Wenn beispielsweise die Aufgaben B und D aufgrund von Personalmangel nicht parallel ausgeführt werden können, sollte dies das Diagramm nicht verändern.

Hier ist ein Beispiel für ein fehlerhaftes Diagramm. Wie Sie sehen, sind die Aufgaben B und D nacheinander statt parallel aufgelistet.

Meilensteine ​​verstehen und wie sie Ihr Diagramm übersichtlicher gestalten können

Meilensteine ​​sind wichtige Ereignisse im Projektverlauf, die sich auf das Projekt auswirken. Ihre Dauer ist null, daher hat ihre Hinzufügung keinen Einfluss auf Ihren Zeitplan. Ein Beispiel für einen Meilenstein ist die Veröffentlichung von Finanzberichten. Stellen Sie sich vor, Sie leiten eine Investmentgesellschaft und haben ein Projekt zur Auflegung eines neuen Investmentfonds. Einige Aufgaben Ihres Projekts können erst nach Veröffentlichung der Jahresfinanzberichte der relevanten Unternehmen ausgeführt werden. Wie Sie sehen, liefern Meilensteine, obwohl sie keine Aktivitäten oder Arbeitspakete Ihres Projekts darstellen, relevante und notwendige Informationen für einen reibungslosen Projektablauf.

Hier sind drei Gründe, warum Sie Meilensteine ​​in Ihre Planung und Ihren Zeitplan einbeziehen sollten:

1. Sie bieten Ankerpunkte für Ihre Diagramme und erleichtern deren Lesbarkeit.
2. Es könnte sich dabei um externe Abhängigkeiten handeln, die Voraussetzungen für die Ausführung mehrerer Aufgaben Ihres Projekts sein können.
3. Sie könnten wichtige Ereignisse darstellen, die nicht in den Arbeitspaketen aufgeführt sind. Denken Sie beispielsweise an Bonuszahlungen an Ihr Team, wenn bestimmte Teile des Projekts termingerecht geliefert werden.

Ende-zu-Anfang-, Anfang-zu-Anfang- und Ende-zu-Ende-Aufgaben

Die Bezeichnungen klingen kompliziert, aber die Konzepte sind ganz einfach. Eine Ende-Anfang-Beziehung zwischen zwei Aufgaben bedeutet, dass eine der Aufgaben abgeschlossen sein muss, bevor die andere beginnen kann. Bei einer Anfang-Anfang-Beziehung können beide Aufgaben gleichzeitig beginnen, und bei einer Ende-Ende-Beziehung können beide Aufgaben unabhängig voneinander beginnen, aber damit eine Aufgabe abgeschlossen werden kann, muss auch die andere abgeschlossen sein. Hier sind einige grafische Beispiele zur Veranschaulichung der Konzepte.

Ende-zu-Anfang-Beziehung

Beziehung von Anfang bis Ende

End-to-End-Beziehung

Abschätzung des Arbeits- und Ressourcenaufwands zur Ausführung der Arbeitspakete

Um das Gesamtprojekt zu planen und abzuschätzen, müssen wir die einzelnen Arbeitspakete schätzen. Da wir auf der untersten Ebene der Hierarchie beginnen und uns nach oben vorarbeiten, spricht man von Bottom-up-Schätzung. Achten Sie darauf, die gesammelten Informationen präzise zu dokumentieren, da eine große Datenmenge zu erfassen ist.

Um die Dauer einer Aufgabe abzuschätzen, müssen Sie die gesamte Zeit von Beginn bis zum Abschluss berücksichtigen. Beispielsweise dauert es möglicherweise nur 30 Minuten, die Genehmigung des CEOs für eine bestimmte Aufgabe einzuholen. Benötigt er jedoch durchschnittlich 5 Tage für die Genehmigung, sollten Sie für die Dauer der Aufgabe 6 Tage als realistischen Richtwert ansetzen.

Die Schätzungen für die benötigten Projektressourcen stammen aus vielen Quellen:

#1 – Schätzungen des Arbeitsaufwands

Diese Schätzung ermittelt den Arbeitsaufwand für die Erledigung einer Aufgabe. Werden beispielsweise 5 Personen benötigt, die jeweils 6 Stunden täglich an 5 Tagen arbeiten, ergibt sich ein Gesamtarbeitsaufwand von 150 Stunden. Neben der Erfassung der Gesamtarbeitsstunden sollten Sie auch die erforderlichen Qualifikationen berücksichtigen. Benötigen Sie beispielsweise einen IT-Spezialisten und einen Personalmanager für die Einrichtung einer neuen HR-Software, erfassen Sie deren Arbeitsbedarf separat. Warum? So erhalten Sie einen besseren Überblick über die Zusammensetzung Ihres Teams (und können die Schätzungen gegebenenfalls den jeweiligen Fachbereichsleitern ) und können die unterschiedlichen Kosten für die einzelnen Fachkräfte leichter abbilden (mehr dazu später im Abschnitt Budgetierung).

#2 – Schätzungen des Ausrüstungsbedarfs

Hier schätzen Sie den Bedarf an Werkzeugen zur Erledigung der Arbeitspakete. Versuchen Sie, analog zum Arbeitsaufwand, die benötigte Stundenzahl für jedes Gerät aufzulisten.

#3 – Schätzungen des Materialbedarfs

Hier geht es um die benötigten Ressourcen für Ihr Projekt. Dazu gehört alles, was Ihr Projekt braucht – außer Ihren Fachkenntnissen und Ihrer eigenen Ausrüstung. Dieser Abschnitt kann je nach Unternehmen (und Projekt) stark variieren. Wenn Sie ein neues Haus bauen, machen die benötigten Materialien einen erheblichen Teil Ihres Budgets aus; wenn Sie hingegen einen Schulungskurs für die neue Software entwickeln, die Sie letzten Monat eingeführt haben, benötigen Sie nur sehr wenig Rohmaterial.

#4 – Kostenvoranschläge für Festpreisangebote

Festpreisangebote sind Angebote externer Unternehmen, die die erforderlichen Leistungen zu einem Festpreis erbringen. Dies ist insbesondere bei öffentlichen Aufträgen üblich, bei denen die Unternehmen einen Gesamtpreis für das Projekt festlegen und die Ressourcenverwaltung übernehmen (während die Regierung lediglich die vereinbarte Gebühr zahlt). Sollte die Nutzung solcher Ressourcen für Ihr Unternehmen von Vorteil sein, planen Sie diese in Ihr Projekt ein.

Der Arbeitsaufwand steht in direktem Zusammenhang mit der Dauer der Aufgaben. Ändert man die Anzahl der Arbeiter und das tägliche Arbeitspensum, ändert sich natürlich auch die Gesamtdauer der Aufgaben. Betrachten wir folgendes Beispiel: Sie leiten ein Projekt zur Sanierung eines historischen Gebäudes und schätzen den Aufwand für den Außenanstrich. Die beiden folgenden Tabellen vergleichen die Dauer der Aufgaben bei unterschiedlicher Anzahl von Arbeitern und unterschiedlichem täglichen Arbeitspensum. Das Gebäude hat eine Außenfläche von 960 Quadratmetern, und es dauert eine Stunde, 10 Quadratmeter zu streichen.

Im Fall 01 werden Sie 2 Mitarbeiter 8 Stunden pro Tag beschäftigen. Eine einfache Rechnung zeigt, dass Sie für die Erledigung dieser Aufgabe 6 Tage benötigen. Tabelle 01 fasst alle Daten zusammen.

Im Fall 02 entscheiden Sie sich, 4 Arbeiter einzustellen, die jeweils 12 Stunden am Tag arbeiten. Dadurch verkürzt sich die Projektdauer auf nur 2 Tage.

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, können Sie die Dauer Ihrer Aufgabe verkürzen, indem Sie die Anzahl der Mitarbeiter und die tägliche Arbeitszeit anpassen. Welche Variante ist effizienter? Darauf gehen wir in Kürze ein, wenn wir uns mit den Details der Budgetplanung. Hier sind jedoch einige Punkte, die Sie beachten sollten: Längere Arbeitszeiten bedeuten Überstundenvergütung und höhere Kosten; mehr Mitarbeiter bedeuten höhere Kosten für Schulung und Management usw. Jede Alternative bringt zusätzliche Kosten mit sich. Wägen Sie daher sorgfältig ab, welche Option den größten Nutzen bei den geringsten Kosten bietet.

Bei der Wahl der Anzahl der für eine Aufgabe benötigten Arbeitskräfte sind weitere Aspekte zu berücksichtigen. Einer der wichtigsten ist die Produktivität der beteiligten Mitarbeiter. Jemand, der in Teilzeit an einer Aufgabe arbeitet, wird wahrscheinlich nicht so produktiv sein wie jemand, der in Vollzeit arbeitet. In diesem Fall kann die Verfügbarkeit von Arbeitskräften die letztendlich benötigte Stundenzahl für die Erledigung der Aufgabe beeinflussen.

Eine konstante Produktivität bedeutet, dass die Hinzunahme weiterer Mitarbeiter die Gesamtstundenzahl für die Erledigung einer Aufgabe nicht verändert. Unser vorheriges Beispiel verdeutlicht die konstante Produktivität. Verändert sich hingegen die Gesamtstundenzahl durch die Hinzunahme weiterer Mitarbeiter, ist die Produktivität nicht konstant. Dies ist üblicherweise bei Wissensaufgaben der Fall. Stellen Sie sich vor, Sie entwerfen den Bauplan eines Hauses. Wenn zwei Architekten daran arbeiten und drei weitere hinzugezogen werden, kann sich die Fertigstellung der Aufgabe möglicherweise noch verlängern (aufgrund unterschiedlicher Meinungen, divergierender Interessen, variierender Geschmäcker usw.). Das Ergebnis mag zwar besser sein (weniger Fehler und höhere Effizienz), aber die größere Anzahl beteiligter Personen führt wahrscheinlich zu mehr Ideen, mehr Arbeit, mehr Analysen und letztendlich zu einer längeren Bearbeitungszeit.

Ein zweiter Faktor, der die Produktivität eines Mitarbeiters beeinflusst, ist sein Engagement für das jeweilige Projekt. Wenn Mitarbeiter an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, sinkt ihre Produktivität wahrscheinlich. Umgekehrt kann volles Engagement die Produktivität steigern.

Sie haben wahrscheinlich schon bemerkt, dass die Ressourcenschätzung eine recht komplexe Aufgabe sein kann. Wir werden dies im nächsten Artikel und ich werde Ihnen verschiedene Tools und Tipps vorstellen, die Ihnen helfen, verlässliche Schätzungen zu erstellen.

Berechnung des anfänglichen Zeitplans Ihres Projekts

Die Erstellung des ersten Projektzeitplans ist eine der wichtigsten (und mühsamsten) Aufgaben bei der Projektplanung. Daher kann der Einsatz einer Projektmanagement-Software sinnvoll sein. Dennoch ist es wichtig, die zugrundeliegenden Mechanismen zu verstehen und zu wissen, wie man die Berechnung auch ohne Software durchführen kann. Beginnen wir also mit der Erläuterung der Vorgehensweise. Dazu benötigen wir einige Fachbegriffe:

• Frühester Start: steht für den frühestmöglichen Starttermin einer Aufgabe unter Berücksichtigung des erforderlichen Zeitplans und der erforderlichen vorherigen Aufgaben;
• Spätester Starttermin: steht für den spätesten Termin, zu dem Sie eine Aufgabe beginnen können, ohne das Projekt zu verzögern, unter Berücksichtigung der erforderlichen vorherigen Aufgaben;
• Frühester Abschluss: steht für den frühestmöglichen Termin, an dem Sie eine Aufgabe unter Berücksichtigung des erforderlichen Zeitplans und der erforderlichen vorherigen Aufgaben abschließen können;
• Spätester Fertigstellungstermin: steht für den spätesten Termin, zu dem Sie eine Aufgabe abschließen können, ohne das Projekt zu verzögern, unter Berücksichtigung der erforderlichen vorherigen Aufgaben.
• Pufferzeit: steht für die zeitliche Flexibilität einer Aufgabe. Während manche Aufgaben nicht verschoben werden können, lassen sich andere um einen bestimmten Zeitraum hinauszögern, ohne den endgültigen Liefertermin des Projekts zu gefährden. Die Pufferzeit repräsentiert diese zeitliche Flexibilität und ergibt sich aus der Differenz zwischen frühestem und spätestem Starttermin.

Sobald Sie diese Termine und die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben (die bereits weiter oben in diesem Artikel erläutert wurden) kennen, wird die Erstellung des Zeitplans zum Kinderspiel. Doch wie erhalten Sie die vier Schätzwerte für die oben genannten Termine? Dazu können Sie in drei Schritten vorgehen.

Schritt 1 – Vorwärtspass

In diesem Schritt werden die frühestmöglichen Start- und Endtermine der Aufgaben in Ihrem Zeitplan festgelegt. Dazu benötigen Sie folgende Informationen:

• Beziehung zwischen Aufgaben, vorzugsweise im Vorgängerdiagramm oder im Netzwerkdiagramm (das haben wir bereits gemacht);
• Dauer der einzelnen Aufgaben: Die Schätzung wird im Beitrag über die Dynamik genauer Schätzungen detaillierter.

Es wird dringend empfohlen, für jede Aufgabe eine einfache Tabelle nach folgendem Beispiel zu erstellen:

Sobald Sie es haben, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Setzen Sie den Projektbeginn auf „Tag 01“ und platzieren Sie dort die Aktivitäten, die keine Vorgänger haben.
2. Fügen Sie die geschätzte Dauer zu Ihren Hauptaufgaben hinzu und platzieren Sie die folgenden Aktivitäten direkt im Anschluss an ihre Vorgänger (bei zwei oder mehr Vorgängern gilt die längste als Endpunkt). Fahren Sie so fort, bis alle Aufgaben in Ihrem Zeitplan eingetragen sind.

Ganz einfach, oder? So erhalten Sie eine Vorstellung von den frühestmöglichen Fertigstellungsterminen Ihrer Arbeitspakete und Ihres Projekts.

Schritt 2 – Rückwärtspass

Der Rückwärtsdurchlauf funktioniert genau wie der Vorwärtsdurchlauf, beginnt aber mit dem spätestmöglichen Fertigstellungstermin Ihres Projekts. Sie benötigen dieselben Informationen wie zuvor:

• Beziehung zwischen Aufgaben, vorzugsweise im Vorgängerdiagramm oder im Netzwerkdiagramm (das haben wir bereits gemacht);
• Dauer der einzelnen Aufgaben: Die Schätzung wird im Beitrag über die Dynamik genauer Schätzungen detaillierter.

Mit diesen Informationen können Sie bereits mit der Erstellung Ihres Zeitplans beginnen:

1. Beginnen Sie am Ende Ihres Projekts und legen Sie die letzten Aufgaben auf den spätestmöglichen Fertigstellungstermin fest.
2. Bei der umgekehrten Logik beginnt man damit, die Dauer der Aufgaben voneinander abzuziehen, um den spätesten Starttermin für die jeweilige Aufgabe zu ermitteln. Diesen Vorgang wiederholt man, bis alle Aufgaben des Projekts aufgelistet sind. Am Ende erhält man ein ähnliches Diagramm wie bei der Vorwärtsrechnung, jedoch mit einem anderen Endtermin.

Schritt 3 – Gleitkommazahl berechnen

Der Puffer (oder Spielraum) misst die Flexibilität einer Aufgabe. Wie in den beiden vorherigen Diagrammen zu sehen ist, haben einige Aufgaben denselben frühestmöglichen (ES) und spätestmöglichen (LS) Starttermin und somit keine Flexibilität. Andere Aufgaben hingegen bieten einen gewissen Spielraum zwischen dem frühestmöglichen und dem spätestmöglichen Starttermin. Die Berechnung des Puffers erfolgt durch die Ermittlung dieser Differenz. Der Puffer ergibt sich aus der Differenz zwischen dem frühestmöglichen und dem spätestmöglichen Starttermin.

Nehmen wir unser vorheriges Beispiel, um den Puffer unserer Aufgaben zu bestimmen und ein detaillierteres Netzdiagramm mit allen Informationen zu frühest- und spätestmöglichem Start- und Endtermin sowie dem Puffer zu erstellen. So würde das endgültige Diagramm unter Berücksichtigung der vorherigen Beziehungen und der Dauer der Aufgaben aussehen.

Der kritische Pfad Ihres Projekts

Der kritische Pfad ist der längste Weg durch das Netzdiagramm Ihres Projekts. Er umfasst alle Aktivitäten mit einem Puffer von null oder negativ und dient hauptsächlich dazu, die Aufgaben zu identifizieren, die nicht verschoben werden können, ohne den Projektzeitplan zu gefährden. Anders ausgedrückt: Der kritische Pfad zeigt die minimale Zeit an, die für die Fertigstellung eines Projekts benötigt wird. Die beste Möglichkeit, die Einhaltung des Zeitplans zu gewährleisten, besteht darin, sicherzustellen, dass alle Aufgaben auf dem kritischen Pfad pünktlich beginnen und enden.

Offensichtlich haben nicht alle Projekte einen kritischen Pfad mit durchgehend null Pufferzeiten. Manchmal muss das Projekt vor einem extern vorgegebenen Termin abgeschlossen sein, sodass überall Pufferzeiten vorhanden sein können. Dasselbe gilt für negative Pufferzeiten: Der externe Termin liegt zu nah, und es ist nicht möglich, das Projekt mit den verfügbaren Ressourcen fristgerecht fertigzustellen (allerdings können zusätzliche Ressourcen bereitgestellt und eine neue Aufwandsschätzung erstellt werden, um das Problem zu lösen).

Das Gantt-Diagramm und wie es die Qualität Ihres Terminplans verbessern kann

Gantt-Diagramme sind ein hervorragendes Werkzeug zur besseren Visualisierung des Projektzeitplans. Während Netzpläne eine gute Hilfe bei der Darstellung der Projektlandschaft bieten, lässt sich der Projektzeitplan mithilfe dieses Werkzeugs besser veranschaulichen.

In einem Gantt-Diagramm zeigt die horizontale Achse den Zeitplan und die vertikale Achse die Projektstrukturplanung (PSP). Der Vorteil liegt darin, dass sich viele Informationen auf kleinem Raum übersichtlich darstellen lassen (indem die Daten in wenigen Zeilen zusammengefasst werden). Jeder Balken ist im Zeitplan so angeordnet, dass er die Dauer und die Reihenfolge der Aufgabe repräsentiert. Wir können anhand unserer Aufgaben und Schätzungen von oben ein Beispiel für ein Gantt-Diagramm erstellen.

Anpassung des Zeitplans an die Projektbeschränkungen – Zuweisung und Ausgleich von Ressourcen

Die Ressourcenplanung zielt darauf ab, den Personal- und Geräteeinsatz während der Projektdurchführung zu optimieren. Ausgehend von der Annahme, dass kontinuierliches Arbeiten effizienter ist als fragmentiertes, werden Wiederholungen und unnötige Aufgabenerweiterungen vermieden. Durch die Ressourcenplanung werden überflüssige Überstunden weitgehend beseitigt und die Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum mit gleichbleibender Arbeitsleistung beschäftigt.

Die Idee des Ressourcenausgleichs besteht darin, den Zeitplan so anzupassen, dass eine Über- oder Unterauslastung der Ressourcen vermieden wird. Da viele gleichzeitige Aufgaben unter Umständen mehr Arbeit erfordern, als verfügbar ist, muss der Zeitplan gegebenenfalls angepasst werden, um den Projektbedarf mit der Ressourcenverfügbarkeit in Einklang zu bringen.

Der Prozess der Ressourcennivellierung

Wenn wir von Ressourcen sprechen, meinen wir die Verteilung von Personal- und Geräteeinsatz. Rohstoffe werden nicht berücksichtigt, da diese von externen Quellen bezogen werden und bereits in den Spezifikationen des im Projekt entwickelten Produkts oder der Dienstleistung festgelegt sind. Hier sind die vier grundlegenden Schritte zur Durchführung eines Ressourcenausgleichs:

1. Ermitteln Sie den Ressourcenbedarf der einzelnen Arten für das gesamte Projekt. Am besten erstellen Sie dazu eine Ressourcenübersicht. Diese Übersicht lässt sich dann mit dem Projektplan abgleichen, sodass Sie den täglichen Ressourcenbedarf besser visualisieren können. Allerdings kann ein früher Projektstart zu einer Überbelegung der Ressourcen führen. Daher sind weitere Maßnahmen erforderlich, um eine optimale Ressourcenzuweisung sicherzustellen.
2. Ermitteln Sie die Spitzenzeiten der Ressourcennutzung. Mithilfe der Ressourcentabelle und eines Ressourcenhistogramms können Sie die Zeiträume identifizieren, in denen die Nachfrage das Angebot an Ressourcen übersteigt.
3. Nicht kritische Aufgaben sollten innerhalb ihrer Pufferzeiten verschoben werden. Erinnern Sie sich an unsere Pufferzeiten? Sie geben an, um wie viele Tage eine Aufgabe (bei rechtzeitigem Beginn) verlängert oder verschoben werden kann, ohne den endgültigen Projektplan zu beeinträchtigen. Um Überlastungsprobleme bei Ressourcenspitzen zu lösen, ist es am besten, nicht kritische Aufgaben innerhalb ihrer Pufferzeiten zu verlängern oder zu verschieben. Anders ausgedrückt: Sie verteilen die Aufgaben innerhalb Ihres Zeitplans neu und verschieben sie von Zeiten mit zu viel Arbeit in Zeiten mit zu wenig Arbeit.
4. Überprüfen Sie die Aufwandsschätzungen für die Arbeitspakete, um weitere Ressourcenspitzen zu vermeiden. Sollten nach dem Ressourcenausgleich weiterhin Überlastungen auftreten, überarbeiten Sie die Aufwandsschätzungen Ihrer Arbeitspakete. Möglicherweise können Sie weniger Mitarbeiter für längere Zeiträume einer Aufgabe zuweisen und dennoch das gleiche Ergebnis erzielen. Diese Änderungen beeinflussen jedoch die zeitliche Flexibilität der betroffenen Aufgaben. Daher sollten Sie nach der Überarbeitung der Aufwandsschätzungen für die Arbeitspakete Ihren ursprünglichen Zeitplan neu berechnen und einen Ressourcenausgleich durchführen.

Schlussworte

Die Erstellung eines Projektzeitplans ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert die Prognose zahlreicher Variablen und ist mit einem hohen Maß an Unsicherheit behaftet. Trotz aller Bemühungen kommt es häufig vor, dass der Zeitplan unterschätzt wird, was letztendlich zu Verzögerungen des gesamten Projekts führt. All diese Nachteile lassen viele skeptisch werden, so viel Zeit in die detaillierte Erstellung eines Projektzeitplans zu investieren. Wer jedoch bereits ein Projekt geleitet hat, weiß um die Bedeutung des Zeitplans. Dieser Teil des Projektplans ist unerlässlich, um nicht nur die Beziehungen zwischen den Aufgaben zu bestimmen, sondern auch um die nötigen Werkzeuge für die Arbeitsverteilung – durch Ressourcenausgleich – und die Anpassung der Aufgabenausführung bei Bedarf bereitzustellen.

Zusammen mit dem Projektbudgetist der Zeitplan eines der wichtigsten Dokumente, die Sie erstellen werden. Nehmen Sie sich daher genügend Zeit, um einen umfassenden und vollständigen Zeitplan zu erstellen!