La guía definitiva para crear un cronograma realista para tu proyecto

Ese es uno de mis temas favoritos. Quizás porque me encanta resolver acertijos, o quizás porque hay muchos gráficos y herramientas geniales que puedes usar para convertir la planificación en una tarea interesante. Lo cierto es que desarrollar el cronograma de un proyecto es más un desafío (al igual que desarrollar el presupuesto) que una tarea repetitiva y aburrida, y si te gustan los desafíos, estás en el lugar correcto. Así que no perdamos más tiempo y ¡manos a la obra!.

¿Cuáles son los componentes del cronograma de un proyecto?

Un cronograma no se trata solo de enumerar el orden y la duración de las tareas. Hay varios elementos que debes incluir, y aquí te presentamos algunos de ellos:

• Incluye todas las tareas y procesos que se ejecutarán durante su proyecto.
• Presenta las tareas y los procesos en el orden correcto.
• Incluye varias limitaciones externas que el grupo no puede controlar.
• Puede lograrse a tiempo teniendo en cuenta el personal y los recursos disponibles para la ejecución de las tareas.
• Tiene en cuenta todos los objetivos del proyecto, como los entregables relacionados con el equipo, el cliente y el presupuesto.

Para elaborar con éxito un cronograma para su proyecto, debe implementar los siguientes procedimientos:

1. Defina las actividades involucradas en el proyecto (ya hablamos en detalle sobre ello en el artículo sobre la Estructura de Desglose del Trabajo);
2. Ordena las actividades de forma lógica;
3. Estimar los recursos necesarios para la realización de cada actividad;
4. Calcula la duración necesaria para completar con éxito cada actividad;
5. Elabore el cronograma final teniendo en cuenta toda la información anterior.

Como ya hemos comentado en detalle, los pasos que intervienen en el proceso de planificación son:

1. Crear la definición del proyecto;
2. Desarrollar una estrategia de gestión de riesgos;
3. Construya una estructura de desglose del trabajo;
4. Identificar las relaciones entre las tareas;
5. Calcular la cantidad de mano de obra y recursos necesarios para ejecutar los paquetes de trabajo;
6. Calcular el cronograma inicial;
7. Ajustar el cronograma a las limitaciones del proyecto.

Esta tarea de crear un cronograma realista se centra en los pasos 4 al 7, así que vamos a analizarlos con más detalle.

Identificación de la relación entre tareas

Para comprender las necesidades de recursos de tu proyecto, debes revisar tu estructura de desglose del trabajo. Puede que te hayas detenido en un nivel de detalle suficiente para saber que el trabajo para completar el alcance estaba incluido, pero quizás aún no sea posible asignarlo. Si tus paquetes de trabajo son lo suficientemente específicos como para usarlos para determinar qué tipo de recursos necesitas, perfecto. Si no, ahora es el momento de descomponerlos en actividades. Por actividad, me refiero a una tarea que se puede asignar a una persona o a un departamento y que se puede incluir en el cronograma.

¿Qué secuencia debes seguir al ejecutar los paquetes de trabajo? Parece una deducción sencilla si consideramos las tareas obvias, pero puede complicarse fácilmente cuando se realizan varias tareas simultáneamente y estas dependen unas de otras para su correcta implementación. A esto lo llamamos restricciones de secuencia: algunas actividades deben realizarse antes que otras. Por ejemplo: si estás actualizando el software de tu empresa, la configuración del nuevo software se realiza después de su implementación, y antes de implementarlo debes asegurarte de que la copia de seguridad de tus datos actuales no esté dañada y funcione correctamente en caso de que surja algún problema durante la actualización.

Una forma eficiente de representar el orden requerido de los eventos es mediante un diagrama de predecesores y un diagrama de red. Para comprender y visualizar mejor las tablas y los diagramas, imaginemos un proyecto general con 6 tareas (tareas A, B, C, D, E y F; ¡qué original!). La tabla de predecesores nos muestra cómo se relacionan las tareas entre sí. Su diseño es bastante intuitivo e indica qué tareas deben completarse antes de comenzar otras. Imaginemos la siguiente tabla de predecesores para nuestro grupo de tareas:

Esta tabla es una de las herramientas más útiles para comprender cómo debe ejecutarse su proyecto. Se utiliza como punto de partida para construir un diagrama de red, que muestra gráficamente las relaciones entre las tareas. Para garantizar la corrección de su diagrama de red, existen algunas reglas que debe seguir:

Regla n.º 1: Mantén los detalles a un nivel razonable

Construye el diagrama de red a nivel de paquete de trabajo y evita usar tareas de resumen o tareas o actividades muy detalladas (estas últimas podrían ser necesarias para completar con éxito un paquete de trabajo). Las tareas de resumen son simplemente grupos de paquetes de trabajo, por lo que no tendría sentido incluirlas. Las numerosas actividades dentro de un paquete de trabajo pueden hacer que el diagrama sea considerablemente complejo, por lo que generalmente no es buena idea incluirlas. Evidentemente, no está prohibido incluirlas en tu diagrama, pero aquí tienes un consejo si decides hacerlo: crea diagramas separados. Si tienes muchas actividades incluidas en un paquete de trabajo, crea un diagrama específico para ese paquete de trabajo e inserta un enlace a él en tu diagrama principal. Esto te ayudará a evitar un diagrama desordenado y aun así mostrará todas las relaciones que necesitas conocer. Y puede que quieras crear un diagrama solo para las tareas de resumen (quizás tu proyecto sea muy grande y el diagrama de resumen te ayude). Pero, de nuevo, mantenlo separado e inserta un enlace a él en tu diagrama principal.

Regla n.° 2: Céntrese en las restricciones de secuencia

La relación entre las tareas en tu diagrama debe mostrar únicamente restricciones de secuencia, no de recursos. ¿Qué quiero decir con esto? Si observas con atención, las tareas A y C, así como las tareas E y F, pueden ejecutarse simultáneamente (si solo consideramos las restricciones de secuencia). Por lo tanto, deben representarse en paralelo en tu diagrama. Puede que no tengas los recursos para ejecutarlas ambas a la vez, pero esto no debería afectar tu diagrama (al menos no en esta etapa).

¡Genial! Veamos entonces cómo quedaría nuestro diagrama (y un ejemplo de una distribución incorrecta).

Así es como debería verse un diagrama correcto. Como puede observar, las tareas que se pueden ejecutar simultáneamente aparecen listadas una encima de la otra. Esto no tiene en cuenta las limitaciones de recursos. Por ejemplo, si no es posible ejecutar las tareas B y D en paralelo debido a la falta de personal, esto no debería modificar el diagrama.

Aquí tienen un ejemplo de un diagrama incorrecto. Como pueden ver, las tareas B y D aparecen listadas de forma secuencial en lugar de en paralelo.

Comprender los hitos y cómo pueden hacer que su diagrama sea más claro

Los hitos son eventos significativos que ocurren durante el transcurso de tu proyecto y que tienen un impacto en él. Su duración es cero, por lo que agregarlos no afecta tu cronograma. Un ejemplo de hito es la publicación de los informes financieros. Imagina que diriges una empresa de inversión y tienes un proyecto para crear un nuevo fondo de inversión. Algunas de las tareas de tu proyecto no pueden ejecutarse antes de la publicación de los informes financieros anuales de las empresas correspondientes. Como puedes ver, aunque no sean una actividad o paquete de trabajo de tu proyecto, los hitos proporcionan información relevante y necesaria para que tu proyecto se desarrolle sin problemas.

Aquí hay tres razones por las que deberías incluir hitos en tu planificación y cronograma:

1. Proporcionan puntos de referencia para tus diagramas y facilitan su lectura.
2. Podrían representar dependencias externas que sean requisitos previos para la ejecución de varias tareas de su proyecto.
3. Podrían representar eventos importantes que no aparecen en los paquetes de trabajo. Piensa, por ejemplo, en los pagos de bonificación a tu equipo si ciertas partes del proyecto se entregan dentro del plazo previsto.

Tareas de fin a inicio, de inicio a inicio y de fin a fin

Los nombres suenan complicados, pero los conceptos son muy sencillos. Una relación de fin a inicio entre dos tareas significa que una debe estar terminada antes de que la otra pueda comenzar. Una relación de inicio a inicio permite que ambas tareas comiencen al mismo tiempo, y una relación de fin a fin significa que ambas tareas pueden comenzar de forma independiente, pero para que una se complete, la otra también debe estar terminada. A continuación, se muestran algunos ejemplos gráficos para ilustrar los conceptos.

Relación de fin a principio

Relación de principio a fin

Relación de principio a fin

Estimación de la cantidad de mano de obra y recursos necesarios para ejecutar los paquetes de trabajo

Para estimar y planificar todo el proyecto, debemos crear estimaciones de cada paquete de trabajo. Dado que comenzamos desde el nivel más bajo de la jerarquía y avanzamos hacia arriba, este enfoque se conoce como estimación ascendente. Asegúrese de utilizar un método preciso para registrar la información que genere, ya que habrá una gran cantidad de datos que gestionar.

Para estimar la duración de una tarea, es necesario incluir todo el tiempo que transcurre desde su inicio hasta su finalización. Por ejemplo, solicitar la aprobación del director general para una tarea específica podría llevar solo 30 minutos, pero si este tarda un promedio de 5 días en emitirla, conviene estimar 6 días como una buena estimación para la duración de la tarea.

Las estimaciones de los recursos necesarios para el proyecto provienen de diversas fuentes:

#1 – Estimaciones de la cantidad de mano de obra

Esto estima la cantidad de mano de obra necesaria para completar una tarea. Si se requieren 5 personas, cada una trabajando 6 horas al día durante 5 días, la cantidad total de mano de obra para esa tarea es de 150 horas. Además de registrar la cantidad total de horas de mano de obra, debe considerar las habilidades necesarias para las tareas. Si necesita un especialista en TI y un gerente de RR. HH. para completar la configuración de un nuevo software de RR. HH., incluya los requisitos de mano de obra por separado. ¿Por qué? Esto le ayudará a tener una mejor idea de la composición de su equipo (y comunicar las estimaciones a los gerentes funcionales del personal, cuando sea el caso), así como facilitará la implementación de diferentes costos para cada trabajador especializado (más sobre esto pronto, cuando hablemos de presupuestos).

#2 – Estimaciones de la cantidad de equipo

Aquí se estiman las herramientas necesarias para completar los paquetes de trabajo. Al igual que con la mano de obra, intente indicar la cantidad de horas requeridas para cada equipo.

#3 – Estimación de la cantidad de materiales

Esta sección trata sobre los insumos que necesita tu proyecto. Incluye todo lo que tu proyecto requiere, además de tus habilidades y equipo. Esta sección puede variar considerablemente de una empresa a otra (y de un proyecto a otro). Si estás construyendo una casa nueva, los materiales necesarios constituirán una parte importante de tu presupuesto; si estás desarrollando un curso de capacitación para el nuevo software que implementaste el mes pasado, necesitarás muy poca materia prima.

#4 – Estimaciones de ofertas a precio fijo

Las ofertas de precio fijo son propuestas presentadas por empresas externas que se comprometen a realizar el trabajo requerido por un precio fijo. Esto es muy común en los contratos gubernamentales, donde las empresas ofrecen un precio total para el proyecto y se encargan de la gestión de los recursos (mientras que el gobierno solo paga la tarifa acordada). Si resulta ventajoso para su empresa utilizar este tipo de recursos, inclúyalos en la planificación de su proyecto.

La cantidad de mano de obra está directamente relacionada con la duración de las tareas. Si cambias el número de trabajadores y la cantidad de trabajo diario, la duración total de tus tareas variará naturalmente. Considera la siguiente tarea: estás llevando a cabo un proyecto de renovación de un edificio histórico y estás estimando la cantidad necesaria para pintar el exterior de la construcción. Las dos tablas a continuación comparan la duración de las tareas cuando utilizas un número diferente de trabajadores y diferentes cantidades de trabajo diario. El edificio tiene una superficie exterior de 960 metros cuadrados, y se tarda 1 hora en pintar 10 metros cuadrados.

En el caso 01, empleará a 2 personas durante 8 horas al día. Un cálculo sencillo indica que necesitará 6 días para completar esta tarea. La tabla 01 reúne todos los datos.

En el caso 02, usted decide contratar a 4 trabajadores que trabajen 12 horas diarias. En consecuencia, la duración de la tarea se reduce a solo 2 días.

Si tienes poco tiempo, puedes reducir la duración de tu tarea modificando la cantidad de trabajadores y las horas de trabajo diarias. ¿Cuál es la opción más eficiente? Lo analizaremos más adelante al abordar los detalles del presupuesto, pero aquí tienes algunos aspectos a considerar: jornadas laborales más largas implican el pago de horas extras y un aumento de costes; más trabajadores implican mayores costes de formación y gestión, etc. Cualquiera que sea la alternativa que elijas, conlleva diversos costes adicionales, por lo que debes considerar cuál ofrece mayores beneficios al menor coste.

Al determinar la cantidad de trabajadores necesarios para una tarea, existen otras consideraciones. Una de las más importantes es la productividad de los participantes. Es probable que una persona que trabaje a tiempo parcial no sea tan productiva como alguien que trabaje a tiempo completo. En ese caso, variar la disponibilidad de los trabajadores puede influir en la cantidad final de horas necesarias para completar la actividad.

Una productividad constante significa que añadir más trabajadores a la tarea no cambia la cantidad total de horas necesarias para completarla. Nuestro ejemplo anterior presenta una productividad constante. Si, por el contrario, añadir más trabajadores cambia la cantidad total de horas, la productividad no es constante. Esto suele ocurrir en tareas que requieren conocimiento. Imaginemos que estamos diseñando el plano de una casa. Si contamos con dos arquitectos y decidimos añadir tres más, es posible que la tarea tarde aún más en completarse (debido a diferentes opiniones, intereses divergentes, gustos variados, etc.). Evidentemente, el resultado final podría ser mejor (menos errores y mayor eficiencia), pero un mayor número de personas pensando probablemente generará más ideas, más trabajo, más análisis y, en definitiva, una mayor duración.

Un segundo factor que influye en la productividad de un trabajador es su dedicación al proyecto. Si las personas trabajan en varios proyectos simultáneamente, es probable que su productividad sea menor. Por otro lado, una dedicación total puede aumentar la productividad.

A estas alturas, seguramente ya te habrás dado cuenta de que la tarea de estimar recursos puede ser bastante compleja. La abordaremos en detalle en el próximo artículo y te proporcionaré varias herramientas y consejos que te ayudarán a realizar estimaciones fiables.

Cálculo del cronograma inicial de su proyecto

El cálculo del cronograma inicial de un proyecto es una de las tareas más importantes (y tediosas) en su planificación, por lo que quizás le interese utilizar un software de gestión de proyectos. Sin embargo, es fundamental comprender la dinámica subyacente y cómo realizarlo sin la ayuda de un software. Así pues, comencemos a analizar cómo hacerlo. Para ello, necesitamos algunos términos:

• Inicio temprano: se refiere a la fecha más temprana en la que puede comenzar una tarea, considerando el cronograma requerido y las tareas previas requeridas;
• Inicio tardío: se refiere a la fecha más tardía en la que puede comenzar una tarea sin retrasar el proyecto y teniendo en cuenta las tareas previas requeridas;
• Finalización temprana: se refiere a la fecha más temprana en la que puede finalizar una tarea, considerando el cronograma requerido y las tareas previas requeridas;
• Fecha de finalización tardía: se refiere a la fecha límite para finalizar una tarea sin retrasar el proyecto y teniendo en cuenta las tareas previas requeridas.
• Holgura: representa la flexibilidad de una tarea en cuanto a su cronograma. Si bien algunas tareas no pueden retrasarse, otras pueden posponerse durante un período determinado sin afectar la fecha de entrega final del proyecto. La holgura refleja esta flexibilidad temporal y se obtiene restando el inicio temprano del inicio tardío.

Una vez que tengas estas fechas y las relaciones entre las tareas (ya consideradas anteriormente en este artículo), elaborar el cronograma se convierte en una tarea sencilla. Pero, ¿cómo puedes obtener las cuatro estimaciones para las fechas mencionadas? Para ello, puedes seguir un procedimiento de tres pasos.

Paso 1 – Pase hacia adelante

Este paso determina las fechas de inicio y finalización de las tareas en su cronograma. Para ello, necesita la siguiente información:

• Relación entre tareas, preferiblemente el diagrama de predecesores o el diagrama de red (eso ya lo hicimos);
• Duración de cada tarea: abordamos la estimación con más detalle en la publicación sobre la dinámica de la estimación precisa.

Es muy recomendable crear una tabla sencilla para cada tarea según el siguiente ejemplo:

Una vez que lo tengas, puedes ejecutar los siguientes pasos:

1. Establece el inicio de tu proyecto como "día 01" y coloca allí las actividades que no tengan precedentes.
2. Sume la duración estimada a sus tareas principales y coloque las siguientes actividades justo después de que finalicen sus predecesoras (si hay dos o más predecesoras, considere la más larga como el punto de finalización). Continúe haciendo esto hasta que todas sus tareas estén incluidas en su cronograma.

Sencillo, ¿verdad? Esto te da una idea de las fechas de finalización más tempranas de tus paquetes de trabajo y de tu proyecto.

Paso 2 – Pase hacia atrás

El paso hacia atrás funciona exactamente igual que el paso hacia adelante, pero comienza en la fecha más tardía en la que se puede completar su proyecto. Necesitará la misma información que antes:

• Relación entre tareas, preferiblemente el diagrama de predecesores o el diagrama de red (eso ya lo hicimos);
• Duración de cada tarea: abordamos la estimación con más detalle en la publicación sobre la dinámica de la estimación precisa.

Con esta información, ya puedes empezar a elaborar tu horario:

1. Empiece por el final de su proyecto y coloque las tareas finales en la fecha de finalización más tardía posible.
2. En lógica inversa, comienza restando la duración de las tareas para obtener la fecha de inicio más tardía de cada una. Continúa así hasta que hayas listado todas las tareas de tu proyecto. Al final, obtendrás un diagrama similar al creado mediante el método de avance, pero la fecha de finalización será diferente.

Paso 3 – Calcular el flotante

La holgura (o margen de flexibilidad) mide la flexibilidad de una tarea. Como se puede observar en los dos diagramas anteriores, algunas tareas tienen las mismas fechas de inicio temprano (IT) y de inicio tardío (IT), por lo que no presentan flexibilidad. Otras, en cambio, tienen cierta flexibilidad entre ambas fechas. Calcular la holgura consiste simplemente en calcular estos márgenes. La holgura se obtiene restando la fecha de inicio temprano (IT) a la fecha de inicio tardío (IT).

Retomemos nuestro ejemplo anterior para determinar la holgura de nuestras tareas y construir un diagrama de red más detallado con toda la información sobre inicios y finalizaciones tempranas y tardías, así como la holgura. Así se vería el diagrama final, considerando las relaciones previas y la duración de las tareas.

La ruta crítica de su proyecto

La ruta crítica representa el camino más largo a través del diagrama de red de su proyecto. Es el conjunto de todas las actividades con holgura cero o negativa, y su principal utilidad es identificar las tareas que no pueden retrasarse sin perjudicar el cronograma del proyecto. En otras palabras, la ruta crítica muestra el tiempo mínimo necesario para completar un proyecto. La mejor manera de asegurar que el proyecto se complete a tiempo es garantizar que todas las tareas de la ruta crítica comiencen y terminen puntualmente.

Evidentemente, no todos los proyectos tienen una ruta crítica con holguras cero en todos los puntos. A veces, puede darse el caso de que haya que ejecutar el proyecto antes de una fecha límite impuesta externamente, por lo que puede haber holguras en todos los puntos. Lo mismo ocurre cuando hay holguras negativas: la fecha límite externa está demasiado cerca y no será posible terminar el proyecto a tiempo con los recursos disponibles (sin embargo, se pueden incluir más recursos y realizar una nueva estimación para solucionar el problema).

El diagrama de Gantt y cómo puede mejorar la calidad de su cronograma

Los diagramas de Gantt son una excelente herramienta para visualizar mejor el cronograma de un proyecto. Si bien los diagramas de red son útiles para representar su estructura, el cronograma de un proyecto se aprecia mejor cuando se representa mediante esta herramienta.

En un diagrama de Gantt, el eje horizontal muestra el cronograma y el eje vertical la estructura de desglose del trabajo. Su ventaja radica en la capacidad de condensar mucha información en un espacio reducido (resumiendo los datos en unas pocas líneas). Cada barra se distribuye en el cronograma de forma que representa la duración y la posición secuencial de la tarea. Podemos crear un ejemplo de diagrama de Gantt a partir de nuestras tareas y estimaciones anteriores.

Ajuste del cronograma a las restricciones del proyecto: asignación y nivelación de recursos

La nivelación de recursos busca optimizar el uso del personal y el equipo durante la ejecución del proyecto. Partiendo de la premisa de que un esfuerzo continuo es más eficiente que uno fragmentado, se intenta reducir las repeticiones y la adición innecesaria de tareas. La nivelación de recursos elimina la mayor parte de las horas extras superfluas del proyecto y mantiene a los trabajadores empleados durante un período más prolongado a un ritmo constante.

La idea de la nivelación de recursos es ajustar el cronograma para evitar la sobreasignación o la subasignación de trabajo. Dado que tener muchas tareas simultáneas puede requerir más trabajo del disponible, es posible que tengamos que modificar el cronograma para que se ajuste a las necesidades del proyecto y a la disponibilidad de recursos.

El proceso de nivelación de recursos

Cuando hablamos de recursos, hablamos de la asignación de trabajo humano y de equipos. No consideramos las materias primas porque, bueno, se adquieren de fuentes externas y ya están definidas en las especificaciones del producto o servicio que se desarrolla en el proyecto. Así pues, aquí están los cuatro pasos básicos para llevar a cabo una nivelación de recursos:

1. Pronostica cuántos recursos de cada tipo se necesitarán a lo largo del proyecto. La mejor manera de hacerlo es crear una hoja de cálculo de recursos. Esta hoja de cálculo se puede correlacionar con el diagrama del cronograma para visualizar mejor la cantidad de cada recurso necesaria diariamente. Sin embargo, es posible que un cronograma de inicio temprano provoque una sobreasignación de recursos, por lo que debemos tomar algunas medidas adicionales para asegurar una distribución óptima de los mismos.
2. Identifica los picos de uso de recursos. Al usar la hoja de cálculo de recursos y crear un histograma de recursos, puedes identificar los períodos en los que la demanda superará la oferta de recursos.
3. Retrasa las tareas no críticas dentro de sus márgenes de tiempo. ¿Recuerdas nuestros márgenes de tiempo? Representan la cantidad de días que una tarea puede extenderse o retrasarse (si se inicia a tiempo) sin afectar el cronograma final del proyecto. Para resolver el problema de sobreasignación durante los picos de recursos, la mejor estrategia es extender o retrasar las tareas no críticas dentro de sus márgenes de tiempo. En otras palabras, redistribuirás las tareas dentro de tu cronograma y las trasladarás de períodos con exceso de trabajo a períodos con escasez de trabajo.
4. Reevalúe las estimaciones de los paquetes de trabajo para eliminar cualquier pico de recursos. Si, tras nivelar los recursos, aún presenta picos de sobreasignación, conviene revisar las estimaciones de recursos en sus paquetes de trabajo. Quizás pueda asignar menos trabajadores durante períodos más largos a una tarea y aun así obtener el mismo resultado previsto. Sin embargo, estos cambios alterarán la flexibilidad temporal de las tareas modificadas, por lo que deberá volver a recalcular su cronograma inicial y realizar una nivelación de recursos una vez que haya terminado de redefinir las estimaciones de los paquetes de trabajo.

Palabras finales

Estimar el cronograma de un proyecto no es tarea sencilla. Requiere prever numerosas variables y conlleva un alto grado de incertidumbre. A pesar del esfuerzo, es muy común subestimar el cronograma y terminar retrasando todo el proyecto. Todos estos inconvenientes generan cierta reticencia a dedicar tanto tiempo a estimar el cronograma con detalle. Sin embargo, si ya has gestionado un proyecto, sabes lo importante que es el cronograma. Esta parte del plan del proyecto es esencial no solo para determinar las relaciones entre las tareas, sino también para proporcionarte herramientas que te permitan distribuir el trabajo —mediante la nivelación de recursos— y ajustar la ejecución de las tareas cuando sea necesario.

Junto con el presupuesto de un proyecto, el cronograma es uno de los documentos más importantes que crearás, ¡así que dedica el tiempo suficiente para crear uno completo y exhaustivo!