Der ultimative Leitfaden zum Aufbau einer Projektstruktur

Was tun Sie, wenn Sie einen einfachen Zeitungsartikel lesen möchten? Ich kenne Sie ja nicht, aber ich nehme einfach die Zeitung, setze mich hin und lese den Artikel. Nicht viel Aufwand, oder? Nun zu einer anderen Situation: Was tun Sie, wenn Sie für eine Prüfung oder Zertifizierung, die zu einem festgelegten (und bekannten) Zeitpunkt ansteht, fünf Bücher mit je 500 Seiten lesen müssen? Nun ja … Sie nehmen die Bücher nicht einfach, setzen sich hin und lesen. Sie teilen den Inhalt in verschiedene Abschnitte ein und legen fest, wann Sie welchen Abschnitt bearbeiten. Dann erstellen Sie einen Lernplan und sorgen dafür, dass Sie genügend Material haben, um alle wichtigen Informationen während des Lernens festzuhalten. Das erfordert deutlich mehr Planung und Überlegung als das einfache Lesen eines Zeitungsartikels.

Generell erfordern komplexe Aufgaben eine sorgfältige Planung und die Aufteilung ihrer Hauptbestandteile in kleinere Teilaufgaben, um erfolgreich bewältigt werden zu können. Die Projektstrukturplanung (PSP) ist ein äußerst wirksames Konzept und Werkzeug, um dies zu erreichen. Die hier vermittelten Prinzipien sind nicht nur für das Projektmanagement, sondern auch für jede andere komplexe Aufgabe, die Sie zukünftig ausführen könnten, von Bedeutung!

Lassen Sie uns also alle Aspekte einer Projektstrukturplanung durchgehen und lernen, wie man eine effektive Projektstrukturplanung erstellt.

Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine strukturierte Aufgabenliste, die alle zum Projekt gehörenden Aufgaben enthält. Er zerlegt das komplexe Projekt in überschaubare Teilaufgaben. Das ist vergleichbar mit dem Lösen einer komplexen mathematischen Formel. Man kann das Endergebnis nicht sofort angeben, sondern erhält es erst, wenn man zuerst die inneren Klammern, dann die äußeren und schließlich die Ergebnisse aller Teilaufgaben zusammenrechnet. Genauso funktioniert ein Projekt.

Der Projektstrukturplan (PSP) dient dazu, die Details der zahlreichen Projektaufgaben zu verdeutlichen. Hier einige Vorteile der Erstellung eines PSP:

• Visualisieren Sie die Struktur des Projektumfangs und seiner zahlreichen Komponenten. Während die Projektcharta eine konzeptionelle Definition liefert, ist der Projektstrukturplan (PSP) für ein praktisches Verständnis unerlässlich.
• Überprüfen Sie den Fortschritt und den aktuellen Stand des Projekts seit den WBS-Aufgaben für eine Maßeinheit.
• Schätzen Sie das Budget und den Zeitplan des Projekts präzise ein
• Definieren Sie die Mitglieder des Projektteams. Der Projektstrukturplan (PSP) liefert die notwendigen Informationen, um zu verstehen, was zu tun ist, sodass Sie die am besten geeigneten Personen auswählen können.

Der Projektstrukturplan (PSP) ist äußerst hilfreich bei der Erstellung des Zeitplans, der Kostenschätzungen und der Ressourcenplanung für Ihr Projekt. Die Erstellung des PSP eignet sich zudem gut als Teambuilding- Maßnahme und ermöglicht es Ihnen, Informationen von den Projektbeteiligten zu erhalten. Abschließend können Sie nach der Erstellung des PSP Themen wie Zeit-, Risiko- und Ressourcenmanagement klarer diskutieren.

Die Struktur eines Projektstrukturplans

Der Projektstrukturplan (PSP) kann als Diagramm oder als Gliederung erstellt werden. Beide Darstellungsformen eignen sich, um die Aufgaben zu definieren und ihre Beziehungen zueinander darzustellen. Hier sind zwei Beispiele (nur Beispiele; ich liste nicht alle Arbeitspakete und Sammelvorgänge des Projekts auf, da diese je nach Unternehmen variieren), jeweils eines in jeder Struktur. Ich persönlich bevorzuge die grafische Darstellung, da sie die Projektumfänge anschaulich visualisiert.

Verbesserung des Personalauswahlprozesses [Grafische Darstellung]

Verbesserung des Personalauswahlprozesses [Übersichtlicher Ansatz]

1. Stellen Sie den aktuellen Auswahlprozess dar
   1. Sichten Sie die aktuellen Dokumente für den Auswahlprozess
   2. Befragen Sie den aktuellen Personalmanager
   3. Erstellen Sie einen Entwurf des aktuellen Prozesses
2. Entwicklung eines neuen Auswahlverfahrens
   1. Identifizieren Sie Ineffizienzpunkte im aktuellen Prozess
   2. Änderungen vorschlagen und den verbesserten Prozess abbilden
   3. Setzen Sie den neuen Prozess branchenübergreifend um
3. Schulen Sie die Mitarbeiter im neuen Verfahren
   1. Entwicklung von Schulungen auf Basis des neuen Prozesses
   2. Kontaktieren Sie Experten und organisieren Sie einen Trainingsplan
   3. Schulung durchführen

In den Beispielen gibt es zwei Arten von Arbeitselementen: Sammelaufgaben und Arbeitspakete. Eine Sammelaufgabe umfasst mehrere Teilaufgaben, die jeweils als Arbeitspakete bezeichnet werden. In unserem Beispiel könnte eine Sammelaufgabe beispielsweise lauten: „Den aktuellen Auswahlprozess abbilden“. Diese Aufgabe lässt sich weiter in mehrere Arbeitspakete unterteilen, wie etwa „Die aktuellen Dokumente für den Auswahlprozess sichten“, „Den aktuellen Personalmanager interviewen“, „Einen Ablaufplan für den aktuellen Prozess erstellen“ usw. Wie Sie sehen, sind Arbeitspakete praktische Aufgaben, die objektiv als erledigt markiert werden können. Die Sammelaufgabe gilt als erledigt, sobald alle zugehörigen Arbeitspakete erfolgreich abgeschlossen sind.

Erstellung einer Projektstruktur

Bereit, die Ärmel hochzukrempeln? Ein guter Projektstrukturplan (PSP) ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Doch das ist nicht immer einfach, und Sie müssen darauf achten, keine grundlegenden Aufgaben zu übersehen oder die Projektstruktur zu gefährden. Drei praktische Schritte helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.

Schritt 01 – Beginnen Sie ganz oben

Was sind die wichtigsten Ergebnisse und Aufgaben Ihres Projekts? Beginnen Sie damit, diese in Ihrem Projektstrukturplan (PSP) aufzulisten. Vergessen Sie dabei nicht, auch Zwischenergebnisse zu berücksichtigen, die für das Erreichen des Endergebnisses notwendig sind. Achten Sie beim Erstellen der allgemeinen Struktur Ihres PSP darauf, dass alle Ergebnisse enthalten sind, auch wenn sie nicht alle gleichzeitig umgesetzt werden können. Ziel des PSP ist es nicht, Zeitvorgaben abzubilden oder sich auf einen bestimmten Planungszeitraum zu konzentrieren. Vielmehr soll der PSP alle Ergebnisse Ihres Projekts auflisten, damit Sie einen detaillierten Überblick über Ihre angestrebten Ziele erhalten. Die Erstellung des Zeitplans und dessen Aufwandsschätzung erfolgen im Anschluss; darauf werden wir später noch genauer eingehen.

Die Prozesse, die die wichtigsten Abschnitte des Lebenszyklus Ihres Projekts darstellen, werden als „Tier-1“-Prozesse klassifiziert.

Schritt 02 – Benennen Sie alle Aktivitäten, die zur Erstellung Ihrer Ergebnisse erforderlich sind

„Seiten 1–37“ führt zu keinem Ergebnis. „Seiten 1–37 durchlesen“ hingegen schon. Der Unterschied? Die Aufgaben werden mit Verben bezeichnet, die die notwendigen Schritte zur Erstellung eines Ergebnisses beschreiben. Klingt komisch, ich weiß, aber es hilft tatsächlich.

Im nächsten Schritt werden die einzelnen Projektergebnisse in konkrete Teilaufgaben unterteilt, die für die Erreichung des Projektziels erforderlich sind. Das mag einfach klingen, ist aber einer der komplexesten Aspekte der Planung, insbesondere bei Projekten mit technischen Spezifikationen. In diesem Fall sollten Sie die Experten in Ihrem Unternehmen konsultieren , um sicherzustellen, dass der Projektstrukturplan (PSP) umfassend und präzise ist.

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, weitere Teammitglieder einzubeziehen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben erfasst werden. Abschließend sollten Sie sich mit mehreren Personen einigen, um zu gewährleisten, dass die aufgelisteten Aufgaben tatsächlich alle notwendigen sind (nicht mehr und nicht weniger), um das gewünschte Ergebnis erfolgreich zu erzielen.

Die Einbindung mehrerer Personen in Ihren Projektstrukturplan (PSP) ermöglicht nicht nur ein detaillierteres Dokument, sondern auch eine stärkere Beteiligung der Projektmitglieder. Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten, und denken Sie daran, dass Ihre Rolle als Projektmanager nicht darin besteht, alles allein zu bewältigen, sondern die Stärken aller Beteiligten .

Schritt 03 – Feinabstimmung Ihres WBS

Nachdem Sie alle Arbeitspakete definiert haben, können Sie diese nach Belieben anpassen. Vielleicht ist die ursprünglich entworfene Hierarchie nicht optimal, und Sie halten es für besser, „Arbeitspaket A“ der „Zusammenfassenden Aufgabe B“ anstatt der „Zusammenfassenden Aufgabe A“ zuzuordnen. Wenn es sinnvoll erscheint, tun Sie es!

Die Anordnung der Arbeitspakete bestimmt den Fokus Ihres Projekts. Es kann vorkommen, dass Sie dieselben Arbeitspakete haben, aber eine Verteilung sich auf die Produktentwicklung, die andere auf Produktwerbung und Vertrieb konzentriert. Unabhängig von der Strukturierung der Arbeitspakete sollten Sie beachten, dass die Sammelaufgaben der Kommunikation dienen, während die Arbeitspakete praktische Zwecke erfüllen. Falls Sammelaufgaben keine oder doppelte Informationen enthalten, sollten Sie diese löschen oder zusammenführen.

Erfolgskriterien für die Erstellung einer hervorragenden Projektstruktur

Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, ist es an der Zeit, die verschiedenen Merkmale, die einen erfolgreichen Projektstrukturplan ausmachen, genauer zu betrachten.

Die WBS muss von oben nach unten aufgeschlüsselt werden

Okay, was ist also der Unterschied zwischen einem Projekt von oben und einem von unten? Ein grundlegender! Wenn man von oben beginnt, konzentriert man sich auf das Ziel, das man am Ende des Projekts erreichen will. Man nimmt dieses Endziel und zerlegt es in seine einzelnen Bestandteile, bis man alle relevanten Arbeitspakete identifiziert hat. Beginnt man von unten, vergisst man leicht einige Arbeitspakete. Das passiert, weil man den Gesamtüberblick verliert, und es kann schwierig sein, aus vielen kleinen Teilen ein größeres Ganzes zu formen. Die Philosophie ist einfach: Beginnen Sie oben und fragen Sie sich: „Was brauche ich, um das zu erreichen?“ Und so gehen Sie für die nächsten Ebenen vor.

Sobald Sie fertig sind, sollten Sie den Projektstrukturplan (PSP) überarbeiten und auf Kohärenz prüfen. Jetzt bietet sich eine Bottom-up-Strategie an. Betrachten Sie Ihre Arbeitspakete und deren Beziehung zum Sammelvorgang. Ist das Arbeitspaket eine Teilmenge des Sammelvorgangs? Ist die Platzierung des Arbeitspakets dort korrekt? Sind alle Arbeitspakete in einem Sammelvorgang verschachtelt?

Dies gibt Ihnen einen guten Überblick über die Bestandteile einer Sammelaufgabe, und Sie können anhand der Arbeitspakete verschiedene Aspekte abschätzen. Nehmen wir unser Beispiel: Es ist recht schwierig, die Zeit für das „Studium von Modul 01“ abzuschätzen, aber Sie können mit einiger Genauigkeit ableiten, wie viel Zeit zum Lesen der Seiten, zum Anfertigen von Notizen und zum Bearbeiten der Übungen benötigt wird. Solange dies die einzigen Bestandteile des Studiums von Modul 01 sind, können Sie die für die Sammelaufgabe benötigte Zeit schätzen, indem Sie die Zeit für jedes Arbeitspaket addieren. Dies funktioniert nicht nur für die Terminplanung, sondern auch für die Budgetplanung. Sobald Sie die aussagekräftigen Arbeitspakete definiert haben, können Sie verlässliche Schätzungen erstellen.

Die Arbeitspakete müssen sich zu den jeweiligen zusammenfassenden Aufgaben addieren

Und wieder das Problem, notwendige Aufgaben auszulassen. Deshalb beginnt man von oben nach unten, um die Wahrscheinlichkeit, etwas zu vergessen, zu verringern. Trotzdem kann es vorkommen. Prüfen Sie daher bei der Überarbeitung Ihres Projektstrukturplans (PSP), ob die Arbeitspakete tatsächlich zur Sammelaufgabe beitragen, d. h. ob die Sammelaufgabe abgeschlossen ist, sobald die genannten (und nur die genannten) Arbeitspakete ausgeführt wurden. Falls Sie etwas vermissen, fügen Sie es hinzu.

Zusammenfassende Aufgaben und Arbeitspakete müssen wie eine Aktivität benannt werden, die ein Ergebnis erzeugt

Warum? Ich mag Beispiele, also hier noch eins. Sie leiten ein Projekt in einer Personalagentur und schreiben „Auswahlprozess“ als eine Ihrer zusammenfassenden Aufgaben auf. Ein paar Tage später nimmt jemand, der mit dem Projekt nicht wirklich vertraut ist, den Projektstrukturplan (PSP), um mehr Informationen darüber zu erhalten, und fragt: „Hmm … Auswahlprozess … Was meinen Sie damit? Wird im Rahmen des Projekts ein neuer Prozess erstellt? Wird unser bestehender Prozess dokumentiert? Wird er umstrukturiert?“

Verstanden? Auch wenn es sich im ersten Moment wie ein banaler Tipp anhört: Ein einfaches Verb kann vieles deutlich verständlicher machen! Es fokussiert Ihre Arbeit. Indem Sie Ihre zusammenfassenden Aufgaben und Arbeitspakete mit präzisen Verben und Substantiven beschreiben, wird der Projektstrukturplan (und damit Ihr gesamtes Projekt) viel verständlicher.

Wie umfangreich sollte Ihr Projektstrukturplan sein?

Nehmen wir Modul 01 und unsere Arbeitspakete zurück. Das Arbeitspaket „Seiten 1–37 lesen“ lässt sich weiter unterteilen in „Seite 1 lesen“, „Seite umblättern“, „Seite 2 lesen“, „Seite umblättern…“. Genug! Es gibt eine Grenze, verstehen Sie? Eine der größten Herausforderungen beim Erstellen eines prägnanten und dennoch aussagekräftigen Projektstrukturplans (PSP) ist es, genau zu wissen, wann man aufhören soll (anscheinend hat die „Fast & Furious“-Filmreihe diese Lektion nicht gelernt…).

Wenn ein Arbeitspaket voraussichtlich mehrere Monate dauern und mehrere Teammitglieder einbeziehen soll, handelt es sich dann wirklich noch um ein Arbeitspaket? Nein! Es ist eher ein Teilprojekt und sollte auch so behandelt werden. Das Problem bei so langen Arbeitspaketen ist, dass sie unweigerlich unüberschaubar werden. Hier sind drei Richtlinien, die Ihnen helfen sollen zu entscheiden, ob ein Arbeitspaket weiter unterteilt werden sollte:

Die 8/80-Regel

Versuchen Sie, Ihre Aufgaben so zu definieren, dass ihre Dauer weder unter 8 noch über 80 Arbeitsstunden liegt (also zwischen 1 und 10 Arbeitstagen). Der Grund dafür ist, dass bei einer Dauer unter 8 Stunden die Gefahr besteht, sich in Details zu verlieren, und bei einer Dauer über 80 Stunden leicht der Überblick über die geleistete Arbeit verloren gehen kann. Dies ist eine allgemeine Richtlinie und keine absolute Regel: Wenn Sie Aufgaben mit unterschiedlicher Dauer benötigen, können Sie diese gerne verwenden.

Die Berichtszeitraumregel

Ihre Aufgaben sollten nicht länger dauern als der Zeitraum zwischen zwei Berichtsterminen. Wenn Sie wöchentliche Besprechungen haben, versuchen Sie, die Dauer Ihrer Aufgaben auf unter eine Woche zu beschränken.

Die „Wenn es Sinn macht“-Regel

Ist es sinnvoll, mehrere Aufgaben zu einer größeren zusammenzufassen oder eine größere Aufgabe in kleinere aufzuteilen? Bedenken Sie dabei folgende Konsequenzen: Die Aufgabe lässt sich leichter abschätzen, leichter zuweisen und leichter verfolgen. Wenn diese Vorteile beim Zusammenfassen oder Aufteilen von Aufgaben gegeben sind, sollten Sie es wahrscheinlich tun. Wenn es keinen Sinn ergibt, also keinen Unterschied bei der Schätzung, Zuweisung oder Verfolgung macht, lassen Sie es lieber sein!

Planung für Qualität

Wir alle wissen, dass es günstiger ist, ein Produkt von vornherein korrekt zu entwickeln, als es im Nachhinein zu korrigieren. Je früher ein Fehler erkannt wird, desto günstiger ist seine Behebung. Dies sollten Sie bei der Erstellung Ihres Projektstrukturplans (PSP) berücksichtigen. Sie können beispielsweise spezifische Arbeitspakete zur Qualitätsprüfung über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg einfügen. Bei der späteren Terminplanungkönnen Sie diese Qualitätsprüfungen an strategischen Stellen platzieren, um sicherzustellen, dass Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung die Qualitätskriterien erfüllt. Wie kann Projektmanagement Ihnen helfen, ein qualitativ hochwertigeres und zuverlässigeres Produkt zu entwickeln? Wir verfügen über zwei wichtige Instrumente: Risikomanagement und Fertigstellungskriterien. Dem Risikomanagement widmen wir einen eigenen Artikel, die Fertigstellungskriterien können wir jedoch hier kurz erläutern.

Das Abschlusskriterium verstehen

Woran erkennt man, dass ein Arbeitspaket abgeschlossen ist? Und wie stellt man sicher, dass es korrekt ausgeführt wurde? Diese Fragen sollten so früh wie möglich gestellt werden, und die Qualitätskriterien sollten klar definiert sein. Doch ist es wirklich so einfach, die Qualität und den Abschluss aller Projektteile zu messen? Die Antwort ist ein klares „Nein“. Wie lässt sich die Qualität eines Dokuments wie des Entwurfs für Ihren neuen Auswahl- und Einstellungsprozess oder eines überarbeiteten Geschäftsplans messen? Die Qualität solcher Ergebnisse zu messen ist nicht ganz einfach, aber hier sind einige Vorschläge:

• Suchen Sie nach Peer-Reviews. Mehrere Köpfe denken besser als einer. Stellen Sie eine Gruppe von Projektbeteiligten (wenn möglich mit einem Experten) und besprechen Sie die Pläne und die Kostenschätzungen. Dies sollte so früh wie möglich geschehen (idealerweise vor der Umsetzungsphase, um Kursänderungen aufgrund von Fehlern zu vermeiden). Peer-Reviews garantieren zwar keine Perfektion, führen aber zu deutlich besseren Ergebnissen als Einzelversuche.
• Nutzen Sie Checklisten. Diese sollten die Standardtests und die erforderlichen Komponenten des von Ihnen entwickelten Produkts abdecken. Jedes Projekt zur Entwicklung eines Produkts sollte natürlich einzigartig sein (andernfalls würden Sie lediglich operative Tätigkeiten ausführen). Daher ist es nicht möglich, im Voraus eine vollständige Checkliste für ein noch nicht existierendes Produkt zu erstellen (das wäre dasselbe wie die Erstellung eines Projektstrukturplans). Sie können jedoch Ihre Erfahrung nutzen, um eine Checkliste für die gängigen Standardkomponenten Ihres neuen Produkts oder Ihrer neuen Dienstleistung zu erstellen. Dies ist eine sehr bewährte Vorgehensweise, und bisheriges Wissen kann bei der Erstellung dieses Dokuments besonders hilfreich sein.
• Führen Sie systematische Tests durch. Systematische Tests können während der gesamten Entwicklung, Ausführung und Qualitätssicherung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung eingesetzt werden. Sie unterziehen die Ergebnisse spezifischen Bedingungen, um zu überprüfen, ob sie die zuvor festgelegten Qualitätskriterien erfüllen.

Was ist also Ihr Abschlusskriterium? Anhand der drei oben genannten Vorschläge lassen sich einige Beispiele für mögliche Abschlusskriterien finden: die Zustimmung der Kollegen, das Bestehen einer Checkliste, das erfolgreiche Absolvieren aller Tests usw. Indem Sie diese Punkte als Benchmarks festlegen, haben Sie eine gute Antwort auf unsere beiden Ausgangsfragen. Sie wissen, dass das Produkt oder die Dienstleistung erfolgreich abgeschlossen ist, wenn es die in den vorherigen Prozessen definierten Kriterien erfüllt.

Was kommt als Nächstes?

Wir haben hier viel behandelt! Mittlerweile sollten Sie ein Experte in der Erstellung eines aussagekräftigen Projektstrukturplans (PSP) sein, und wir können uns den nächsten Themen rund um Ihre Projektplanung widmen. Im nächsten Artikel erfahren Sie, wie Sie die Dauer Ihrer Aufgaben abschätzen und einen Zeitplan erstellen.