Comment élaborer avec succès une charte de projet – Un guide complet ?

Maintenant que nous avons abordé en détail la définition d'un projet et ses différentes composantes, nous allons enfin nous pencher sur la planification de vos projets afin d'optimiser vos chances de réussite. Cet article vous fournit toutes les informations nécessaires à l'élaboration d'une charte de projet efficace, ainsi que plusieurs ressources pour vous aider à vous organiser. Qu'il s'agisse d'un petit projet d'une semaine ou d'un grand projet s'étalant sur plusieurs mois, les techniques et ressources présentées ici constitueront une base solide pour votre travail.

Votre charte de projet constitue la base de votre plan de projet. Les bonnes pratiques insistent sur l'importance de consacrer du temps, dès le début, à la planification du projet. Vous rencontrerez sans doute des personnes qui vous diront : « À quoi bon en parler et écrire à ce sujet ? Pourquoi ne pas se lancer tout de suite ? » En prenant le temps de définir clairement vos objectifs en amont, vous augmentez considérablement les chances de réussite. De plus, il est plus simple et moins coûteux de modifier votre approche au début, lors des discussions, plutôt qu'en pleine mise en œuvre. C'est pourquoi la planification est essentielle !

Pour être clair, le terme charte de projet peut avoir deux significations :

• Une approche stricte, où la charte de projet constitue le seul document qui confère formellement l'autorité au chef de projet ;
• Une charte de projet générale, où elle désigne l'ensemble des documents comprenant les déclarations d'autorité formelles, les déclarations de travaux, etc.

J'utiliserai ici le modèle général et regrouperai la charte de projet et le cahier des charges. Pourquoi ? Principalement pour me conformer au guide officiel du PMBOK. Ces différences théoriques mineures n'ont pas d'incidence réelle sur le résultat final de la charte de projet.

Qu’est-ce qu’une charte de projet et comment en créer une ?

Une fois votre projet approuvé par la direction de votre entreprise, il est temps de se mettre au travail et d'élaborer des directives pour une meilleure gestion du projet. Le premier document à créer est la charte de projet.

La charte de projet est le document qui annonce officiellement le projet et explique les différentes dimensions de sa mise en œuvre. Elle permet à vous et à vos parties prenantes de comprendre le déroulement du projet et les objectifs visés. Une autre fonction importante de la charte de projet est de donner au chef de projet l'autorité nécessaire pour utiliser les ressources de l'organisation afin d'atteindre les objectifs du projet. Pourquoi ce dernier point est-il important ? Parce qu'en général, un projet n'est pas immédiatement connu de tous les membres d'une organisation. Il lui faut un certain temps pour se diffuser, et la charte de projet est le document qui recense les acteurs clés à identifier, ainsi que leurs pouvoirs et autorisations respectifs.

Grâce à ces deux fonctions, la charte de projet est un document indispensable. Si l'autorisation formelle se limite généralement à une déclaration de soutien du promoteur ou de l'émetteur et à quelques signatures de personnes clés, le détail des différentes dimensions du projet peut être plus conséquent. Examinons plus en détail les différentes sections d'une charte de projet.

Les différentes sections d'une charte de projet

Les sections suivantes (également appelées « énoncé des travaux » par certains ouvrages et experts) expliquent les différentes dimensions de la mise en œuvre d'un projet. Elles vous permettent, ainsi qu'à vos parties prenantes, de comprendre le déroulement du projet et les résultats escomptés. Cette description des différentes dimensions du projet peut paraître un peu longue, mais n'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire d'y inclure tous les détails. Il s'agit d'un résumé, et non du document final de votre projet ! Voici donc les sections les plus importantes à inclure ensuite :

1. Déclaration d'intention du projet
2. Déclaration de portée du projet
3. Livrables du projet
4. Coûts et estimations
5. Objectifs
6. Contraintes et risques du projet
7. Parties prenantes
8. Chaîne de commandement

Prenons le temps d'analyser chaque section plus en détail.

1. Énoncé de l'objectif du projet

L’énoncé d’objectif du projet explique le « pourquoi » du projet. Pour le formuler précisément, posez-vous et posez à votre équipe des questions telles que : « Pourquoi menons-nous ce projet ? Quels en sont les avantages ? Quels problèmes permettra-t-il de résoudre ? »

2. Énoncé de portée du projet

L'énoncé de portée est la section qui définit les limites du projet. Il est très fréquent d'ajouter des détails et des tâches superflus en cours de projet, ce qui peut entraîner un dépassement de budget et un retard considérable par rapport au calendrier initial. Définir la portée permet de déterminer si une tâche ou un processus est nécessaire au projet et s'il convient de l'inclure.

L'énoncé de portée doit décrire les activités principales du projet, et ce, de manière à ce que les travaux supplémentaires ajoutés ultérieurement soient facilement repérables. Bien entendu, il est possible d'ajouter des travaux lors des phases plus avancées du projet, mais ceux-ci doivent toujours rester dans le cadre de sa portée.

Outre les objectifs du projet, la déclaration de portée doit également comporter une section intitulée « Exclusions du projet ». Celle-ci précise ce qui n'est pas inclus dans le projet, et il est essentiel que les parties prenantes comprennent bien ce qui ne leur est pas fourni.

Prenons un exemple. Vous gérez un projet de refonte du logiciel de comptabilité et de gestion de la relation client (CRM) de votre entreprise. Si la conception de la documentation du nouveau logiciel fait probablement partie du périmètre du projet, vous préférerez peut-être exclure certaines tâches, comme l'organisation de formations pour les nouveaux employés. Celles-ci pourraient toutefois être intégrées à un autre projet.

Étant donné que toutes les projections de coûts, de calendrier et de ressources reposent sur plusieurs hypothèses concernant la portée du projet, cette section revêt une importance capitale et doit être décrite avec soin.

3. Livrables du projet

Qu'est-ce qu'un livrable ? En termes simples, un livrable est un élément que vous créez pour mener à bien vos projets. Il peut s'agir d'une partie d'un produit ou d'un processus d'un service que vous créez ou repensez. L'inclusion des livrables dans votre cahier des charges est essentielle pour comprendre les étapes nécessaires à la création de votre produit ou service. Elle définit des points de contrôle intermédiaires et finaux qui peuvent être décomposés en tâches et processus plus spécifiques.

Voici quelques exemples :

• Le plan d'une maison est un livrable intermédiaire pour une entreprise de construction, tandis que la maison elle-même constitue le livrable final.
• Un document définissant les spécifications d'un logiciel est un livrable intermédiaire, tandis que le logiciel lui-même constitue le livrable final.
• Un organigramme du processus de recrutement actuel constitue un livrable intermédiaire, tandis qu'un organigramme restructuré pour un nouveau processus de recrutement constitue le livrable final.

N'oubliez pas : le cahier des charges n'est pas l'endroit pour détailler ces livrables. Vous les mentionnez ici, mais leurs modalités doivent être définies dans d'autres documents plus spécifiques.

4. Estimation des coûts et des délais

Il ne s'agit pas simplement de définir une date limite et un chiffrement de fin. Cela ne suffira pas. Pourquoi ? Pour la raison que j'ai déjà évoquée : aucun projet ne se déroule sans accroc du début à la fin. Si vous vous attendez à ce que votre projet se déroule sans le moindre problème, il est temps de revoir vos attentes.

Les estimations de coûts et de délais doivent répondre à des questions telles que :

• Dans quelle mesure le budget et le calendrier?
• Comment avez-vous calculé les délais? Et les budgets ?
• Pourquoi avoir établi de tels budgets et de tels calendriers ?
• Peut-on demander plus de budget ou de temps ? À qui faut-il s’adresser ?
• Comment le budget et le calendrier seront-ils suivis ?

Nous avons déjà traité en détail de l'élaboration du planning et de l'estimation du budget dans d'autres articles. Je souhaite maintenant insister sur l'importance de répondre par écrit à la plupart des questions ci-dessus (même de façon simple). Il est préférable de tout consigner par écrit plutôt que de laisser place à l'interprétation ; en clarifiant les informations relatives au planning et au budget, nous pouvons éviter bien des conflits.

5. Objectifs

Les objectifs définissent les conditions de réussite des différentes phases du projet. Ils sont indissociables des livrables, mais apportent des précisions sur les facteurs de réussite de ces derniers. Par exemple : un livrable peut être une pièce mobile d’une nouvelle machine en cours de développement. Un objectif pourrait être de développer cette pièce en respectant le budget X ou le calendrier Y.

Les objectifs doivent être spécifiques et mesurables afin de pouvoir vérifier leur atteinte. Par exemple, le taux de croissance annuel des ventes peut constituer un objectif pour un projet de création de campagne marketing. Cet objectif est mesurable, spécifique et peut être associé à un calendrier pour faciliter le suivi de sa progression.

6. Contraintes et risques du projet

Vous devez inclure les contraintes connues du projet dans votre charte de projet. Quelles sont les contraintes que vous connaissez déjà ? Peut-être la date de fin, le nombre de personnes affectées au projet, les caractéristiques du produit, etc. Cette section doit également contenir les hypothèses du projet : les éléments et les faits que vous considérez comme avérés et sur lesquels vous fondez vos estimations et vos plans. Par exemple, la répartition du temps de vos collaborateurs : seront-ils affectés exclusivement au projet ou travailleront-ils simultanément sur plusieurs projets ? Leur disponibilité est l’une des principales hypothèses qui détermineront le calcul du planning et l’estimation budgétaire du projet.

7. Parties prenantes

Nous abordons plus en détail la question des parties prenantes dans cet article consacré à leur gestion. Après les avoir identifiées et avoir recueilli les informations nécessaires, utilisez cette section pour indiquer qui sont vos parties prenantes et quel est leur rôle dans le projet. Voici cinq parties prenantes majeures qui ne doivent en aucun cas être omises de votre cahier des charges :

• Chef de projet
• Équipe de projet
• Parrainer
• Gestion fonctionnelle
• Client

Votre projet en comportera probablement davantage, alors assurez-vous de tous les mentionner afin de donner une idée claire des personnes impliquées et impactées par votre projet.

8. Chaîne de commandement

La hiérarchie définit les responsabilités de chacun. Dans les petits projets, cela peut être superflu : le chef de projet est généralement l’autorité compétente et assure la liaison entre l’équipe et la direction. En revanche, dans les projets transversaux, la hiérarchie devient essentielle.

Ressource gratuite

Vous pouvez accéder ici à un modèle de charte de projet .