Quels sont les différents types d'organisations de projet ?

Il est temps à présent d'examiner de plus près les différents types d'organisations par projet. Qu'entend-on par « organisation par projet » ? Ce terme n'est pas forcément très intuitif, mais comme il est largement utilisé, nous l'emploierons. Il renvoie essentiellement à l'idée du « degré d'orientation projet d'une organisation ». C'est plus clair, n'est-ce pas ? Une entreprise peut ne présenter quasiment aucune orientation projet, ou au contraire, y être entièrement orientée. Ce sont les deux extrêmes, qui délimitent un continuum englobant des types intermédiaires. Voyons donc plus en détail ces deux frontières.

L'organisation fonctionnelle

Ce type d'organisation est structuré en secteurs fonctionnels (marketing, ventes, production, etc.) et la gestion de projet y est quasi inexistante. Chaque secteur se consacre à ses propres activités (il peut même exister des projets internes), et les projets interdépartementaux sont relativement rares (bien qu'ils puissent exister). La figure du chef de projet est absente : lorsqu'un projet d'envergure impliquant plusieurs fonctions est lancé, chaque responsable de groupe supervise sa partie du projet. Il n'existe pas d'équipe projet à proprement parler, et chaque « membre » de l'équipe projet peut même ignorer l'existence du projet. De fait, les échanges entre les membres de l'équipe sont probablement limités (puisqu'ils ignorent qu'ils forment une équipe) et il n'y a probablement pas de réunions d'équipe projet.

L'organisation fonctionnelle convient parfaitement aux groupes qui ne gèrent pas beaucoup de projets ou aux projets qui ne sont pas compliqués et qui n'ont pas de délais serrés.

L'organisation projetée

Avant d'aborder les situations intermédiaires, penchons-nous sur ce que nous appelons une « organisation par projet ». Dans ce contexte, le chef de projet est omniprésent. L'équipe, entièrement dédiée à ce projet, est pilotée par le chef de projet, qui peut même rédiger les évaluations de performance. En résumé, tout s'articule autour de la mise en œuvre du projet. Ce dernier est décomposé en différents domaines, chacun étant géré par un ou plusieurs membres de l'équipe.

L'organisation par projet est idéale pour un projet critique, surtout si le temps est compté. Comme tous les membres de l'équipe sont entièrement dédiés à un seul projet, ce type d'organisation est plus coûteux. Chaque type d'organisation par projet a son utilité et son contexte. D'ailleurs, certaines entreprises peuvent combiner plusieurs de ces organisations, voire toutes, selon le projet.

L'organisation Matrix

Et enfin… le juste milieu ! Les organisations matricielles combinent plusieurs composantes des organisations fonctionnelles et par projet. Il existe donc différents types d’organisations matricielles. Nous en aborderons trois ici : faible, équilibrée et forte. Cette distinction repose sur la personne qui détient le plus de pouvoir ou de contrôle sur le projet : le responsable fonctionnel ou le chef de projet. Il est important de noter qu’un responsable fonctionnel est en charge d’un domaine spécifique et ne gère généralement pas de projets, tandis que le chef de projet a exactement le rôle inverse.

La matrice faible

Dans une structure matricielle souple, le responsable fonctionnel est aux commandes et bénéficie généralement de l'assistance d'un coordinateur. Ce dernier contribue à diverses tâches, comme le suivi du planning et de l'avancement du projet, et assiste le responsable fonctionnel. Le pouvoir de décision reste toutefois entre les mains du responsable fonctionnel.

La matrice équilibrée

Dans une structure matricielle équilibrée, la figure du chef de projet s'impose. Sa présence est reconnue comme un atout pour la réussite du projet. Par conséquent, certaines décisions et responsabilités lui sont partagées, tandis que d'autres restent du ressort du responsable fonctionnel. Le chef de projet pilote l'équipe afin de respecter le périmètre, le calendrier et le budget. Une autre caractéristique de ce type de structure est la multiplication des tâches : les membres d'une équipe appartenant à un même secteur peuvent également travailler sur d'autres projets. De ce fait, le rôle du responsable fonctionnel demeure essentiel et il prend les décisions concernant les personnes chargées des tâches et les méthodes de travail.

La matrice forte

Dans une structure matricielle forte, le chef de projet dispose de davantage de responsabilités et d'autorité (sans pour autant détenir une autorité absolue – auquel cas il s'agirait d'une organisation par projets). Bien qu'il ne prenne pas toutes les décisions, le chef de projet y joue un rôle plus important que le responsable fonctionnel.

Lequel est le meilleur ?

Les organisations matricielles sont performantes lorsque les employés sont affectés à un mélange de plusieurs projets et d'autres tâches fonctionnelles.

Les organisations matricielles sont efficaces lorsque les membres d'une équipe sont affectés à plusieurs projets, en plus d'autres tâches. Un membre peut participer à plusieurs projets, et un chef de projet peut en gérer plusieurs simultanément. De ce fait, la complexité des projets reste généralement modérée.

Mais parmi les organisations matricielles faibles, équilibrées et fortes, laquelle est la meilleure ? Du point de vue de la gestion de projet, la matrice forte est préférable (car elle priorise les projets), mais ce n'est pas une règle absolue. L'important est de tenir compte de la nature de l'organisation et des projets. Peut-être gérez-vous simplement de petits projets ne nécessitant pas beaucoup d'attention ni d'implication, et le responsable fonctionnel a simplement besoin de conseils pour optimiser l'organisation des efforts. Dans ce cas, une organisation matricielle faible peut être la plus adaptée. Une matrice équilibrée fonctionne bien lorsqu'il est facile de répartir la prise de décision et les responsabilités entre le chef de projet et le responsable fonctionnel. Si, en revanche, il est pertinent que le chef de projet dispose de davantage d'autorité et de pouvoir de décision, alors une matrice forte peut être le meilleur choix.