Die 3 Säulen erfolgreicher kollaborativer Problemlösung

Wir haben bereits vieles zum Thema Führungsrolle und positives Teamumfeld. Doch ein Thema fehlt noch: Wie kann man die Gruppenleistung optimal nutzen? Wie kann man Menschen dazu anregen, gemeinsam Probleme zu lösen und ihre Kräfte für ein gemeinsames Ziel zu bündeln?

Dieser Artikel befasst sich mit dem Thema kollaboratives Problemlösen und beleuchtet dessen vielfältige Dimensionen und Besonderheiten. Obwohl es Situationen gibt, in denen individuelle Entscheidungen empfehlenswert sind, belegt eine Vielzahl von Studien die Überlegenheit von Gruppenentscheidungen gegenüber individuellen. Gruppen bringen in der Regel mehr Hintergrundinformationen, unterschiedliche Perspektiven und ein breiteres Spektrum an Lösungsansätzen für das jeweilige Problem ein.

Obwohl es bei der kollaborativen Problemlösung viele zu analysierende Komponenten gibt, werden wir uns in diesem Artikel auf drei konzentrieren:

• Analyse des Problems aus der Perspektive der Gruppe
• Konfliktmanagement innerhalb einer Gruppe
• Schaffung eines Umfelds für kontinuierliches Lernen

Analyse des Problems aus der Perspektive der Gruppe

Menschen gehen unterschiedlich an die Problemlösung heran. Manche verlassen sich lieber auf ihr Bauchgefühl und lösen Probleme spontan, ohne das große Ganze oder mögliche Konsequenzen einer Entscheidung zu berücksichtigen; andere – wie ich – ziehen es vor, die verschiedenen möglichen Szenarien detaillierter zu analysieren und die wahrscheinlichsten Auswirkungen jeder Entscheidung vorherzusagen.

Die Zusammenführung von Menschen mit unterschiedlichen Denkweisen hat zweifellos Vorteile, doch man sollte mögliche Konflikte im Auge behalten. Intuitive Menschen könnten sich von den detaillierten Anforderungen rationalerer Kollegen genervt fühlen. Diese wiederum könnten die schnellen Entscheidungen intuitiver Menschen und sich weniger aktiv am Projekt beteiligen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Problemlösung in Gruppen sowohl Risiken als auch Vorteile birgt. Wird die Situation jedoch richtig gehandhabt, überwiegen die Vorteile in der Regel die Risiken.

Die 7-stufige divergente-konvergente Methode zur Problemanalyse

Wir haben bereits verschiedene Brainstorming-Techniken für das Risikomanagement in Projekten. Brainstorming ist jedoch nur ein Schritt bei der gemeinsamen Problemlösung. Daher wollen wir uns nun einem allgemeineren Rahmenwerk widmen. Zuvor möchte ich jedoch noch kurz anmerken: Als Teamleiter/insind Sie dafür verantwortlich, eine etablierte Methode zur Bewältigung der Herausforderungen Ihres Projekts bereitzustellen. Wenn Sie bei jedem Treffen eine andere Methode verwenden, braucht Ihr Team Zeit, sich daran zu gewöhnen, und die Mitglieder könnten sich etwas verloren fühlen. Daher empfiehlt es sich, ein einheitliches Rahmenwerk zu entwickeln, das sowohl breit genug ist, um in den meisten zukünftigen Situationen nützlich zu sein, als auch praktisch genug, um leicht umgesetzt zu werden. Diese Standardisierung trägt auch dazu bei, das Problem unterschiedlicher Perspektiven zu lösen, da alle Mitglieder die einzelnen Schritte des Prozesses kennen.

Es gibt zwar viele Varianten und Möglichkeiten, ein Rahmenwerk für die kollaborative Problemlösung zu erstellen, aber ich bevorzuge besonders den in diesem Projektmanagement-Buch. Die Abbildung unten veranschaulicht die einzelnen Schritte, und die folgende Erläuterung macht jeden einzelnen Schritt deutlich.

Schritt 01 – Das Problem identifizieren

Die Problemidentifizierung ist der wichtigste Schritt bei der Problemlösung, denn sie bestimmt alle weiteren Projektbemühungen. Ist eine Rakete zum Startzeitpunkt nicht perfekt ausgerichtet, kann die Crew kaum noch etwas tun, um die Situation zu korrigieren. Bei Wettbewerben wie dem Bobfahren ist der Start der entscheidende Moment. Dasselbe gilt für unsere Projekte: Wenn wir nicht richtig anfangen, werden wir auch nicht richtig enden.

Schritt 02 – Die eigentliche Ursache des Problems ermitteln

Was genau verursacht die Verluste Ihres Unternehmens? Liegt es an der geringen Nachfrage (d. h. am Markt) oder an einem schlechten Produkt (d. h. an Ihrem Fehler)? Wie können Sie die Ursache ermitteln?

Die Suche nach der Ursache des Problems ist ein Prozess, der Zeit und die Analyse verschiedener Datenquellen erfordern kann. Um auf unsere vorherige Frage zurückzukommen: Wie lässt sich feststellen, ob die Nachfrage generell gering ist oder ob ein Produktfehler die Kunden abschreckt? Ein Blick auf die Konkurrenz ist ein guter Anfang. Wie erfolgreich sind die Wettbewerber am Markt? Wenn ja, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Kunden abwandern, weil ihnen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nicht gefällt. Um die Ursache genauer zu ergründen, sollten Sie historische Daten Ihres Unternehmens analysieren. Wann genau haben Sie Kundenverluste verzeichnet? Nach welchem ​​Update? Was bietet Ihre Konkurrenz, was Ihnen fehlt?

Die Suche nach der eigentlichen Ursache eines Problems gestaltet sich deutlich effizienter, wenn mehrere Perspektiven einfließen. Gruppenentscheidungen sind daher von Vorteil. Unterschiedliche Sichtweisen eliminieren den Bestätigungsfehler eines einzelnen Entscheidungsträgers.

Schritt 03 – Festlegung der Voraussetzungen für Ihre Lösung

Wie sieht die endgültige Lösung des Problems aus? Wann wird sie erreicht sein? Die Voraussetzungen einer Lösung definieren genau das: die idealen Bedingungen für die Lösung des jeweiligen Problems. In unserem vorherigen Beispiel können wir verschiedene Zwischen- und Endanforderungen an die Lösung betrachten: Vereinfacht gesagt ist unser Problem gelöst, wenn wir ein Produkt implementieren, das nicht nur die vorherigen Mängel behebt, sondern auch die Marktanforderungen erfüllt. Die Diskussion darüber, wie man einen hocheffektiven Projektstrukturplan erstellt, kann sich als hilfreich erweisen, um die verschiedenen Komponenten des Problems zu identifizieren und einen präzisen Endpunkt des Prozesses festzulegen.

Schritt 04 – Alternativen generieren

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt für Brainstorming. Sobald Sie Ihr Ziel festgelegt haben, geht es darum, den Weg dorthin zu planen. Kreativität braucht Zeit, und der kreative Prozess mag manchen sogar ineffizient erscheinen. Dieser Schritt ist jedoch extrem wichtig für die Problemlösung, da eine der entwickelten Alternativen die Grundlage für die weitere Arbeit bildet. Nehmen Sie sich daher unbedingt Zeit, um eine relevante (sie muss nicht vollständig sein, das ist unmöglich) Liste von Alternativen zu erstellen, aus der Sie die beste für den Moment auswählen können.

Schritt 05 – Auswahl einer Alternative aus den Optionen

Ohne gute Optionen gibt es keine gute Lösung. Jetzt gilt es, die Alternativen, die sich anhand der zuvor definierten Voraussetzungen ergeben, genau zu prüfen. Betrachten Sie dabei sowohl die qualitativen als auch die quantitativen Aspekte einer Alternative und suchen Sie nach derjenigen, die den größten Nutzen bei den geringsten Kosten bietet. Dies ist natürlich kein einfacher Schritt: Es herrscht viel Unsicherheit, und es ist schlichtweg unmöglich, mit Sicherheit zu wissen, welche Alternative die absolut beste Lösung für Ihr Problem darstellt.

Schritt 06 – Durchführung einer Risikoanalyse und einer Kosten-Nutzen-Bewertung der Alternative

Deshalb besteht der nächste Schritt darin, eine Risikoanalyse und eine Kosten-Nutzen-Analyse der gewählten Alternative durchzuführen. Es kann vorkommen, dass das Team nach Prüfung der Risiken und potenziellen Gewinne beschließt, eine andere Lösung zu wählen. Das ist völlig in Ordnung und gehört zum Prozess dazu. Sie sollten aber auch hinterfragen, warum Sie sich ursprünglich für die falsche Alternative entschieden haben. Haben Sie vielleicht eine wichtige Komponente übersehen? Oder die Konsequenzen und Kosten nicht detailliert genug berücksichtigt? Um Ihre Problemlösungskompetenz zu verbessern, reicht es nicht aus, Fehlentscheidungen zu korrigieren. Sie müssen analysieren, warum die falsche Entscheidung getroffen wurde, welche Daten fehlten und wie Sie dies beheben können, um zukünftige Entscheidungen zu verbessern.

Schritt 7 – Erstellen Sie einen Aktionsplan

Sobald Sie sich für eine Alternative entschieden haben, ist es an der Zeit, einen konkreten Umsetzungsplan zu erstellen. Die Erstellung eines Projektstrukturplans in einem separaten Artikel; das Verfahren kann aber auch hier angewendet werden.

Wie Sie Konflikte in Ihrem Projektteam bewältigen

Jede Gruppe, die an einem Projekt arbeitet, wird zwangsläufig Konflikte haben. Diese können früh im Projektverlauf auftreten oder erst in späteren Phasen. Es ist nicht die Frage, ob, sondern wann. Was also tun, wenn Konflikte auftreten? Sollte man einfach fliehen und versuchen, jegliche Konflikte zu vermeiden? Oder sollte man einen totalitären Ansatz verfolgen und sich als Chef und Verfechter der richtigen Meinung aufspielen? Hoffentlich muss ich Ihnen diese Fragen gar nicht beantworten. Viele sehen Konflikte als etwas Negatives für den Projekterfolg, doch ich möchte Ihnen einen Weg aufzeigen, Konflikte als positiven Schritt in der gemeinsamen Problemlösung zu betrachten. Was wäre, wenn Sie Konflikte nutzen könnten, um die Leistung Ihres Teams zu steigern? Wäre das nicht großartig?

Die beiden Hauptprobleme, die Konflikte verursachen, sind (1) Fehlentscheidungen und (2) die Schädigung der Teambeziehungen. Während sich Fehlentscheidungen relativ leicht beheben lassen – man muss lediglich die Konsequenzen des Handelns rational analysieren –, ist der Umgang mit den Beziehungen etwas schwieriger. Denn wenn es im Problemlösungsprozess zu Konflikten kommt, gibt es zwangsläufig einen Verlierer. Der Schlüssel liegt darin, einen Weg zu finden, mit dem Team zusammenzuarbeiten, um allen zu erklären, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden, und gleichzeitig ein gutes Verhältnis zwischen allen Teammitgliedern zu pflegen.

Bevor wir uns also mit dem richtigen Umgang mit Konflikten befassen, werfen wir einen Blick auf den falschen Weg.

4 falsche Wege, mit Konflikten umzugehen

Den Konflikt vermeiden oder sich ihm entziehen

Das kommt häufig vor. Wenn Menschen merken, dass sie eine Auseinandersetzung nicht gewinnen können, ziehen sie sich manchmal einfach zurück. Es ist die Mentalität: „Lieber weggehen, als meinen Fehler einzugestehen.“ Aus Führungssicht ist das Problem etwas umfassender: Man möchte vielleicht nicht nur persönliche Konflikte vermeiden, sondern zieht sich möglicherweise auch aus Konflikten im Team zurück. Wenn zwei Personen unterschiedlicher Meinung sind, ist Weggehen und das Problem ignorieren eine der schlechtesten Reaktionen. Handelt es sich um ein echtes Problem – und nicht nur um eine Diskussion darüber, ob Katzen besser als Hunde sind –, verschiebt Weggehen die Angelegenheit nur, bis man sich nicht mehr verstecken kann. Das Problem ist: Wenn man sich nicht mehr verstecken kann, bedeutet das, dass das Problem wirklich groß geworden ist. Anstatt also beim ersten Anzeichen von Konflikten davonzulaufen, sollte man sie anerkennen und gemeinsam mit dem Team an einer Lösung arbeiten.

Den Konflikt verbergen oder beschönigen

Dies mag zwar kurzfristig eine geeignete Lösung sein, doch die Priorisierung von Beziehungen gegenüber Entscheidungen führt unweigerlich zu suboptimalen Wahlmöglichkeiten. Konflikte zu verschleiern bedeutet, sich auf die positiven Aspekte von Beziehungen zu konzentrieren, anstatt das Gesamtbild zu betrachten. Dadurch wird das Problem zwar kaschiert, aber nicht gelöst.

Erzwingen von Lösungen für Meinungsverschiedenheiten

Das ist einer der Hauptunterschiede zwischen Führungskräften und Vorgesetzten. Der Vorgesetzte betrachtet Konflikte in der Regel als etwas Negatives und setzt, falls keine Einigung erzielt wird, seine Meinung durch, begründet mit der Tatsache, dass er der Chef ist. Er tut dies möglicherweise, indem er seine Stimme erhebt, über Ihre Idee lacht oder einfach argumentiert, dass er die Entscheidung trifft.

Hoffentlich ist Ihnen die destruktive Natur eines solchen Vorgehens genauso klar wie mir. Eine Entscheidung zu erzwingen, wirkt sich negativ auf beide Konfliktkomponenten aus: Es garantiert nicht, dass die richtige Entscheidung getroffen wird, und es schädigt mit Sicherheit die Beziehungen im Projektteam.

Eine Lösung akzeptieren, bei der alle verlieren

Wenn es nicht jeder haben kann, dann bekommt es niemand. Dieser Ansatz besteht meist darin, die Lösung so zu reduzieren, dass beide Konfliktparteien einen „fairen Anteil“ erhalten: Beide bekommen nicht genau das, was sie wollen, sind aber letztendlich einigermaßen zufrieden, weil die Gegenseite es auch nicht bekommen hat. Obwohl dieser Ansatz „fair“ klingt, ist er genauso schlecht wie der vorherige, da er sich ebenfalls negativ auf beide Konfliktparteien auswirkt: Es gibt keine Garantie für eine Verbesserung der Beziehungen, und die Ergebnisse werden mit Sicherheit suboptimal sein.

Der richtige Umgang mit Konflikten – Konfrontation

Nachdem wir nun wissen, was wir nicht tun sollten, ist es an der Zeit, darüber zu sprechen, was zu tun ist, wenn ein Konflikt gelöst werden muss.

Der erste Schritt besteht darin, Konflikte von vornherein zu vermeiden. Dabei meine ich nicht, dass man sein Team einfach sich selbst überlässt und darauf hofft, dass ohne aktives Eingreifen keine Konflikte entstehen. Vielmehr geht es darum, aktiv ein Umfeld zu schaffen, das die Chancen auf eine konfliktfreie, kollaborative Problemlösung maximiert. Lesen Sie den Artikel zum Thema „ Wie man ein positives Teamumfeld aufbaut , um wertvolle Einblicke in die Gestaltung Ihres Projektumfelds zu erhalten.

Sollte es trotz Ihrer Bemühungen weiterhin zu einem Konflikt kommen, ist es Ihre Aufgabe, diesen anzuerkennen. Machen Sie den Beteiligten deutlich, warum der Konflikt besteht, worum es geht oder welche Entscheidung damit zusammenhängt und wie die Situation gehandhabt wird. Normalerweise bezieht sich die Meinungsverschiedenheit auf einen Aspekt des Projekts und nicht auf die einzelnen Teammitglieder. Indem Sie das Problem anerkennen, können Sie es von der persönlichen Ebene lösen und vermeiden, jemanden zu verletzen.

Sobald der Konflikt anerkannt ist, gilt es, ihn im Kontext des Projekts zu betrachten. Welche Projektkomponenten sind von der anstehenden Entscheidung betroffen? Muss der Konflikt jetzt gelöst werden oder kann man weitere Informationen abwarten, bevor man ein Ultimatum stellt?

Wir waren uns bereits einig, dass erzwungene Entscheidungen nicht zielführend sind. Worauf sollten Sie sich also konzentrieren, wenn nicht auf Positionen? Mein Vorschlag: Versuchen Sie, die Interessen beider Seiten zu verstehen. Was wollen sie erreichen? Wenn jemand mehr Arbeitsspeicher für die Computer wünscht, die Sie kaufen möchten, warum braucht er das? Ist das ein stichhaltiges Argument? Interessen, Ziele und Anforderungen helfen Ihnen, besser zu verstehen, was jede Seite mit der anstehenden Entscheidung erreichen will. Das wiederum wird Ihnen helfen, den Konflikt effizienter zu bewältigen.

Sobald Sie das Problem gut verstanden haben, können Sie die Alternativen besprechen. Wir haben dies bereits weiter oben in diesem Artikel behandelt, daher werde ich nicht alles wiederholen. Der Prozess ähnelt den Schritten 4 und 5 des divergent-konvergenten Modells zur Problemlösung.

Okay, ich weiß, das klingt alles wunderbar in der Theorie, aber die Probleme beginnen in der Praxis. Es tut mir leid, Sie enttäuschen zu müssen, aber ich kann Ihnen hier außer der Erläuterung allgemeiner Richtlinien für den Umgang mit Konflikten nicht viel mehr bieten. Ich kann Ihnen schlichtweg keine detaillierte Anleitung für jede einzelne Situation geben, die Ihnen begegnen könnte. Deshalb beruht Konfliktmanagement stark auf Erfahrung und der Beobachtung des Verhaltens des Teams bei der Zusammenarbeit. Sie müssen die Mitglieder Ihres Teams genau kennen, bevor Sie eine Lösung anbieten können, die für alle Seiten passt.

Schaffung einer Umgebung für kontinuierliches Lernen

Kontinuierliches Lernen bildet die dritte Säule unseres erfolgreichen Modells zur kollaborativen Problemlösung. Dieses Konzept hat zwei Seiten: Es ermutigt die Beteiligten, mehr Risiken einzugehen, und es fördert das Lernen und die Verbesserung aus Fehlern.

Die richtige Kultur für kontinuierliches Lernen schaffen

Die Geschwindigkeit und Effizienz, mit der Menschen lernen, hängen nicht nur von ihnen selbst ab, sondern auch von der Organisationskultur des Projektteams. Wenn Sie jeden Fehler Ihrer Teammitglieder bestrafen, erwarten Sie dann wirklich, dass sie etwas Neues ausprobieren? Wenn Sie sie jedes Mal anschreien, wenn sie eine andere Idee äußern, erwarten Sie dann wirklich, dass sie sich aktiv an Teamsitzungen beteiligen?

Hier sind einige Richtlinien, die Projektmanager befolgen können, um den Prozess des kontinuierlichen Lernens zu beschleunigen:

• Seien Sie für Ihr Team ansprechbar und begrüßen Sie neue Ideen und Meinungen.
• Bitten Sie Ihre Teammitglieder um ihre Meinung, wenn Sie über projektbezogene Themen sprechen.
• Diene als Vorbild an Neugier und Demut.
• Ermutigen Sie alle zur Teilnahme, ungeachtet der Fehler, die ihnen dabei unterlaufen könnten.
• Die Angst der Menschen vor Bestrafung aufgrund ihrer Fehler beseitigen.
• Loben Sie die Teammitglieder, wenn sie eine Aufgabe erfolgreich bewältigen oder einen wertvollen Beitrag zu einer Situation leisten.

Die Idee des kontinuierlichen Lernens ist gewissermaßen eine Folge der bereits besprochenen Punkte. Klare Grundregeln, aktives Zuhören im Team und die Förderung offener Diskussionen sind nur einige der vielen Schlüsselelemente, die eine effektive Kultur des kontinuierlichen Lernens ausmachen. Hier sind einige weitere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

Annahmen zu Hinweisen und Fragen

Das ist wirklich eine wichtige Fähigkeit fürs Leben. Zu lernen, Annahmen zu hinterfragen und sie richtig anzugehen, führt zu einem viel umfassenderen Verständnis der Realität. Ich habe das selbst erfahren und möchte diese Fähigkeit auf keinen Fall vernachlässigen. Im Projektmanagement bedeutet das Hinterfragen von Annahmen, die Grundlage der eigenen Informationen zu hinterfragen. Auf welchen Aussagen basiert die Analyse? Welche Beweise gibt es für jede Aussage? Stimmen die Annahmen mit den Daten überein?

Lernen zu einer bewussten und wiederkehrenden Aktivität machen

Viele denken, Lernen beschränke sich auf Schule und Universität. Es gibt eine Zeit im Leben, in der man „lernt“, und eine, in der man „arbeitet“. Was dabei oft übersehen wird, ist, dass beides in ein umfassenderes Konzept des „Lernens zur Selbstverbesserung“ integriert werden kann (und sollte). Ob an der Universität oder im Beruf – Lernen zur Selbstverbesserung ist der effektivste Weg, Neues zu lernen. Mein eigenes Beispiel verdeutlicht das wieder einmal (nein, ich bin kein Narzisst). In der Oberstufe lernte ich nur, um an die Universität zu kommen. Elf Jahre meiner Kindheit und Jugend verbrachte ich damit, jedes einzelne naturwissenschaftliche Grundlagengebiet zu studieren, nur um es nach den Abschlussprüfungen buchstäblich wieder zu vergessen. Ich bereue das nicht wirklich, vor allem, weil zu langes Grübeln über die Vergangenheit unnötigen Schmerz verursacht, aber ich wünschte, es wäre anders gewesen. Wie dem auch sei, ich habe zum Glück früh, mit Anfang 20, meine Lektion gelernt. Jetzt dient alles, was ich lerne, jeder Artikel, den ich lese, jeder Beitrag, den ich schreibe, dem Ziel, mich Tag für Tag weiterzuentwickeln. Ich lerne bewusst, und das macht den entscheidenden Unterschied.

Kreativität anregen und einen strukturierten Ansatz dafür bieten

Ein strukturierter Ansatz für Kreativität? Im Ernst? Aber ja! Kreativität ist kein einmaliges Ereignis. Wir wachen nicht auf und *schwupps!* „Jetzt bin ich kreativ!“ Manchmal hat man direkt nach dem Aufwachen eine geniale Idee, aber das ist nur die greifbare Folge tagelanger, scheinbar unkreativer Anstrengung. Der kreative *Schwupps* (oder Heureka, wenn Sie so wollen) ist nur die Spitze des Eisbergs. Er ist jedoch der Teil, der die meiste Aufmerksamkeit erhält. Und wer sich ein bisschen mit Psychologie auskennt, weiß, dass diese Bedingungen die perfekte Grundlage für die äußerst interessante Verfügbarkeitsheuristik. Kurz gesagt: Die Verfügbarkeitsheuristik besagt, dass wir die Wahrscheinlichkeit eines Ereignisses danach einschätzen, wie leicht wir uns an ähnliche Situationen in unserem Gedächtnis erinnern können. Wenn wir also nur die Information erhalten, dass Kreativität ein magischer Moment ist, werden wir sie kaum jemals als mühsamen Prozess wahrnehmen. Die Wahrheit ist jedoch, dass wir diszipliniert sein und viele Informationen verarbeiten müssen, bevor wir in der Lage sind, selbstständig wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.

Hinterfragen Sie die Ziele, den Umfang und den Plan des Projekts

Nicht zuletzt sollten Sie die Ziele, den Umfang und den Plan Ihres Projekts stets erneut überprüfen . Es gilt der bekannte Spruch: „Jede neue Information verändert eine Entscheidung.“ Kontinuierliches Lernen setzt voraus, dass frühere Entscheidungen überprüft werden, sobald im Projektverlauf weitere Daten gesammelt wurden.

Schlussworte

Mit diesem Artikel haben wir die drei wichtigsten Aspekte effektiver Teamführung behandelt. Natürlich gibt es noch viel mehr zu besprechen, aber dies sind die grundlegendsten Fähigkeiten, die Sie beherrschen sollten, bevor Sie sich anderen Themen zuwenden. Ich hoffe, der Artikel war hilfreich. Bis zum nächsten Beitrag!