Aufbau eines positiven Teamumfelds – Ein praktischer Leitfaden

Dieser und die beiden folgenden Artikel – über Führung und kollaborative Problemlösung – konzentrieren sich auf das Thema Teammanagement. Jeder Beitrag ist eine detaillierte Anleitung zu einem spezifischen Aspekt des Aufbaus hocheffektiver Projektteams. Dieser Artikel beginnt mit der Erläuterung des 3-Schritte-Modells und zeigt, wie Sie ein positives Umfeld für Ihr Projektteam schaffen. Wenn Sie nur die ersten Schritte zum Aufbau eines hocheffizienten Projektteams kennenlernen möchten, springen Sie direkt zu diesem Abschnitt. Falls Sie jedoch im Anschluss noch etwas Zeit haben und verwandte Themen diskutieren möchten, die Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre Projektmanagementpraktiken geben könnten, beginnen Sie am besten von vorn.

Alles, was wir bisher besprochen haben – vom Stakeholder-Management bis zur Entwicklung von Risikomanagementstrategien– basierte auf der Annahme, dass die beteiligten Teams stets zusammenarbeiten und nie in Konflikt geraten. Das ist vergleichbar mit dem Physikunterricht, wenn der Lehrer sagt: „Betrachten wir reibungsfreie Körper …“. Wir lernen alles nur, um am Ende festzustellen, dass unsere Berechnungen aufgrund der Reibung falsch (oder zumindest unrealistisch) waren.

Aber warum haben wir diesen Weg eingeschlagen? Zumindest im Projektmanagement lassen sich die eher technischen Probleme – wie Kostenprognosen und Terminplanungsmethoden – von den eher organisatorischen Problemen trennen, die wir nun in der Reihe zum Teammanagement behandeln werden. Denken Sie also nicht, dass alles bisher Gelernte ungültig ist: Es ist gültig, und nun ist es an der Zeit, einen Schritt weiterzugehen und dem Projektmanagement eine weitere Dimension hinzuzufügen.

Warum Sie sich auf den Aufbau eines hocheffektiven, dynamischen Projektteams konzentrieren sollten

Ein hocheffektives Projektteam ist Ihr größtes Kapital bei der Projektdurchführung. Ein unkooperatives Team hingegen kann Ihnen große Probleme bereiten. Ein dynamisches Projektteam ist nicht nur für Sie, sondern auch für die anderen Teammitglieder unerlässlich. Hier eine kurze Liste wichtiger Vorteile eines hocheffektiven Projektteams:

• Höheres Engagement für Ihr Projekt;
• Höhere Produktivitätsniveaus;
• Höhere Mitarbeiterbindung und Motivation;
• Höheres Maß an Kreativität und bessere Problemlösungsfähigkeiten.

Es ist jedoch nicht immer einfach, Menschen zu motivieren, ihr Interesse aufrechtzuerhaltenund sie zu produktivem Arbeiten anzuregen. Parallele Aufgaben, unproduktive Meetings und ein fehlender Blick fürs Ganze – all dies sind Probleme, die die Qualität des Projektteams negativ beeinflussen.

Identifikation, Einheit und Zusammenarbeit

Bevor wir fortfahren, müssen wir einen wichtigen Punkt ansprechen. Es kann sein, dass Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung kein eng zusammenarbeitendes Team für die Umsetzung benötigt. Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie organisieren eine große Veranstaltung oder Konferenz. Da ist die Audio- und Videoabteilung, die für die Infrastruktur der Präsentationen zuständig ist; da sind die Redner, die sich auf ihren Auftritt vorbereiten; da ist die Marketingabteilung, die die Veranstaltung bewirbt; und so weiter. Ein hohes Maß an Zusammenarbeit und Interaktion zwischen diesen Teams ist für den Erfolg des Projekts nicht unbedingt erforderlich. Solange jedes Team seine Aufgabe gewissenhaft erfüllt (und hier ist Teammanagement natürlich wichtig) und die Fristen einhält, sollte die Veranstaltung ohne größere Probleme ablaufen.

Andererseits kann es sein, dass Ihr Projekt ein hohes Maß an Kommunikation und Interaktion zwischen den Teammitgliedern erfordert. Im Beispiel der Softwareentwicklung in unserem E-Book über Kosten- und Terminplanungstechnikenist die Interaktion zwischen Entwicklungs-, Test- und Bereitstellungsteam dringend zu empfehlen.

Bei der Beurteilung, ob es notwendig ist, sich auf Teambildungsaktivitäten zu konzentrieren, sollten Sie sich folgende zwei Fragen stellen:

1. Ist für die Ausführung der Aufgabe die Zusammenarbeit meiner Teammitglieder erforderlich?
2. Produziert mein Projekt ein komplettes Produkt oder eine Dienstleistung, oder produzieren wir eine spezifische Komponente für andere Projekte?

Die Bewertung dieser beiden Fragen auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = „trifft überhaupt nicht zu“, 5 = „trifft voll und ganz zu“) ist eine gute Methode, um die Bedeutung des Teamzusammenhalts zu ermitteln. Sind Kooperation und Interaktion weniger wichtig (niedrige Werte bei beiden Fragen), sollten Sie sich auf die technischen Aspekte des Projektmanagements konzentrieren: Definieren Sie jede Aufgabe mithilfe des Projektstrukturplans, verfolgen Sie den Fortschritt, koordinieren Sie die Aktivitäten usw. Ist die Interaktion im Team jedoch unerlässlich, sind dieser und die folgenden Artikel über Führung in Projektteams und kollaborative Problemlösung für Sie von zentraler Bedeutung.

Die häufigsten Herausforderungen beim Aufbau starker Projektteams

Wir müssen die potenziellen Probleme im Teammanagement identifizieren, bevor wir uns mit ihnen auseinandersetzen. Obwohl vieles schiefgehen kann, lassen sich die zentralen Herausforderungen beim Aufbau von Projektteams in zwei Themen zusammenfassen:

• Projektteams haben die Aufgabe, gemeinsam komplexe Probleme und Situationen zu lösen;
• Projektteams sind zeitlich befristet und arbeiten nicht immer zusammen. Sie müssen erst lernen, miteinander zusammenzuarbeiten, und Vorkenntnisse sind keine Garantie für zukünftigen Erfolg.

Wenn Teamleiter diese beiden Punkte verstehen und sich darauf konzentrieren, die Zusammenarbeit im Team zu fördern, wird der Zusammenhalt der Teammitglieder im Projektverlauf immer stärker. Schauen wir uns diese beiden Herausforderungen genauer an.

Gemeinsam komplexe Probleme lösen.

Projekte sind nichts anderes als eine Reihe komplexer Aufgaben, die in einer festgelegten Reihenfolge und unter bestimmten Rahmenbedingungen. Alles, was wir bisher in der Projektplanungsphase , lässt sich als spezifisches Problem charakterisieren, dessen Lösung ein Team erfordert. Einige Beispiele hierfür sind:

• Erstellung der Spezifikationen Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung
• Beschreibung der verschiedenen Phasen und Aufgaben des Projekts
• Die Entscheidung zwischen einem strafferen Zeitplan oder geringeren Kosten
• Planung und Umgang mit Risikosituationen

Dies sind nur einige Beispiele für Situationen, in denen Teamarbeit für den Erfolg unerlässlich ist. Aber Moment mal … Kann man nicht alles allein lösen? Ja, das ist möglich, aber ich sagte „erfolgreich“, nicht „abgeschlossen“. Sie mögen zwar alles allein schaffen, stoßen aber unweigerlich auf eine Grenze, die Sie niemals überwinden können: sich selbst. Allein alles zu tun, beschränkt die Lösung auf Ihre eigene Perspektive dessen, was gut und was schlecht ist. Wir haben dieses Problem bereits im Zusammenhang mit Brainstorming im Risikomanagement. Sie sollten die Meinungen und Vorschläge anderer Teammitglieder einbeziehen, um ein umfassendes Bild des Problems zu erhalten. Teams mit unterschiedlichen Mitgliedern sind dafür unerlässlich, da sie verschiedene Hintergründe, Denkweisen und Methoden vereinen. Manche nutzen viele mathematische Methoden, andere verlassen sich lieber auf ihr Bauchgefühl. Manche teilen ihre Ideen sofort, andere warten, bis sie vollständig ausgereift sind.

Manche mögen diese Vielfalt als Nachteil für das Teammanagement sehen, doch ich konzentriere mich lieber auf die Chancen statt auf das vermeintliche Chaos. Die Herausforderung besteht darin, den Umgang mit den verschiedenen Teammitgliedern zu lernen und die unterschiedlichen Perspektiven zu einem stimmigen Ganzen zu integrieren. Gelingt dies, erreicht man ein deutlich höheres Qualitätsniveau, als wenn man alleine arbeitet.

Die Bindung zwischen temporären Teammitgliedern fördern

Erinnert ihr euch an eure Studienzeit? Jedes Semester kamen neue Leute hinzu, andere gingen. Die Menschen um euch herum veränderten sich unweigerlich, und hin und wieder musstet ihr euren Freundeskreis „aktualisieren“ und neue Kontakte knüpfen.

Projekte sind naturgemäß zeitlich begrenzt, daher gehören Personen, die in einem Projekt zusammenarbeiten, möglicherweise nicht zum Team des nächsten Projekts. Dies hat natürlich Vor- und Nachteile:

• Ein neues Team ist äußerst flexibel: Fehlende vorherige Arbeitsbeziehungen schaffen Raum für neue soziale Bindungen. Wenn Sie Ihr Team richtig führen und den Fokus auf den Aufbau von Vertrauen legen, profitieren Sie höchstwahrscheinlich von Synergien innerhalb des Teams.
• Ein neues Team bringt viele neue Ideen: Die Zusammenarbeit mit anderen Menschen regt zum Nachdenken über die eigene Arbeit an. Man lernt verschiedene Techniken zur Aufgabenbewältigung, neue Tools, aktuelle Managementpraktiken und vieles mehr kennen. Es ist ein sehr positiver Austausch, wenn man offen für Veränderungen ist.
• Vertrauen, Respekt und positive Beziehungen brauchen Zeit: Diese Dinge entstehen nicht über Nacht. Man kann nicht einfach den Besprechungsraum betreten, Glitzer darüberstreuen und schon unterhalten sich alle wie Geschwister. Die Projektleitung muss aktiv daran arbeiten, alle zusammenzubringen und starke Bindungen im Team zu schaffen.

Ein vollständiges Rahmenwerk zum Aufbau von Hochleistungsteams

Nachdem wir nun einige Aspekte der Bedeutung eines starken Teams geklärt haben, können wir uns einem praktischeren Rahmen zuwenden, um zu definieren, worauf es bei der Zusammenstellung eines hocheffektiven Projektteams ankommt. Jedes produktive Team benötigt drei grundlegende Strukturkomponenten für ein reibungsloses Funktionieren:

• Positives Teamumfeld
• Gemeinsame Problemlösung
• Starke Führung

Dieser Artikel konzentriert sich auf das erste Element, die nächsten Artikel befassen sich mit den beiden verbleibenden Elementen.

Schaffung eines positiven Teamumfelds

Ein Team kann nicht zusammenarbeiten, wenn es an Vertrauen und Respekt unter den Mitgliedern mangelt. Wie Sie Meetings gestalten, die Interaktion zwischen den Mitgliedern, die Zielsetzung und -kommunikation: All diese Faktoren sind von entscheidender Bedeutung für ein positives Arbeitsumfeld. Lassen Sie uns vier grundlegende Bausteine ​​für ein erfolgreiches Arbeitsumfeld in Ihrem Team genauer betrachten.

Schritt 01 – Grundregeln festlegen, die Arbeitsmuster und Teamwerte bestimmen

Die Grundregeln werden bei der Teamgründung festgelegt und bestimmen die Teamkultur sowie die grundlegenden Aspekte der Interaktion zwischen den Mitgliedern. Sie beschreiben die Erwartungen an das Verhalten und die Werte der Teammitglieder.

Das Aufschreiben solcher Regeln bietet mehrere Vorteile. Erstens kommunizieren sie klar und deutlich, was Sie von Ihren Teammitgliedern erwarten. Zweitens geben sie dem Team die Möglichkeit, seine eigene Kultur zu gestalten und zu verinnerlichen. Und schließlich bieten Sie dem Team eine gewisse Struktur, an der es sich orientieren kann, was besonders zu Beginn eines Projekts hilfreich ist.

Die Grundregeln lassen sich üblicherweise in zwei Kategorien einteilen (obwohl es auch mehr geben kann): die Werte des Teams – Vertraulichkeit, Respekt, Verantwortlichkeit usw. – und die Struktur der Projektbesprechungen – aktives Zuhören, Pünktlichkeit, Vorbereitung auf die Besprechung, Vermeidung von Ablenkungen usw.

Schritt 02 – Schaffen Sie eine starke Teamidentität, indem Sie Ziele teilen und sich dazu verpflichten

Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich davon ab, ob es Ihnen gelingt, jedes Teammitglied davon zu überzeugen, die Projektziele über die eigenen zu stellen. Dieses Maß an Engagement lässt sich nur durch den Aufbau eines starken Gemeinschaftsgefühls und einer festen Teamidentität erreichen.

Der erste Schritt zum Aufbau einer starken Teamidentität besteht darin, die Ziele und den Umfang des Projekts klar zu kommunizieren, damit alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Der Artikel über die Erstellung eines Projektauftrags hat bereits behandelt, wie man spezifische und relevante Projektziele formuliert. Auch unsere Diskussion über die Projektstrukturplanung und ihre zahlreichen Komponenten befasste sich mit der Frage, wie der Weg zum erfolgreichen Projektabschluss definiert werden kann. Steht Ihr Team bereits vor der Erstellung dieser beiden Dokumente fest, haben Sie die zusätzliche Möglichkeit, es gemeinsam mit Ihnen bei der Definition dieser Komponenten einzubinden.

Die wiederholte Erläuterung von Zielen, Umfang und Struktur des Projekts ist unerlässlich, um diese im Team zu verankern. Sprechen Sie in jedem Teammeeting darüber, bis alle damit vertraut sind; erwähnen Sie sie jedes Mal, wenn Sie über Aufgaben und Aktivitäten sprechen. Aber bitte nicht langweilig werden! Ein Chef, der ständig wiederholt: „Vergessen wir nicht, dass wir …“, ist nervig und führt dazu, dass das ganze Team denkt: „Ja, klar, das weiß ich schon.“ Es geht um die richtige Balance: Sie müssen nicht immer explizit auf Ziele und Umfang des Projekts eingehen. Wenn Sie entscheiden, ob Sie eine Aufgabe ausführen oder nicht, können Sie sich fragen: „Wie bringt uns das unserem Ziel näher?“ So regen Sie Ihre Teammitglieder zum Nachdenken an und vermeiden Wiederholungen.

Eine weitere interessante Vorgehensweise besteht darin, Ihren Teammitgliedern aufzuzeigen, wie Ihr Projekt mit anderen Projekten im Unternehmen zusammenhängt. Dies nennt man organisatorische Ausrichtung des Projekts und vermittelt Ihrem Team ein klares Bild davon, wie sich Ihr Projekt auf die strategischen Ziele des Gesamtunternehmens auswirkt.

Schritt 3 – Die Stärken Ihrer Mitglieder erkennen und starke, auf Vielfalt basierende Beziehungen aufbauen

Starke Beziehungen im Team aufzubauen bedeutet nicht automatisch, tiefe Freundschaften oder enge Beziehungen außerhalb der Arbeit zu knüpfen. Das kann zwar passieren, sollte aber nicht im Vordergrund stehen, und Sie sollten sich nicht selbst verurteilen, wenn Ihre Teammitglieder nicht zu Ihren besten Freunden werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass jeder Mensch ein Privatleben hat, und starke Beziehungen bedeuten hier starke Arbeitsbeziehungen. Das heißt, ein gemeinsames Wertesystem aufzubauen, das auf Respekt und Zusammenarbeit im Team basiert.

Jedes Teammitglied kann seine Expertise einbringen. Die Mitglieder verfügen über unterschiedliche berufliche und akademische Hintergründe sowie über verschiedene Perspektiven auf das Problem. Die Fähigkeit, all diese unterschiedlichen Sichtweisen zu integrieren und einen ganzheitlichen Ansatz für das jeweilige Projekt zu entwickeln, ist einer der wichtigsten Aspekte erfolgreichen Teammanagements.

Um solche Beziehungen aufzubauen und Vertrauen zwischen Ihren Projektmitgliedern zu schaffen, könnten Sie die folgenden Techniken anwenden.

Befragen Sie die Mitglieder und erfahren Sie mehr über ihren Hintergrund

Dies ist Bestandteil jedes Einführungskurses in Teammanagement. Man muss seine Teammitglieder kennen, um ihr volles Potenzial im Team auszuschöpfen. Was sind ihre persönlichen Ziele? Welche Interessen haben sie im Projekt?

Entweder lernen Sie Ihre Teammitglieder selbst kennen und stellen sie dem Team vor, oder Sie bitten sie darum. Mir gefällt die zweite Option besonders gut, da sie die Leute aus ihrer Komfortzone herausholt und sie für andere Kollegen zugänglicher macht.

Bringt Speisen und Getränke zu den Treffen mit

Unternehmen stellen Projektleitern üblicherweise ein Budget für Ausgaben wie Verpflegung, Getränke, Restaurantbesuche usw. zur Verfügung. Dies dient nicht nur der Freizeitgestaltung der Mitarbeiter. Unternehmen würden kein Geld dafür ausgeben, wenn der Nutzen die erforderlichen Investitionen nicht übersteigen würde.

Führen Sie regelmäßig persönliche Treffen durch

Teammitglieder fühlen sich in großen Gruppen möglicherweise eingeschüchtert. Aus Angst vor der Beurteilung durch ihre Kollegen schweigen sie unter Umständen lieber. Durch persönliche Treffen schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre, in der sich Ihre Mitglieder wohler fühlen und entspannter ihre Ansichten zu verschiedenen Aspekten des Projekts äußern können.

Schritt 04 – Hören Sie Ihren Teammitgliedern zu

Zuzuhören ist die wichtigste Fähigkeit, um wertvolle Einblicke in die Projektaktivitäten zu gewinnen und die Teammitglieder in die Gruppe zu integrieren. Keine Idee ist völlig abwegig, und wer sich bestimmten Personen verschließt, führt dazu, dass sie sich ausgeschlossen fühlen und deutlich weniger motiviert sind, am Projekt mitzuarbeiten.

Natürlich ist es nicht möglich, jede einzelne Idee jedes Mitglieds umzusetzen, aber Sie müssen ihr die nötige Aufmerksamkeit schenken. Ihre Mitglieder müssen das Gefühl haben, dass man ihnen zuhört und ihre Ideen berücksichtigt. Der beste Weg, eine Idee abzulehnen, ist nicht, sie zu ignorieren, sondern rationale Gründe anzugeben, warum sie nicht in das Projekt integriert werden kann.

Ein häufiger Fehler von Projektleitern ist die Annahme, Zuhören sei ein Privileg von Führungskräften. Das ist jedoch ein Irrtum: Zuhören zu lernen ist eine Grundvoraussetzung für jedes einzelne Teammitglied. Die Führungskraft hat die Verantwortung, ihren Mitarbeitern das Zuhören beizubringen, anstatt diese Fähigkeit für sich zu behalten.

Hören Sie den Menschen um sich herum aktiv zu

Mit gutem Beispiel vorangehen. Viele Menschen halten sich für gute Zuhörer. Doch bloßes Zuhören macht einen noch nicht zu einem guten Zuhörer. Man muss den Strom der eigenen Gedanken und Ideen kurzzeitig unterbrechen, um sich auf die Situation des anderen zu konzentrieren. Es gibt viele Ablenkungen, die wir überwinden müssen, um gute, aktive Zuhörer zu werden:

Unsere bisherigen Erfahrungen und unsere vorgefassten Meinungen darüber, worüber die Person spricht.

Vielleicht ist Ihr Teammitglied neu im Job und glaubt, seine Idee würde die Projektdurchführung revolutionieren. Die Wahrheit ist: Sie, als deutlich erfahrenere Person, haben das schon ausprobiert und wissen, dass es nicht funktioniert. Sollten Sie das Gespräch deshalb einfach abbrechen und sagen: „Tut mir leid, nein, schlechte Idee“? Natürlich nicht. Es bringt auch nichts, viel Zeit mit etwas zu verschwenden, von dem Sie wissen, dass es nicht umgesetzt wird. Daher ist es in solchen Fällen ratsam, „einig zu sein, auch wenn man anderer Meinung ist“.

Es macht dich nicht zu einem egozentrischen Chef, der nur an seinen eigenen Gedanken interessiert ist, und gleichzeitig vermittelt es die Botschaft, dass die Idee nicht vorankommt.

Parallele Probleme und Gedanken, die unsere Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn ich abends meiner besten Freundin zuhöre, wie sie von ihrem Tag erzählt, ertappe ich mich oft dabei, wie ich über meine eigenen Probleme nachdenke, über Schwierigkeiten im Job und Verpflichtungen, die ich erfüllen muss. Wer nur körperlich anwesend ist, ist kein guter Zuhörer. Aktive Zuhörer stellen den anderen für einen Moment in den Mittelpunkt ihrer Aufmerksamkeit und widmen ihr ihre ungeteilte Aufmerksamkeit, um das Gesagte zu verarbeiten.

Unterschiedliche Sprechstile und Probleme bei der klaren Übermittlung der Botschaft.

Nicht jeder ist ein begnadeter Redner, und Sie werden es mit Menschen zu tun haben, die ihre Gedanken einfach nicht logisch strukturieren können. Es liegt in Ihrer Verantwortung, sich Mühe zu geben und zu versuchen, die Botschaft zu verstehen, anstatt sich einfach über denjenigen zu ärgern, der versucht, sich auszudrücken.

Setzen Sie Ihr Urteil über die Person und die geäußerten Ideen aus

Wenn du mich jetzt noch nicht hasst, weiß ich nicht, was ich noch sagen könnte – ohne auf heikles Terrain zu treten –, um die Sache noch schlimmer zu machen. Ich möchte (und dabei versuchen, Klagen zu vermeiden) aufzeigen, wie schnell wir uns mit Urteilen über andere Menschen überhäufen. Du kennst mich nicht persönlich, aber du denkst wahrscheinlich, ich bin ein Idiot. Ein richtiger. (Kleiner Hinweis: Nein, ich meine das oben Gesagte nicht so. Alles war nur zu Testzwecken, und ich vertrete in Wirklichkeit die völlig gegenteilige Meinung zu all diesen Behauptungen.)

Urteile zurückzustellen ist nicht einfach. Wertende Gedanken schießen uns in Sekundenschnelle in den Kopf, nachdem wir etwas gehört haben. Urteile zurückzustellen bedeutet nicht, nicht zu urteilen, sondern das vorhandene Urteil anzuerkennen und es vorübergehend zu ignorieren, um dem anderen zuzuhören. Es bedeutet nicht, sofort zuzustimmen, sondern einfach, offen dafür zu sein, was er oder sie zu sagen hat.

Schritt 05 – Meetings effektiv managen

Meetings gehören zwar zu den größten Produktivitätskillern im Team, aber wir müssen sie trotzdem abhalten. Sie werden sich regelmäßig mit Ihrem Team treffen müssen, und es liegt an Ihnen, das Beste aus diesen Meetings herauszuholen. Sie können sehr positiv sein, aber nur, wenn sie effizient organisiert sind.

Hier sind ein paar Tipps für die Durchführung hocheffektiver Meetings.

Was Sie vor Beginn des Meetings tun sollten

• Bitte senden Sie detaillierte Informationen darüber, was besprochen wird, wo Sie sich treffen werden, die Start- und Endzeit sowie eine Liste der Teilnehmer.
• Legen Sie die zu besprechenden Themen so genau wie möglich fest und weisen Sie jedem Thema eine bestimmte Person zu. Definieren Sie jedes Thema so präzise wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden.

Was während des Treffens zu tun ist

• Seien Sie pünktlich und belohnen Sie Pünktlichkeit. Eine Möglichkeit ist, Zuspätkommende nicht hereinzulassen. Das mag sich etwas nach Schulhofverhalten anhören, aber nur weil man erwachsen ist, heißt das nicht automatisch, dass man verantwortungsloser sein darf.
• Legen Sie die Grundregeln von Anfang an fest und einigen Sie sich darauf, wie Entscheidungen getroffen werden.
• Wählen Sie jemanden aus, der die Diskussionen während der Sitzung protokolliert und anschließend in einem Sitzungsprotokoll zusammenfasst.
• Leiten Sie das Meeting aktiv hin zur Lösungsfindung, anstatt nur die Probleme zu diskutieren. Das ist ein häufiger Fehler in Meetings: Man konzentriert sich darauf, das Problem aus allen möglichen Perspektiven (und noch einigen mehr) zu beleuchten, anstatt die Lösung zu finden. Die Grenze zwischen den beiden Ansätzen ist fließend, und die Fokussierung auf die Lösungsfindung gibt Ihnen eine Struktur für eine effizientere Problemdiskussion.
• Steuern Sie die Beteiligung der Gruppe. Wenn Sie eine Gruppenentscheidung wünschen, lassen Sie die Mitglieder zu Wort kommen. Wenn Sie lediglich allgemeine Richtlinien des Vorstands kommunizieren, haben andere wenig Einfluss.

Was tun, wenn das Meeting zu Ende geht?

• Fassen Sie es zusammen und überprüfen Sie die wichtigsten Entscheidungen und erforderlichen Maßnahmen.
• Legen Sie den Termin für das nächste Treffen fest und machen Sie ihn deutlich.
• Bitten Sie Ihre Teilnehmer, das Meeting zu bewerten und darauf hinzuweisen, was gut war und was beim nächsten Meeting verbessert werden könnte.
• Seien Sie pünktlich zum vereinbarten Fertigstellungstermin.

Was nach dem Treffen zu tun ist

• Senden Sie das Protokoll der Sitzung so schnell wie möglich, damit jeder (insbesondere diejenigen, die zu spät gekommen sind) eine klare Vorstellung davon hat, was während der Sitzung besprochen wurde.

Schlussworte – Was kommt als Nächstes?

Der nächste Artikel handelt von Führung, und der dritte Artikel dieser Reihe befasst sich mit kollaborativer Problemlösung. Jedes dieser Themen ist für sich genommen schon sehr umfangreich (es gibt zahlreiche Bücher darüber), daher werde ich versuchen, mich kurz zu fassen und nur die wichtigsten Aspekte jedes Themas anzusprechen. Vielen Dank fürs Lesen und bis bald!