¿Cómo elaborar con éxito un acta constitutiva de proyecto? – Una guía completa

Ahora que hemos cubierto gran parte de qué es un proyecto y cuáles son sus diferentes áreas, finalmente profundizaremos en cómo planificar tus proyectos para aumentar tus posibilidades de éxito. Este artículo te brinda todo lo que necesitas saber para desarrollar un acta constitutiva de proyecto exitosa, así como varios recursos para ayudarte a organizarte. Ya sea para un proyecto pequeño que se ejecute durante una semana o para un proyecto grande que requiera varios meses, las técnicas y los recursos que presento aquí te proporcionarán una excelente base para tu trabajo.

El acta constitutiva del proyecto es la base del plan del proyecto. Las mejores prácticas indican que debemos invertir tiempo al inicio del proyecto para planificar el resto. Te encontrarás con personas que te dirán cosas como: "¿Para qué hablar y escribir sobre esto? ¿Por qué no lo hacemos ya?". Si dedicas tiempo al principio para planificar lo que vas a hacer, es mucho más probable que todo funcione sin problemas. Además, será más fácil y económico cambiar de enfoque al principio, mientras se discute el trabajo, que cuando ya se está implementando. ¡Por eso no debemos saltarnos el proceso de planificación!

Para que quede claro, el término acta constitutiva del proyecto puede tener dos significados:

• Una normativa estricta, donde el acta constitutiva del proyecto es el único documento que otorga formalmente autoridad al director del proyecto;
• Una de carácter general, donde el acta constitutiva del proyecto representa el conjunto de documentos que incluyen las declaraciones de autoridad formal, declaraciones o trabajo, etc.

Aquí usaré la versión general y combinaré el acta constitutiva del proyecto y la declaración del alcance del trabajo. ¿Por qué? Principalmente para seguir la guía oficial del PMBOK. Estas pequeñas diferencias teóricas no afectan realmente el resultado final de la elaboración del acta constitutiva del proyecto.

¿Qué es un acta constitutiva de proyecto y cómo elaborar una?

Una vez que su proyecto sea aprobado por las autoridades de su empresa, es momento de ponerse manos a la obra y comenzar a elaborar algunas directrices para una mejor gestión del proyecto. El primer documento que debe crear es el Acta Constitutiva del Proyecto.

El acta constitutiva del proyecto es el documento que lo anuncia formalmente y explica las distintas dimensiones de su implementación. Permite que tanto usted como las partes interesadas comprendan cómo será el proyecto y qué se logrará. Otra función importante del acta constitutiva es otorgar al director del proyecto la autoridad para utilizar los recursos de la organización para alcanzar los objetivos del proyecto. ¿Por qué es importante esto último? Porque, por lo general, un proyecto no es conocido de inmediato por todos en una organización. Necesita tiempo para difundirse, y el acta constitutiva es el documento que contiene la información sobre los actores clave que deben ser conocidos, así como sus respectivas facultades y permisos.

Con estas dos funciones, el acta constitutiva del proyecto es un documento indispensable. Si bien la autorización formal suele consistir simplemente en una declaración de apoyo del patrocinador o emisor y varias firmas de personas clave, el desglose de las diferentes dimensiones del proyecto puede ser algo más extenso. Analicemos con más detalle las distintas secciones de un acta constitutiva del proyecto.

Las diferentes secciones de un acta de constitución de un proyecto

Las siguientes secciones (también llamadas "declaración de trabajo" por algunos libros y expertos) explican las diferentes dimensiones de la implementación de un proyecto. Les brindan a usted y a sus partes interesadas una comprensión clara de cómo será el proyecto y qué se logrará. Este desglose de las diferentes dimensiones del proyecto puede ser algo extenso, pero tenga en cuenta que no debe incluir toda la información detallada aquí. ¡Este es un resumen, no el documento final de su proyecto! A continuación, se presentan las secciones más importantes que debe incluir:

1. Declaración de propósito del proyecto
2. Declaración del alcance del proyecto
3. Entregables del proyecto
4. Costos y presupuestos
5. Objetivos
6. Restricciones y riesgos del proyecto
7. Partes interesadas
8. Cadena de mando

Dediquemos un tiempo a analizar cada sección con más detalle.

1. Declaración de propósito del proyecto

La declaración de propósito del proyecto establece el porqué del mismo. Para redactarla con precisión, debes hacerte a ti mismo y a tu equipo preguntas como: "¿Por qué estamos haciendo este proyecto? ¿Cuáles son los beneficios? ¿Qué problemas resolverá?"

2. Declaración del alcance del proyecto

La Declaración de Alcance es la sección donde se establecen los límites del proyecto. Es muy común añadir detalles y tareas innecesarias durante la ejecución del proyecto, y de repente te encuentras sin presupuesto y con un retraso considerable respecto al cronograma inicial. Definir la Declaración de Alcance te ayuda a determinar si una tarea o un proceso es necesario para el proyecto y si debe incluirse.

La declaración del alcance debe describir las actividades principales del proyecto, de manera que sea fácil identificar el trabajo adicional que se agregue posteriormente. Por supuesto, se puede agregar trabajo durante fases más avanzadas del proyecto, pero siempre debe estar dentro del alcance del mismo.

Además de los objetivos del proyecto, otro aspecto que debe incluirse en la declaración de alcance es la sección "Exclusiones del proyecto". Esta sección aclara qué no forma parte del proyecto, y es importante asegurar que las partes interesadas comprendan qué no recibirán.

Veamos un ejemplo. Estás trabajando en un proyecto para rediseñar el software de contabilidad y CRM de tu empresa. Si bien diseñar la documentación del nuevo software probablemente forme parte del alcance del proyecto, quizás prefieras excluir tareas como la organización de sesiones de capacitación formal para el personal recién contratado. Sin embargo, esto podría incluirse en otro proyecto.

Dado que todas las proyecciones de costos, plazos y recursos se basan en varias suposiciones sobre el alcance, esta sección es de suma importancia y debe describirse cuidadosamente.

3. Entregables del proyecto

¿Qué es un entregable? En pocas palabras, un entregable es algo que se crea para completar con éxito un proyecto. Puede ser una parte de un producto o un proceso de un servicio que se esté creando o rediseñando. Incluir entregables en la declaración de alcance es muy útil para comprender qué se necesita para crear el producto o servicio. Esto crea puntos de control intermedios y finales que se pueden desglosar en tareas y procesos más específicos.

Aquí hay algunos ejemplos:

• Los planos de una casa son un producto intermedio para una empresa constructora, mientras que la casa en sí es el producto final.
• Un documento que define las especificaciones de un software es un entregable intermedio, mientras que el software en sí es el entregable final.
• Un diagrama de flujo que represente el proceso de contratación actual es un entregable intermedio, mientras que un diagrama de flujo reestructurado para un nuevo proceso de contratación es el entregable final.

Pero recuerde: la descripción del trabajo no es el lugar para detallar dichos entregables. Se mencionan aquí, pero sus detalles deben definirse en otros documentos más específicos.

4. Estimaciones de costos y plazos

No se trata de escribir una fecha límite y un cifrado límite. Eso por sí solo no basta. ¿Por qué? Por lo que ya dije: ningún proyecto funciona a la perfección de principio a fin. Si esperas que tu proyecto se desarrolle sin contratiempos, es hora de replantearte tus expectativas.

Las estimaciones de costos y plazos deben responder a preguntas como:

• ¿Qué tan flexibles son el presupuesto y el cronograma?
• ¿Cómo calculaste los plazos? ¿Y los presupuestos?
• ¿Por qué establecieron esos presupuestos y cronogramas?
• ¿Puedes pedir más presupuesto o más tiempo? ¿A quién deberías pedírselo?
• ¿Cómo se controlarán el presupuesto y el cronograma?

hemos abordado específicamente la creación del cronograma y la estimación del presupuesto . Por ahora, quisiera destacar la importancia de redactar las respuestas a la mayoría de las preguntas anteriores (aunque sea de forma sencilla). Es mejor dejar las cosas por escrito que dejarlas abiertas a la interpretación, y podemos evitar muchos conflictos aclarando la información sobre el cronograma y el presupuesto.

5. Objetivos

Los objetivos definen lo que se necesita para que las distintas partes del proyecto tengan éxito. Van de la mano con los entregables, pero incluyen más información sobre qué hace que estos últimos sean exitosos. Por ejemplo: un entregable podría ser una pieza móvil de una nueva máquina en desarrollo. Un objetivo podría ser desarrollar dicho componente con un presupuesto X o según el cronograma Y.

Los objetivos deben ser específicos y medibles para poder comprobar si se han alcanzado o no. Por ejemplo, un objetivo para una campaña de marketing puede ser la tasa de crecimiento anual de las ventas. Este objetivo es medible, específico y se puede vincular a un cronograma para visualizar mejor su progreso.

6. Restricciones y riesgos del proyecto

Debes incluir las restricciones conocidas del proyecto en tu acta constitutiva. ¿Cuáles son las restricciones que ya conoces? Quizás la fecha de finalización, el número de personas asignadas al proyecto, las características del producto, etc. Esta sección también debe contener los supuestos del proyecto: hechos y premisas que das por ciertos y en los que basas las estimaciones y los planes. Un ejemplo es la distribución del tiempo de los miembros del equipo: ¿se dedicarán exclusivamente al proyecto o trabajarán en varios proyectos simultáneamente? Su disponibilidad es uno de los supuestos principales que determinarán el cronograma y el presupuesto del proyecto.

7. Partes interesadas

En este artículo, analizamos con más detalle cómo gestionar a las partes interesadas. Tras identificarlas y recopilar la información necesaria, utilice esta sección para indicar quiénes son sus partes interesadas y cuál es su función en el proyecto. A continuación, se presentan cinco partes interesadas clave que no pueden omitirse en su declaración de trabajo bajo ninguna circunstancia:

• Gerente de proyecto
• Equipo del proyecto
• Patrocinador
• Gestión funcional
• Cliente

Es probable que tu proyecto incluya más participantes, así que asegúrate de mencionarlos a todos para dar una idea clara de quiénes están involucrados y se ven afectados por tu proyecto.

8. Cadena de mando

La cadena de mando establece quién reporta a quién. En proyectos pequeños, esto puede no ser relevante: el director del proyecto suele ser la autoridad y el enlace entre el equipo y los niveles superiores. Sin embargo, en proyectos que trascienden los límites organizacionales, la cadena de mando cobra importancia.

Recurso gratuito

Aquí puede acceder a una plantilla de acta constitutiva del proyecto .