La guía definitiva para construir una estructura de desglose del trabajo

¿Qué haces cuando quieres leer un artículo sencillo de un periódico? No te conozco, pero yo simplemente cojo el periódico, me siento en una silla y leo el artículo. No hay mucho que pensar, ¿verdad? Ahora, otra situación: ¿qué haces cuando tienes que leer cinco libros de 500 páginas cada uno para un examen o certificación que se acerca en una fecha futura predeterminada (y conocida)? Bueno… No solo coges los libros, te sientas y lees. Divides el contenido de los libros en diferentes secciones y defines cuándo vas a estudiar cada una. Luego, creas un horario y te aseguras de tener recursos para documentar toda la información importante que encuentres mientras estudias. Esto implica mucha más planificación y reflexión que la simple tarea de leer un artículo de periódico.

En general, las tareas complejas requieren una planificación previa, así como la descomposición de sus componentes principales en tareas más pequeñas para lograr el éxito. La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es un concepto y una herramienta muy potente para conseguirlo. Los principios que aprenderás aquí son importantes no solo para la gestión de proyectos, sino también para cualquier actividad compleja que puedas realizar en el futuro

Así pues, vamos a repasar todos los aspectos de lo que es una estructura de desglose del trabajo y cómo construir una eficaz.

¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?

Una EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es una lista estructurada de todas las tareas involucradas en un proyecto. Divide un proyecto complejo en tareas manejables. Es como resolver una fórmula matemática compleja. No se puede obtener el resultado final de inmediato, pero si se empiezan a trabajar los pasos internos, luego los externos y, finalmente, se combinan los resultados parciales, se obtiene la respuesta final. Un proyecto funciona de la misma manera.

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es la herramienta que utilizarás para clarificar los detalles de muchas de las tareas involucradas en el proyecto. A continuación, se presentan algunos beneficios de crear una EDT:

• Visualice la estructura del alcance del proyecto y sus numerosos componentes. Si bien el acta constitutiva del proyecto proporcionará una definición conceptual, la estructura de desglose del trabajo (EDT) es necesaria para una comprensión práctica.
• Verifique el progreso y el estado actual del proyecto desde las tareas de la EDT para una unidad de medida.
• con precisión el presupuesto y el cronograma del proyecto.
• Define a los miembros del equipo del proyecto. La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) proporciona la información necesaria para comprender qué se va a hacer, de modo que puedas elegir a las personas más adecuadas para hacerlo.

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es muy útil al crear el cronograma, realizar estimaciones y considerar los recursos necesarios para el proyecto. Elaborar la EDT también es una buena para fortalecer el trabajo en equipo y permite obtener información valiosa de quienes participan en el proyecto. Finalmente, tras crear la EDT, se pueden analizar con mayor claridad temas como el tiempo, los riesgos y la gestión de recursos.

La estructura de una estructura de desglose del trabajo

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) se puede crear como un gráfico o un esquema. Ambas formas permiten definir las tareas e identificar las relaciones entre ellas. Aquí hay dos ejemplos (solo ejemplos, no incluyo todos los paquetes de trabajo ni las tareas de resumen relacionadas con el proyecto, ya que varían según la empresa), uno de cada estructura. Personalmente, prefiero el enfoque gráfico, ya que también proporciona una buena ayuda visual para comprender el alcance del proyecto.

Mejora del proceso de selección de personal [Enfoque gráfico]

Mejora del proceso de selección de personal [Enfoque esquemático]

1. Mapear el proceso de selección actual
   1. Revisar los documentos actuales para el proceso de selección
   2. Entrevista al actual gerente de recursos humanos
   3. Desarrollar un plan detallado del proceso actual
2. Desarrollar un nuevo proceso de selección
   1. Identificar los puntos de ineficiencia en el proceso actual
   2. Proponer cambios y trazar el proceso mejorado
   3. Implementar el nuevo proceso en todos los sectores
3. Capacitar al personal sobre el nuevo proceso
   1. Desarrollar la capacitación basada en el nuevo proceso
   2. Contacta con expertos y organiza el calendario de formación
   3. Implementar la capacitación

En los ejemplos, se presentan dos tipos de elementos de trabajo: tareas de resumen y paquetes de trabajo. Una tarea de resumen comprende varias tareas subordinadas, cada una denominada paquete de trabajo. En nuestro ejemplo, una tarea de resumen podría definirse como «Mapear el proceso de selección actual», y esta tarea podría subdividirse en varios paquetes de trabajo, como «Revisar la documentación actual del proceso de selección», «Entrevistar al gerente de recursos humanos actual», «Desarrollar un esquema del proceso actual», etc. Como se puede observar, los paquetes de trabajo son tareas prácticas que pueden considerarse objetivamente completadas. La tarea de resumen se considera completada cuando todos los paquetes de trabajo que la componen se han ejecutado con éxito.

Creación de una estructura de desglose del trabajo

¿Listo para ensuciarte las manos? Crear una buena EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es fundamental para el éxito de tu proyecto. Pero esto no siempre es fácil, y debes tener cuidado de no pasar por alto ninguna tarea fundamental ni alterar la estructura del proyecto. Hay tres pasos prácticos para asegurarte de mantener el rumbo.

Paso 01 – Comience por la parte superior

¿Cuáles son los entregables principales y las tareas de alto nivel más importantes de tu proyecto? Empieza por enumerarlos en tu EDT (Estructura de Desglose del Trabajo). Recuerda que también debes incluir los entregables intermedios necesarios para alcanzar el resultado final. Al crear la estructura general de tu EDT, ten presente que todos los entregables deben incluirse, aunque no se puedan ejecutar simultáneamente. El objetivo de la EDT no es representar limitaciones de tiempo ni centrarse en un período de planificación específico. En cambio, la EDT debe enumerar todos los entregables de tu proyecto para que tengas una visión general detallada de lo que quieres lograr al final del mismo. La elaboración del cronograma y su estimación se realizan posteriormente, y hablaremos de ello con más detalle más adelante.

Los procesos que representan las secciones principales del ciclo de vida de su proyecto se clasifican como procesos de “nivel 1”.

Paso 02 – Enumere todas las actividades necesarias para generar sus entregables

«Las páginas 1 a 37» no generan ningún resultado. «Leer las páginas 1 a 37» sí. ¿La diferencia? Etiquetar las tareas con verbos que indiquen los pasos necesarios para generar un resultado. Sé que suena tonto, pero en realidad ayuda.

El siguiente paso consiste en desglosar cada entregable en tareas más específicas necesarias para lograr el resultado del proyecto. Aunque parezca sencillo, esta es una de las partes más complejas del proceso de planificación, sobre todo si el proyecto incluye especificaciones técnicas. En este caso, conviene consultar con los expertos de la empresa para garantizar que la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) sea completa y precisa.

Este es un buen momento para involucrar a otros miembros del equipo y asegurarse de que todas las tareas estén anotadas. Al final, se debe llegar a un consenso entre varias personas para garantizar que las tareas enumeradas sean realmente las necesarias (ni más ni menos) para lograr el resultado deseado.

Incluir a varias personas en tu Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) no solo permite un documento más detallado, sino también una mayor participación de los miembros. No temas pedir ayuda y recuerda que tu rol como gerente de proyecto no es hacerlo todo solo, sino aprovechar lo mejor de cada parte interesada en los procesos.

Paso 3: Perfecciona tu WBS

Una vez definidos todos los paquetes de trabajo, puedes experimentar con ellos. Quizás la jerarquía inicial que diseñaste no sea la más adecuada y creas que es mejor asignar el "paquete de trabajo A" a la "tarea de resumen B" en lugar de a la "tarea de resumen A". Si tiene sentido, ¡adelante!

La forma en que organices los paquetes de trabajo define el enfoque de tu proyecto. Puede que tengas los mismos paquetes de trabajo, pero una distribución se centre en el desarrollo del producto, mientras que otra se centre en su promoción y distribución. Independientemente de cómo los estructures, ten en cuenta que las tareas de resumen tienen fines comunicativos, mientras que los paquetes de trabajo tienen fines prácticos. Si hay tareas de resumen que no comunican nada (o que contienen información duplicada), elimínalas o combínalas.

Criterios de éxito para la creación de una excelente estructura de desglose del trabajo

Ahora que ya hemos cubierto los aspectos básicos, es hora de analizar más a fondo las diferentes características que hacen que una EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) sea exitosa.

La estructura de desglose del trabajo (EDT) debe desglosarse comenzando desde arriba

Bien, ¿cuál es la diferencia entre empezar desde arriba y desde abajo? ¡Una diferencia fundamental! Cuando empiezas desde arriba, te centras en lo que quieres lograr al final del proyecto. Tomas ese objetivo final y lo divides en sus componentes, y sigues haciéndolo hasta identificar todos los paquetes de trabajo relevantes. Si empiezas desde abajo, es muy fácil olvidar incluir varios paquetes de trabajo. Esto sucede porque no tienes una visión general, y trabajar añadiendo varias piezas pequeñas para crear una más grande puede ser complicado. La filosofía es simple: empieza desde arriba y pregúntate "¿qué necesito para lograr esto?". Y sigue haciéndolo para los siguientes niveles.

Una vez finalizado, es momento de revisar la EDT y comprobar su coherencia. Ahora conviene utilizar una estrategia ascendente. Analice sus paquetes de trabajo y su relación con la tarea resumen. ¿El paquete de trabajo es un subconjunto de la tarea resumen? ¿Es correcto ubicar el paquete de trabajo allí? ¿Todos los paquetes de trabajo están anidados dentro de una tarea resumen?

Esto te dará una idea clara de los componentes de una tarea de resumen, y podrás estimar varios aspectos a partir de los paquetes de trabajo. Volviendo a nuestro ejemplo: es bastante difícil estimar el tiempo necesario para "estudiar el módulo 01", pero puedes inferir con cierta precisión el tiempo requerido para leer las páginas, tomar notas y hacer los ejercicios. Si estos son los únicos componentes del estudio del módulo 01, puedes estimar el tiempo necesario para completar la tarea de resumen sumando el tiempo de cada paquete de trabajo. Esto funciona no solo para la planificación, sino también para el presupuesto. Una vez que tengas definidos los paquetes de trabajo relevantes, podrás realizar estimaciones fiables.

Los paquetes de trabajo deben resumirse en las tareas de resumen correspondientes

De nuevo, el problema de omitir tareas necesarias. Por eso se empieza de arriba hacia abajo, para reducir las probabilidades de olvidar algo. Aun así, podría ocurrir. Por lo tanto, al revisar la EDT, asegúrese de comprobar si los paquetes de trabajo realmente suman la tarea resumen, es decir, si la tarea resumen se completa una vez ejecutados los paquetes de trabajo mencionados (y solo los mencionados). Si observa que falta algo, añádalo.

Resumen Las tareas y los paquetes de trabajo deben nombrarse como una actividad que produce un resultado

¿Por qué? Me gustan los ejemplos, así que permítanme darles uno más. Ustedes lideran un proyecto en una agencia de recursos humanos y escriben "Proceso de Selección" como una de sus tareas de resumen. Unos días después, alguien que no está muy familiarizado con el proyecto toma la EDT para obtener más información al respecto y... "hmm... Proceso de Selección... ¿Qué quiere decir? ¿El proyecto va a crear uno nuevo? ¿Documentará el actual? ¿Lo reestructurará?"

¿Entendido? Aunque parezca un consejo obvio, un verbo sencillo puede aclarar mucho las cosas. Le da enfoque a tus esfuerzos. Al describir tus tareas y paquetes de trabajo con verbos y sustantivos precisos, haces que la EDT (y, por consiguiente, tu proyecto) sea mucho más fácil de entender.

¿Qué tan grande debería ser su estructura de desglose del trabajo?

Retomemos nuestro módulo 01 y nuestros paquetes de trabajo. El paquete de trabajo “leer páginas 1-37” se puede subdividir en “leer página 1”, “pasar página”, “leer página 2”, “pasar la…” ¡Basta! Hay un límite, ¿entiendes? Uno de los mayores problemas al construir una EDT concisa pero significativa es precisamente saber cuándo parar (parece que la franquicia de Fast & Furious no aprendió esta lección en clase…).

Si se prevé que un paquete de trabajo dure meses e involucre a varias personas de tu equipo, ¿se trata realmente de un paquete de trabajo? ¡No! Es más bien un subproyecto, y debe tratarse como tal. El problema de tener paquetes de trabajo tan largos es que, inevitablemente, se vuelven inmanejables. Por eso, aquí tienes tres pautas para ayudarte a decidir si un paquete de trabajo debe dividirse en subproyectos:

La regla 8/80

Intenta definir tus tareas de forma que su duración no sea inferior a 8 horas ni superior a 80 (es decir, entre 1 y 10 días laborables). Esto se debe a que, si duran menos de 8 horas, podrías caer en la microgestión, y si duran más de 80, podrías perder fácilmente el control del trabajo realizado. Esta es una recomendación general y no una regla absoluta: si necesitas tareas de distinta duración, adelante.

La regla del período de presentación de informes

Tus tareas no deben durar más que el tiempo que transcurre entre dos informes. Si tienes reuniones semanales, procura que la duración de tus tareas sea inferior a una semana.

La regla del “si tiene sentido”

Bien, ¿tiene sentido agrupar varias tareas en una más grande o dividir una tarea grande en más pequeñas? Al pensarlo, considere las siguientes consecuencias: la tarea se vuelve más fácil de estimar, de asignar y de hacer seguimiento. Si estas consecuencias se presentan al agrupar o dividir tareas, entonces probablemente debería hacerlo. Si no tiene sentido, es decir, si no afecta la estimación, la asignación o el seguimiento, ¡no lo haga!

Planificación para la calidad

Todos sabemos que es más económico diseñar un producto correctamente que corregirlo después. Cuanto antes identifiques el error, más barato será solucionarlo. Debes tener esto en cuenta al crear tu WBS. Puedes, por ejemplo, insertar paquetes de trabajo específicos relacionados con el control de calidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Más adelante, al desarrollar tu cronograma, puedes ubicar estos controles de calidad en puntos clave para asegurar que tu producto o servicio cumpla con los criterios de calidad. ¿Cómo puede la gestión de proyectos ayudarte a lograr un producto de mejor calidad y más confiable? Contamos con dos herramientas principales: la gestión de riesgos y los criterios de finalización. Dedicaremos un artículo completo a la gestión de riesgos, pero los criterios de finalización se pueden tratar aquí.

Comprender el criterio de finalización

¿Cómo saber si un paquete de trabajo está completo? Y no solo eso, sino ¿cómo saber si se hizo correctamente? Estas preguntas deben plantearse lo antes posible, y es fundamental definir claramente los criterios de calidad. Pero, ¿es tan fácil medir la calidad y la finalización de todas las partes de un proyecto? La respuesta es un rotundo «no». ¿Cómo se puede medir la calidad de un documento como el plan maestro de un nuevo proceso de selección y contratación? ¿O de un nuevo plan de negocios reformulado? Medir la calidad de estos resultados no es tan sencillo, pero aquí hay algunas sugerencias:

• Busque revisiones por pares. Varias cabezas piensan mejor que una. Reúna a un grupo de personas relacionadas con el proyecto (incluya a un experto si es posible) y revisen los planes y las estimaciones de los resultados. Esto debe hacerse cuanto antes (preferiblemente antes de la fase de ejecución, para evitar cambios de rumbo por algún error). Si bien no garantiza la perfección, la revisión por pares ofrece resultados mucho mejores que un esfuerzo individual.
• Utilice listas de verificación. Estas listas deben abarcar las pruebas estándar y los componentes necesarios del producto que está desarrollando. Por supuesto, cuando se inicia un proyecto para crear algo, se supone que ese algo es único (de lo contrario, se trataría simplemente de actividades operativas). Por lo tanto, no es posible desarrollar de antemano una lista de verificación completa para algo que aún no existe (sería lo mismo que desarrollar la EDT, obviamente…), pero puede usar su experiencia para crear una lista de verificación para los componentes comunes y estándar de su nuevo producto o servicio. Esta es una muy buena práctica, y el conocimiento previo puede ser particularmente útil al elaborar este documento.
• Realice pruebas sistemáticas. Las pruebas sistemáticas pueden utilizarse durante el desarrollo, la ejecución y el control de calidad de su producto o servicio. Someten el resultado a condiciones específicas para comprobar si cumple con los criterios de calidad previamente establecidos.

¿Cuál es, entonces, tu criterio de finalización? Siguiendo las tres sugerencias anteriores, podemos pensar en algunos ejemplos de criterios de finalización: recibir la aprobación de tus compañeros, superar una lista de verificación, aprobar todas las pruebas, etc. Al establecer estos puntos como referencias, tendrás una buena respuesta a nuestras dos preguntas iniciales. Sabrás que el producto o servicio se ha completado con éxito cuando cumpla con los criterios definidos en los procesos anteriores.

¿Qué sigue?

¡Hemos cubierto mucho terreno! A estas alturas, ya deberías ser un experto en el desarrollo de una excelente EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) y podemos pasar a los siguientes temas relacionados con la planificación de tu proyecto. En el próximo artículo, hablaremos sobre cómo estimar la duración de tus tareas y cómo crear un cronograma.