Créer un environnement d'équipe positif – Un guide pratique

Cet article, ainsi que les deux suivants (sur le leadership et la résolution collaborative de problèmes ), portent sur la gestion d'équipe. Chaque article constitue un guide détaillé sur un aspect spécifique de la constitution d'équipes projet performantes. Cet article aborde la méthode en trois étapes en expliquant comment créer un environnement positif pour votre équipe projet. Si vous souhaitez uniquement découvrir les premières étapes de la constitution d'une équipe projet performante, passez directement à cette section. En revanche, si vous souhaitez approfondir le sujet et discuter de thèmes connexes susceptibles d'enrichir vos pratiques de gestion de projet, commencez par le début !

Tout ce que nous avons abordé jusqu'à présent, de la gestion des parties prenantes à l'élaboration de stratégies de réponse aux risques, reposait sur l'hypothèse que les équipes impliquées dans les tâches collaborent toujours sans jamais se disputer. C'est un peu comme lorsqu'on étudie la mécanique en physique et que le professeur nous dit : « Considérons des corps sans frottement… ». On apprend tout pour finalement apprendre que tous nos calculs étaient faux (ou du moins irréalistes) à cause de ce fameux frottement.

Mais pourquoi avons-nous emprunté cette voie ? Au moins en gestion de projet, nous pouvons distinguer les problèmes plus techniques – comme les prévisions de coûts et les techniques d’estimation des délais – des problèmes plus managériaux – comme celui que nous allons étudier dans la série sur la gestion d’équipe. Alors, ne pensez pas que tout ce que nous avons étudié jusqu’à présent est invalide : c’est le cas, et il est temps d’aller plus loin et d’ajouter une nouvelle dimension au monde de la gestion de projet.

Pourquoi vous devriez vous concentrer sur la constitution d'une équipe de projet hautement efficace et dynamique

Une équipe projet performante est votre meilleur atout pour la réussite de votre projet. À l'inverse, une équipe peu coopérative peut devenir votre pire cauchemar. Une équipe projet dynamique est essentielle, non seulement pour vous, mais aussi pour tous ses membres. Voici quelques avantages importants que vous retirerez d'une équipe projet performante :

• Un niveau d'engagement plus élevé dans votre projet ;
• Des niveaux de productivité plus élevés ;
• Des taux de fidélisation et une motivation plus élevés ;
• Des niveaux de créativité plus élevés et de meilleures aptitudes à la résolution de problèmes.

Cependant, il n'est pas toujours facile de motiver les gens, de maintenir leur intérêtet de les amener à travailler de manière productive. Les tâches parallèles, les réunions improductives et le manque de vision d'ensemble sont autant de problèmes qui nuisent à la qualité de l'équipe projet.

Identification, unité et collaboration

Avant de poursuivre, une précision importante s'impose. Il se peut que votre produit ou service ne nécessite pas une équipe parfaitement soudée pour fonctionner. Prenons un exemple : imaginez que vous organisiez un grand événement ou une conférence. Il y a le service audiovisuel, chargé de mettre en place l'infrastructure pour les présentations ; il y a les intervenants, qui se préparent à monter sur scène et à prononcer un discours percutant ; il y a le service marketing, responsable de la promotion de l'événement ; et ainsi de suite. Un haut degré d'implication et d'interaction entre ces équipes n'est pas indispensable à la réussite du projet. Tant que chaque équipe est concentrée sur sa tâche (et là, oui, la gestion d'équipe est importante) et respecte les délais, l'événement devrait se dérouler sans problème majeur.

En revanche, il se peut que votre projet exige une communication et une interaction étroites entre les membres de l'équipe. Dans l'exemple de développement logiciel présenté dans notre ebook sur les techniques d'estimation des coûts et des délais, l'interaction entre les équipes de développement, de test et de déploiement est fortement recommandée.

Pour déterminer s'il est nécessaire de privilégier les activités de cohésion d'équipe, vous pouvez vous poser les deux questions suivantes :

1. L'exécution de cette tâche nécessite-t-elle une coopération entre les membres de mon équipe ?
2. Mon projet vise-t-il à produire un produit ou un service complet, ou bien produisons-nous un composant spécifique pour d'autres projets ?

Évaluer ces deux affirmations de 1 à 5 (1 signifiant « absolument faux » et 5 « absolument vrai ») est une bonne pratique pour déterminer l'importance de la cohésion au sein de votre équipe. Si la coopération et l'interaction ne sont pas primordiales (faibles scores aux deux questions), concentrez-vous sur l'aspect technique de la gestion de projet : définissez chaque tâche à l'aide de la structure de découpage du travail, suivez l'avancement, coordonnez les activités, etc. En revanche, si l'interaction au sein de l'équipe est essentielle, cet article et les suivants, consacrés au leadership dans les équipes de projet et à la résolution collaborative de problèmes, vous seront indispensables.

Les défis les plus courants liés à la constitution d'équipes de projet performantes

Il est essentiel d'identifier les problèmes potentiels de gestion d'équipe avant de les résoudre. Bien que de nombreux imprévus puissent survenir, les principaux défis liés à la constitution d'équipes de projet peuvent se résumer en deux thèmes :

• Les équipes de projet ont pour tâche de résoudre ensemble des problèmes et des situations complexes ;
• Les équipes de projet sont temporaires et ne travaillent pas toujours ensemble. Elles doivent apprendre à collaborer, et les connaissances acquises antérieurement ne garantissent pas le succès futur.

Lorsque les chefs d'équipe comprennent ces deux points et s'attachent à favoriser la collaboration, les liens entre les membres se renforcent au fil du projet. Examinons ces deux défis plus en détail.

Résoudre des problèmes complexes. Ensemble.

Un projet n'est rien d'autre qu'une série de tâches complexes à accomplir dans un ordre précis et en respectant certaines contraintes. Tout ce que nous avons abordé jusqu'à présent lors de la de planification peut être qualifié de problème spécifique nécessitant le travail d'une équipe pour être résolu. En voici quelques exemples :

• Création des spécifications de votre produit ou service
• Description des différentes étapes et tâches du projet
• Choisir entre un calendrier plus serré ou des coûts moindres
• Planification et gestion des situations à risque

Voici quelques exemples de situations où la réussite exige un effort collectif. Mais attendez… N'est-il pas possible de tout résoudre seul ? Oui, c'est possible, mais j'ai dit « réussir », pas « terminer ». Vous pourriez être capable de tout faire seul, mais vous vous heurteriez inévitablement à une limite insurmontable : vous-même. Tout faire seul restreint la solution à votre propre perception de ce qui est bon ou mauvais. Nous avons déjà abordé ce point lors de notre discussion sur le brainstorming dans le cadre de la gestion des risques. Il est important d'intégrer les opinions et suggestions des autres membres pour obtenir une vision complète du problème. Les équipes pluridisciplinaires sont essentielles à cet égard, car elles réunissent des profils, des points de vue et des méthodes différents. Certains privilégieront les mathématiques, d'autres se fieront à leur intuition. Certains partageront leurs idées au fur et à mesure, d'autres attendront qu'elles soient pleinement abouties avant de les rendre publiques.

Certains pourraient considérer cette diversité comme un inconvénient pour la gestion d'équipe, mais je préfère me concentrer sur les opportunités plutôt que sur le chaos. Le défi consiste à apprendre à gérer chaque type de membre et à intégrer les différentes perspectives en un ensemble cohérent. Une fois cet objectif atteint, vous obtiendrez un niveau de qualité bien supérieur à celui que vous auriez en travaillant seul.

Favoriser les liens entre les membres temporaires de l'équipe

Vous vous souvenez de vos années universitaires ? Chaque semestre, des gens arrivaient et d’autres partaient. Inévitablement, votre entourage changeait, et de temps en temps, il fallait « mettre à jour » son groupe d’amis et nouer des liens avec de nouvelles personnes.

Par définition, les projets sont temporaires ; les personnes qui collaborent sur un projet ne font donc pas forcément partie de l’équipe du projet suivant. Naturellement, cela présente des avantages et des inconvénients :

• Une nouvelle équipe est très malléable : l’absence de relations professionnelles antérieures favorise la création de nouveaux liens sociaux. Si vous gérez bien votre équipe et que vous vous attachez à instaurer la confiance entre ses membres, vous bénéficierez très probablement de synergies au sein de celle-ci.
• Une nouvelle équipe est source d'idées nouvelles : travailler avec des personnes différentes enrichit considérablement votre réflexion sur votre propre travail. Vous découvrez diverses techniques de gestion des tâches, de nouveaux outils, les pratiques de management émergentes, etc. C'est une interaction très positive si vous restez ouvert au changement.
• Instaurer la confiance, le respect et des relations positives prend du temps : ces choses-là ne se font pas du jour au lendemain. Il ne suffit pas d'entrer dans une salle de réunion, de jeter un sort et de voir les gens se comporter comme des frères et sœurs. Le chef d'équipe doit s'investir activement pour fédérer les participants et créer des liens solides au sein de l'équipe.

Un cadre complet pour la constitution d'équipes performantes

Maintenant que nous avons clarifié plusieurs aspects de l'importance de constituer une équipe solide, nous pouvons aborder un cadre plus pratique pour définir ce que nous recherchons réellement lors de la création d'une équipe projet hautement performante. Trois composantes structurelles fondamentales sont essentielles au bon fonctionnement de toute équipe productive :

• environnement d'équipe positif
• résolution collaborative de problèmes
• Un leadership fort

Cet article se concentrera sur le premier élément, et les articles suivants traiteront des deux autres.

Créer un environnement d'équipe positif

Une équipe ne peut pas travailler efficacement sans confiance ni respect mutuel. La manière dont vous menez les réunions, les interactions entre les membres, la définition et la communication des objectifs : tous ces facteurs sont essentiels pour créer un environnement de travail stimulant. Examinons plus en détail quatre composantes fondamentales pour bâtir un environnement de travail performant pour votre équipe.

Étape 01 – Établir des règles de base qui déterminent les modes de travail et les valeurs de l'équipe

Les règles de base sont établies dès la création de l'équipe et définissent sa culture ainsi que les aspects fondamentaux des interactions entre ses membres. Elles précisent vos attentes concernant le comportement et les valeurs des participants.

Mettre ces règles par écrit présente plusieurs avantages. Premièrement, elles communiquent clairement vos attentes envers les membres de votre équipe. Deuxièmement, elles permettent à l'équipe de créer et d'affirmer sa propre culture. Enfin, elles offrent à l'équipe un cadre à suivre, ce qui est très utile au démarrage d'un projet.

Les règles de base sont généralement de deux types (bien qu'il puisse y en avoir davantage) : les valeurs de l'équipe – confidentialité, respect, responsabilité, etc. – et la structure des réunions de projet – écoute active, ponctualité, préparation de la réunion, éviter les distractions, etc.

Étape 02 – Créer une identité d'équipe forte en partageant des objectifs et en s'engageant à les atteindre

La réussite d'un projet dépend en grande partie de votre capacité à convaincre chaque membre de l'équipe de privilégier les objectifs du projet à ses propres intérêts. Un tel engagement n'est possible qu'en instaurant un fort esprit d'équipe et une identité collective solide.

La première étape pour bâtir une solide identité d'équipe consiste à communiquer clairement les objectifs et le périmètre du projet, afin que chacun œuvre vers le même but. L'article sur la rédaction d'une charte de projet abordait déjà la question de la définition d'objectifs spécifiques et pertinents. Notre discussion sur la structure de découpage du travail (SDT) et ses différents éléments a également traité de la définition du chemin vers la réussite du projet. Si votre équipe est déjà constituée avant la création de ces deux documents, vous avez l'opportunité de la réunir pour définir ces éléments.

La répétition des objectifs, du périmètre et de la structure du projet est essentielle pour bien les intégrer dans l'esprit de votre équipe. Répétez-les à chaque réunion jusqu'à ce que tout le monde les connaisse ; rappelez-les systématiquement lorsque vous abordez les tâches et les activités du projet. Surtout, ne soyez pas ennuyeux ! Un chef qui répète sans cesse « n'oublions pas que notre objectif est de… » est agaçant et finit par lasser toute l'équipe. L'important est de trouver le juste milieu : il n'est pas nécessaire de toujours rappeler explicitement les objectifs et le périmètre du projet. Pour décider d'effectuer ou non une tâche, posez-vous la question : « Comment cela nous rapproche-t-il de notre objectif final ? » Cela incitera les membres de votre équipe à réfléchir au concept et vous éviterez les répétitions.

Il est également intéressant de montrer à vos collaborateurs comment votre projet s'articule avec les autres projets de l'entreprise. C'est ce qu'on appelle l'alignement organisationnel du projet ; cela permet à votre équipe de bien comprendre l'impact de votre projet sur les objectifs stratégiques globaux de l'entreprise.

Étape 03 – Comprendre les forces de vos membres et bâtir des relations solides fondées sur la diversité

Établir des relations solides au sein d'une équipe ne signifie pas nécessairement nouer des amitiés profondes ou créer des liens en dehors du travail. Cela peut arriver, mais ce ne devrait pas être votre priorité et vous ne devriez pas vous culpabiliser si vos collègues ne deviennent pas vos meilleurs amis. Il est important de comprendre que chacun a sa vie privée, et dans ce contexte, des relations solides se limitent aux relations professionnelles. Cela implique de construire un ensemble de valeurs fondées sur le respect et la coopération au sein de l'équipe.

Chaque membre peut apporter son expertise. Leurs parcours professionnels et scolaires, ainsi que leurs perspectives sur le problème, sont variés. Savoir intégrer ces différents points de vue et élaborer une approche globale du projet est un aspect fondamental de la gestion d'équipe performante.

Afin de bâtir de telles relations et de créer un climat de confiance entre les membres de votre projet, vous pourriez mettre en œuvre les techniques suivantes.

Interrogez les membres et renseignez-vous sur leur parcours

Cela fait partie intégrante de tous les cours d'initiation à la gestion d'équipe. Il est essentiel de bien connaître ses collaborateurs pour tirer le meilleur parti de leur contribution. Quels sont leurs objectifs personnels ? Quels sont leurs intérêts dans le projet ?

Vous pouvez soit apprendre à connaître vos collaborateurs et les présenter vous-même à l'équipe, soit leur demander de le faire. Je préfère particulièrement la seconde option, car elle les fait sortir de leur zone de confort et les rend plus accessibles à leurs collègues.

Apportez de la nourriture et des boissons aux réunions

Les entreprises prévoient généralement un budget pour les chefs de projet afin de couvrir leurs dépenses liées à la restauration (nourriture, boissons, restaurants, etc.). Il ne s'agit pas simplement d'un divertissement pour les employés. Les entreprises n'engageraient pas de telles dépenses si le retour sur investissement n'était pas supérieur à l'investissement lui-même.

Organiser des réunions personnelles régulières

Les membres d'une équipe peuvent se sentir intimidés au milieu de nombreuses personnes. Ils peuvent préférer se taire par crainte d'être jugés par leurs pairs. En organisant des entretiens individuels, vous mettez vos collaborateurs à l'aise et les encouragez à partager plus facilement leurs points de vue sur les différents aspects du projet.

Étape 4 – Écoutez les membres de votre équipe

L'écoute attentive des membres de votre équipe est essentielle pour obtenir des informations précieuses sur les activités de votre projet et pour faciliter leur intégration au sein du groupe. Aucune idée n'est totalement absurde, et ignorer certaines personnes les fera se sentir exclues et bien moins motivées à travailler sur votre projet.

Bien entendu, il est impossible de mettre en œuvre toutes les idées de chaque membre, mais il est essentiel de leur accorder l'attention nécessaire. Vos membres doivent sentir qu'on les écoute et que leurs idées sont prises en compte. La meilleure façon de refuser une idée n'est pas de l'ignorer, mais de fournir des raisons rationnelles expliquant pourquoi il est impossible de l'intégrer au projet.

Une erreur fréquente des chefs de projet est de croire que l'écoute active est un privilège réservé aux dirigeants. Or, c'est tout le contraire : apprendre à écouter est une nécessité pour chaque membre de l'équipe. Le leader a la responsabilité d'enseigner l'écoute, et non de garder cette compétence pour lui seul.

Écoutez activement les gens qui vous entourent

Montrez l'exemple. Nombreux sont ceux qui se considèrent comme de bons auditeurs. Pourtant, écouter les autres ne suffit pas. Il faut savoir suspendre temporairement le flot de pensées et d'idées qui nous traversent l'esprit pour se concentrer sur la situation de l'autre. De nombreuses distractions sont à surmonter pour devenir un bon auditeur actif :

Notre expérience passée et nos idées préconçues sur ce que dit la personne.

Peut-être que votre collègue est nouveau et pense que son idée va révolutionner le projet. En réalité, vous, bien plus expérimenté, avez déjà essayé et, vous savez, ça ne marche pas. Faut-il pour autant couper court à la conversation et dire « désolé, non, mauvaise idée » ? Bien sûr que non. Inutile de perdre du temps à écouter et discuter d'une idée qui ne sera pas mise en œuvre. La meilleure solution est donc d'accepter le désaccord tout en restant objectif.

Cela ne fait pas de vous un patron égocentrique uniquement préoccupé par ses propres idées, et en même temps, cela a communiqué le message que l'idée n'avance pas.

Des problèmes et des réflexions parallèles qui requièrent notre attention.

Lorsque j'écoute ma meilleure amie me raconter sa journée le soir, je me surprends souvent à penser à mes propres soucis : les problèmes que je dois résoudre au travail, les obligations auxquelles je dois faire face. Si l'on est simplement présent physiquement, on n'est pas un bon auditeur. Les auditeurs actifs placent l'autre personne au centre de leur attention et lui accordent toute leur attention pour bien comprendre ce qu'elle dit.

Différents styles de communication et difficultés à transmettre clairement le message.

Tout le monde n'est pas un orateur né, et vous serez confronté à des personnes incapables d'organiser leurs idées de façon logique. Il est de votre responsabilité de faire l'effort de comprendre le message au lieu de vous énerver contre la personne qui tente de s'exprimer.

Suspendez votre jugement sur la personne et les idées partagées

Si vous ne me détestez pas encore, je ne sais pas quoi dire de plus – sans froisser personne – pour ne pas empirer les choses. Ce que je veux montrer (tout en essayant d'éviter les poursuites) c'est à quel point nous sommes prompts à porter des jugements sur les autres. Vous ne me connaissez pas personnellement, mais vous pensez probablement que je suis un idiot. Un gros idiot. (Avertissement : non, je ne pensais pas ce que j'ai dit plus haut. Tout cela était à titre expérimental, et je suis en réalité à l'opposé de chacune de ces affirmations.)

Suspendre son jugement n'est pas chose aisée. Les pensées critiques nous assaillent instantanément après avoir entendu quelque chose. Suspendre son jugement ne signifie pas s'abstenir de juger, mais reconnaître la présence du jugement et l'ignorer temporairement pour écouter l'autre personne. Cela ne signifie pas approuver immédiatement ce qu'elle dit, mais simplement être disposé à l'écouter.

Étape 05 – Gérer efficacement les réunions

Bien que les réunions soient l'un des principaux facteurs de baisse de productivité au sein d'une équipe, il est essentiel de les maintenir. Vous devrez rencontrer votre équipe régulièrement, et il vous appartient d'optimiser ces réunions. Elles peuvent être très positives, à condition d'être bien gérées.

Voici quelques conseils pour mener des réunions très efficaces.

Que faire avant le début de la réunion

• Veuillez envoyer des informations détaillées sur les sujets qui seront abordés, le lieu de la réunion, l'heure de début et de fin, ainsi qu'une liste des participants.
• Soyez précis quant aux sujets abordés et attribuez chaque sujet à une personne en particulier. Définissez chaque sujet aussi précisément que possible afin d'éviter toute ambiguïté.

Que faire pendant la réunion

• Soyez ponctuel et récompensez la ponctualité. Par exemple, refusez l'entrée aux retardataires. Cela peut paraître un peu enfantin, mais être adulte ne vous autorise pas automatiquement à être irresponsable.
• Établissez les règles de base dès le départ et convenez de la manière dont les décisions seront prises.
• Désignez une personne chargée de prendre des notes lors de la réunion et de les résumer dans un compte rendu ultérieur.
• Orientez activement la réunion vers la recherche de solutions, et non pas simplement vers la discussion des problèmes. C'est une erreur très fréquente : on finit par s'attarder sur le problème sous tous les angles possibles (et même plus) au lieu de se concentrer sur la recherche de la solution. La frontière entre les deux approches est ténue, et se concentrer sur la recherche de solutions permet de structurer la discussion du problème de manière plus efficace.
• Maîtrisez la participation du groupe. Si vous souhaitez une décision collective, laissez-les s'exprimer. Si vous ne faites que communiquer des directives générales du conseil d'administration, les autres personnes auront peu d'influence.

Que faire une fois la réunion terminée ?

• Résumez-le et passez en revue les décisions clés et les actions requises.
• Fixez la date de la prochaine réunion et soyez clair à ce sujet.
• Demandez à vos participants d'évaluer la réunion et de souligner ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine.
• Soyez ponctuel quant à l'heure de fin.

Que faire après la réunion

• Envoyez le compte rendu de la réunion dès que possible afin que chacun (en particulier ceux qui étaient en retard) ait une idée claire de ce qui a été discuté pendant la réunion.

Mot de la fin – Et après ?

Le prochain article portera sur le leadership, et le troisième de cette série sur la résolution collaborative de problèmes. Chacun de ces sujets est vaste (il existe de nombreux ouvrages à ce propos), je m'efforcerai donc d'être bref et de n'aborder que les aspects les plus pertinents. Merci de votre attention et à bientôt !