Una breve introducción a la planificación de proyectos

Por qué deberías planificar con anticipación: la curva de influencia

La razón fundamental para planificar con anticipación es que una buena planificación es esencial para el éxito de un proyecto. Es mucho más fácil influir en el éxito del proyecto durante las fases iniciales. Por otro lado, los costos de los cambios aumentan a medida que avanza el proyecto. Si no se planifica adecuadamente y se deben realizar cambios constantemente, los costos serán mucho mayores que los estimados inicialmente. Observe este sencillo gráfico que ilustra la relación entre la capacidad de influir en los resultados, el costo de los cambios y el horizonte temporal de un proyecto.

¡Resiste la tentación de saltarte la fase de planificación!

Siempre hay algún amigo (o compañero de trabajo) que dice: «¡No, pero ¿para qué planificar tanto? Deberíamos empezar a actuar ya mismo, ¡si ya sabemos lo que queremos lograr!». ¿Qué hacer? Ignora la presión social y sigue adelante con la planificación. Aquí tienes algunas excusas de quienes quieren saltarse la planificación:

• “¡Establecer plazos puede ser muy negativo! ¿Qué pasa si no los cumplimos? ¡Dañará nuestra reputación!”
• “No soy de planificar, ¡soy de hacer! Me gusta lanzarme de lleno y empezar a actuar.”
• “¿Para qué vamos a dedicar tiempo a planificar si los clientes van a cambiar de opinión cada 5 minutos?”
• “Planificarlo requiere demasiado tiempo y esfuerzo. ¡No merece la pena!”
• ¿Qué tal si vamos resolviendo sobre la marcha? No necesitamos perder el tiempo planificando

Mientras escuchas estas excusas, quizás pienses: «¡Por favor, cállate! ¿Acaso no te he dicho mil veces la importancia de la planificación?». Pero estamos en un entorno formal de negocios, así que debes (y deberías) ser cortés. Deja que tu mente divague, pero mantén la formalidad: «¿Repasamos la importancia de la planificación?». Explícales a tus colegas y miembros del equipo por qué quieres documentar los pasos más importantes del proyecto y cuáles serán los beneficios. La paciencia es clave.

Los detalles

Sorprendentemente, el grupo de procesos de planificación es el que cuenta con el mayor número de procesos. A continuación, se presenta una lista, basada en el manual PMBOK, de todos los pasos que intervienen en la fase de planificación. Haga clic en ellos para acceder al artículo correspondiente y obtener más información sobre cómo ejecutar cada proceso con éxito.

Cómo desarrollar con éxito un acta constitutiva de proyecto: una guía completa

El desarrollo de un acta constitutiva de proyecto abarca varias áreas diferentes. En esta guía cubriremos, entre otros, varios procesos importantes en la planificación de un proyecto:

• Definir el propósito del proyecto y el alcance del proyecto
• Defina los entregables, los costos y las estimaciones del proyecto
• Planifique las limitaciones y los riesgos del proyecto
• Defina las partes interesadas del proyecto

La guía definitiva para crear una estructura de desglose del trabajo (EDT)

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es la que determinará la organización de todas sus tareas y actividades. Es un documento muy importante que detalla todo el trabajo necesario para lograr el resultado planificado del proyecto. En esta guía, cubriremos los siguientes procesos del libro PMBOK:

Es necesario un cronograma realista para comprender cómo encaja cada tarea en los plazos establecidos del proyecto. Un cronograma bien estructurado también simplifica enormemente las tareas de estimación de costos y evaluación de la flexibilidad del proyecto. En esta guía, abordaremos los siguientes procesos del libro PMBOK:

• Planificar la gestión del cronograma
• Defina las actividades involucradas en el proyecto
• Ordena las actividades
• Calcula los recursos necesarios para completar cada actividad
• Estimar la duración de cada actividad
• Desarrollar el cronograma del proyecto

La guía definitiva para realizar estimaciones de costos precisas

Los costos son una de las principales preocupaciones al realizar estimaciones para un proyecto. Junto con el cronograma, las estimaciones de costos son uno de los documentos más importantes que debe presentar. En esta guía, cubriremos los siguientes procesos del libro PMBOK:

• Planificar la gestión de costes
• Estimar los costos del proyecto
• Determinar el presupuesto del proyecto

La guía definitiva para crear una estrategia de gestión de riesgos

La gestión de riesgos es fundamental para determinar la viabilidad de un proyecto y su posible implementación con un valor esperado neto positivo. Además, una evaluación temprana de los riesgos del proyecto permite identificar las áreas más sensibles que requieren mayor atención. En esta guía, abordaremos los siguientes procesos del manual PMBOK:

• Planificar la gestión de riesgos
• Identificar los riesgos que conlleva el proyecto
• Realizar un análisis cualitativo de riesgos
• Realizar análisis cuantitativo de riesgos
• Planificar las respuestas ante los riesgos