Cómo crear un ambiente de equipo positivo: una guía práctica

Este artículo y los dos siguientes —sobre liderazgo y resolución colaborativa de problemas— se centran en la gestión de equipos, y cada uno ofrece una guía detallada sobre una dimensión específica de la creación de equipos de proyecto altamente eficaces. Este artículo abordará el marco de tres pasos, explicando cómo crear un entorno positivo para tu equipo de proyecto. Si solo te interesan los primeros pasos para crear un equipo de proyecto eficiente, ve directamente a esta sección. Sin embargo, si quieres profundizar y debatir temas relacionados que podrían aportarte valiosas ideas para tus prácticas de gestión de proyectos, empieza desde el principio.

Todo lo que hemos analizado hasta ahora, desde la gestión de las partes interesadas hasta la creación de estrategias de respuesta ante riesgos, se basaba en la premisa de que los equipos involucrados en las tareas siempre colaboran y nunca entran en conflicto. Es como cuando estudiamos mecánica en física y el profesor dice: «Bueno, consideremos cuerpos sin fricción…». Aprendemos todo solo para, al final, enterarnos de que todos nuestros cálculos eran erróneos (o al menos poco realistas) debido a la fricción.

Pero, ¿por qué elegimos este camino? Al menos en la gestión de proyectos, podemos separar los problemas más técnicos —como las técnicas de previsión de costes y estimación de plazos— de los más gerenciales —como los que estudiaremos ahora en la serie sobre gestión de equipos—. Así que no piensen que todo lo que hemos estudiado hasta ahora no es válido: lo es, y ahora es el momento de dar un paso más y añadir otra dimensión al mundo de la gestión de proyectos .

Por qué deberías centrarte en crear un equipo de proyecto dinámico y altamente eficaz

Un equipo de proyecto altamente eficaz puede ser tu mejor aliado al ejecutar un proyecto. Un equipo poco cooperativo puede convertirse en tu peor quebradero de cabeza. Un equipo de proyecto dinámico es esencial no solo para ti, sino también para los demás miembros. Aquí tienes una breve lista de los beneficios importantes que obtendrás con un equipo de proyecto altamente eficaz:

• Mayor nivel de implicación en su proyecto;
• Mayores niveles de productividad;
• Mayores tasas de retención y motivación;
• Mayor creatividad y mejores habilidades para la resolución de problemas.

Sin embargo, no siempre es fácil motivar a las personas, mantener su interésy lograr que trabajen de forma productiva. Tareas paralelas, reuniones improductivas, falta de una perspectiva integral; todos estos son problemas que afectan negativamente la calidad del equipo del proyecto.

Identificación, unidad y colaboración

Antes de continuar, hay una parada importante que debemos hacer. Puede que su producto o servicio no requiera un equipo cohesionado para su ejecución. Permítanme darles un ejemplo. Imaginen que están organizando un gran evento o conferencia. Está el departamento de audio y video, responsable de configurar la infraestructura para las presentaciones; está el grupo de oradores, preparándose para subir al escenario y dar una presentación impactante; está el departamento de marketing, responsable de promocionar el evento; y así sucesivamente. Un alto grado de compromiso e interacción entre estos equipos no es realmente necesario para el éxito del proyecto. Siempre que cada equipo esté comprometido con la tarea que realiza (y aquí, sí, la gestión de equipos es importante) y cumpla con los plazos, el evento debería ejecutarse sin mayores problemas.

Por otro lado, es posible que su proyecto requiera un alto grado de comunicación e interacción entre los miembros del equipo. En el ejemplo de desarrollo de software de nuestro libro electrónico sobre técnicas de estimación de costos y plazos, la interacción entre los equipos de desarrollo, pruebas e implementación es altamente recomendable.

Al evaluar si es necesario centrarse en actividades de formación de equipos, conviene hacerse estas dos preguntas:

1. ¿La ejecución de la tarea requiere la cooperación entre los miembros de mi equipo?
2. ¿Mi proyecto produce un producto o servicio completo o estamos produciendo un componente específico para otros proyectos?

Calificar estas dos preguntas del 1 al 5 (donde 1 significa "totalmente falso" y 5 "totalmente verdadero") es una buena práctica para determinar la importancia de la cohesión en tu equipo. Si la cooperación y la interacción no son tan importantes (puntuaciones bajas en ambas preguntas), deberías centrarte en el aspecto técnico de la gestión de proyectos: definir cada tarea con la estructura de desglose del trabajo, hacer un seguimiento del progreso, coordinar las actividades, etc. Sin embargo, si la interacción del equipo es un requisito indispensable, este artículo y los siguientes sobre liderazgo en equipos de proyecto y resolución colaborativa de problemas te resultarán esenciales.

Los desafíos más comunes en la creación de equipos de proyecto sólidos

Debemos identificar los problemas potenciales en la gestión de equipos antes de empezar a abordarlos. Si bien hay muchas cosas que pueden salir mal, los desafíos centrales de la formación de equipos de proyecto se pueden resumir en dos temas:

• Los equipos de proyecto tienen la tarea de resolver problemas y situaciones complejas de forma conjunta;
• Los equipos de proyecto son temporales y no siempre trabajan juntos. Tienen que aprender a colaborar entre sí, y el conocimiento previo no garantiza el éxito futuro.

Cuando los líderes de equipo comprenden estos dos puntos y se centran en fomentar el trabajo en equipo, la conexión entre los miembros se fortalece cada vez más a medida que avanza el proyecto. Analicemos estos dos desafíos con más detalle.

Resolviendo problemas complejos. Juntos.

Los proyectos no son más que una serie de tareas complejas que deben completarse en un orden determinado y bajo ciertas restricciones. Todo lo que hemos analizado hasta ahora en la de planificación del proyecto puede caracterizarse como un problema específico que requiere la resolución de un equipo. Algunos ejemplos son:

• Creación de las especificaciones de su producto o servicio
• Descripción de las diferentes etapas y tareas del proyecto
• Decidir entre un cronograma más ajustado o costos más bajos
• Planificación y manejo de situaciones de riesgo

Estas son solo algunas situaciones que requieren un esfuerzo grupal para tener éxito. Pero espera… ¿No puedes resolverlo todo tú solo? Sí, es posible, pero dije "exitoso", no "completado". Puede que seas capaz de hacerlo todo por tu cuenta, pero inevitablemente te toparás con la única limitación que nunca podrás superar: tú mismo. Hacerlo todo solo limita la solución a tu propia perspectiva de lo que es bueno y lo que no. Ya hablamos de este tema cuando hablamos de la lluvia de ideas en entornos de gestión de riesgos. Debes incorporar las opiniones y sugerencias de otros miembros para obtener una percepción completa del problema. Los equipos de personas diversas son esenciales para esto porque reúnen diferentes antecedentes, mentes y técnicas. Algunas personas usarán muchas matemáticas, otras preferirán guiarse por su intuición. Algunas expondrán sus ideas a medida que surjan, otras esperarán a hacerlas públicas solo cuando estén completamente desarrolladas.

Si bien algunos podrían argumentar que esta diversidad es un punto negativo para la gestión de equipos, prefiero centrarme en la oportunidad en lugar del caos. El reto consiste en aprender a tratar con cada tipo de miembro y a integrar las diferentes perspectivas en un todo coherente, pero una vez logrado esto, se alcanzará un nivel de calidad mucho mayor que si se trabajara solo.

Cómo lograr que los miembros temporales del equipo se unan entre sí

¿Recuerdas tu época universitaria? Cada semestre llegaban personas y otras se iban. Inevitablemente, la gente a tu alrededor cambiaba y, de vez en cuando, tenías que renovar tu grupo de amigos y empezar a entablar amistad con gente nueva.

La naturaleza misma de los proyectos es su carácter temporal, por lo que las personas que trabajan juntas en un proyecto podrían no formar parte del equipo del siguiente. Naturalmente, esto tiene ventajas y desventajas:

• Un equipo nuevo es muy maleable: la ausencia de relaciones laborales previas crea oportunidades para nuevos vínculos sociales. Si gestionas bien a tu equipo y te centras en generar confianza entre sus miembros, es muy probable que te beneficies de las sinergias internas.
• Un nuevo equipo aporta muchas ideas nuevas: trabajar con personas diferentes te da mucho en qué pensar sobre tu propio trabajo. Entras en contacto con distintas técnicas para gestionar tareas, nuevas herramientas, prácticas de gestión de vanguardia, etc. Es una interacción muy positiva si mantienes una mente abierta al cambio.
• Desarrollar confianza, respeto y relaciones positivas lleva tiempo: estas cosas no suceden de la noche a la mañana. No es como si entraras en la sala de reuniones, lanzaras un hechizo y todos empezaran a interactuar como si fueran hermanos. El líder del equipo del proyecto debe esforzarse activamente para unir a todos y crear vínculos sólidos entre los miembros del equipo.

Un marco completo para la creación de equipos de alto rendimiento

Ahora que tenemos claros varios aspectos de la importancia de formar un equipo sólido, podemos pasar a un marco más práctico para definir qué buscamos realmente al crear un equipo de proyecto altamente eficaz. Existen tres componentes estructurales básicos para que cualquier equipo productivo funcione correctamente:

• Ambiente de equipo positivo
• Resolución colaborativa de problemas
• Liderazgo sólido

Este artículo se centrará en el primer elemento, y los siguientes tratarán los dos restantes.

Crear un ambiente de equipo positivo

Un equipo no puede funcionar si no existe confianza ni respeto entre sus miembros. La forma en que se llevan a cabo las reuniones, la interacción entre los integrantes, cómo se definen y comunican los objetivos: todos estos factores son de vital importancia para crear un ambiente de trabajo estimulante. Analicemos con más detalle cuatro componentes fundamentales para construir un entorno de trabajo exitoso para su equipo.

Paso 1: Establecer reglas básicas que determinen los patrones de trabajo y los valores del equipo

Las reglas básicas se establecen al inicio del equipo y definen su cultura, así como los aspectos fundamentales de la interacción entre sus miembros. En ellas se especifican las expectativas respecto al comportamiento y los valores de los participantes.

Escribir estas reglas tiene varias ventajas. En primer lugar, comunican claramente lo que se espera de los miembros del equipo. En segundo lugar, brindan al equipo la oportunidad de crear y apropiarse de su cultura. Finalmente, se les proporciona una estructura a seguir, lo cual es muy útil al inicio del proyecto.

Las normas básicas suelen ser de dos tipos (aunque puede haber más): los valores del equipo (confidencialidad, respeto, responsabilidad, etc.) y la estructura de las reuniones del proyecto (escucha activa, puntualidad, preparación para la reunión, evitar distracciones, etc.).

Paso 02 – Crear una identidad de equipo sólida compartiendo objetivos y comprometiéndose con ellos

El éxito de un proyecto depende en gran medida de tu capacidad para convencer a cada miembro del equipo de que anteponga los objetivos del proyecto a los suyos propios. Lograr este grado de compromiso solo es posible mediante la creación de un fuerte sentido de colectividad y una sólida identidad de equipo.

El primer paso para construir una sólida identidad de equipo es comunicar claramente los objetivos y el alcance del proyecto, de modo que todos trabajen hacia la misma meta. El artículo sobre la redacción del acta constitutiva del proyecto ya abordó cómo crear objetivos específicos y relevantes. Nuestra discusión sobre la Estructura de Desglose del Trabajo y sus numerosos componentes también trató el tema de definir el camino para completar el proyecto con éxito. Si su equipo ya está conformado antes de la creación de estos dos documentos, tiene una oportunidad adicional para reunirlos y que colaboren con usted en la definición de dichos componentes.

Repetir los objetivos, el alcance y la estructura del proyecto es fundamental para que el equipo los tenga presentes. Repítelos en cada reunión hasta que todos los conozcan; recuérdalos cada vez que hables de las tareas y actividades del proyecto. Eso sí, no seas aburrido. El jefe que repite constantemente "no olvidemos que nuestro objetivo es..." día y noche es un jefe molesto que hace que todo el equipo piense "sí, ya lo sé". Se trata de encontrar el equilibrio: no es necesario referirse explícitamente a los objetivos y al alcance del proyecto. Al decidir si realizar una tarea o no, puedes preguntar: "¿Cómo nos ayuda esto a acercarnos a nuestro objetivo final?". Esto hará que los miembros del equipo reflexionen sobre el concepto y evitarás ser demasiado repetitivo.

Otra actividad interesante es mostrar a los miembros del equipo cómo se relaciona tu proyecto con otros proyectos de la empresa. Esto se conoce como alineación organizacional del proyecto y ofrece al equipo una visión clara de cómo influye tu proyecto en los objetivos estratégicos de la empresa en su conjunto.

Paso 3: Comprenda las fortalezas de sus miembros y construya relaciones sólidas basadas en la diversidad

Forjar relaciones sólidas entre los miembros del equipo no es sinónimo de crear amistades profundas o vínculos fuera del trabajo. Si bien esto puede ocurrir, no debería ser tu principal objetivo, y no deberías juzgarte si tus compañeros no se convierten en tus mejores amigos. Es importante comprender que cada persona tiene su vida privada, y que las relaciones sólidas en este ámbito implican relaciones laborales sólidas. Esto significa construir un conjunto de valores basados ​​en el respeto y la cooperación dentro del equipo.

Cada miembro puede aportar su propia experiencia. Tienen diferentes trayectorias laborales y académicas, así como distintas perspectivas sobre el problema. Integrar todos estos puntos de vista y conformar un enfoque integral para el proyecto en cuestión es uno de los aspectos más importantes para una gestión de equipos altamente eficaz.

Para construir este tipo de relaciones y generar confianza entre los miembros de su proyecto, puede que desee implementar las siguientes técnicas.

Entrevista a los miembros y conoce sus antecedentes

Esto forma parte de todos los cursos básicos de gestión de equipos. Es fundamental conocer a los miembros del equipo para que den lo mejor de sí mismos. ¿Cuáles son sus objetivos personales? ¿Qué les interesa del proyecto?

Puedes conocer a los miembros del equipo y presentarlos tú mismo, o puedes pedirles que lo hagan ellos. Personalmente, prefiero la segunda opción, ya que los saca de su zona de confort y los hace parecer más accesibles para sus compañeros.

Traiga comida y bebidas a las reuniones

Las empresas suelen destinar un presupuesto para que los jefes de proyecto lo gasten en cosas como comida, bebidas, restaurantes, etc. Esto no es solo para que los empleados se diviertan. Las empresas no gastarían dinero en esto si no les reportara un beneficio mayor que la inversión necesaria.

Realizar reuniones personales con regularidad

Los miembros del equipo pueden sentirse intimidados al estar rodeados de mucha gente. Quizás prefieran guardar silencio por temor a ser juzgados por sus compañeros. Al organizar reuniones individuales, logras que los miembros se sientan cómodos y más relajados para compartir sus opiniones sobre diferentes aspectos del proyecto.

Paso 4: Escucha a los miembros de tu equipo

Escuchar a los miembros de tu equipo es fundamental para obtener información valiosa sobre las actividades del proyecto y para facilitar su integración en el grupo. Ninguna idea es completamente descabellada, y si decides ignorar a ciertas personas, se sentirán excluidas y mucho menos motivadas para trabajar en el proyecto.

Naturalmente, no es posible implementar todas y cada una de las ideas de todos los miembros, pero es fundamental prestarles la atención necesaria. Los miembros deben sentir que se les escucha y que sus ideas se toman en cuenta. La mejor manera de rechazar una idea no es ignorarla, sino dar razones racionales que demuestren por qué no es posible integrarla en el proyecto.

Un error común entre los líderes de proyecto es creer que la capacidad de escuchar es un privilegio exclusivo de los puestos de liderazgo. Nada más lejos de la realidad, ya que aprender a escuchar es un requisito para todos los miembros del equipo. El líder tiene la responsabilidad de enseñar a escuchar, no de guardar esta habilidad para sí mismo.

Escucha activamente a las personas que te rodean

Predica con el ejemplo. Mucha gente se considera buena oyente. Pero simplemente escuchar a los demás no te convierte en un buen oyente. Tienes que dejar de lado temporalmente el torrente de pensamientos e ideas que te vienen a la mente para concentrarte en la situación de la otra persona. Hay muchas distracciones que debemos superar para convertirnos en buenos oyentes activos:

Nuestra experiencia pasada y nuestras ideas preconcebidas sobre lo que la persona está diciendo.

Quizás tu compañero de equipo sea nuevo en el trabajo y crea que su idea revolucionará la ejecución del proyecto. La verdad es que tú, con mucha más experiencia, ya lo intentaste y sabes que no funciona. Pero, ¿deberías simplemente cortar la conversación y decir: «Lo siento, no, mala idea»? Por supuesto que no. Tampoco tiene sentido perder tiempo escuchando y discutiendo algo que sabes que no se implementará, así que una de las mejores opciones es «estar de acuerdo aunque no lo estemos».

No te convierte en un jefe egocéntrico preocupado únicamente por tus pensamientos, y al mismo tiempo, comunica el mensaje de que la idea no avanza.

Problemas y pensamientos paralelos que requieren nuestra atención.

Al escuchar a mi mejor amiga contarme su día por la noche, a menudo me encuentro pensando en mis propios problemas, en los asuntos que tengo que resolver en el trabajo, en las exigencias que debo cumplir. Si solo estás presente físicamente, eso no te convierte en un buen oyente. Los oyentes activos centran su atención en la otra persona, aunque sea temporalmente, y le prestan toda su atención para procesar lo que dice.

Diferentes estilos de hablar y problemas para transmitir el mensaje con claridad.

No todo el mundo es un buen orador, y tendrás que lidiar con personas que simplemente no pueden organizar sus ideas de forma lógica. Es tu responsabilidad esforzarte por comprender el mensaje en lugar de enfadarte con quien intenta expresarse.

Suspende tu juicio sobre la persona y las ideas que se comparten

Si a estas alturas no me odias, no sé qué más podría decir —sin tocar temas delicados— para empeorar las cosas. Lo que quiero mostrar (mientras intento evitar demandas) es lo predispuestos que estamos a juzgar a los demás. No me conoces en persona, pero probablemente pienses que soy un idiota. Uno de los grandes. (Aclaración: no, no quise decir lo que dije antes. Todo fue con fines experimentales, y de hecho estoy en la postura completamente opuesta a cada una de esas afirmaciones)

Suspender el juicio no es fácil. Los pensamientos críticos nos invaden apenas un segundo después de escuchar algo. Suspender el juicio no significa no juzgar, sino reconocer que el juicio está presente e ignorarlo temporalmente para escuchar a la otra persona. No significa estar de acuerdo inmediatamente con ella, sino simplemente estar dispuesto a escuchar lo que tiene que decir.

Paso 05 – Gestionar reuniones de forma eficaz

Si bien las reuniones son uno de los principales factores que perjudican la productividad de un equipo, debemos mantenerlas. Tendrás que reunirte con tu equipo periódicamente, y es tu responsabilidad sacarles el máximo provecho. Pueden ser muy positivas, pero solo si se gestionan de forma eficiente.

Aquí tienes algunos consejos para llevar a cabo reuniones muy eficaces.

Qué hacer antes de que comience la reunión

• Envíen información detallada sobre los temas que se tratarán, el lugar de encuentro, la hora de inicio y finalización, y una lista de los participantes.
• Sea específico sobre los temas que se van a tratar y asigne cada tema a una persona en particular. Defina cada tema con la mayor precisión posible para evitar ambigüedades.

Qué hacer durante la reunión

• Sé puntual y recompensa a quienes lo sean. Una forma de hacerlo es no permitir la entrada a quienes lleguen tarde. Puede sonar un poco infantil, pero ser adulto no te da derecho a ser irresponsable.
• Establezcan las reglas básicas desde el principio y acuerden cómo se tomarán las decisiones.
• Elijan a alguien para que registre las discusiones de la reunión y las resuma en un acta posterior.
• Dirige la reunión activamente hacia la búsqueda de soluciones, no solo hacia la discusión de los problemas. Este es un error muy común en las reuniones: la gente termina centrándose en analizar el problema desde todas las perspectivas posibles (y algunas más) en lugar de buscar la solución. Hay una delgada línea que separa ambos enfoques, y centrarse en encontrar soluciones proporciona una estructura para debatir el problema de forma más eficaz.
• Controla la participación del grupo. Si quieres que el grupo tome una decisión, deja que hablen. Si solo comunicas las directrices generales del consejo de administración, no hay mucho que los demás puedan opinar.

Qué hacer cuando la reunión está terminando

• Resúmelo y revisa las decisiones clave y las acciones necesarias.
• Fijen la fecha de la próxima reunión y sean claros al respecto.
• Pida a los participantes que evalúen la reunión e indiquen qué aspectos fueron positivos y cuáles podrían mejorarse para la próxima.
• Sea puntual con la hora de finalización.

Qué hacer después de la reunión

• Envíen las actas de la reunión lo antes posible para que todos (especialmente los que llegaron tarde) tengan una idea clara de lo que se discutió durante la reunión.

Palabras finales: ¿Qué viene después?

El próximo artículo tratará sobre liderazgo, y el tercero de la serie sobre la resolución colaborativa de problemas. Cada uno de estos temas es bastante extenso (existen numerosos libros al respecto), así que intentaré ser breve y abordar solo los aspectos más relevantes. ¡Gracias por leer hasta aquí y hasta pronto!